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kintoneは使いにくい?評判や導入に向いている企業の特徴を解説!

使いにくい

「kintone」は様々な業務管理アプリを一括で管理できる非常に便利なサービスとして様々な企業で活用されています。しかし一方でkintoneは「使いにくい」という話を聞いたことはありませんか?
実際「難しい」「細かい設定が出来ない」等のクチコミが投稿されており、導入を検討している方は悩んでいる方も多いでしょう。

この記事では「使いにくい」と言われる理由について、本当にそうなのかを深掘りしています。そのうえで、導入に向いている企業等をご紹介していきます。kintoneの導入を検討している方は是非参考にしてくださいね。

kintoneとは?

kintone(キントーン)とは表計算ソフトで行うようなスケジュール・顧客・採用管理や日報等他にも様々な業務内容を一括管理することが出来るクラウドサービスです。こういった管理サービスでは度々課題となる「プログラミング」が不要であり、100以上のテンプレートをドラッグ&ドロップすることで感覚的にアプリを作ることが出来ます。

ExcelやCSVを取り込むことで簡単にkintone仕様の管理画面に組み込むこともでき、様々な外部サービスとの連携が可能です。また、まとめた管理情報からグラフを作成し「見える化」できます。アプリ内ではチャットでのコミュニケーションを行える為、kintone一つで様々な業務管理ををこなすことが可能です。

しかし、便利であると評判の裏で「使いにくい」といった声が多く挙げられています。使い方によっては「デメリット」が発生する事もあり、利用の際には知っておくべきことがあります。ここからは実際にkintoneが使いにくいとされている理由をお話ししていきます。

kintoneが使いにくいと言われる7つの理由

kintoneが使いにくいと言われる理由を大きく分けて、7つ解説します。知っておかないと業務に支障をきたしてしまう可能性が考えられるものもあるため、よく確認してみましょう。

多機能すぎて使いこなせない

kintoneは様々な業務タスクを一括で管理することが出来るメリットがあります。しかしあまりに多機能である故に、逆に使いづらい・使いこなせないという声があるのです。
感覚的に使えてプログラミングが不要なkintoneですが、慣れるまではどれがどう使えるのかがわかりづらく、結局元々使っていたサービスの方が効率的に使いやすいと思ってしまい、やめてしまうケースも見受けられます。
利用の仕方によっては非常に便利なkintoneですが、すべての業務をkintoneで行うのではなく、一部の業務から導入し、慣れながらできることを増やすなど計画を立てるなど、導入前にはしっかりと社内で検討する必要があるでしょう。

アプリケーションを自分で作る必要がある

kintoneでは「アプリ作成」を社内の担当者が行ったうえで運用することになるのですが、これがややこしく使いにくいという声が上がっています。ある程度の専門知識が無いと難しく、この点も使いにくいと言われているのです。
専門知識を持っている人が居ない場合はアプリ作成が難航する為、慣れるまで業務が進みにくくなってしまう可能性があります。
アプリを管理する人がおらずお蔵入り、というパターンも考えられますので、アプリを作成・管理する時間があるかどうかはkintoneを利用するうえでは非常に重要です。

会社全体として取り組む姿勢と、担当者を決めてバックアップしていく体制を作るなど、一部の個人に任せることは失敗しやすくなってしまうので、気を付けてください。

プログラミングの知識がないと細かくカスタマイズしづらい

kintoneはプログラミングの知識が無くても感覚的に利用できる点がメリットです。
しかし、結局のところプログラミングの知識がないと「細かくカスタマイズしづらい」というデメリットがあります。「別のところに業務管理アプリを委託作成したほうが効率が何倍も良かった」などという事が起きてしまうのです。

社内にプログラミングの知識を持っている人が居れば問題ありませんが、いない場合は「ここをこうしたい」という考えが実装できず使いにくいと感じてしまうでしょう。プログラミングの知識を持っている人がおらず、管理できる人が居ないという場合は外注するなどして対応するのもおすすめです。

kintoneは標準機能でできないことをオプション機能で拡張できるプラグインが多数あります。プログラミング知識がなくても適切なプラグインを利用することで、カスタマイズが実現します。
プラグインの種類が多すぎで選べないといった声もありますが、プロに相談してみることで時間をかけずに最適解を得られることもあるでしょう。

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自社に合ったプランを選択しなければならない

kintoneでは自社に合ったプランを選択する必要があります。具体的には「スタンダートコース」「ライトコース」のどちらかのプランを選択することになるでしょう。自社にあったプランを選ぶ必要があるのですが、これを間違えてしまうと無駄な費用がかかってしまう可能性があります。

スタンダードコースとライトコースでは、アプリ数やスペース数が異なり、それぞれ費用も異なります。例えば、スタンダートコースでは外部サービス・プラグインや拡張機能が使えますが、ライトコースは使えないといった違いがあるのです。

選ぶプランを間違えてしまうとkintoneを十分に生かせない事態を招いてしまうので注意が必要です。「30日の無料期間」があるため、まずは実際に使ってみてどちらのプランを選ぶべきか検討してみると良いでしょう。

サポート体制が不足していると感じるシーンもある

kintoneの問題点として「サポート体制が不足している」という声が上がっています。
現状、kintoneは チャットサポートを受けることが出来ません。その為トラブルの発生やわからないことがあれば自分で調べていく必要があります。ところが公式サイトの解説や公式のドキュメントも使いにくく、欲しい情報に中々たどり着くことが出来ない為改善して欲しいと言った声が多く上がっているのです。

またTipsも挙げられてはいるのですが、あまり情報が無く結局よくわからなかったという評判になってしまっています。その為チャットサポートの実装や初心者でもわかりやすい「マニュアル」の作成が望まれているのが現状です。

ただ、実際のところkintoneの機能に関するヘルプはとてもわかりやすく充実しているので、情報が無いと感じる理由としては、kintoneは何でもできるがゆえに一般的なマニュアルでは解決できない個社特有の質問事項が多くなるといった問題があります。
さらにプラグインやJavascriptを使用していると問題の切り分けが難しいため、マニュアルでカバーできるものではなくなり、個別に回答する必要があります。

業務管理を効率化でき時短が出来るkintoneですが、標準機能のみで利用することが少ないといった背景がありつつも、システム担当者ではない場合はそこまで把握できていないため、サポート体制が不足しているように感じてしまうのもあるかもしれませんね。

データ量が膨大になると読み込みに時間がかかる

kintoneは一つのアプリケーション上でさまざまな業務を管理できて便利なのですが、一方で、データ量が膨大になりやすいデメリットがあります。データ量が増えると処理に時間がかかり、スムーズな操作ができなくなるケースも考えられます。特にデータを多く保持しておく必要がある場合はこれが起こりやすいと言えます。

また、ストレージ容量も1ユーザー当たり5GBと決して多いとは言えない容量となっており、これを超えると一定の期間を経た後利用停止になってしまいます。そういった場合には追加のストレージ容量を10GBから購入することが出来ます。最大で10TBまで拡張は可能ですが、その分費用が掛かってしまうので注意が必要です。

テキストデータではなく、容量のある写真や画像、動画をkintoneに保存するにはあまり向いていないので、容量のあるものは別途クラウドストレージなどを利用する方が良さそうです。iPaaSなどを使ってkintoneと連携することも可能なので、工夫をすると良いでしょう。

対応していない処理がある

kintoneデフォルトの機能の中では対応できない処理に遭遇する可能性があります。例えば、Excel等で利用していた関数・数式がkintoneにない場合、そのまま移行は難しいでしょう。
そのため、kintoneで対応していない関数や数式を日ごろから使っているケースだと非常に使いにくいと言えます。複雑な業務をkintoneへの移行するだけでも相当な手間や時間がかかってしまう事が考えられる為、この場合はkintoneの利用にはひと手間かかるかもしれません。

しかし、kintoneは徐々にアップデートを重ねている為、近いうちに今まで非対応だった関数・数式に対応する可能性があります。自力で実装できない場合には外注するのも一つの手段です。

kintoneのクチコミは?

kintoneを利用しているユーザの実際の「クチコミ」ではどんな評判を得ているのでしょうか?ここからは実際に寄せられた「良いクチコミ」を2つご紹介させていただきます。kintoneを導入した企業からの生の声をお届けしますのでぜひご覧ください。

FAXとExcelが不要になった事例

紙を中心としたアナログ的な業務からの改革を遂げた事例です。
医療法人敬愛会中江病院では、病院施設の建て替えが予定されていたこともあり、そのタイミングで院内システムの電子化に取り組むことにしました。病院内で、デジタルでの情報共有を実現するために、電子カルテの導入を検討します。
そんな折、院長と赤塚氏の目に留まったのが、プラスアルファの機能として提案していただいた病院経営プラットフォーム「ここりんく」で、そのシステム基盤となっているkintoneでした。

電子カルテの評価が各部署から高かったのはもちろんですが、電子カルテだけでは拾えない業務を支援してくれる機能が実装できるkintoneの存在は計りしれませんでした。
電子カルテ以外の業務改善にも活用出来るという事で、デジタル化やそれを実現したアプリケーションであるkintoneの素晴らしさを実感します。
kintoneであれば電子カルテなどの周辺システムから全て情報が自動的に収集できるような仕組みも構築可能なため、日々の運営状況が容易に可視化できる点はとても魅力的です。

医療法人としては、この病院以外にも精神科の病院を運営しているため、こちらの業務についてもkintoneを活用して迅速で確実な業務を進めていきたいと考えております。
他にも、新たに検討している在宅系の支援事業への展開時にも活用できるよう、今後も拡張していくつもりです。このように、導入したからこそ便利になったと実感できるケースもあります。

タスクの見える化で収益増加に繋がった事例

京屋染物店では、お客様からの注文の納期や工程の進み具合が見えづらいというデメリットがありました。
トラブルが発生した際も、どんな問題が起こっているのか、そもそも問題があること自体が不明だったりと業務に支障が出ていたのです。
それぞれの工程で作業時間にどれほどの余裕があるか不明瞭で、全部の部署が納期を余計に長く見積もる、すると本来であれば1,2週間で納品できるようなお仕事でもお客様には『納期一ヶ月です』とお伝えせざるを得ない状況になるのです。

状況がわかっていないのでお急ぎで品物が欲しいお客様にも『最短〇〇日でお仕上げできます』といったコミュニケーションができませんでした。
むろん『では、結構です』と断られることも多くなってしまったのです。本来であればお受けできていた注文も、お断りしてしまうという状況だったんです。
実は100万円もかけて導入したシステムだったのですが全く使われなくなってしまい、そんな折にkintoneアプリを見つけたんです。

システム上での情報共有も対面でのコミュニケーションに繋がり、kintone導入後、今まででは考えられない収益につなげることが出来ました。
部署毎でバラバラに仕事をして、全体の状況が見えていなかった時には、こんな収益を上げられなかったと思います。
今ではkintoneは従業員一人一人の主体的な行動を促し、自主性を高めるかけてはならないツールです。このように、高価なシステムを導入するよりもkintoneで構築したアプリの方が役に立った事例もあります。

kintoneを導入するのに向いている企業の特徴(100)

kintoneは、導入する環境や企業によって評判がガラッと異なることが分かりました。ではkintoneを導入するのに「向いている」企業はどのような企業なのでしょうか?ここからはkintoneの導入に「向いている企業の特徴」について解説します。

kintoneを利用する予算が確保できる

kintoneは1ユーザーごとに利用料がかかります。そのため、人員が多い企業であればあるほど費用が大きく掛かってしまいます。kintoneのみではなく、実際に利用する業務の幅を広げようとすると拡張機能であるプラグインに別途費用が掛かることも予想されます。
また、販売管理や勤怠管理などその業務に特化したシステムを利用しkintoneと連携することも考えられます。その場合、別途システム利用料がかかることになります。

kintoneを利用して、しっかりと業務効率を上げていく覚悟や労働対効果を計算するなどの体制を作り、その上でkintoneを利用する予算が確保できる企業やkintoneの導入に向いているでしょう。

kintoneを導入すると資金が厳しくなるという企業や、何となく「kintone入れたら業務が楽になるんじゃないかな」といったイメージだけで利用することはおすすめできません。予算と相談し、会社としての計画を持って導入を検討してみましょう。

知名度の高いをITツールを使いたい

知名度の高いアプリを利用するメリットとして「安全性が高い」「ブランディングの向上」等が挙げられます。
ノーコードシステムであるkintoneを使いこなすためには、プログラムコードのようなシステム開発知識よりも、業務改善のコンサル力を持って社内の効率化を設計する能力を必要とします。そのため、少し難しく使いにくいと言われているkintoneを使いこなしている企業といった評価は、会社外からも一定の評判を得ることが出来ると考えられます。

さらに、これからkintoneを導入したい考えている会社さんからアドバイスを求められることもあるでしょう。kintoneは他のシステムとの連携もしやすいため、kintoneだけではなく「ITを活用し多くの業務を効率的にこなしている優秀な企業」という見方も可能です。その為これらの評判を得たい場合はkintoneの導入に向いている企業であると言えます。

利用のニーズが明確である

kintoneは「利用のニーズが明確である」企業にもおすすめです。
kintoneは最初は何もありません。自分たちで最初に利用するアプリから作成することになります。そのため「何をしたいか」が決まっていない場合に、どこから手を付ければよいかわからないといったことが起きるので「○○の業務をもっと簡潔にしたい。効率化したい」などのニーズが明確にある企業がkintone導入に向いている企業、kintone導入をするタイミングにある企業とも言えるでしょう。

kintoneには100種類以上のテンプレートがあります。それらの中から適切なソリューションを選んで利用することも可能です。その際には利用に当たってニーズが明確であればテンプレートを利用することから使い始めるのも良いでしょう。自社に必要なアプリがあるかは、実際にkintoneのテンプレートを確認しながら検討してみて下さいね。

アプリケーションを管理できる人がいる

kintoneは導入自体は簡単ですが、そのアプリを管理できる人が居ない場合は導入を今一度検討したほうが良いでしょう。管理ができていないと各人が勝手にアプリを作成して結果アプリの乱立につながり、データの一元化や集約ができずにkintoneの利点を活かすことができなかったり、業務を遂行する人が使いづらい点を管理する人が改修できずに、使いづらいまま利用することになるなど、不具合が生じてきます。
kintoneは誰にでも簡単に作れるとはいえ、じつはシステム構築の考え方や、ITに関する多少の知識が無いと「利活用が出来ない」というデメリットもあります。特にパソコンにもあまり触れたことが無いような人が多い企業で管理者がいないという場合は向いているとは言えないでしょう。

まとめ|kintoneをうまく活用して業務改革を進めよう

kintoneはプログラミングの知識がない人でも感覚的に業務管理アプリを作ることが出来、様々な管理情報を一括でまとめることが出来る便利なサービスでした。しかし一方でプログラミングの知識が無いと細かいところまでは作れない弱点や、アプリを管理できる人が居なければ使いこなせないデメリットもありましたね。

kintoneの導入は向いている企業・向いていない企業があるため、無料期間をうまく使って本当に自社に必要なのか検討するようにすると良いでしょう。失敗をしない為にも会社の現状を把握し、間違いのない判断を下せるように検討をしてくださいね。自社がkintoneの利用に向いているかどうかは一度伴走ナビにお問い合わせください!

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伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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