バックオフィス業務改善の進め方完全ガイド | 4つの課題や具体的な5つの改善方法を解説
「バックオフィスの業務改善を進めたいが、どこから手をつければよいかわからない」
「長年の課題である属人化やアナログ業務から脱却したい」
このようなお悩みを抱えていませんか。
バックオフィスは企業の根幹を支える重要な業務ですが、多くの課題を抱えやすい部門です。改善を進めることで、組織全体の生産性向上やコスト削減など、多くのメリットを得られます。
本記事では、バックオフィス業務の代表的な課題を明らかにし、なぜ今、業務改善が必要なのかを解説します。さらに、明日から実践できる具体的な5つの改善方法と、改善を進めるための4つのステップを詳しく紹介します。
経営者や管理職、業務改善担当者の方など、自社のバックオフィスが抱える課題を解決し、組織全体の生産性を向上させたい方は、ぜひご覧ください。
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目次
バックオフィス業務とは？
バックオフィスとは、経理、人事、総務、法務といった、顧客と直接関わらない社内業務全般のことです。「間接部門」や「管理部門」とも呼ばれ、企業の最前線で活動するフロントオフィス部門を後方から支える役割を担います。
主な業務は、企業の経営資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を管理・運営し、フロントオフィスの活動が円滑に進むよう支援することです。バックオフィスが正しく機能すれば、組織全体の統制が取れ、生産性が向上します。
しかし、バックオフィス業務が滞ると、企業全体のパフォーマンスやガバナンス、つまり企業統治にまで悪影響を及ぼす可能性があります。企業の健全な成長に不可欠な土台といえるでしょう。
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バックオフィス業務における代表的な4つの課題
バックオフィス業務には、多くの企業で共通してみられる代表的な課題が4つ存在します。
- 人手不足による業務負担の増加
- 業務の属人化による非効率化
- 手作業・アナログ業務の多さ
- DX化の進行遅延
次の課題は互いに絡み合っており、一つを放置すると他の問題も深刻化する可能性があります。ここでは、それぞれの課題を詳しく解説します。
人手不足による業務負担の増加
バックオフィス部門では、十分な人員が確保されず、一人の社員が複数業務を兼任するケースが少なくありません。
特に期末期首などの繁忙期には、業務負担が極端に増加します。担当者一人ひとりへの負担が増加し、業務ミスや長時間労働につながる原因となっているのが、慢性的な人手不足です。
このような状態が続くと、社員のモチベーションが低下し、最悪の場合、離職につながるリスクも高まります。結果的にさらなる人手不足を招く悪循環に陥ってしまうことにも注意しましょう。
業務の属人化による非効率化
業務マニュアルの未整備などが原因で、特定の担当者しか業務内容を把握していない「属人化」が起こりがちです。この状態では、担当者が休んだり退職したりした際に、業務が完全に止まってしまうリスクがあります。
また、業務の流れがブラックボックス化することで、ミスや不正の発見が遅れ、企業の内部統制が弱まる原因にもなります。ノウハウが組織内で共有されないため、長期的に見ても業務改善が進まない大きな障害となるでしょう。
手作業・アナログ業務の多さ
バックオフィスでは、いまだに紙の書類管理や手作業でのデータ入力といったアナログ業務が多く残っています。書類を探したり、保管スペースを確保したりするために多くの時間と手間が必要です。
また、紙ベースの業務は、オフィスに出社しなければ処理できないため、テレワークの導入を妨げる大きな要因の一つです。印刷代や郵送費といったコストもかかり続けるため、部門全体の生産性を低下させる原因となっています。
DX化の進行遅延
業務改善の必要性は認識しつつも、日々の業務に追われ、何から手をつければよいかわからず、DXが進まない企業も多く存在します。自社に合ったツールを選定できず、導入しても現場に定着しないケースも少なくありません。
DXを推進できる人材の不足や、経営層の理解が得られない点も進行を遅らせる要因です。既存システム間の連携が不十分で、二重入力のような非効率な作業が発生している場合もあります。
バックオフィスの業務改善をおすすめする4つの理由
バックオフィス業務の改善は、単なる効率化にとどまらず、企業経営全体に多くのメリットをもたらします。ここでは、業務改善をおすすめする主な4つの理由を解説します。
- コスト削減が可能なため
- 業務効率化・生産性向上につながるため
- 従業員満足度・働き方改革の推進が可能なため
- 企業のガバナンス強化を行えるため
次の理由を理解することで、業務改善への取り組みがより戦略的な意味を持つことがわかるでしょう。
コスト削減が可能なため
業務改善は、企業のコスト削減に大きく影響します。例えば、手作業で行っていた定型業務を自動化すれば、作業時間を短縮し人件費を抑制できます。また、ペーパーレス化を推進すれば、印刷代や郵送費、書類の保管スペースといった間接コストも削減可能です。
ツールを導入して重複作業や転記ミスをなくせば、修正にかかっていた無駄な工数も削減できます。一部業務を外部委託するアウトソーシングも、固定費を変動費化し、コスト構造を柔軟にする上で有効です。
業務効率化・生産性向上につながるため
バックオフィス業務の改善は、組織全体の生産性を大きく向上させます。RPAやAIといったツールで定型業務を自動化すれば、単純作業の時間を大幅に削減可能です。
業務の手順をワークフローとして可視化し見直すことで、無駄を排除し、業務の流れをスムーズに改善できます。
これまで個人の経験に頼っていた知識やノウハウを組織全体で共有すれば、業務が標準化され、対応スピードも向上します。テレワーク環境も整い、全社的な生産性向上につながるでしょう。
業務効率化の具体的な方法について、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
関連記事：業務効率化を図る方法とは？アイデアやツールを徹底解説
従業員満足度・働き方改革の推進が可能なため
業務改善は従業員の働きやすさにもつながります。業務負担が軽くなることで残業時間が減り、ワークライフバランスが向上します。ペーパーレス化やクラウドツールの導入によって、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現可能です。
業務が特定の個人に依存しない仕組みを構築すれば、有給休暇の取得もしやすくなるでしょう。問い合わせ対応を自動化することで、担当者は本来の業務に集中でき、やりがいを感じやすくなるなど、従業員満足度の向上につながります。
企業のガバナンス強化を行えるため
バックオフィス業務の改善は、企業のガバナンス、つまり企業統治の強化に不可欠です。社内の業務プロセスを標準化し可視化することで、内部統制が強化されます。
例えば、ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までの流れが記録され、不正の防止と透明性の向上につながります。情報を一元管理することで、コンプライアンス、つまり法令遵守の徹底が図れます。
各種データをリアルタイムで把握できれば、経営層もスムーズな意思決定が可能です。
バックオフィスの業務改善につながる具体的な5つの方法
バックオフィス業務を改善するためには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、多くの企業で効果が実証されている具体的な5つの方法を紹介します。
- アウトソーシングの活用
- ワークフローの可視化・見直し
- ペーパーレス化の実現
- RPAやAIによる自動化の活用
- クラウドシステム・ERPの導入
自社の状況に合わせて改善方法を組み合わせることで、より大きな改善効果が期待できます。
バックオフィスの効率化について、さらに詳しい情報を知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：バックオフィスを効率化する方法とは｜メリットや成功事例も解説
アウトソーシングの活用
専門知識が必要な経理や給与計算といった業務を、専門業者へ委託するアウトソーシングは有効な改善策です。外部の専門家を活用することで、社内の業務負担を軽減し、属人化も解消できます。
繁忙期や短期プロジェクトなど、業務量の変動に合わせて外部リソースを活用すれば、人員配置を柔軟に調整可能です。これにより社員は付加価値の高いコア業務に集中する時間を確保でき、会社全体の生産性向上や経営への貢献につながります。
ワークフローの可視化・見直し
現在の業務の流れを一つひとつ洗い出し、図などを使って「可視化」することも重要です。業務フローを可視化すると、これまで気づかなかった重複作業や非効率な手順といった問題点が見つけやすくなります。
ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までの流れが電子化され、スピードが向上し管理の手間も削減可能です。業務マニュアルを整備し、誰でも同じ手順で作業できるようにすれば、属人化を防ぎ、引き継ぎもスムーズになります。
ペーパーレス化の実現
書類を電子データで管理するペーパーレス化は、業務改善に大きな効果をもたらします。紙の書類をなくすことで、印刷代や保管コストを削減し、書類管理に伴う業務の効率化が可能です。
電子文書はキーワードなどで簡単に検索できるため、必要な情報を探す時間が大幅に短縮され、業務スピードが向上します。また、クラウド上に保管すれば、テレワーク環境でも場所を問わずアクセスでき、契約書などを電子化すれば、紛失や改ざんのリスクを低減できます。
RPAやAIによる自動化の活用
RPAは、パソコンで行う定型的な繰り返し作業を自動化する技術です。データ入力や集計といった作業にRPAを導入することで、作業時間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止できます。
また、AI技術を活用したツールも有効です。経費精算や請求書発行などの業務にAIツールを導入すれば、処理スピードが格段に向上します。人為的ミスが起こりやすいチェック作業にRPAを導入することで、品質向上につながるでしょう。
クラウドシステム・ERPの導入
ERPとは、人事、会計、販売などの企業の基幹業務情報を一元管理するシステムです。ERPを導入すると、部門間で情報がスムーズに連携され、業務全体の効率が上がります。
特にクラウド型のシステムは、場所を問わずに業務を行えるため、テレワークに対応しやすくなります。データが一元管理されることでペーパーレス化が加速し、災害時などにも事業を継続しやすくなるBCP対策の強化にもつながります。
バックオフィスで業務改善を行う手順【4STEP】
バックオフィスの業務改善を成功させるためには、計画的に進めることが重要です。ここでは、そのための具体的な手順を4つのステップに分けて解説します。
- 現状分析と課題の洗い出し
- 改善施策の選定と優先順位付け
- アウトソーシング・ツール導入と社内浸透
- 改善効果の測定と継続的な見直し
次のステップに沿って進めることで、着実な業務改善を実現できます。
1.現状分析と課題の洗い出し
業務改善の第一歩は、現状を正確に把握することです。「業務の棚卸し」を行い、すべての業務をリストアップします。そして、それぞれの業務のフロー、工数、属人性などを可視化します。
この分析を通じて、特に時間やコストがかかっている業務や、属人化している業務を特定し、改善すべき課題の優先順位を整理します。このとき、実際の作業時間や処理件数などのデータを用いて定量的に課題を把握することが、客観的な改善計画を立てる上で重要です。
2.改善施策の選定と優先順位付け
課題が明らかになったら、次に解決策を考えます。洗い出された課題に対し、ペーパーレス化、RPAの導入、業務フローの見直しといった具体的な改善施策を選定します。
すべての施策を一度に実行するのは難しいため、業務への影響度や導入コストを考慮して、優先順位を付けて段階的に取り組む計画を立てます。また、それぞれの改善策でどれくらいの効果が見込めるかを事前にシミュレーションし、現場の担当者の声も参考にすることが重要です。
3.アウトソーシング・ツール導入と社内浸透
改善策が決まったら、実行に移します。業務内容や期待する効果に応じて、最適なツールや外部の委託先を選定しましょう。ツールを導入する際は、現場の担当者がスムーズに使えるように、操作の負担や導入後の教育体制にも配慮することが不可欠です。
新しいシステムやツールが組織に定着するように、社内の運用ルールを明確に整備することも重要です。操作マニュアルの作成やノウハウの共有によって属人化を防ぎ、運用の安定化を図ります。
4.改善効果の測定と継続的な見直し
改善施策を実行したら、施策によってどのような成果が得られたのか、作業時間の削減率やコスト削減額などを具体的な数値で測定し、効果を可視化することが重要です。
もし期待通りの結果が得られていない場合は、その原因を分析し、施策の内容を再調整する必要があります。ビジネス環境の変化に合わせて、業務フローやシステムを定期的に見直すことが大切です。この改善サイクルを継続することが、バックオフィスの価値を高めます。
バックオフィスの業務改善が成功した事例
ここでは、実際にバックオフィスの業務改善に成功した企業の事例を2つ紹介します。
- 株式会社スモールエフ：業務の標準化と自律的運用による効率化
- 株式会社ダイデンテクノス：情報の一元管理と現場連携強化による効率化
紹介する事例から、具体的な改善のヒントを得られるでしょう。
株式会社スモールエフ 業務の標準化と自律的運用による効率化
株式会社スモールエフは、kintone導入以前、社内に統一された管理システムがなく、アナログな運用に限界を感じていました。専門家の支援を受けkintoneを導入した結果、社内業務の定型化が実現し、スタッフが自律的に業務を進められる体制へと変化しました。
全員が統一して利用できる業務システムを低コストで構築できたこと、そしてスタッフを巻き込んだ運用体制の構築に成功したことが、改善スピードを大きく向上できた要因です。
より詳しい事例については、こちらの記事をご覧ください。
関連記事：【運用サポートコンサル事例】株式会社スモールエフ様(業種: 経営コンサルティング)
株式会社ダイデンテクノス | 情報の一元管理と現場連携強化による効率化
株式会社ダイデンテクノスでは、現場社員の出退勤や人員配置の管理が煩雑で、情報把握に時間と手間がかかっていました。情報の分散や更新の遅れなど多くの非効率を生んでいた原因が、紙やExcelによる事務作業です。
kintoneを導入したことで、人員、契約、作業日報などの情報が一元化され、リアルタイムでの確認が可能になりました。現場のニーズに合わせたシステム構築と運用内製化に成功し、紙とExcelから完全に脱却したバックオフィスを実現しました。
この事例の詳細は、以下の記事でご確認いただけます。
関連記事：【導入事例】kintoneで建設業がDX実現！紙・Excelの事務作業からの脱却
バックオフィスの業務改善を成功させるなら「伴走ナビ」にご相談ください
バックオフィス業務の改善を実現するためには、自社に合ったツールの導入が欠かせません。
kintoneのような柔軟で使いやすいツールを活用することで、情報の一元管理やカスタマイズが容易になり、チーム間の連携もスムーズになります。自社だけでの導入が難しい場合は、パートナー企業に相談し、専門的なサポートを受けることも有効です。
業務改善を進めることで、生産性向上やコスト削減に加え、従業員の満足度向上やガバナンス強化にもつながります。ぜひ、自社に最適な方法を検討し、バックオフィスの効率化を推進してください。
もし、自社だけでの改善に不安があり、専門家のサポートを受けながら着実に成果を出したいとお考えでしたら、ぜひ「伴走ナビ」にご相談ください。貴社の課題に寄り添い、最適な解決策をご提案します。
