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顧客管理はkintoneで可能?実際のアプリ事例を基に解説!

顧客管理はkintoneで可能?実際のアプリ事例を基に解説!

システム導入後に、必ずといって良いほど必要になるのが「顧客管理」。

顧客管理は、企業と顧客の関係を良好にすることで、企業の利益を最大化する目的があります。ただし、顧客管理といっても顧客情報の管理と顧客案件の売上や進捗の管理は、全く別物になります。

この記事では、顧客管理の基本的な考え方から成功事例など、どのように運用していくのがよいかについて紹介していきます。本記事を読んでいただくことで、顧客管理についての知識が深まり、自社に合った運用方法で、顧客管理を活用することができます。

この記事でわかること

  • kintoneで顧客管理を行うメリット
  • 顧客管理アプリを実例と作る際に気を付けるべきポイント
  • 顧客管理を行った成功事例

こんな人におすすめの記事です

  • 顧客管理をデジタル化し、業務効率の向上を考える方
  • 顧客関係を強くし、ビジネスの成長を目指す方

顧客管理(CRM)にkintoneがおすすめな理由

顧客管理(CRM)にkintoneがおすすめな理由

顧客管理(CRM)にkintoneがおすすめな理由は、以下の2つになります。

  1. 顧客管理(CRM)とは?|顧客管理システムの必要性
  2. kintoneで顧客管理を行うメリット

実際に、顧客管理アプリの作成を考えている場合は、必要性やメリットなどを参考にして導入を検討してみてください。

顧客管理(CRM)とは?|顧客管理システムの必要性

CRMとは「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」の略であり、直訳で「顧客関係管理」といいます。

また、顧客管理を調べると、「顧客情報や売上高、購買頻度などのデータを統一すること」などと説明されています。

では、なぜ現代において顧客管理システムの必要性が注目されているのかというと、「人手不足」や「情報量の肥大化」にあります。従来は顧客の担当者レベルで対応が可能だったものの、時代の変化により担当者のみ、ましてや人の手だけでは対応しきれなくなってきているのが現状です。

そのため、現代の企業にとって情報整理を自動で行う顧客管理システムは、必要不可欠な存在として注目されております。また顧客管理システムの導入は、顧客情報の一元化できるといった作業の効率化だけでなく、以降の営業活動など企業の利益最大化にも繋がるため、今からでも導入を検討してみてもいいかもしれませんね。

kintoneで顧客管理を行うメリット

kintoneで顧客管理を行うメリットは以下の3つになります。

  1. 情報の一元化
  2. 最新情報に同期される
  3. 担当者、進歩状況が確認できる

1つずつ解説していきます。

情報の一元化

「情報の一元化」では、Excelや紙媒体で管理していたモノを、kintoneという1つの場所にまとめられます。一元化させることで、顧客情報をすぐに見つけられます。

また、複数のユーザーが同時に編集できたり、コメントや伝達など、コミュニケーションツールとしても活用ができます。これらのことにより、顧客管理を行う上で情報を一元化するメリットは大きいといえます。

最新情報に同期される

kintoneはクラウドで提供されているため、1人が編集すれば、他の人の画面上でも編集後の最新情報が反映されます。これにより古い情報での対応ミスなどを軽減させる事が出来ます。

また、スマホやタブレットからでもkintoneが利用でき、外出先での確認・編集も可能です。

このように、常に最新情報へと同期されることで、情報の把握がしやすくなりますね。

担当者、進捗状況が確認できる

案件の担当者や進捗状況を簡単に確認できます。情報の一元化がされてるので、担当者の対応件数や案件進捗が可視化でき、稼働状況を把握するのも非常に楽にできます。

また、レポート機能を活用することで、情報を集計してグラフ化し、パッと見でわかりやすく利益や数を把握できます。さらに案件のタスクを一覧で見ることで、対応漏れなどの防止にもつながるでしょう。

kintoneによる顧客管理を実例を基に解説

kintoneによる顧客管理を以下の5つの内容で紹介していきます。

  1. 顧客管理システムの設定を理解しよう
  2. 顧客マスタへ顧客情報を登録する
  3. 案件管理アプリで案件の登録・進捗管理を行う
  4. 活動履歴アプリに対応した内容を入力する
  5. アプリを分けて運用するのがおすすめ

顧客管理の説明、設定方法、運用方法のステップで紹介していきます。顧客管理システムを実施するか悩んでいる人は、参考にしてみてください。

はじめに|顧客管理システムの設計を理解しよう

kintoneで顧客管理するためには、

  • 顧客情報を管理するアプリ(顧客マスタ)
  • 顧客別の売り上げや案件を管理するアプリ(顧客管理アプリ・案件管理アプリ)

が必要となります。この2つのアプリは全く別のものになり、それぞれ別物なので注意が必要です。

はじめに|顧客管理システムの設計を理解しよう

さらに「活動履歴」や「請求管理」を行うアプリを紐づけて詳細の管理をおこなっていくイメージです。

以下に、私たち伴走ナビが旅行会社向けに作った顧客管理・案件管理アプリで解説していきます。

① 顧客マスタ(顧客管理アプリ)へ顧客情報を登録する

① 顧客マスタ(顧客管理アプリ)へ顧客情報を登録する

顧客マスタ(顧客管理アプリ)には、顧客情報である名前や住所、メールアドレスなどを登録することができます。

このアプリは初回訪問時での問い合わせ内容を入力し、今後の案件を管理するマスターベースとして活用することができます。

① 顧客マスタ(顧客管理アプリ)へ顧客情報を登録する

またお問い合わせが多くて手が回らない場合は、Webフォームを作成するのがおすすめです。

これを作成することで、顧客からお問い合わせフォームを経由して入力された内容が、自動で顧客管理アプリに入ってくる仕組みを作ることが可能だからです。

② 案件管理アプリで案件の登録、進捗管理を行う

顧客からのお問い合わせがあり実際に相談窓口まで来た場合、その際の登録に使用するのが案件管理アプリになります。今回の仕様では顧客名は顧客マスタからの紐づけが可能になっています。

また、訪問が初回の場合は、自動でお問い合わせ内容が入ってくる仕様になっています。

② 案件管理アプリで案件の登録、進捗管理を行う

案件管理アプリは、案件を一覧で管理するだけではなく、それぞれの進捗を管理するのにも有効です。さらに、kintoneプラグインを活用することで、日時などの予定や流れをメールの送信できるようにカスタマイズもできます。

カスタマイズすることで案件管理アプリからの見積書や請求書をボタン一つで出せるので、活用できれば手間と時間を大きく削減できます。

③ 活動履歴アプリに対応した内容を入力する

活動履歴アプリは、案件管理に登録したものに対して、追加で電話する場合や補足で伝えることがある場合など、共有すべき内容を登録できます。

③ 活動履歴アプリに対応した内容を入力する

補足的な内容をいちいち案件管理アプリに登録すると縦に長くなり見にくくなるため、アプリを分けて活動履歴に都度登録するのがおすすめです。

情報を自動で案件管理アプリに紐づけることができ、活動メモとして情報を見ることができます。活動履歴と案件管理を見るだけで、状況を瞬時に把握できるため管理しやすくなるのがポイントです。

成功のポイント|アプリを分けて運用するのがおすすめ

顧客管理のためのアプリ作成の際、1つのアプリに「顧客情報」「案件内容」「活動履歴」を入れ込もうとすると、どこに何を入力したらいいか分からなくなったり、情報が見えづらくなってしまいます。

なので今回紹介した顧客管理事例のように、顧客情報は「初回訪問時」、案件内容は「対応すべき内容(例えばホテル手配など)」、活動履歴は「追加の問い合わせに対する対応報告」といった形で、アプリの機能を分けて運用するのが有効です。

また、できるだけ1つのアプリはシンプルな設計を心がけるのがおすすめです。先に解説したように管理する情報量が多いとアプリ内で見にくくなるだけでなく、複雑になるほどアプリの入力に手間取り、時間がかかって非効率になります。アプリは活用してこそ意味があるため「誰でも簡単に使える」シンプルなアプリを目指すとよいですよ。

仮にシンプルな設計にしたためにアプリが複数に分かれたとしても、ルックアップ機能でそれぞれを連携することが可能です。連携することでスマートに一元管理ができるので「必要情報が見つからない」といった心配もありませんよ。

kintoneを使った顧客管理の成功事例

kintoneを使った顧客管理の成功事例

kintoneを使った顧客管理の成功事例を2つ紹介していきます。

  1. スターフェスティバル株式会社
  2. エネチェンジ株式会社

kintoneで顧客管理を考えている方は、参考にしてみてくださいね。

成功事例①|スターフェスティバル株式会社

スターフェスティバル株式会社では、kintone導入前は社内に複数のツールがあちこちに散らばっており、情報の整理が課題となっていました。また、従来のCRMは柔軟性が掛けており、現場の声に合わせカスタマイズするも、そのたびにコストが掛かっていたそうです。

kintone導入後は今まで様々なツールを使い行っていたコミュニケーションをkintoneで一元化しました。同じ部署同士での共有が容易になり、集計作業の削減にも繋がっています。

他にも、従来のCRMからkintoneへの切り替えを5ヵ月で行い、大幅なコストカットができています。スターフェスティバル株式会社には、IT部門がないのですが、kintoneなのでスピーディーなシステム構築を実現しています。

成功事例②|エネチェンジ株式会社

エネチェンジ株式会社は電力会社比較サイトを運用しており、お問い合わせの数は膨大でした。そのため問い合わせが混雑し、対応することができない状況。導入前は、全てExcelで管理しており、そのためデータが重くなり、開かなくなることもあり、ミスも増えたそうです。

kintone導入後は、Excelでまとめていたものをkintoneで一括管理。比較サイトからのお問い合わせにも、対応ができるようになり案件数が15倍も伸びたそうです。

アプリもスムーズに作成でき、自社に合ったカスタマイズをイメージ通りにできるkintoneのならではのメリットを評価しています。

kintoneで顧客管理の効率化を実現しよう!

  • 顧客管理(CRM)について
  • 顧客管理を実例を基に解説
  • kintoneの顧客管理アプリでの成功事例

今回の記事では、このような流れでkintoneの顧客管理(CRM)について紹介していきました。従来のExcelや紙媒体に比べ、kintoneでの顧客管理はとてもスムーズに行えます。

情報の共有や柔軟性の良さもメリットですが、入力ミスや漏れなど、人的ミスの削減にも繋げることができます。

ぜひ、自社に合った顧客管理アプリを作成し、企業の利益最大化を目指してみてください。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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