kintoneで見積書を作成する方法！4つの効率化プラグインも紹介

• kintoneで見積書を作成したいけど、方法がわからない
• 見積書作成の効率化や業務改善につながるか不安
• 自社サービスに活かせるか心配

このようなお悩みはありませんか？

kintoneを活用した見積書の作成は、作業の効率化や情報の一元管理、チーム内での情報共有に役立ちます。適切な方法とプラグインを活用することで、業務プロセス全体の改善が可能です。

本記事では、kintoneでの見積書作成を検討中の方へ、具体的なアプリ作成方法やおすすめのプラグインについて詳しく解説します。

自社の業務効率化やサービス開発の参考として、ぜひ最後までお読みください。

【この記事でわかること】
・kintoneで見積書を作成するメリット
・kintoneで見積書を作成する方法
・kintoneでの見積書作成に役立つプラグイン

【こんな人におすすめです】
・kintoneで見積書を作成するメリット
・kintoneで見積書を作成する方法
・kintoneでの見積書作成に役立つプラグイン

kintoneで見積書を作成するメリット3選

kintoneで見積書を作成する主なメリットは、以下の3つです。

1. 作業の効率化
2. 情報の一元管理
3. チーム内での情報共有

これらのメリットを生かすことで、業務プロセスの改善や生産性の向上が期待できます。各メリットについて詳しく見ていきましょう。

1.作業の効率化

kintoneで見積書を作成すると、作業を大幅に効率化できます。従来の方法では、Excelで一から見積書を作成したり、過去の見積書をコピーして修正したりする必要がありました。これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスが発生するリスクも高まります。

一方、kintoneを活用した見積書の作成方法は、テンプレートに必要な情報を入力するだけです。過去の見積書データを再利用することも容易なため、類似案件の見積書作成時間を大幅に短縮できます。自動計算機能を活用すると、金額の計算ミスを防ぐことも可能です。

kintoneでの見積書作成は、作業効率が向上するだけでなく、人為的ミスによる問題を減らせます。

2.情報の一元管理

kintoneを活用すると、見積書に関する情報を一元管理できます。従来の方法では、見積書がパソコンのローカルフォルダやファイルサーバーなど、複数の場所に保存されている場合がありました。このような状況では、必要な見積書を探すのに時間がかかったり、最新版の管理が難しくなったりする問題があります。

一方、kintoneで見積書を作成すると、全ての見積書データをクラウド上で一元管理できます。必要な見積書をすぐに検索・閲覧することが可能です。見積書の履歴管理も容易になるため、過去の見積内容を参照したり、変更履歴を追跡したりすることも簡単にできます。

さらに、顧客や商品などの関連情報もkintone上で管理できるため、見積書作成時に情報を簡単に参照・利用できます。

3.チーム内での情報共有

kintoneで見積書を作成するとチーム内での情報共有が容易になります。従来の方法では、見積書のデータを共有する際に、メールでのやり取りやファイルの送受信、対面での報告などが必要でした。

しかし、kintoneを活用すると、クラウド上でリアルタイムに情報を共有でき、常に最新のデータを確認できます。チームメンバー全員が最新の情報を共有し、スムーズに連携することが可能です。kintoneのコメント機能を活用すると、見積書に関する質問や修正依頼などもその場で行えます。

さらに、権限設定機能を活用すると、見積書の閲覧や編集権限を適切に管理できます。情報セキュリティを確保しつつ、必要な情報を必要な人に共有しましょう。

kintoneで見積書を作成する方法

kintoneで見積書を作成する方法として、サンプルアプリの活用と自前でのアプリ作成の2つがあります。それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。

サンプルアプリ「商品見積書パック」を活用する

kintoneには、すぐに使える見積書作成用のサンプルアプリ「商品見積書パック」が用意されています。商品見積書パックには、見積書アプリだけでなく、商品や顧客の管理アプリが含まれているため、効率的に見積書を作成できます。サンプルアプリの使用手順は以下のとおりです。

1. サンプルアプリ「商品見積書パック」を追加する
2. 必要に応じてカスタマイズを行う
3. 顧客情報や商品情報を入力する
4. 見積書アプリで新規レコードを作成して必要事項を入力する

商品見積書パックを活用することで、専門的な知識がなくても簡単に見積書作成システムを構築できます。

参考：商品見積書パック｜kintone

自前で見積書アプリを作成する

kintoneでは、自分でゼロから見積書アプリを作成することも可能です。この方法を選択すると、自社の業務フローに合わせたアプリを作れるというメリットがあります。自前で見積書アプリを作成する際の3ステップは、以下のとおりです。

1. スペースを作る
2. アプリを作る（商品マスタ・顧客マスタ）
3. アプリを作る（見積書）

以下の動画では、見積書アプリの作成方法を詳しく解説しています。実際のアプリ操作と作成画面を示しながら、わかりやすく解説しているので、ぜひご覧ください。

1.スペースを作る

スペースを作成する手順は、以下のとおりです。

1. ポータル画面からスペースの「＋」をクリックする
2. スペース名を入力する
3. メンバーを追加して権限を付与する
4. 「保存」ボタンをクリックしてスペースを作成する

今回は「商品マスタ」「顧客マスタ」「見積書マスタ」の3つのアプリを作成するため、スペースを2つに分けます。「マスタスペース」と「業務スペース」の2つを用意しましょう。

2.アプリを作る（商品マスタ・顧客マスタ）

次に、商品マスタと顧客マスタのアプリを作成します。マスタスペース内の「アプリ」から「＋」をクリックして「はじめから作成」を選択すると、初期画面が表示されます。初期画面では、アプリ名に「商品マスタ」と入力してください。商品マスタで設定する項目は以下の2つです。

• 商品名
• 商品コード

上記の項目を設定して「アプリを公開」をクリックすると、商品マスタが完成します。「顧客マスタ」も商品マスタと同様に作成します。顧客マスタで設定する項目は以下の4つです。

• 顧客名
• 顧客コード
• 担当者
• 住所

顧客マスタの各項目を設定し終えたら「アプリを公開」をクリックして完成です。

3.アプリを作る（見積書）

最後に、業務スペースに「見積書アプリ」を作成します。見積書アプリも「商品マスタ」や「顧客マスタ」と同様の手順で作成します。見積書アプリに設定する項目は、以下の6つです。

• 見積日
• 顧客名
• 担当者
• 住所
• 顧客コード
• 商品名

各項目が設定できたら完成です。

kintoneでの見積書作成に役立つ4つのプラグイン

kintoneでの見積書作成に役立つ主なプラグインは、以下の4つです。

1. プリントクリエイター
2. クラウドサイン MAKE for kintone
3. k-Report
4. レポトン（旧：RepotoneU）

各項目について、詳しく見ていきましょう。

1.プリントクリエイター

kintoneでの見積書作成に役立つプラグインの一つに「プリントクリエイター」があります。プリントクリエイターとは、トヨクモ社が提供する帳票作成サービスです。

このプラグインを活用すると、kintoneで管理しているデータを、高品質な様式の見積書として簡単にPDF出力できます。プリントクリエイターの主な特徴は、以下のとおりです。

• 直感的な操作で帳票をデザインできる
• 複数の帳票をまとめて出力できる
• 出力した帳票をレコードに自動保存できる
• さまざまな帳票サイズに対応している
• 複数レコードのデータを一覧形式で出力できる
• QRコードやバーコードを作成できる
• テーブルの行数で出力枚数を自動で調整できる
• 別アプリのデータを参照できる

プリントクリエイターを導入した弁護士法人シーライトでは、業務の大幅な効率化に成功しています。同法人の担当者は次のように述べています。

プリントクリエイターの導入に伴って、印刷から封入までの時間が、1案件につき57分20秒の削減できるようになりました。1年間200件受任するので、190時間以上の削減になります。時間の削減イコール経費の削減ということで、プリントクリエイターの導入はとても大きな改革でした

引用：kintone初心者が弁護士事務所を紙文化から脱却させた3年間｜ASCII.jp × kintone

参考：プリントクリエイター｜kintone

2.クラウドサイン MAKE for kintone

クラウドサイン MAKE for kintoneは、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携するプラグインです。このプラグインを活用すると、kintoneで作成した見積書をクラウドサイン上で電子締結できます。クラウドサイン MAKE for kintoneの主な特徴は、以下のとおりです。

• kintoneとクラウドサインを簡単に連携できる
• kintoneのデータから自動で契約書を作成できる
• 電子署名とタイムスタンプで法的効力を確保できる
• 契約締結から管理までをデジタル化できる
• 契約プロセスのスピードアップとコスト削減を実現できる
• リモートワーク環境下でも円滑に契約業務ができる
• 相手方はクラウドサインやkintoneへの登録が必要ない
• 複数の契約書を一括で管理・処理できる

クラウドサイン MAKE for kintoneを活用すると、見積書の作成から契約締結までの一連のプロセスを効率化できます。

参考：クラウドサイン MAKE for kintone｜kintone

3.k-Report

k-Reportは、kintoneのデータを使って多彩な帳票を作成できるプラグインです。請求書や見積書、契約書などの印刷物を簡単に作成できます。k-Reportの主な特徴は、以下のとおりです。

• kintoneから簡単に帳票や見積書のPDFを出力できる
• 直感的な操作で複雑なレイアウトの見積書をデザインできる
• 大量の見積書データを一括で高速にPDF出力できる
• 文字装飾や画像取り込みなどの見栄えを高める機能が充実している
• 一覧画面からの一括出力や詳細画面での個別出力に対応している
• あらゆる用紙サイズの見積書に対応している
• 集計処理の自動化で複雑な見積書の作成を効率化できる
• クラウドストレージ連携で大量の見積書PDFを管理できる

k-Reportを活用すると、より柔軟で高度な見積書の作成が可能になり、業務効率を大幅に向上できます。

参考：k-Report｜kintone

4.レポトン（旧：RepotoneU）

レポトン（旧：RepotoneU）は、kintoneのデータを使ってさまざまな形式の帳票を作成できるプラグインです。見積書だけでなく、請求書や発注書など、多様な帳票を作成できます。レポトンの主な特徴は、以下のとおりです。

• 見積書の個別出力や一括出力ができる
• 見積書をPDFやExcel形式で出力できる
• 作成した見積書の自動保存と添付ができる
• 見積書出力時にkintoneのデータを自動更新できる
• 組織別に見積書の出力権限を設定できる
• 既存フォーマットで見積書をデザインできる
• バーコードやQRコードなどを含む見積書を作成できる
• 専門知識がなくても簡単に見積書の設定ができる

レポトンを活用することで、見積書作成の効率化だけでなく、関連する各種帳票の作成・管理も一元化できます。 以下の記事では、レポトンの設定や事例、利用価格などについて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考：レポトン｜kintone

見積書作成アプリを活用した事例｜見積書作成～自動メール送信のシステム化

kintoneで見積書作成からメール送信までを一元管理する場合、トヨクモのプラグイン「kMailer」が便利です。kMailerを活用すると、kintoneで管理している詳細情報を参照して、メールを送信できます。

kMailerを活用する主なメリットは、以下の3つです。

• kintone上でメールの作成・送信ができる
• メールの送信ミスをなくせる
• メールの送信履歴を管理できる

kintoneで作成した見積書を自動でメール送信できるシステムについて、以下の動画で詳しく解説しています。見積書のメール送信から受信確認、送信履歴の管理まで、実際のアプリ操作と設定画面をご覧いただけます。

kintoneでの見積書作成を自社のサービスや業務効率化に役立てよう！

本記事では、kintoneを使った見積書作成について、基本的な方法からプラグインの活用まで詳しく解説しました。kintoneでの見積書作成により、業務の効率化や自社サービスの品質改善、顧客満足度の向上などが期待できます。

本記事で紹介した見積書の作成方法やプラグインを参考に、自社の業務に最適な見積書作成システムを構築してください。

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