事務作業を効率化する方法｜おすすめツールや成功事例も紹介

「事務作業の効率化ってどうやって進めればいいの？」
「具体的な方法や成功事例を知りたい！」
そのような疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか？

本記事では、事務作業を効率化するための方法や成功事例を詳しく解説します。さらに、業務効率化に役立つおすすめツールも紹介します。

事務作業の効率化には、業務プロセスの見直しやツールの導入が不可欠です。経営者や事務部門の担当者、効率化を検討している方は、ぜひご覧ください。

■この記事でわかること

• 事務作業を効率化するメリットと方法
• 事務作業の効率化を成功させるポイント
• 事務作業を効率化するためのおすすめのツールと成功事例

■このような人におすすめの記事です

• 事務作業の効率化を図りたい経営者や管理職の方
• デジタルツールの導入に興味がある方
• 効率化の成功事例を知りたい方

事務作業の効率化とは

事務作業の効率化とは、業務プロセスを見直し、時間やコストを削減することを指します。具体的には作業の無駄を排除し、スムーズな業務運営を実現するための取り組みです。

近年、業務効率化が重要視される背景には、ビジネス環境の変化や競争の激化があります。これにより、企業は生産性を向上させる必要性が高まりました。また、テクノロジーの進化により、効率化を支援するツールを導入しやすくなったことも要因の1つです。

効率化は、企業の持続的な成長を支える重要な要素であり、従業員の負担軽減や業務の質向上につながります。事務作業の効率化によって、より高い付加価値の提供を実現し、市場の競争力を強化できます。

事務作業を効率化する4つのメリット

事務作業の効率化は組織全体の生産性を向上させるため、スムーズな企業の運営には欠かせない取り組みです。

具体的なメリットとして、以下の4つの点があげられます。

• 業務にかかる時間を短縮し、人件費の削減が可能
• 従業員の負担が軽減され、モチベーションが向上
• 事務作業の効率化により、ほかの重要な業務に集中できる環境を構築
• 企業の利益が向上

効率化がなぜ重要なのか、それぞれ詳しくみていきましょう。

業務時間が短縮され、人件費を削減できる

効率化により業務時間が短縮されることで、企業は人件費の削減が可能です。無駄な作業が減るため、従業員はより短時間で成果を上げられます。これは、企業にとってコスト削減の大きな要因の1つです。

さらに、業務時間が短くなることで従業員はより効率的に働けるため、労働環境の改善にもつながります。競争が激化する市場では、とくに企業競争力を高めるために実施すべき取り組みといえるでしょう。

従業員のモチベーションアップにつながる

事務作業の効率化は、従業員のモチベーションを向上させる1つの要因です。業務の負担が軽減されると従業員は仕事に対するストレスが減少し、より意欲的に取り組めるためです。効率化された環境では、自分の能力を最大限に発揮できるため、仕事に対する満足度も上がるでしょう。

また、効率化によって生まれる余裕により、自己成長やスキルアップに直結する活動にも時間を費やせます。このように、従業員のモチベーション向上は、企業全体の活力を高めるために不可欠です。

ほかの重要な業務に集中できる

事務作業の効率化により、従業員がほかの重要な業務に集中できる環境が整います。単純な作業に時間を取られることなく、本来の業務に専念できるため、より高い付加価値を生み出すことが可能です。これにより、企業は革新的なアイデアを生み出し、競争力を強化できます。

さらに、効率化された環境はチーム全体の協力を促進し、目標達成に向けた一体感を作り出します。全社的な集中力の向上により、企業の成長が加速するでしょう。

利益増が見込める

事務作業の効率化は、企業に利益の増加をもたらします。業務プロセスの改善により、コストが削減され、収益性が向上するためです。

効率化によって生まれる時間とリソースの活用により、新たなビジネスチャンスの開拓も可能です。

これにより、企業は市場での競争力を強化し、持続的な成長を実現できるでしょう。利益の増加は、企業が次の段階に進むための強力な基盤となり、さらなる成長につながります。

事務作業を効率化する6つの方法

事務作業を効率化するためには、さまざまな手段を組み合わせた実践が重要です。

以下の方法により、業務のスピードと精度を向上させられます。

• 情報や書類を体系的に整理し、簡単に見つけられるようにする
• 作業手順を文書化し、業務の流れを明確にする
• コンピュータのパフォーマンスを改善し、業務を円滑に進める
• 特定の業務を外部に委託し、専門的な知識を活用する
• 従業員の技術力を高め、デジタル環境に適応できる人材を増やす
• 新しいデジタルツールを活用し、業務プロセスを自動化する

これらの手法を組み合わせて、事務作業の効率化に取り組みましょう。

データや書類などを整理する

情報の整理は、事務作業効率化の基本です。ファイルや書類の体系的な配置により、必要な情報を迅速に見つけられます。

たとえば、デジタル化されたデータベースの活用により、物理的な書類の管理から解放されスペースの有効活用が可能です。また、情報の整理によってミスや重複を防ぎ、業務の正確性が向上します。これにより、検索にかかる時間が減り、業務のスピードが上がるでしょう。

もし、整理を怠ると情報の検索に時間がかかり、業務効率が低下します。さらに、誤った情報に基づく決定が行われるリスクが高まり、業務の信頼性が損なわれることも忘れてはなりません。

業務マニュアルを整備する

業務の流れを明確にするためには、マニュアルの整備が必要です。標準化された手順の文書化により、業務をスムーズに進行できます。

たとえば、トレーニングマニュアルがあると、新しい従業員でも迅速に業務に適応可能です。マニュアルは、業務の一貫性を保ち、効率的な作業を促進します。

また、業務の改善点を見つけやすくし、継続的にPDCAを回すための役割も果たします。マニュアルが整備されていない場合、業務手順が不明確になり、従業員が独自のやり方で作業を進めてしまうでしょう。

これにより、業務のばらつきが生じ、効率の低下や品質の変動が発生するきっかけとなります。

PCの処理能力を見直す

コンピュータの性能を向上させることで、業務のスピードを劇的に改善できます。たとえば、古い機材を最新のものに更新すると、処理速度の向上が期待できるでしょう。

ソフトウェアのアップデートも忘れずに実施すると最新の機能を使えるため、業務をスムーズに進められます。また、定期的なメンテナンスは、機材の寿命を延ばし、突然の故障防止につながります。業務が遅延し従業員のストレスが増大するため、処理能力の見直しは無視できません。

さらに、システムダウンやデータ損失といった重大な問題が発生する可能性もあるため、古いPCの放置は危険です。

業務の一部でアウトソーシングを利用する

アウトソーシングは、専門的な知識や技術をもつ外部リソースです。特定業務に対応してくれるため、効率を高めることが可能です。たとえば、経理業務を専門の会計事務所に任せると、社内のリソースを重要な業務に割り当てられます。これにより、コスト削減や業務迅速化につながります。

一方、アウトソーシングを活用しない場合、社内リソースが逼迫し、重要な業務に集中できなくなるでしょう。また、社内で専門的な知識が不足していると、業務処理に時間がかかり、業務の質が低下する恐れがあります。

従業員のITリテラシーを向上させる

従業員のITスキルを高めることは、業務効率化に直結します。技術的な知識を向上させることで、新しいツールやシステムを活用できるためです。

たとえば、定期的にIT研修を実施し、従業員のスキルを強化しましょう。これにより、業務プロセスの自動化やデジタル化が進み、作業のスピードと精度が上がります。

一方、従業員のITリテラシーが低いままだと、デジタルツールを効果的に活用できず、業務の効率化が進みません。さらに、新しい技術に適応できないことで、企業の競争力が低下し、成長の機会を逃す可能性があります。

デジタルツールを導入する

デジタルツールの活用は、事務作業の効率化において欠かせないポイントです。これらのツールの導入により、業務プロセスの自動化が進み、作業スピードを改善できるためです。

たとえば、クラウドサービスを利用して情報を共有することで、コミュニケーションがスムーズになります。また、デジタルツールは、データの分析や管理にも欠かせません。

もしデジタルツールを導入しないと、業務の自動化が進まず、手作業によるミスや時間の浪費が増えるでしょう。これにより、業務効率が低下し、企業競争力の維持が難しくなります。

事務作業を効率化する手順

事務作業の効率化には、計画的で段階的なアプローチが必要です。

以下に、効率化の手順を示しました。

• 効率化に向けた具体的な計画を立て、必要な体制を整える
• 現在の業務プロセスを評価し、改善が必要な部分を整理する
• 業務の進行を妨げる要因を見つけ出す
• さまざまな改善案を比較し、最適な方法を選ぶ
• 選んだ改善策を試行し、効果を確認する
• 新しい手順やツールを従業員に伝え、必要な教育を行う
• 改善策を実際の業務に反映させて運用を開始する
• 定期的に業務を見直し、さらなる改善を目指す

それぞれ詳しくみていきましょう。

1.本番運用までの計画を立て、体制をつくる

効率化を進めるには、最初に全体の計画を策定し、実行体制を整えることが重要です。まずは、どの業務を対象とするかを明確にし、効率化の目的を設定します。

そして、必要なリソースを確認し、担当者を選定しましょう。チームを結成し、役割が明確化されるとスムーズに進行できます。

また、計画を立てる段階で実行可能なスケジュールを作成し、目標達成までの道筋を示してください。これにより、プロジェクトの成功確率が高まるでしょう。

2.現状の業務を整理する

業務効率化を進めるための基盤として、現状の業務整理が不可欠です。まずは、全ての業務プロセスをリストアップし、現在の作業手順を明確化します。

具体的には、業務フローを可視化するために、フローチャートやチェックリストが効果的です。関連する資料やデータを一元管理し、アクセスしやすい状態に整えましょう。

電子ファイルの場合はフォルダの階層を整理し、ファイル名に統一した命名規則の適用により、必要な情報を素早く見つけられます。

このようなデータの整理整頓は、業務の可視性を向上させ、あとに続く改善策の立案に役立ちます。整理が不十分だと情報が散乱し、効率化の取り組みが進まない原因となるため注意が必要です。

3.ボトルネックを見つける

業務を効率化するためには、プロセス内のボトルネックの特定が欠かせません。ボトルネックは業務の流れを妨げる要因のため、改善することで大幅な効率化が期待できます。

たとえば、時間のかかる承認プロセスや、情報の共有が不十分な部分を特定しましょう。これにより、具体的な改善策の立案が可能です。ボトルネックを見逃すと、効率化の効果が限定的になります。

4.改善策を比較検討する

改善策を考える際には複数の案を比較し、もっとも効果的な方法を選ぶことが重要です。各改善案のメリットとデメリットを評価し、コストや時間、リソースなどの観点から検討しましょう。

たとえば、技術的なソリューションとプロセスの見直しを比較し、どちらが効果的かを判断します。このステップを怠ると、非効率な改善策に時間とリソースを費やしてしまうリスクがあります。

5.改善方法を確定し、テスト運用する

最適な改善策を選定したら、次にテスト運用します。テストフェーズでは、改善策が実際にどのように機能するかを確認し、必要に応じて調整しましょう。

実際の運用環境で試験することで、予想外の課題を発見し、事前に対策を講じられます。

このプロセスは、改善策の効果を最大化し、本番運用の準備を整えるために重要です。テスト運用を怠ると、予期しない問題が本番運用時に発生する可能性があります。

6.従業員に周知し、教育する

改善策を本番運用に移す前に、従業員に新しいプロセスやツールを周知し、必要な教育を行います。従業員が効率化の目的と方法を理解することで、スムーズに移行できるためです。

たとえば、ワークショップやトレーニングセッションを開催し、従業員が新しいシステムに慣れるようサポートしましょう。教育により従業員の理解と協力を得ることで、全社的な効果が期待できます。

教育を欠くと、従業員の抵抗や誤解が生じ、効率化の取り組みが止まってしまう恐れがあるため注意が必要です。

7.本番運用を開始する

準備が整ったら、改善策を本番環境で実施します。この段階では、計画通りに改善策を運用し、業務がどのように変化するかを観察しましょう。運用開始後も定期的に進捗を確認し、調整が必要です。

また、本番運用が始まると、実際の業務における効果を測定できます。運用を怠ると、計画が実際の業務に反映されず、効率化の成果が得られません。

8.トライ&エラーにより定期的に改善する

最後に、定期的な見直しを行い、さらなる改善を目指します。業務は常に変化するため、効率化の取り組みも一度で終わりではありません。トライ&エラーを繰り返しながら、業務プロセスを継続的に改善してください。

たとえば、定期的にレビューを行い、新たな課題を発見し迅速に対応しましょう。これにより、効率化の効果を維持し、さらに向上させられます。PDCAサイクルを回さなければ業務効率が低下し、取り組みの成果を十分に得られません。

事務作業の効率化を成功させるポイント

事務作業の効率化を実現するためには、ポイントを押さえることが重要です。

ここでは、以下の5つのポイントを説明します。

• 改善対象を明確にし、どこに注力するかを決定する
• 小規模な取り組みを試し、段階的に進める
• 既存のプロセスに固執せず、柔軟にアプローチする
• 業務手順を統一し、標準化されたマニュアルを作成する
• 従業員の意見を取り入れ、実際の現場からのフィードバックを活用する

これらのポイントを組み合わせることで、事務作業を効率化できるでしょう。

効率化する箇所を明確にする

効率化を進めるためには、まずどの部分を改善するのかを明確にすることが重要です。具体的には、業務プロセス全体を見渡し、どこが非効率なのかを特定します。これにより、改善が必要な箇所を優先して取り組めます。

このように、効率化の目的を明確にすることで取り組みの方向性が定まり、効果的な戦略を立てられるでしょう。曖昧な目標のままでは、効率化の効果を十分に引き出せません。

スモールスタートから始める

まずは小さな規模から始めることをおすすめします。一度に大きな変化を試みると、従業員に負担がかかったり、組織全体が混乱したりする可能性があるためです。

まずは小さな改善から始め、その効果を確認することで、次の段階へとステップアップできます。小さな改善を積み重ねることで、組織全体が効率化に対して前向きになり、より大きな変化を受け入れやすくなるでしょう。段階的なアプローチが、効率化の取り組みに欠かせません。

業務への極端なこだわりを捨てる

効率化を成功させるには、既存業務への固執を捨てましょう。変化を受け入れ、柔軟な思考で新しい方法を模索することが求められます。業務のやり方に強いこだわりをもつと、変化に対する抵抗が生まれ、効率化の障害となる可能性があるためです。

新しいアイデアや技術を活用し、業務の質を向上させることが重要です。従来の方法に固執せず、新しい取り組みを進められると、効率化の成果を発揮できます。

マニュアルを整備し統一する

業務効率化のためには手順の統一とマニュアルの整備が欠かせません。標準化されたマニュアルの作成により、業務の流れがスムーズになりミスを減らせます。また、従業員が共通の理解をもてるため、新しいプロセスへ移行しやすくなります。

マニュアルが整備されていない場合、業務にばらつきが生じ、効率化の効果が半減するでしょう。統一された手順は、組織全体の効率を高めるための重要なツールの1つです。

従業員の声をフィードバックに充てる

効率化を進める際には、従業員の意見を積極的に取り入れることが重要です。現場で働く従業員は、業務プロセスの中でどの部分が改善できるかをよく理解しています。

そのため、定期的なフィードバックを通じて従業員の声を反映し、効率化の取り組みに活かしましょう。これにより、実際に役立つ改善策を見つけやすくなり、従業員のモチベーションも上がります。

フィードバックを軽視すると、効率化の取り組みが一方的になり、効果が限定的になる恐れがあります。

事務作業の業務効率化におすすめのツール7選

業務効率化を実現するためのツールには、さまざまな選択肢があります。

ここでは、事務作業をより効率的に進められるツールを紹介します。

• プログラミングなしでアプリを構築できるクラウドサービス
• データ分析や業務の自動化を支援するAIツール
• チーム間の連携を強化するコミュニケーションプラットフォーム
• データの保存と共有を簡単にするクラウドストレージ
• リモートでの会議を円滑に進めるためのオンライン会議システム
• 業務の流れを管理し、タスクの効率化を図るワークフロー管理ツール
• 契約プロセスを電子化し、スピードアップを実現するデジタル契約ツール

それぞれどのようなツールか詳しくみていきましょう。

ノーコード・ローコードのクラウドサービス

プログラミングの知識がなくてもアプリケーションを構築できるノーコード・ローコードのクラウドサービスは、業務効率化において有効です。これらのサービスを使うことで、特定の業務に合わせて簡単にカスタマイズし、迅速にシステムを導入できます。

たとえば、サイボウズのkintoneは、直感的な操作で業務アプリを構築できるプラットフォームです。kintoneを活用することで、営業管理やプロジェクトの進捗管理など、さまざまな業務プロセスの効率化につながります。

また、柔軟性が高く、ビジネスの変化に即座に対応できるため、企業競争力の強化に欠かせない存在となるでしょう。

なお、kintoneについて詳しく知りたい方はこちらの公式サイトを参考にしてください。

参考：サイボウズ株式会社「kintone」

生成AIツール

生成AIツールは、事務作業の自動化に不可欠なツールです。これらのツールにより、大量のデータを迅速に分析し、業務プロセスの最適化が可能です。

たとえば、顧客データの整理やパターン分析をAIに任せることで、マーケティングや営業の戦略を効率的に立案できます。また、ルーチン作業をAIに委ねることで、従業員がクリエイティブな業務に専念する時間を確保し、全体の生産性が向上します。

一般的なツールを以下にまとめました。

なお、その他の生成AIツールについて知りたいかたはこちらも参考にしてください。

生成AIの活用には社内教育が欠かせません。生成AIを活用した社内DX推進プログラム講座に興味のある方は、ぜひこちらより講座の受講をご検討ください。

参考：ペパコミ株式会社「生成AIで業務効率化！社内DXを推進するポイントと具体的な事例も紹介」

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールを使うと情報を円滑に共有できるため、事務作業の効率化を図れます。

たとえば、リアルタイムでのチャットやビデオ会議を通じて、事務作業の進捗を即座に共有し、問題の早期解決が可能です。これにより、誤解や情報の遅延を防ぎ、業務のスピードと正確性を高められます。

オンラインストレージ

オンラインストレージは、データ管理の効率化を支援するツールです。このツールの利用により、ファイルやデータをクラウド上に保管し、必要なときにどこからでもアクセスできます。

たとえば、プロジェクト資料や顧客情報を一元管理し、情報を探す時間を大幅に削減可能です。これにより、業務スピードが上がり情報の共有がスムーズに行われるため、チーム全体の効率が高まります。

Web会議ツール

Web会議ツールは、遠隔地とのコミュニケーションを効率化するための重要なツールです。これらのツールの活用により、出張や移動の時間を節約し、場所に縛られずに会議を実施できます。

たとえば、プロジェクトの進行状況をオンラインで確認し、リアルタイムでの意思決定が可能です。これにより、事務作業が集中しがちな月末など忙しい時期でも迅速に対応し、業務の遅延を防げます。さらに、対面でのコミュニケーションに近い環境により、チームの一体感を維持しつつ、効率的な会議運営を実現します。

ワークフローツール

ワークフローツールの活用により、申請から承認までのプロセスをデジタル化し、従来の紙ベースの手続きを大幅に簡素化できます。

たとえば、紙の書類に判子を押して回覧する必要がなくなり、電子的に申請書を送信し、管理者がオンラインで承認可能です。これにより、承認プロセスのスピードが向上し、手続きの遅延を防げます。

さらに、ワークフローツールは、進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務の透明性が高まり、効率的な業務運営につながります。そのため、事務作業の負担が軽減され、従業員がより重要な業務に集中できるでしょう。

電子契約サービス

電子契約サービスは、契約業務をデジタル化し、事務作業の効率化を促進するツールです。これを活用することで、紙ベースの契約書が電子化され、署名の取得をオンラインで完結できます。

たとえば、契約の作成から承認、締結までのプロセスがシステム上で実施されるため、時間とコストの削減につながります。これにより、業務のスピードが向上し、環境にも配慮した効率的なビジネス展開が期待できるでしょう。

事務作業の業務効率化に成功した事例5選

業務効率化を実現した企業の成功事例は、ほかの企業が効率化を進める際の貴重な参考となります。

以下に、具体的な事例を5つ紹介します。

• 紙の書類を電子化し、予算管理を効率化｜内山電設株式会社
• ワークフローを内製化し、意思決定を迅速に｜ZOZO株式会社
• 業務手順をマニュアル化して、業務効率を向上｜株式会社唐沢農機サービス
• AI-OCRとRPAを活用してバックオフィス業務を改善｜アットホーム株式会社
• RCS配信サービスを利用し、大幅な業務時間削減を達成｜株式会社いえらぶパートナーズ

ぜひ、自社に照らし合わせて読み進めてください。

紙からの脱却に成功！予実管理の効率化を実現｜内山電設株式会社

内山電設株式会社では、紙ベースの管理や旧ソフトウェアによる業務が非効率的で、データの紛失や入力ミスの頻発が問題に。これらの課題を克服するために、kintoneとkrewDataを導入し、予実管理をデジタル化しました。これにより、業務効率が大幅に向上し、データ管理の透明性が確保されました。

なお、この事例についてより詳しく知りたい方は、こちらも参考にしてください。

参考：ペパコミ株式会社「【導入事例】紙からデジタルへ！krewDataを活用して建設業の予実管理を実現」

kintoneでワークフローシステムを内製し、意思決定を迅速化｜ZOZO株式会社

ZOZO株式会社は、従来のワークフローシステムが現場のニーズに合わず、紙文化からの脱却が課題となっていました。そこで、kintoneを導入し、非IT部門主導でワークフローシステムを内製することで、業務の効率化と意思決定の迅速化を実現。この取り組みにより、社員が使いやすいシステムを構築し、業務のスピードを向上させました。

なお、kintoneの導入に興味のある方は、ペパコミの伴走サービスをご検討ください！

出典：サイボウズ株式会社「ZOZO様の導入事例」

参考：ペパコミ株式会社「kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援 でサポート!」

業務のマニュアル化により効率UP｜株式会社唐沢農機サービス

株式会社唐沢農機サービスは、属人化していた業務をマニュアル化することで、効率的な運営を実現しました。農業業界は高齢化が進んでおり、従来のノウハウを活かしつつ、業務の標準化が急務だったためです。これにより、品質と顧客対応のスピードが向上し、従業員の労働環境が改善されました。

出典：厚生労働省「人手がかかるリアルサービスを実現するための効率化を推進」

AI-OCRとRPAでバックオフィス業務を効率化｜アットホーム株式会社

アットホーム株式会社は、バックオフィスの負担軽減を目的にAI-OCRとRPAを導入しました。従来の手作業によるミスや業務過多を解消するため、2つのツールを組み合わせたシステムを構築。これにより、情報処理の精度が向上し、業務効率が大幅に改善されました。

出典： オープン株式会社「AI-OCRとRPA技術を掛け合わせた「BizRobo!×Tegaki」でバックオフィスの負担を軽減」

RCS配信サービスにより、月640時間分の業務削減を実現｜株式会社いえらぶパートナーズ

株式会社いえらぶパートナーズは、家賃支払案内業務の効率化を目指してRCS配信サービスを導入しました。従来の電話による案内は手間がかかり、優先順位が不明瞭でした。そこで、AI CROSSの「絶対リーチ！RCS」の活用により業務プロセスを自動化し、優先対応を実現。その結果、月間640時間の業務削減を達成し、効率的な業務運営を実現しました。

出典：株式会社 PR TIMES「いえらぶパートナーズが、AI CROSS社の「絶対リーチ！RCS」導入により月640時間分の業務削減を実現」

まとめ：事務作業の効率化はkintoneで！ポイントをおさえてツール導入を進めましょう

本記事では、事務作業の効率化を実現するための方法や成功事例を詳しく解説しました。効率化には業務プロセスの見直しやデジタルツールの導入が不可欠です。kintoneをはじめとするツールは、業務のスピードと精度を向上させ、従業員の負担を軽減します。

また、成功事例を通じて、効率化の実際の効果を共有しました。効率化を検討されている方は、ポイントを押さえて適切なツールを導入し、事務作業の効率化を進めてください。

なお、kintoneの導入を検討されている方は、ぜひペパコミまでご相談ください。

参考：ペパコミ株式会社「kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援 でサポート!」