定型業務を自動化する方法を徹底解説！初心者でもわかる導入手順とツール活用事例

毎日のように繰り返している「定型業務」。例えば、請求書の作成やデータ入力、勤怠管理など、「誰がやっても同じ」なのに時間と手間を取られてしまう作業です。こうした仕事に追われると、本来注力すべき企画・営業・顧客対応といった“価値を生む仕事”に時間を割けなくなってしまいます。

そこで注目されているのが「定型業務の自動化」です。最近では大企業だけでなく、中小企業や小規模なチームでも手軽に導入できる方法が増えています。本記事では、定型業務を自動化する方法をわかりやすく解説し、導入手順や実際の事例、さらに失敗しないためのポイントまでまとめました。

読み終わる頃には「うちの会社でもやってみよう！」とイメージが湧くはずです。伴走ナビでは、DX内製化やkintone活用を通じて数多くの企業を支援してきました。その事例も交えながら、現場で役立つ情報をお届けします。

定型業務を自動化する方法を理解するために、まず「定型業務」とは何かを整理し、なぜ自動化が求められるのか背景を知っておくことが大切

定型業務と自動化の関係を理解するために、まずは「定型業務の定義」と「自動化の必要性」を押さえておきましょう。

• 定型業務の具体例と特徴
• なぜ今、自動化が注目されているのか
• 自動化によるメリット

定型業務とは？よくある具体例と特徴をわかりやすく解説

定型業務とは「毎回同じ手順で進められる作業」を指します。人によって判断が変わらないものや、繰り返し処理される仕事が当てはまります。例えば、経理の請求書発行、営業の日報入力、総務の勤怠管理などが典型例です。こうした仕事は単純ですが、量が積み重なると社員の大きな負担となります。特に小さな会社では限られた人材が多くの雑務をこなすため、貴重な時間が奪われがちです。自動化の対象を知ることが最初の一歩です。

なぜ今、定型業務の自動化が注目されているのか（人手不足・DX推進）

近年、少子高齢化による人手不足が深刻化しており、業務効率化は避けられない課題となっています。また、国もDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しており、ITツール導入を後押ししています。こうした背景から「手間を省いて人材を有効活用する」流れが加速しているのです。さらにリモートワークの普及により、クラウドサービスを活用した自動化のニーズも急増しています。

自動化するとどんなメリットがあるのか（時間短縮・ミス削減・コスト削減）

定型業務を自動化すると、次のような効果があります。

• 作業時間の短縮：人が数時間かけていた作業が数分で完了
• ミスの削減：入力漏れや転記ミスがゼロに近づく
• コスト削減：人件費の削減や残業時間の抑制
• 働き方改革：社員が創造的な業務に集中できる

特に「人手不足なのに業務量が減らない」という会社にとって、自動化は救世主となり得ます。

定型業務を自動化する具体的な方法には複数あり、業務内容に合わせてツールや仕組みを選ぶことが成功のポイント

自動化の手段は一つではありません。業務の規模や内容によって、最適な方法は変わります。

• エクセルマクロ・関数での自動化
• RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
• クラウドサービスやkintone活用

エクセルマクロや関数を活用した手軽な自動化方法

エクセルを日常的に使っている会社なら、マクロや関数を利用した自動化が手軽です。例えば、売上集計表を関数で自動更新する、請求書をマクロで一括作成するなど。初期費用がかからず、社内のスキルだけで導入できる点が魅力です。ただし、複雑な処理になると管理が難しくなるため、規模が大きい業務には向きません。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）による高度な自動化

RPAは「ソフトウェアのロボット」が人間の代わりにPC上の作業を行う仕組みです。メールの仕分け、システム間のデータ転記、Webからの情報収集など、多岐にわたる定型業務を自動化できます。大企業だけでなく、中小企業向けに低価格プランも増えており、導入のハードルは下がっています。ただし、導入設計や運用ルールをきちんと作らないと「動かなくなった」「逆に手間が増えた」という失敗も起こりがちです。

クラウドサービスやkintoneを活用した中小企業向け自動化

クラウド型の業務管理ツールやkintoneを使えば、紙やエクセルで行っていた業務をクラウド上に移し、自動化できます。例えば、申請フローを自動化したり、入力した顧客データを自動で分析したりといった活用が可能です。特にkintoneはカスタマイズ性が高く、現場に合わせたシステムを短期間で作れる点が評価されています。伴走ナビでも多くの事例があり、導入から内製化まで支援している企業が増えています。

定型業務自動化を成功させるためには、いきなり全社導入するのではなく、段階的に小さく始めて効果を実感しながら広げることが重要

自動化は便利ですが、やみくもに導入してもうまくいきません。段階を踏んで進めることが成功のカギです。

• 自動化対象業務の洗い出しと優先順位
• 小規模から始めるステップアップ
• 失敗しないための注意点

自動化の対象業務を洗い出す方法と優先順位のつけ方

まずは社内業務を棚卸ししましょう。ポイントは「時間がかかっているのに付加価値が低い業務」「ミスが多い業務」「繰り返し発生する業務」です。例えば、経費精算、請求書発行、顧客情報入力などが候補になります。その中から「効果が大きい」「難易度が低い」ものを優先して自動化すると、スムーズに成果を出せます。

小さな業務から始めて改善を繰り返すステップアップのやり方

自動化は一度に全てやろうとすると失敗しやすいです。最初はエクセルの集計業務やメールの自動送信など、小さな業務から着手し、効果を確認しましょう。その成功体験をもとに範囲を広げていくと、社員の理解も得られやすくなります。改善を繰り返す中で「どこまで自動化するか」「どこは人が関与すべきか」が見えてきます。

導入に失敗しないための注意点（コスト・運用・社員教育）

自動化の導入で失敗しがちなポイントは「初期コストが高い」「運用が複雑」「社員が使いこなせない」です。特に、ツールを入れただけで社員が混乱してしまうケースはよくあります。導入時には教育やサポート体制を整えることが重要です。伴走型の支援を受けることで、このリスクを大幅に減らせます。

実際に定型業務を自動化した企業の事例を知ることで、自社に取り入れるイメージがつかみやすい

「うちでもできるかな？」と悩むときは、他社の事例を見るのが一番わかりやすいです。

• 経理部門の事例
• 営業部門の事例
• 総務・人事の事例

経理部門の請求書処理を自動化した事例

ある中小企業では、毎月数百件の請求書を手作業で処理していました。エクセルマクロとRPAを組み合わせた仕組みを導入したところ、作業時間が従来の10分の1に短縮。担当者の残業も大幅に減り、経営層からも「コスト削減効果が見える」と好評でした。

営業部門の顧客データ入力をkintoneで効率化した事例

営業担当が日々入力していた顧客データを、kintoneに移行。名刺管理アプリと連携することで入力作業を自動化し、データの重複や漏れもなくなりました。結果として、営業は「入力作業」から解放され、顧客対応や商談準備に集中できるようになりました。

総務・人事の勤怠管理や申請業務をクラウド化した事例

紙やエクセルで管理していた勤怠申請や稟議書をクラウド化した企業もあります。承認フローが自動化され、申請から承認までの時間が大幅短縮。管理部門の負担も軽減され、社員からも「手続きが簡単になった」と評価されました。

自社に最適な定型業務自動化の方法を選ぶために、ツール選定の基準と伴走型支援サービスの活用を検討する

最後に「どうやって自社に合う方法を選ぶか」を整理します。

• ツール選定の基準
• 内製化か外注かの判断
• 伴走ナビの支援紹介

ツールを選ぶときに見るべきポイント（コスト・操作性・拡張性）

自動化ツールを選ぶ際には、「初期費用と運用コスト」「社員が直感的に使える操作性」「将来的に機能を広げられる拡張性」を重視しましょう。安いだけで選ぶと、すぐに限界が来て別のツールに乗り換える必要が出てしまいます。

内製化を目指すか、外部パートナーを活用するかの判断基準

「社内にITスキルがあるかどうか」が大きな分かれ目です。ITリテラシーが低い会社では、外部パートナーと一緒に進めるほうがスムーズです。その際も、内製化できるようにサポートしてくれる伴走型の支援が安心です。

伴走ナビが提供する事例豊富な支援とkintoneを活かした自動化サポート

伴走ナビは、多くの企業の自動化導入を支援してきました。特にkintoneを活用した事例が豊富で、導入だけでなく「自社で運用できるようになる」まで伴走します。ツールを入れるだけでなく、社内に根付かせる支援があるのが特徴です。

まとめ

定型業務の自動化は、単なる効率化ではなく「働き方を変える第一歩」です。

• 定型業務を整理して、自動化の必要性を理解する
• 自社に合った方法（エクセル、RPA、クラウド、kintone）を選ぶ
• 小さく始めて段階的に広げる
• 他社事例を参考にする
• 最適なパートナーと進める

「うちでもできるかな？」と迷っているなら、まずは小さな業務から始めてみるのがおすすめです。伴走ナビでは、実際の事例やツールの活用法をもとに、導入から内製化までサポートしています。お気軽にご相談ください。