【kintoneプラグイン】特定期間のみのマイページができるじぶんレコードの特徴紹介！

2023.11.302023.04.08

じぶんシリーズのひとつでkintoneアカウントを持たない人でも「ある特定の期間のみkintoneの一部の機能を使えるようにするプラグイン」です。このじぶんレコードは一時的にデータを共有したいときに利用できるもので、例えば旅行会社に申込みをして旅行が終わるまでの間だけ、お客様目線では「自分が予約した旅行内容を確認・変更するための内容」、会社目線では「問合せがあったときに特定するお客様の申込み内容」を共有しますが、旅行が終われば必要ありません。しかし、kintone側には履歴としてデータが蓄積したいので、そんなときにとても便利です。

そのような「一時的にだけ共有するレコード」を作成できるのがじぶんレコードです。

※アップデート情報
https://www.jibun-apps.jp/jibun-record/notice/r230526/

1 じぶんレコードの特徴
2 じぶんレコードの利用シーン
- 2.1 【例】不動産賃貸物件の現地案内予約（じぶんレコードのみ）
- 2.2 【例】結婚式場の当日までのやり取り（じぶんフォーム利用）
3 じぶんレコードの価格
4 じぶんレコードの提供会社

じぶんレコードの特徴

kintoneレコードを表示するログイン不要のURLを発行します

特定のkintoneレコードへアクセスできるURLを発行し、kintoneアカウントを持っていない人に特定のレコード情報を共有できます。kintoneのアカウントを持っていなくても、レコード情報を閲覧できるだけでなく、編集やファイル添付、コメント等も可能です。

独自URLを発行できます

じぶんレコードを設定する手順として、最初にkintoneアカウントと連携設定を行い、次に利用するアプリからじぶんレコードに表示するための項目を作成します。

必要なときにレコードごとに異なるURLを自動で発行します。じぶんレコードから生成されたURLを共有すれば、kintoneアカウントがなくてもレコード情報にアクセスできます。

発行URLにパスワードをかけ安全に外部共有できます

URLをクリックすればkintone内のレコード情報を閲覧、編集できるのは便利ですが、セキュリティを強固にしたい場合はパスワードをかけることができます。意図せず情報を公開し続けるのを防ぐために、あらかじめ「公開終了日時」を設定しておくことも可能です。

じぶんレコードからレコードの編集、コメント、ファイル添付ができます

内容に変更がある場合になど、発行されたURLからログインすることでレコードの編集、コメントのやり取りやファイル添付をすることができます。

じぶんレコードの利用シーン

じぶんレコード単体で利用する場合は、紙や対面などによる申し込みに対し、じぶんレコードのURLを発行したものをQRコードで表示し読み込んで確認するなどするとメールアドレスを持たない方へ対応もできて便利になります。

じぶんシリーズとして、じぶんフォームがあるので組合せることでもっと多様な使い方ができます。
申込みやアンケートなど、お客様がアクションを起こしたときに、その内容を確認・変更を行う際に利用する場合には、先に「フォームへの入力」を行っていることが前提となるため、じぶんフォームと組み合わせることで利用イメージは広がります。

【例】不動産賃貸物件の現地案内予約（じぶんレコードのみ）

・賃貸専用サイトから「内覧希望」の連絡がはいったらじぶんレコード作成して返信
・じぶんレコードで日時と待ち合わせ確定を行う
・当日までに変更があった場合はじぶんレコードのコメント欄などでやり取り
・契約が決まったらkintoneのじぶんレコードからアクションボタンで契約管理に登録

【例】結婚式場の当日までのやり取り（じぶんフォーム利用）

・結婚式場を見学予約申し込みをじぶんフォームで作成
・申込時に受付メールに自動返信する際に、じぶんレコードを発行して本文に記載
・その後、結婚式までの数回来店をじぶんレコード上で進捗管理を共有
・写真や必要書類はじぶんレコード内でやり取りができる

【例】司法書士・弁護士の受任案件を顧客と共有（じぶんフォーム利用）

・kintone相談管理アプリにはいる受付フォームをじぶんページで作成
・相談日時の共有から、案件を受任した際に必要書類の添付や次回相談日の連絡をじぶんレコード利用
・期間が長くなることも多く、進捗をじぶんレコードで共有することで、別途顧客に報告する必要がなくなる
・コメント欄を利用することで、顧客のメールを探すことなく過去経緯を確認することが可能

社内でkintoneを利用していても、外部とのやり取りはどうしてもメールなどのツールを利用する必要がありますが、じぶんレコードを利用することで、案件ベースで外部とのやり取りをkintone内で行うことが可能になります。

使い方を工夫することで多様なニーズに活用できる便利なプラグインです。