生成AIで業務効率化！社内DXを推進するポイントと具体的な事例も紹介

生成AI（生成人工知能）で業務効率化を実現したいと考えているけど、実際にどのように活用してよいか分からない方は多いのではないでしょうか？

本記事では、生成AIの基本的な概念から活用背景、具体的な活用ポイント、人気の生成AIツール、そして導入するメリットと注意点を詳しく解説します。さらに、業務効率化に成功した事例も紹介します。

生成AIの可能性を最大限に引き出し、業務効率化を実現するためのポイントをぜひ、押さえてください。

■この記事でわかること

• 生成AIが業務効率化に役立つポイント
• 生成AI導入のメリットと注意点
• 生成AI導入の成功事例

■こんな人におすすめの記事です

• 生成AIの導入を検討している経営者
• 業務効率化を目指す担当者
• 生成AIの具体的な活用方法を知りたい方

生成AIとは

生成AIは、人間が行うような作業を自動的に行う技術です。文章の執筆、画像の生成、プログラムの作成など、多様なタスクを自動化できます。ディープラーニングと呼ばれる高度な機械学習アルゴリズムが使われており、大量のデータを学習することで高精度な生成結果が生まれることも。

また、生成AIは、特定のルールに基づいて作業を行う従来のAIとは異なり、データを基に新しい情報やコンテンツを生成する点が特徴です。例えば、文章生成AIは与えられたテーマに基づいてオリジナルの文章を作成可能です。

さらに、生成AIは多くの分野で応用され、ビジネスではマーケティング資料や顧客対応の自動化、技術開発やデータ分析など、幅広い用途で利用されています。生成AIの進化により、業務効率化につながるさまざまな作業のサポートがされ、社内DXを進める多くの企業で導入が進んでいます。

生成AIが活用される3つの背景

生成AIが急速に普及している背景には、いくつかの重要な要因があります。

ここでは、3つの背景について詳しく解説します。

• 労働人口の減少
• 自動化技術の発展
• 無料生成AIの登場で活用しやすくなった

それぞれ詳しく見ていきましょう。

労働人口が減少している

日本では少子高齢化が進行しており、生産年齢人口が減少しています。総務省「令和4年版高齢社会白書」によると、1995年をピークに生産年齢人口は減少傾向にあり、2050年には約5,275万人にまで減少すると予測されています。

この減少は、労働力不足や国内需要の減少を引き起こし、経済規模の縮小などの課題を生じさせる可能性も。このような背景から、業務の効率化や自動化が強く求められ、生成AIの導入が進んでいるのです。

出典｜総務省「令和4年版高齢社会白書」

自動化技術が発展した

生成AIは、自動化技術の進展に伴い大きな進化を遂げました。特にディープラーニング技術の発展により、生成AIはテキスト生成や画像作成、プログラムコードの自動生成など、さまざまな業務を高い精度で行えるようになりました。

これにより企業は、効率的に業務を進められるだけでなく、人的リソースを節約でき、業務全体の生産性向上が期待されています。

無料生成AIの登場で活用しやすくなった

最近では、無料で利用できる生成AIツールが数多く登場しています。このようなツールの普及により、導入コストが低く抑えられ、中小企業や個人でも手軽に利用できるようになりました。

例えば、ChatGPTやDALL・E3などのツールは、無料で高性能な生成AIを提供しており、多くの業務での効率化を実現しています。これにより、生成AIの利用が一気に広まり、多くの分野や業種で業務効率化が広まったといえるでしょう。

業務効率化でよく使われる6つの生成AIツール

生成AIツールは、目的に合わせて多くの企業に活用されています。

ここでは、生成AIツールを6つの目的に分けました。

• 開発ツール
• テキスト生成
• ビジュアルコンテンツ作成
• 映像制作
• データ収集・解析
• 打ち合わせなどの議事録作成

それぞれ見ていきましょう。

プログラミング

プログラミングツールは、コードの自動生成や最適化に活用されています。例えば、コードの一部を自動で生成することで、開発者の負担を軽減し、開発速度を向上させることが可能です。

また、エラーの自動検出や修正提案も行うため、品質向上にもつながります。これにより、開発プロジェクトの効率化が図れ、リリースまでの時間を短縮できます。

文章生成ツール

文章生成ツールは、与えられたテーマやキーワードに基づいて自動的に文章を作成するツールです。例えば、ChatGPTは「AIによる業務効率化についてのブログ記事を書いて」というコマンドを入力すると、数十秒で高品質な記事が生成されます。

これらのツールは、自然言語処理技術を駆使しており、文法的に正確で読みやすい文章を提供します。ライティングにかかる時間が大幅に削減されるため、他の重要な業務に集中できるでしょう。

なお、ChatGPTに関して興味のある方は、こちらの動画も参考にしてください。

参考｜ペパコミ「ChatGPTは果たして業務効率化に役に立つか【AIとの向き合い方】vol308」

画像生成ツール

画像生成ツールは、特定の指示に基づいて新しい画像を生成するツールです。例えば、DALL·EやMidJourneyなどのツールは、「海辺の夕焼けを背景にした猫のイラストを描いて」と入力すると、その指示に基づいたリアルな画像やアート作品を生成します。これにより、グラフィックデザインやマーケティング用のビジュアルコンテンツを迅速に作成することが可能です。

これらのツールは、デザイナーが手間をかけずに高品質なビジュアルを作成するのをサポートしてくれるため、プロジェクトのスピードアップにつながります。

動画生成ツール

動画生成ツールは、指定された素材やスクリプトをもとに動画コンテンツを自動的に作成するツールです。例えば、PictoryやSynthesiaなどのツールは、「製品の使い方を説明する動画を作成して」とコマンドを入力し、必要なテキストや画像をアップロードすると、数分でプロフェッショナルな動画が生成されます。

これらのツールは、マーケティング動画や教育用コンテンツ、社内トレーニングビデオなど、さまざまな用途に活用可能です。動画編集の専門知識がなくても、簡単に高品質な動画を作成できるため、企業のコンテンツ制作で役立ちます。

データ収集・分析

大量のデータを高速かつ正確に収集し分析することで、素早い意思決定につながります。例えば、マーケティングデータの分析や顧客行動の予測など、企業の戦略立案に直結する情報を提供します。

これにより、ビジネスの競争力を強化し、より効果的な施策を展開できるでしょう。

議事録作成

会議や打ち合わせの議事録作成も、生成AIの得意分野です。音声認識技術を利用して会議の内容をリアルタイムで文字化し、議事録を自動生成します。これにより、手作業での作成の手間が省けるため、時間の節約が可能です。

また、生成された議事録はすぐに共有できるため、情報の伝達スピードも上がるでしょう。

生成AIが業務効率化のために活用できる6つのポイント

生成AIを使うと、多岐にわたるタスクを迅速かつ正確に処理できます。

ここでは、生成AIが特に効果を発揮する6つの業務を詳しく解説します。

• 書類やレポートの作成
• プログラムコードの生成と開発支援
• データ解析とインサイトの導出
• 顧客や社内からの問い合わせ対応
• マーケティング業務の最適化
• プロジェクトとスケジュールの管理

それぞれ、自分の業務に活用できるか検討しながら読み進めてください。

文章・資料作成

生成AIは、与えられた情報をもとに迅速かつ正確に文章を生成する能力に優れています。例えば、会議資料や提案書、議事録など時間のかかる書類作成を短時間で完了させることが可能です。これにより、社員はより重要な業務に集中できます。

また、ブログ記事やニュースレターの作成も自動化でき、コンテンツの質を維持しつつ生産性や更新頻度を上げられます。

プログラミングソース生成・開発業務

プログラミング業務においても、ソースの自動生成やバグの検出、アルゴリズムの提案など開発業務を効率化するためのさまざまなサポートを提供します。これにより、開発者は設計や構想を練るなどの作業に集中でき、プロジェクト自体の開発スピードを高められます。

また、コードのリファクタリングやドキュメントの生成も自動で行えるため、品質管理にも役立ちます。

分析・考察

生成AIは、大量のデータを短時間で解析し、洞察や改善点を引き出す能力に優れています。例えば、販売データや顧客データを迅速に分析し、トレンドや予測を提供することで、経営判断にアドバイスしてくれます。

また、Excelなどの自動化ツールと組み合わせることで、データ処理の精度と速度をさらに向上させられることも。これにより、マーケティング戦略の立案や在庫管理の最適化など、多岐にわたるビジネス領域での活用が可能です。

問い合わせ対応

生成AIを活用したチャットボットやバーチャルアシスタントは、顧客や社内からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できます。例えば、FAQの自動応答や問題解決のガイド提供により、ヘルプデスク業務の負担を大幅に軽減可能です。これにより、スタッフは複雑な問い合わせに集中できます。

また、総務部などにチャットボットを採り入れると、各社員から五月雨でくる社内規定に関する質問なども、スムーズに回答できるでしょう。さらに、24時間体制を導入しやすく、とくにBtoBにおいては顧客満足度の向上にもつながります。

マーケティング関連業務

マーケティングでも、生成AIは活躍します。例えば、広告キャッチコピーやブログ記事、SNS投稿などのコンテンツを短時間で生成し、ターゲットオーディエンスに合わせたメッセージを作ってくれます。これにより、キャンペーンのスピード感を上げ、マーケティング戦略の効果的な実行が可能です。

また、データ分析を通じて顧客の行動パターンを把握し、パーソナライズされたマーケティング施策の実行もできます。

さらに、プロモーションに関しても、Webサイトの流入数などの分析や考察は、生成AIの得意分野です。競合他社の比較分析にも役立つでしょう。

プロジェクト・スケジュール管理

生成AIを活用すると、タスクの優先順位付けや進捗状況の把握、会議の要約作成など多くの業務を自動化できます。これにより、プロジェクトの進行がスムーズになり、チーム全体の生産性が向上します。例えば、プロジェクト管理ツールに生成AIを組み込むと、タスクの期限や重要度に基づいて自動的に優先順位を設定し、各メンバーに適切なタスク配分が可能です。

また、会議のスケジュール調整やリマインダーの自動送信、重要なマイルストーンの通知なども自動化されます。これにより、スケジュール管理に関する手間が省かれ、プロジェクトリーダーの負担が軽減されるでしょう。

さらに、過去のプロジェクトデータを基にリスク予測やリソース配分の最適化もでき、プロジェクトの成功率を高める役割も果たします。

生成AIを業務効率化で利用する4つのメリット

生成AIの導入によって業務効率化だけでなく、さまざまな効果が期待できます。

ここでは、生成AIを活用する4つの主なメリットを詳しく解説します。

• 効率が上がり生産性が向上
• コストの削減が可能
• 労働力不足の解消
• 使用するほど精度が向上

それぞれ詳しくみていきましょう。

生産性が上がる

生成AIのなかで文章生成ツールを使うと、ブログ記事や報告書の作成が瞬時に行えます。これにより、手作業で書く時間を大幅に削減でき、他の重要な業務に時間を割くことが可能です。また、生成AIは24時間稼働できるため、夜間や休日でも作業を進められます。これにより、プロジェクトの進行が遅れることなく、常に効率よく進められます。

さらに、生成AIは人間と異なり疲れないため、一定の品質を保ちながら大量の作業をこなすことが可能です。例えば、データ入力や単純な文書作成など、繰り返し行う作業も正確かつ高速に処理します。これにより、従業員はよりクリエイティブなタスクに集中できるため、全体の生産性が向上します。

コスト削減につながる

生成AIの導入により、業務の自動化を通じて多くのコストを削減できます。まず、人件費の削減が大きなポイントです。生成AIは、繰り返し行う単純作業や大量のデータ処理を迅速かつ正確に行うため、これまで人手に頼っていた業務が自動化されます。例えば、画像生成ツールを利用すれば、デザイン作業を効率化し、外部のデザイナーに依頼するコストを削減できます。

また、教育コストやトレーニングの時間を減らせることも。新入社員や従業員に対する教育やトレーニングの時間を短縮し、生成AIを使って業務の一部を自動化することで、教育にかかるコストを抑えられるからです。

さらに、生成AIによる需要予測を活用すれば、在庫管理の最適化が図れ、過剰在庫や欠品を防げるため、無駄な在庫コストも減らせるでしょう。

人手不足解消につながる

チャットボットを利用すれば、顧客からの問い合わせに自動で対応でき、顧客サービスの担当者が少なくても、多くの問い合わせを処理することが可能です。これにより、顧客対応にかかる労力を大幅に削減できます。

また、専門知識を持つ人材が不足している場合でも、生成AIがその役割を補完し、業務を効率的に進められます。例えば、データ分析ツールを使って市場調査を行う際、生成AIが自動でデータを解析し、レポートを作成することも可能です。そのため、データサイエンティストの負担を軽減し、少人数での業務運営が実現します。

使うたびに精度が上がる

生成AIは、使えば使うほどその精度が向上する特性を持っています。これは、機械学習やディープラーニングの技術によって、過去のデータや経験を学習し続けるためです。

例えば、文章生成ツールは使えば使うほどより自然な文章を作成できるようになり、画像生成ツールもユーザーの好みに合わせた高品質な画像を作成するようになります。

結果として、長期間活用すると、より自社や自分にフィットした生成AIに成長し、より効率的な業務運営が実現します。

生成AIを業務効率化で使う際の4つの注意点

生成AIをうまく活用するには、注意すべき点もいくつかあります。

ここでは、生成AIを利用する際の4つの重要な注意点を紹介します。

• 目的を明確に設定する
• セキュリティ対策を徹底する
• 出力結果を人間が確認する
• 導入コストを把握する

これらのポイントを押さえておくことで、効果的かつ安全に生成AIを活用できるので、導入前の参考にしてください。

目的を明確にする

生成AIを導入する前に、何に活用するのか目的をはっきりさせることが大切です。何を達成したいのか、どんな業務を効率化したいのかを具体的に決めることで、最適なAIツールを選べます。

例えば、顧客サービスの向上を目指すのか、データ分析の精度を高めたいのかによって、選ぶAIの種類や導入方法が変わります。目的が明確であれば、生成AIの効果を最大限に活かせるでしょう。

情報漏洩の対策をとる

生成AIを使うときは、情報が漏れないようにするための対策が必要です。特に、機密情報や個人情報を扱う場合は、セキュリティを確実に管理することが重要です。

例えば、アクセス権限を厳しく管理したり、データを暗号化したり、多要素認証を使ったりして、情報が漏れないようにします。

また、定期的にセキュリティチェックを行い、システムの弱点を早く見つけて修正することも大切です。

結果をうのみにせず、人のチェックを入れる

生成AIは高い精度で結果を出しますが、うのみにして信じるのは危険です。生成AIが出した結果をそのまま使わず、必ず人間が確認し、必要に応じて修正することが大事です。

例えば、AIが作成した文章やデータ分析の結果に間違いがないかを確認し、最終的な判断は人が行うことで品質を保ち、誤解やミスを防げます。特に、数字を伴う結果は人間の目で改めて確認したほうが安心です。

導入に費用がかかる

生成AIを導入するには、初期費用だけでなく、運用やメンテナンスにもお金がかかります。導入前にこれらの費用をよく調べて、予算を立てることが大切です。

例えば、ソフトウェアのライセンス料やハードウェアのアップグレード費用、データの整備やトレーニングのコストなど、さまざまな費用がかかります。

予算の使い方を慎重に評価し、長い目で見て導入を検討することが、失敗することなく生成AIを導入できるポイントです。

生成AIを使って業務効率化に成功した事例8選

生成AIを活用することで、多くの企業が業務効率化に成功し、社内DXを進めています。

ここでは、生成AIを活用した具体的な成功事例を8つ紹介します。

• ペパコミ
• パナソニック コネクト
• セブンイレブン
• アサヒビール
• オムロン
• 星野リゾート
• 本田技研工業
• ヤマト運輸

それぞれ見ていきましょう。

ペパコミ｜AIによる議事録作成×kintoneで一元管理

ペパコミ株式会社は、kintoneとChatGPTを連携させるプラグイン「Smart at AI for kintone Powered by GPT」活用し、ZOOMで録画した会議の文字起こしテキストから議事録を自動作成・管理する方法を導入しました。

この取り組みにより、議事録作成の効率化と情報管理の一元化を実現しました。なお、議事録生成の効率化について詳細を知りたい方は、こちらの動画も参考にしてください。

参考｜【ChatGPTマスターの道】Zoom内容から自動で議事録作成してみた_Vol493

パナソニック コネクト｜1年で労働時間を18.6万時間削減

パナソニック コネクト株式会社は、生成AIを活用して大幅な業務効率化を実現しました。2023年2月から1年間、全社員約12,400人に対してAIアシスタント「ConnectAI」を展開し、労働時間を18.6万時間削減することに成功。

この取り組みにより、業務生産性の向上や社員のAIスキルの向上など、シャドーAI利用リスクの軽減を目指しました。

出典｜パナソニック コネクト 生成AI導入1年の実績と今後の活用構想

セブンイレブン｜AIによる発注が可能に

株式会社セブン‐イレブン・ジャパンは、2023年から全店舗にAI発注システムを導入しました。天候や曜日特性、過去の販売実績を基に需要予測を行い、最適な発注数を提案。

これにより、品切れを防ぎ、店舗運営の効率を大幅に向上させることに成功しました。

出典｜店内作業効率化の取り組み

アサヒビール｜生成AIを用いた社内情報検索システムを導入

アサヒビール株式会社は、生成AIを活用した社内情報検索システムを導入しました。社内に点在する膨大な資料やデータを一括で検索し、要約された情報を提供することで、業務効率化や商品開発の強化を目指しています。

試験運用は研究所を中心に開始され、将来的には全社的に展開する予定です。

出典｜生成AIを用いた社内情報検索システムを導入

オムロン｜生成AIで関税業務を効率化

オムロン株式会社は、生成AIを活用して関税業務の効率化を実現しました。特に、原産地判定業務で生成AIを導入することで、業務の専門知識習得と膨大な作業時間を削減しました。

社内の業務効率化だけでなく、他の企業にも参考になるモデルケースとなっています。

出典｜生成AI活用で挑戦する オムロンの関税業務効率化

星野リゾート｜生成AIで宿泊予約を効率化

星野リゾートは、生成AIを活用したオペレーター支援ツール「KARAKURI assist」を導入し、宿泊予約業務の効率化を実現しました。

メール対応業務のプロセス改善や自動化、新人オペレーターの早期戦力化が可能となり、顧客対応力が向上しました。

出典｜星野リゾート全施設の宿泊予約センターが、生成AI導入で顧客対応力を強化

本田技研工業｜生成AIで知識のモデリング時間を短縮

本田技研工業株式会社は、生成AIを活用して技術情報のナレッジモデリングを効率化しました。

社内に散在する膨大な技術文書を抽出、構造化することで、熟練技術者の知識と経験を共有、活用するシステムを開発。これにより、モデリング時間を約67％短縮することに成功しました。

出典｜本田技研工業×日本IBM、生成AI活用で知識のモデリング時間を約67％短縮へ

ヤマト運輸｜配送業務量を生成AIで予測

ヤマト運輸株式会社は、生成AIを活用して配送業務量を予測するシステムを導入しました。過去の販売データや物流情報を分析し、日々の配送量を予測することで、効率的な配車計画を実現。

この取り組みにより、配送の効率化と環境負荷の軽減を目指しています。

出典｜ビッグデータ・AIを活用した配送業務量予測および適正配車のシステム導入について

まとめ：業務効率化のために生成AIを活用し、社内DXを推進しましょう

本記事では、生成AIを活用することで業務効率化に成功した具体的な事例を8つ紹介しました。生成AIの導入により、多くの企業が労働時間の削減や生産性の向上、コスト削減、人手不足の解消などさまざまなメリットを得ています。

生成AIの導入を検討する際は、目的を明確にし、情報漏洩の対策をすることが大切です。また、生成AIが出力した結果は、必ずチェックすることが重要です。

生成AIを活用することで、自社の業務効率化が進み、他社との競争力も高められます。自社のどの業務に生成AIを採り入れられるか検討してみましょう。

なお、Vermilonでは生成AIを活用した「AI活用、社内DX推進プログラム」の講座を提供しています。生成AIの基礎知識を拡げたい方や社内DXに興味のある方は、ぜひこちらよりお問い合わせください。

参考｜Vermilon「伴走ナビ お問い合わせ」