経理業務を効率化する方法とおすすめツールとは｜メリットと成功事例も解説

「経理業務を効率化するにはどうすればいいの？」
「おすすめのツールや成功事例を参考にしたい！」
このように経理業務に疑問や課題を抱えている方は、少なくないでしょう。

本記事では、経理業務の効率化を目指す方に向けて、方法やメリットを詳しく解説します。
さらに、具体的な成功事例にも触れているので、経理担当者や経営者の方、業務の改善を考えている方はぜひご覧ください。

■この記事でわかること

• 効率化が進まない理由と課題
• 効率化によるメリットと具体的な手順
• 効率化に役立つツールと成功事例

■こんな人におすすめの記事です

• 経理業務を効率化したい経理担当者
• 人手不足に悩む経理部門の責任者
• 経理のデジタル化を検討するIT担当者
• コスト削減を目指す財務担当者

経理業務とは

経理業務とは、企業の財務活動を管理し、健全な経営を支えるための重要な業務で、多岐にわたります。おもなタスクを以下にあげました。

これらの業務は、企業が財務状況を正確に把握し、適切な経営判断を行うための基盤となります。

また、法令に基づいた報告により信頼性を確保し、ステークホルダーとの円滑な関係を構築します。これらの業務は、企業をスムーズに運営し、成長するために欠かせない業務です。

経理業務の業務効率化が進まない5つの理由

経理業務の効率化は、企業の財務運営をスムーズにするために重要です。しかし、効率化が進まない背景にはさまざまな理由があります。これらの課題を克服することで、企業全体の生産性改善が可能です。

効率化が進まない具体的な理由として、以下の5つの点があげられます。

• 書類の紙管理が多く、デジタル化が進まない
• 専門知識が必要な業務が多く、効率化が難しい
• 経理部門で人手不足が続いている
• 作業の属人化が進みやすい
• システム化されていない手作業が多く残っている

これらの理由がなぜ効率化を妨げるのか、それぞれ詳しく見ていきましょう。

紙ベースの書類の取り扱いが多い

経理業務では依然として紙ベースの書類を多く扱っていますが、これらの書類に記載された情報はシステム化に不可欠です。しかし、紙書類から情報を1つずつ取得することは困難です。そのため、書類のデジタル化未対応が業務効率化を遅らせる主な原因の1つといえます。

また、紙の書類は物理的な保管スペースが必要であり、検索や整理にも時間がかかります。誤記や紛失のリスクも高まるため、業務の正確性の維持が難しいでしょう。このような状況が、デジタルツールを活用した効率化の妨げとなっています。

専門知識やスキルが必要な業務が多い

経理業務には、専門的な知識とスキルを求められる作業が多く含まれます。税務処理や財務報告など専門性が高い業務は、効率化するためのツールやプロセスの導入がしにくいです。

そのため、それぞれの専門分野で業務を担う担当者が増えると、教育や研修に時間とコストがかかります。これにより、効率化のためのリソースが限られ、業務改善が進まないという状況に陥っています。

人手が足りない

多くの企業では、経理部門の人手不足が深刻な問題としてあげられます。そのため、業務量が増加する中で十分な人員を確保できず、業務効率化が進んでいません。

また、人手不足により一人が負担する業務量が増え、担当者の疲労やストレスを引き起こす原因となります。結果として、業務ミスが増え、効率化への取り組みが後回しになってしまい、業務効率化の妨げとなるでしょう。

属人化しやすい

経理業務は属人化しやすく、特定の担当者への依存が多いです。この状況は、効率化の障害となります。

たとえば、属人化が進むと業務の透明性が低下し、ほかのスタッフが業務を引き継ぐ際に一人にしか頼れず時間がかかります。業務知識やノウハウが特定の人に集中するため、組織全体の業務効率が低下するのです。

このような属人化の問題は、業務の効率化を阻む大きな要因といえるでしょう。

システム化していない手作業の業務がある

経理業務において、システム化されていない手作業が多く残っていることが効率化の障害となっています。

たとえば、売上や仕入れに関する情報を手動で記入し、あとからデータを入力する作業があげられます。この方法では入力ミスが発生しやすく、業務効率が低下するでしょう。また、オンラインシステムを使わずに支払い処理をする場合、確認に時間を要します。

これらの手作業がシステム化されていない場合、経理業務全体の正確性が損なわれます。

経理業務を効率化する6つのメリット

経理業務の効率化の取り組みにより、さまざまなメリットを得られます。

具体的には以下のような利点があります。

• 業務にかかる時間が短縮されることで、効率が上がる
• 従業員の働きがいが向上し、満足度が高まる
• 業務の正確性が上がり、ヒューマンエラーが減少する
• 重要な業務に専念できる環境が整い、高度な作業に集中できる
• コストの削減につながり、企業の収益性が改善する
• 経営判断を迅速に行え、対応力が向上する

これらのメリットを1つずつ詳しく見ていきましょう。

作業時間が減る

経理業務の効率化を進めると、業務にかかる時間が大幅に短縮されます。たとえば、従来は手作業で行っていた伝票処理の自動化により、入力にかかる時間が半分以下になることもあります。これにより、従業員はルーティンワークに費やす時間が減るでしょう。

また、作業時間が減ると業務の生産性が向上し、企業の競争力が強化されます。さらに、残業時間が減り、従業員のライフバランスが改善されるという点も利点の1つです。

効率化は日常業務の負担を軽減し、より多くの時間を戦略的な活動に割けるようにするために欠かせません。

従業員の満足度が上がる

作業の効率化によって、従業員の満足度が向上します。システム導入により手間のかかる手作業が減り、日々の業務がスムーズになるためストレスが軽減されます。

そして、定型業務の負担が軽くなると従業員は別の業務に集中でき、仕事のやる気が増すでしょう。このように効率的な働き方ができると、自信のスキルを活かした業務に専念できる環境が整います。

結果として、職場の雰囲気がよくなり、従業員の定着率が上がることも利点の1つです。効率化は働きやすい職場環境を構築するための重要なポイントで、従業員のモチベーションを高める効果があります。

ヒューマンエラーが減る

業務効率化によって、ヒューマンエラーの発生を抑えられます。たとえば、データ入力作業を自動化すると、手入力によるミスを大幅に削減可能です。手作業が減りシステム化が進むことで、データ入力ミスや計算ミスが少なくなります。これにより、業務の正確さが増し、信頼できる財務報告が実現します。

また、ミスが減ることで業務の品質が向上し、企業の信用も高まるでしょう。効率化は、業務の品質を維持するために取り組むべき手段です。

より高度な業務に集中できる

経理担当者はルーティンワークから解放され、より高度な業務に専念できます。日常の経理処理が自動化されることで、データ分析や戦略立案に時間を割けます。これにより、経理部門が企業の経営戦略に積極的に関与する環境が整うでしょう。

たとえば、データ分析を活用して経営判断の精度を高めたり、業務改善を提案したりすることが可能です。そのため、効率化は経理担当者の専門性を活かし、企業の競争力を高めるために不可欠です。高度な業務に集中できる環境を整えることで、企業はより成長できるでしょう。

コスト削減につながる

業務効率化は、コスト削減にもつながります。たとえば、ペーパーレス化を進めることで、紙や印刷にかかるコストを削減可能です。効率的な業務プロセスの構築により、無駄な作業を減らし、人的リソースを最適化できます。これにより、業務にかかるコストが減り、企業の収益が改善されます。

たとえば、不要な業務を削減する目的でシステムを導入すると、人件費や時間が節約されるでしょう。コスト削減は、企業の財務を健全化し、長期的な成長を支える基盤となります。効率化は、経営資源の最適化を図るための有効な手段です。

経営判断のスピードアップにつながる

効率化により、経営判断がより迅速に行えます。たとえば、リアルタイムで財務データを把握できるシステムを導入すると、ほかの従業員に尋ねることなく意思決定が可能です。これにより、市場の変化や競争環境にスムーズに対応できるでしょう。

経営判断のスピードアップは企業の競争力を強化し、ビジネスチャンスを逃さないために重要です。効率化は、企業の戦略的な意思決定をサポートするために欠かせません。

経理業務を効率化させる5つのポイント

経理業務の効率化を達成するためには、戦略的なアプローチが欠かせません。

以下のポイントを押さえることで、効率化の成功率を高められます。

• 取り組むべき業務を見極め、優先順位をつける
• スタッフへの情報共有とスキル向上を図る
• システム導入は一貫したプロバイダーを選ぶ
• 意見を集めて、継続的なプロセス改善に努める
• 情報保護のための安全対策を強化する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

実施内容に優先順位をつける

効率化を図る際、どの業務から手をつけるべきかを見極めることが重要です。すべての業務を一度に改善しようとすると、混乱を招く可能性があります。

まず、影響力の大きい業務や改善によって大幅な時間短縮が見込まれる業務から、優先的に取り組むと効果的です。たとえば、請求書処理の自動化は、時間短縮に直結するため優先度が高いでしょう。

業務のボトルネックを特定し、それを解消するための計画を立てることが不可欠です。これにより、効率化の進捗が測定しやすくなり、目標達成への道筋が明確になります。優先順位が分かると効果的にリソースを配分できるため、経理業務全体の効率化をスムーズに進められるでしょう。

従業員への周知とトレーニングを行う

新しいシステムやプロセスを導入する際には、従業員への適切な周知とトレーニングが欠かせません。理解不足から生じるミスを防ぐためにも、導入前に十分教育を行い、従業員全体のスキルアップが求められます。

たとえば、経費精算システムを導入する際は操作方法の研修を実施し、従業員が実際にシステムを操作する機会を設けることが大切です。これにより、システムへの理解が深まり、スムーズな移行につながります。

また、トレーニングは一度行うだけでなく定期的に更新し、最新情報の共有により、従業員の適応力を高められるでしょう。

同一ベンダーに依頼する

業務効率化のためのツールやシステムは、できるだけ同一ベンダーからの導入が望ましいです。異なるベンダーからのシステムを組み合わせると、互換性の問題が発生することがあるためです。

たとえば、会計システムと給与管理システムを同じベンダーから導入すると、データの連携がスムーズで、運用面の手間を大幅に削減可能です。

また、同一ベンダーへの依頼によりサポート体制が一元化されるため、トラブル発生時の対応も迅速に行えます。

さらに、ベンダーとの長期的な関係を築くことでカスタマイズの柔軟性が増し、自社のニーズに合ったかたちで、システムを運用できるでしょう。

定期的にフィードバックを収集し、改善策を実施する

効率化の取り組みを行ったあとも、定期的にフィードバックを収集し続けることが重要です。現場の声を反映させることで、さらに業務を最適化する方法を見つけ出せるためです。

たとえば、経理業務の効率化後に、従業員からの意見を集め、使いづらい部分を改善しましょう。これにより、導入したシステムやプロセスが現実に即したものとなり、企業全体のパフォーマンス向上につながります。

また、フィードバックをもとに小さな改善を積み重ねることで、大きな成果を得られます。定期的なレビュー会を設け、従業員が自由に意見を述べられる環境を整えるのも効果的です。

セキュリティ対策を実施する

効率化を図る中で、セキュリティ対策を軽視してはいけません。デジタル化が進むほど、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まるためです。

たとえば、経理システムの導入に際して、セキュリティソフトの最新化や二段階認証の導入により情報の安全性を確保できます。

従業員へのセキュリティ教育を徹底し、日常的な情報管理の重要性を理解させることも必要です。また、定期的なセキュリティ監査を実施し、システムの脆弱性チェックにより、未然にトラブルを防ぎましょう。

経理業務を効率化する手順

経理業務の効率化を成功させるためには、段階的なアプローチが重要です。

以下の手順に従って進めることで、効果的な効率化を実現できます。

1. 明確な計画を策定する
2. 業務フローを整理し、全体像を把握する
3. 業務のボトルネックと自動化可能な領域を特定する
4. さまざまな効率化手段を比較し、最適な方法を選ぶ
5. 自社に適したソリューションを導入する
6. 試験運用を行い、その成果を評価する
7. 本格的な業務運用を開始する

上から順に見ていきましょう。

1.計画を立てる

効率化を進めるには、まず詳細な計画を立てることが不可欠です。目標を明確にし、達成までの手順を具体的に設定することで、全体の方向性が見えてきます。

たとえば、年間の経理業務の時間削減を目指す場合、具体的な目標値を設定し、それに向けた行動計画を練ることが重要です。

さらに、関係者とのコミュニケーションを通じて、計画に対する意識の共有も大切です。計画が細部まで寝られていることで、効率化がスムーズに進みます。

2.経理業務のフローを整理する

現在の経理業務のフローを整理し、全体像を把握します。業務フローを視覚化することで、どの部分に改善の余地があるのかを明確にできます。

たとえば、日常的な業務プロセスをフローチャート化すると、無駄や重複作業を発見しやすいでしょう。このような作業を通じて、業務の効率化に向けた具体的な改善策の立案ができます。

また、フローの整理によりチーム全体での理解が深まり、一貫性のある業務運用が実現します。

3.ボトルネックと自動化可能な業務を洗い出す

現状の業務におけるボトルネックを特定し、自動化可能な領域を洗い出します。業務が停滞する原因となる部分を特定できると、効率化の重点ポイントが浮かび上がります。

たとえば、手作業で行っているデータ入力や、承認プロセスの遅延などがその一例です。これらのボトルネックを解消するための自動化ツールの検討により、業務全体の効率を大幅に向上できます。

具体的な改善箇所を明確にしたうえで、次の手順へ進みましょう。

4.効率化を実現する方法を比較検討する

効率化を図るためのさまざまな方法を比較し、自社に最適な手段を選ぶことが重要です。市場には多くのソフトウェアやシステム、サービスなどが存在するためそれぞれの機能やコストを調査して検討します。

たとえば、経費管理システムや請求書自動化ツールなど、異なるソリューションを検討し、利点と欠点を評価することが大切です。選定の際には、長期的な視点でのコストパフォーマンスや、既存システムとの互換性の考慮が求められます。

5.自社に合った方法を選定し、導入する

比較検討の結果、自社に最も適した手段を選定し、実際に導入します。選定したシステムやプロセスが、実際の業務にどのようにフィットするのかを確認しながら導入を進めることが重要です。

導入にあたっては、社内での説明会やトレーニングを実施し、従業員全員が新しいシステムに適応できるようサポートします。

また、導入プロセスの進捗を定期的に確認し、必要に応じて調整することでスムーズな移行を実現できます。

6.テスト運用し、評価する

新たに導入したシステムやプロセスをテスト運用し、その効果を評価します。テスト運用では、実際の業務環境でのパフォーマンスを確認し、問題点を洗い出すことが目標です。

たとえば、システムの応答速度や業務フローの改善度合いを測定し、初期設定の調整が必要かどうかを判断します。

テスト運用期間中に得たフィードバックをもとに、さらなる改善策を講じることで、本番運用に向けた準備を整えられます。これにより、導入効果を最大限活かせるでしょう。

7.本番運用を開始する

テスト運用を経て準備が整ったら、本番運用を開始します。ここでは、実際の業務環境で新しいシステムやプロセスを全面的に導入し、日常業務に組み込みます。

本番運用開始後も定期的に運用状況をモニタリングし、必要に応じて改善を続けることが重要です。

たとえば、運用初期に発生する可能性のある課題を迅速に解決し、業務が滞りなく進むようサポート体制を整えることが求められます。このような継続的な取り組みが、長期的な業務効率化の成功につながります。

経理業務を効率化できる8つのツール

経理業務を効率化するためには、適切なツールの活用が不可欠です。

以下に紹介する8つのツールの利用により、業務の迅速化と正確性を向上させられます。

• 業務全体を見直し、改善を促進するプラットフォーム
• AI技術を駆使して業務を自動化するツール
• 経費処理をスムーズにするための精算システム
• 請求書の発行プロセスを効率化するシステム
• 債権を管理し、資金回収を助けるシステム
• 財務情報を整理する会計ソフトウェア
• 給与情報を簡潔に管理する明細システム
• 資産を効果的に管理するためのシステム

それぞれどのようなツールなのか、詳しく見ていきましょう。

業務改善プラットフォーム

サイボウズ株式会社のkintoneは、業務全体を見直し、改善を促進するためのノーコード・ローコードのプラットフォームです。カスタマイズ性が高く、経理業務に合わせたアプリケーションを作成できます。さまざまなテンプレートが用意されているため、プログラミング知識がなくても素早くスタート可能です。

また、データ集約やプロジェクト管理を簡単に行える機能が備わっています。これにより、業務プロセスを効率化し、情報の一元管理が実現します。

さらに、チーム間のコミュニケーションを促進する機能も搭載しており、より迅速に意思決定できる点も強みです。kintoneは、業務改善を支援し、企業の生産性を高めるために欠かせないツールです。

kintoneについて詳しく知りたい方は、サイボウズの公式サイトをご確認ください。

参考：サイボウス株式会社「kintone」

生成AIツール

生成AIツールは、AI技術を駆使して業務を自動化し、効率化を実現します。これらのツールの利用により、データ入力やレポート作成などの時間のかかる作業を自動化し、担当者の負担軽減が可能です。

たとえば、AIによるデータ分析を行うことで、経理業務の中でのトレンドを把握し、経営戦略に活かせます。

また、生成AIは学習能力をもち、業務プロセスを継続的に改善できるため、長期的な効率化につながります。AIの力を活用することで、よりスマートな業務運営が実現するでしょう。

なお、生成AIツールについてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひ読み進めてください。さらに、生成AIを活用した社内DX推進プログラム講座に興味のある方は、ぜひこちらより講座についてお問い合わせください。

参考：生成AIで業務効率化！社内DXを推進するポイントと具体的な事例も紹介

経費精算システム

経費精算システムは、経費処理をスムーズにし、業務の効率化を図るためのツールです。従業員が日々の経費を簡単に申請できる機能を備えており、経理担当者の承認プロセスも自動化されています。

たとえば、紙の領収書をデジタル化し、経費申請と承認をオンラインで完結させることで、時間と労力を大幅に削減できます。

経費精算システム導入により経費管理の透明性が向上し、不正を防ぐことも可能です。これにより、企業全体のコスト管理が効率化されるでしょう。

請求書発行システム

請求書発行システムは、請求書の発行プロセスを効率化し、業務のスピードアップを図るためのツールです。手動で対応していた請求書作成が自動化されるため、時間の節約が可能です。

たとえば、顧客情報や商品データを入力するだけで、簡単に請求書を生成できる機能が搭載されています。

また、請求書の送付や管理もシステム内で簡潔するためミスを防げ、正確に請求できます。請求書発行システム導入により、業務の正確性が向上し、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。

債権管理システム

債権管理システムは債権を管理し、資金回収を助けるための重要なツールです。未回収債権の状況をリアルタイムで把握し、効率的な回収プロセスを構築します。

たとえば、顧客ごとの支払状況を自動的にモニタリングし、回収の優先順位の設定が可能です。

また、システムを通じて顧客とのコミュニケーションを円滑にし、回収業務をサポートします。債権管理システムの活用により資金繰りが改善され、企業の財務健全性を維持できます。

会計システム

会計システムは財務情報を整理し、経理業務を効率化するための不可欠なツールです。日々の取引データを自動で集計し、財務諸表を迅速に作成します。

たとえば、売上や支出の情報をリアルタイムで把握できる機能が備わっており、経営陣への迅速な報告が可能です。

また、税務申告に必要なデータも自動で生成されるため、法令遵守漏れを防げます。会計システム導入により業務の透明性が増し、企業の財務状況を正確に把握できます。

給与明細システム

給与明細システムは給与情報を簡潔に管理し、従業員への支払プロセスを効率化するためのツールです。給与計算を自動化し、正確な明細を迅速に発行します。

たとえば、出勤データや控除額をシステムに入力するだけで、給与計算が完了します。また、従業員がオンラインで給与明細を確認できる機能により、紙の使用を削減可能です。

給与明細システムを導入することで支払業務のミスが減り、従業員の満足度も高まるでしょう。

資産管理システム

資産管理システムは、企業の資産を効果的に管理し、経理業務を効率化するためのツールです。資産の取得、維持、廃棄に関する情報を一元管理し、資産のライフサイクルを把握します。

たとえば、資産の減価償却を自動で計算し、財務報告に必要なデータを迅速に生成します。さらに、資産の状況をリアルタイムで監視できるため、必要なメンテナンスの事前計画が可能です。

資産管理システムの活用により資産の効率的な運用が実現し、企業の財務状況が改善されます。

経理業務を効率化した成功事例5選

経理業務の効率化を実現した企業の成功事例は、具体的な改善策を導入する際の参考になります。

以下の5つは、異なる手法で効率化を達成し、業務の質を向上させた事例です。

• kintoneを活用し、Excel依存から脱却｜株式会社JRC
• kintone導入で経理業務を9割削減｜朝日新聞社
• 生成AIで勘定科目の仕分けを簡略化｜埼玉ダイハツ販売株式会社
• コンサルティングを通じて社内コミュニケーションを活性化｜Hamee株式会社
• アウトソーシングで業務の安定化を図る｜水戸部製缶株式会社

これらの事例を参考にすることで、自社に適した戦略を構築するためのヒントを得られるでしょう。

kintone導入で、脱Excelに成功｜株式会社JRC

株式会社JRCは、Excelによる情報管理の煩雑さから脱却し、業務効率化を実現するためにkintoneを導入しました。従来のExcel管理では、案件の進捗や見積もり作成に多くの手間と時間がかかり、情報の信頼性が損なわれることが問題に。

そこで、クラウドベースのkintoneの導入を決め、情報の一元管理が実現し、業務の正確さとスピードを向上させられました。

なお、導入事例についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

参考：【導入事例】kintoneで案件管理を実現！建設業が脱Excelに成功するまで

経理処理に関わる処理を、kintoneで9割削減｜朝日新聞社

朝日新聞社は、電子書籍の売上管理を効率化するためにkintoneを導入しました。従来のExcel運用では売上集計に多大な時間を要し、情報の信頼性が低下したためです。

そこで、kintoneのクラウド環境を活用することで、売上集計時間を9割以上削減し、フレキシブルなビジネス環境に適応できる仕組みを確立しました。

出典：サイボウズ株式会社「朝日新聞社様の導入事例」

生成AIにより、勘定科目を簡単仕分け｜埼玉ダイハツ販売株式会社

埼玉ダイハツ販売株式会社は、経費精算と債務支払いにおける業務の非効率さを解消するため、マネーフォワード クラウドを活用しました。

紙書類や二重入力の煩雑なプロセスを改善し、生成AIを導入することで、勘定科目の仕分けを自動化。これにより、業務フローを大幅に効率化し、法令への対応も同時に実現しました。

出典：株式会社マネーフォワード「経費精算・債務支払の完全ペーパーレス化により、非効率な業務フローの改善と電帳法＆インボイス対応を一気に実現！」

経理業務コンサルティングにより、社内コミュニケーションが活性化｜Hamee株式会社

Hamee株式会社は、急成長する新規事業に対応するため、経理業務効率化コンサルティングを導入しました。

経理・財務部の業務負担が増加し、社内のコミュニケーションが停滞していたため、NTTファイナンスの支援を受けて課題を明確化し、効率的な業務体制を構築。これにより、部内外のコミュニケーションが活性化し、全社的な業務改善が加速しました。

出典：NTTファイナンス株式会社「経理業務効率化コンサルティング」

アウトソーシングにより、経理業務を安定化｜水戸部製缶株式会社

水戸部製缶株式会社は、属人化した経理業務の安定化を図るため、アウトソーシングを選択しました。

担当者の定年退職により業務の継続が危ぶまれていたため、メリービズのバーチャル経理アシスタントを導入。これにより、経理業務の効率化と安定した体制の構築を実現し、事業継続に必要な環境が整いました。

出典：メリービズ株式会社「すべては事業継続のための経理構築」

まとめ：経理業務の効率化にはkintoneがおすすめ！ツール導入を検討しましょう

本記事では、経理業務の効率化を成功させるためのポイントと、具体的なツールの活用方法を解説しました。とくに、kintoneの導入が情報の一元管理やプロセスの自動化を通じて、業務改善につながることを紹介しました。

経理業務に関わるさまざまなツールを理解し、自社に最適なソリューションを選ぶことが重要です。他社の成功事例から自社に参考になる情報を見極め、経理業務の効率化を進めましょう。

なお、kintoneの導入に不安がある方は、ぜひペパコミまでご相談ください。

参考：ペパコミ株式会社「kintone導入から改修内製化まで一気通貫・伴走支援 でサポート!」