忙しい建設現場のDXを失敗させないための導入支援と内製化のやさしい実務ガイド徹底解説

紙やFAX、電話とチャットを駆使して、何とか工事を回している建設会社は少なくありません。頭では「そろそろデジタルの仕組みを入れないと」と分かっていても、世の中には横文字のサービスがあふれ、「どれを選べばいいのか」「現場が本当に使ってくれるのか」と不安になり、検討が止まってしまいがちです。

本記事では、そんなモヤモヤを抱える中小・中堅の建設会社をイメージしながら、現場のデジタル化を無理なく、失敗しにくく進めるための考え方とステップを整理します。単なるツール紹介ではなく、「外部の伴走支援をどう使うか」「将来は社内でも手直しできる状態をどう作るか」に踏み込んで解説していきます。

何を変えるか見えないデジタル化の現場

建設業界でもDXという言葉を聞く機会が増えましたが、現場の感覚としては「自分たちの仕事とは別世界の話」に思えてしまうことが多いはずです。発注者や元請からは電子データの提出が求められる一方で、自社の社内業務は相変わらず紙とFAXと電話が中心というケースも少なくありません。

このギャップが広がるほど、「何から手を付ければいいのか」「もし失敗したら現場に迷惑がかかるのでは」という不安が強くなり、結果として何も進まない状況に陥ってしまいます。

紙・FAX・電話・チャット頼みのモヤモヤ

多くの建設会社では、現場の情報がさまざまな媒体に分散しています。工程表はExcelで作って印刷、日々の指示は電話とチャット、写真は各自のスマホ、安全書類や提出物は紙ファイルや共有フォルダに格納されている、といったイメージです。最初はそれでも回りますが、現場が増えたりメンバーが入れ替わったりすると、徐々に歪みが出てきます。

例えば、次のような問題が発生します。

1.現場代理人が外出中で電話がつながらず、進捗や段取りを確認するのに時間がかかる
2.工程変更の連絡が一部のメンバーにしか共有されておらず、職人さんが現場に来てから「今日は別の段取りだった」と発覚する
3.写真や報告が各現場のLINEグループに流れるものの、後から探そうと思うとどこに何があるのか分からない

こうした状態が続くと、「誰かに聞けば分かる」が前提の運用になり、担当者が休んだ途端に情報が止まってしまいます。さらに、ミスやクレームが発生したとき、証拠となるデータややり取りをすぐに取り出せず、説明や再発防止に余計な時間がかかります。

現場の忙しさは変わらないのに、情報を探す時間だけがじわじわ増えていく──これが、紙とFAXと電話とチャットに頼り続けたときに起こりがちなモヤモヤです。

情報分散が安全・品質・利益に与える影響

情報がバラバラでも、現場のメンバーが頑張って動いていれば、目の前の工事は何とか完了します。そのため、「今すぐシステムを入れないと会社がつぶれる」といった危機感はなかなか生まれません。ただし、じわじわと効いてくるのが、安全・品質・利益への影響です。

まず安全面では、ヒヤリハットや小さなトラブルが紙の帳票や個人のメモに埋もれ、共有されないままになりがちです。本来であれば同じミスを繰り返さないために活かすべき情報が、形だけの報告書になってしまうと、現場での意識も高まりません。

品質面でも、是正指示や検査結果がメールと紙とチャットに分散していると、「誰がどこまで対応したか」が追いにくくなり、抜け漏れの温床になります。

利益面では、原価管理や工数の実績が日報やExcelに散らばり、後から集計するのに多くの時間がかかります。その結果、「どの現場でどれだけ利益が出ているのか」「どの工程がいつも赤字になりがちなのか」といった重要な情報が、リアルタイムでは見えません。

数字として見えないまま感覚で判断していると、気づいたときには利益が削られていたということも起こり得ます。このように、情報の散らばりは単に「探すのが面倒」というレベルにとどまらず、安全・品質・利益という会社の根幹に静かに影響していきます。

ゴールは立派なシステムより「情報の通り道」

DXという言葉が先行すると、「自社も何かすごいシステムを入れなければ」と身構えてしまいがちです。しかし、本質は高機能なツールを導入することではありません。大切なのは、必要な情報が、必要なタイミングで、必要な人に届くように情報の通り道を整理することです。

具体的には、現場日報や写真、安全書類、工程の変更情報など、バラバラに扱われている情報を一つの”流れ”として捉え直します。誰が、どのタイミングで、どの情報を入力し、誰がそれを見て判断し、その結果がどこに蓄積されるべきか。

この流れが決まっていないままツールだけ導入しても、現場は「どこに入れればいいのか分からない」「あとで探せないから結局紙に書く」となり、定着しません。

逆に言えば、情報の流れがきちんと整理されていれば、最初から完璧なシステムでなくても構いません。小さなアプリやクラウドサービスから始め、現場の声を聞きながら少しずつ育てていく方が現実的です。

DXのゴールは、”最新のツールを使っている会社”になることではなく、現場とバックオフィスが同じ情報を見ながら、迷いなく動ける状態をつくることだと捉えると、取り組みやすさがぐっと変わります。

自社だけでは止まりやすい理由と外部活用の意味

「うちもそろそろデジタル化しよう」と社内で決め、担当者を任命してスタートしたものの、数か月後には動きが止まっている──そんな話は珍しくありません。建設会社に限らず、中小企業ではDXや業務改善を“誰かの兼任業務”として進めることが多く、日々の仕事に追われるうちに後回しになってしまうのです。

この状況を乗り越えるには、外部の力をうまく借りる発想が欠かせません。

兼任担当で続かない三つのパターン

一つ目は、「通常業務が忙しすぎて時間が取れない」パターンです。現場を抱える担当者は、工事の調整やクレーム対応、協力会社との連絡など、ただでさえ時間に追われています。その中で「新しいシステムを調べて検討して」と追加で頼まれても、どうしても緊急度の高い現場対応が優先され、デジタル化の検討は後回しになります。

二つ目は、「情報収集だけで力尽きる」パターンです。インターネットでツールを調べ始めると、専門用語や比較表が山のように出てきます。無料トライアルに申し込んでみても、設定の仕方が分からず、触ってみるだけで終わってしまうこともあります。

結果として、「いろいろ見たけれど、結局どれが自社に合うのか分からない」というモヤモヤだけが残り、前に進めなくなってしまいます。

三つ目は、「社内で孤立してしまう」パターンです。デジタル化の担当者が一人だけだと、「またよく分からないことを言っている」と受け止められ、現場や管理部門との温度差が生まれます。導入の検討を進めたくても、周囲の協力が得られず、「自分だけが頑張っている」状態になりがちです。

こうなると、担当者のモチベーションも下がり、自然とプロジェクトが立ち消えになってしまいます。これら三つのパターンに共通しているのは、担当者の頑張りだけに依存していることです。仕組みとして前に進むための仕掛けがないと、どれだけ熱意のある人でも限界が来てしまいます。

ベンダー任せと伴走支援の違い

「自社だけでは難しいから、システム会社に任せよう」と考えるのも自然な流れです。ただし、ここで注意したいのが、ベンダー任せの導入と、現場に寄り添う伴走型の支援は中身が大きく違うという点です。

ベンダー任せの導入では、要件定義の段階で仕様を細かく決め、それに合わせてシステムを作り込みます。出来上がったものは一見立派ですが、実際に現場で使うと「入力項目が多すぎる」「画面遷移が複雑でスマホからだとつらい」といった不満が出やすくなります。変更を頼もうとしても、そのたびに見積もりが発生し、心理的にも金銭的にもハードルが上がります。

一方で、伴走型の支援では、完璧な要件を最初から決めるのではなく、「まずは小さく作って現場で試しながら調整する」ことを前提に進めます。支援側は、建設の現場ならではの制約や文化を理解したうえで、現場ヒアリングや業務整理を一緒に行い、「最初のバージョン」を短期間で形にします。

そのうえで、実際に使ってみて出てきた不満やアイデアを取り込み、何度か改良を重ねていきます。決定的な違いは、「導入したら終わり」ではなく「運用しながら育てる」前提で関わるかどうかです。現場のフィードバックを受けて作り替えていく視点があるかどうかで、定着率も満足度も大きく変わります。

外部に任せる部分と社内で持つ部分

外部の力を借れるといっても、すべてをお任せにする必要はありませんし、そうすべきでもありません。大切なのは、「どこまでを外部に頼み、どこから先は社内でできるようになっておくか」の線引きを決めることです。

例えば、課題の整理や業務フローの可視化、ツール選定の初期検討は、経験のある外部パートナーに入ってもらうとスムーズです。建設業界でよくある課題や、他社の成功・失敗パターンを知っている人がいるだけで、「最初のボタンの掛け違い」を防ぎやすくなります。

また、最初のアプリづくりや画面設計も、一度プロのやり方を見ておくと、後々社内で手直ししやすくなります。

一方で、運用ルールの細かな調整や、項目名の変更、簡単な帳票の追加などは、社内でできるようになっておくのが理想です。毎回外部に依頼していると、ちょっとした変更にも時間と費用がかかり、「だったら紙のままでいい」という空気が生まれてしまいます。

そのため、最初のプロジェクトの中に「社内担当者を育てる」という目的を組み込んでおくことが重要です。外部パートナーに設定方法を見せてもらいながら、一緒に手を動かす時間を確保することで、「分からないことは相談しつつ、自分たちでも触れる」状態に近づいていきます。

小さく始める進め方と内製化の考え方

建設会社のデジタル化がうまくいかない理由の一つに、「最初から全部やろうとして、準備だけで疲れてしまう」ことがあります。完璧な仕組みを目指すのではなく、最初は小さなテーマから始め、現場での成功体験を積みながら範囲を広げていく方が、結果的には早道です。

その際に意識したいのが、将来の内製化を見据えたロードマップです。

最初は「一番困っている仕事」に絞る

最初のテーマ選びでありがちなのが、「現場のすべてを見える化したい」といった大きすぎる目標を掲げてしまうことです。気持ちは分かりますが、スコープが広すぎると、どこから手をつければよいか分からず、議論ばかりが長引いてしまいます。

ここで大切なのは、「今、一番困っていること」を具体的な業務レベルまで落として絞り込むことです。

例えば、次のような切り口で考えてみます。

1.日々の作業報告が紙やチャットに散らばっていて、後から集計しづらい
2.写真の整理と共有に時間がかかり、提出のたびに探し物になっている
3.安全書類の作成と更新に手間がかかり、ミスも起こりやすい

この中から、効果と実現しやすさのバランスがよいものを一つ選び、「この業務を少しでも楽にする仕組みを作る」というテーマにします。テーマが絞れていれば、関係者もイメージしやすく、「それならこうしてほしい」という具体的な意見も出てきます。

小さくてもいいので、成功体験を一つ作ることが次の一歩への原動力になります。

現場ヒアリングと見える化で要件を固める

テーマが決まったら、いきなりツールを触り始めるのではなく、まずは現場のやり方を丁寧に聞くところから始めます。実際の帳票やメモ、チャットの画面などを見せてもらいながら、「誰が、いつ、どんな情報を、どこに書いているのか」「その情報は次に誰が使っているのか」を一つずつ確認していきます。

このときのポイントは、「今の紙の様式をそのまま画面に写そう」としないことです。紙には押印欄や書き込みスペースなど、アナログならではの事情で増えた項目が含まれがちです。

デジタル化のタイミングで、「本当に必要な項目はどれか」「後から集計に使うのはどの情報か」を整理し、項目を思い切って減らすことが、現場の負担を軽くするコツになります。

業務の流れが見えてきたら、簡単なフローチャートや手書きの図で構いませんので、「情報の通り道」を図にしてみます。これにより、どのタイミングで入力し、誰が何を見るのかが共有され、要件が自然と整理されていきます。外部の支援者がいる場合は、この図を一緒に描きながら検討すると、認識のズレを防ぎやすくなります。

社内キーマンを育て外部依存から脱却する

小さなテーマであっても、一度仕組みを作って運用を始めると、「ここを少し変えたい」「この項目を追加したい」といった要望が必ず出てきます。このときに毎回外部パートナーに依頼していると、スピードもコストも重くなり、「だったらいじらずに我慢しよう」となりがちです。これでは、せっかくのデジタル化の柔軟さが活かせません。

そこで重要になるのが、社内のキーマンを早い段階から巻き込み、設定の考え方や変更の仕方を一緒に学んでもらうことです。最初は「横で見ているだけ」でも構いませんが、少しずつ自分の手で項目を追加してみたり、画面の並び順を変えてみたりする経験を積んでもらいます。

こうすることで、「完璧に分からなくても、触れば何とかなる」という感覚が育っていきます。

外部パートナー側も、単に設定作業を代行するのではなく、「なぜこの設計にしているのか」「後から変えるときはここを気をつけてほしい」といった背景を説明しながら進めることが大切です。そうすることで、外部に丸投げする関係から、一緒に作り、一緒に育てる関係へと変わっていきます。

将来的には、新しい現場向けのアプリを社内で組み立て、必要なときだけ外部に相談する、といった形を目指すと、デジタル化のスピードと自由度が大きく高まります。

ツール活用と伴走支援、パートナーと費用感

実際にデジタル化を進める段階では、どのツールを選ぶか、どのような支援を受けるかが重要なポイントになります。建設の現場には、工程管理に特化したもの、写真や図面の共有に強いもの、さまざまな業務を柔軟に組み立てられるプラットフォーム型のものなど、いくつかの選択肢があります。

それぞれに特徴があるため、「自社の現場と社内体制にとって扱いやすいかどうか」を軸に考えることが欠かせません。

現場に合うツール選定のポイント

ツール選びでは、機能一覧だけを眺めていても決め手に欠けます。大切なのは、「現場で毎日使うことをイメージしたときに、負担が少ないかどうか」です。例えば、次のような点を確認しましょう。

1.スマホでの操作性はどうか
2.通信環境が悪い現場でも致命的な支障がないか
3.日本語の表示が分かりやすいか

これらは、カタログだけでは見えづらいものの、定着率を左右する重要な要素です。

また、建設業の業務は会社ごとの差が大きく、「標準機能の枠内に合わせる」だけでは運用に無理が出ることもあります。そのため、ある程度フィールドや画面を自由に組み立てられる柔軟さを持つツールは、現場に合わせた設計をしやすいという意味で相性が良い場合が多いです。

具体的な製品名はここでは挙げませんが、自社で項目や画面を編集しやすい仕組みかどうかは、チェックしておきたいポイントです。

さらに、将来的に他の業務にも広げていきたい場合は、ライセンス体系やデータの連携方法も確認しておく必要があります。最初は日報だけで始めても、うまくいけば安全書類や原価管理にも広げたくなるかもしれません。

そのときに、ユーザー数やアプリ数が増えた途端に費用が急に跳ね上がるような料金体系だと、拡張が難しくなります。初期費用だけでなく、数年先の運用イメージも含めて総合的に検討することが大切です。

伴走支援でツールを定着させるステップ

ツールを選んだあと、本当の勝負は「どう現場に定着させるか」です。ここで伴走型の支援が生きてきます。支援者と一緒に、次のようなステップを意識して進めていくと、運用が安定しやすくなります。

まずは、対象となる現場やメンバーを絞り、試行導入の範囲を明確にします。一度に全社展開を目指すのではなく、理解のある現場や、デジタルに抵抗感の少ないメンバーがいるところから始めると、前向きな意見が出やすく、改善も進めやすくなります。

そのうえで、最初の説明会では「便利な機能の紹介」よりも、「今の困りごとがどのように楽になるのか」を具体的に伝えることが重要です。

導入後しばらくは、現場からの問い合わせ窓口を明確にし、小さなつまずきにすぐ対応できる体制を整えます。入力ルールが曖昧なままだと、後からデータがばらついてしまうため、支援者と一緒に「迷ったときの判断基準」を決めておくと安心です。

また、実際のデータを数週間分ためてから、担当者と支援者で画面を見ながら振り返り、「どの項目はほとんど使われていないか」「どこで入力が止まりがちか」を確認します。

このサイクルを何度か回しながら、画面や項目をシンプルにし、運用ルールも整理していくことで、徐々に現場のストレスが減っていきます。「システムに合わせて現場が頑張る」のではなく、「現場の実態に合わせて仕組みを調整する」姿勢を持てるかどうかが、定着の分かれ道と言えます。

費用感と社内説得、相談と資料の使い方

費用については、会社の規模や取り組む範囲によって大きく変わりますが、ここでは考え方の軸を整理しておきます。ツールの利用料だけを見るのではなく、現場での入力時間の削減、集計・報告作業の短縮、ミスや手戻りの減少といった効果を、できるだけ数字で見積もることがポイントです。

例えば、「毎日の作業報告にかかる時間が一人あたり何分減るのか」「月に何件の問い合わせや確認の電話が減りそうか」といった観点で考えると、投資の妥当性を説明しやすくなります。

社内説得では、最新技術の話よりも、リスクと機会損失の観点が効きやすいことが多いです。次のようなリスクを整理しましょう。

1.事故や不具合が起きたときに必要な記録が残っていないリスク
2.担当者が退職した途端に情報が分からなくなるリスク
3.いつまでも人手に頼った運用を続けることで、受注量や現場数に上限がかかってしまうリスク

そのうえで、「小さなテーマから始め、うまくいかなければやめる選択もできる」と伝えることで、経営層の心理的ハードルを下げられます。

具体的な検討に入る前に、外部の専門家に無料相談をしてみるのも有効です。自社の現状や課題を伝えたうえで、「どのレベルから始めるのが現実的か」「似た規模の会社の事例はどうか」といった話を聞くことで、社内だけでは見えなかった選択肢が見えてきます。

また、導入を検討する際には、サービスや支援内容を整理した資料請求を活用し、社内で共有しやすい形にまとめておくと、稟議や説明の負担を減らすことができます。

まとめ｜無理なく進めるための「小さく始めて相談」

ここまで、建設会社の現場でデジタル化を進めるうえでの考え方と、外部の伴走支援や内製化のポイントを見てきました。大掛かりなシステムをいきなり導入するのではなく、一番困っている業務を一つ選び、現場の声を聞きながら小さく始めることが、実は最も確実な近道です。

その際、業務整理やツール選定、最初の設計といった部分を、建設業の事情に明るい外部パートナーに手伝ってもらうことで、「最初のボタンの掛け違い」を防ぎやすくなります。

同時に、社内のキーマンを育て、少しずつ自分たちでも仕組みを手直しできるようにしていくことで、「外部に任せっぱなし」から卒業し、変化に強い体制を作ることができます。

もし、どこから手を付ければよいか迷っている場合は、まずは気になるテーマを一つ挙げて、無料相談で外部の意見を聞いてみる、もしくは、検討材料としての資料請求から始めてみるのも良い一歩です。

明日からすべてを変える必要はありません。今日できる小さな一歩を決めて、現場と一緒に少しずつ前に進んでいきましょう。