業務効率化におすすめのアプリ17選｜選び方の注意点も解説

日々の業務に追われる中で、効率的に作業を進めたいと感じている方は少なくありません。業務のムダを見直し、生産性を高めたいと考えるビジネスパーソンも多いでしょう。

この記事では、チームや個人の生産性を向上させる「業務効率化アプリ」を紹介します。基本アプリの種類から、おすすめできる具体的なアプリ17選まで詳しく解説します。さらに、アプリ選定時に気をつけたいポイントもまとめました。

ツールの導入で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

■この記事でわかること
・業務効率化アプリの種類と特徴
・用途別のおすすめアプリ17選
・導入前に確認すべき注意点

■こんな人におすすめの記事です
・チームの業務改善に取り組みたいマネージャー
・業務効率化ツールの選定に悩んでいる方
・ツール導入に不安がある中小企業の担当者

業務効率化できる基本的なアプリの種類

業務の生産性を高めるには、業務内容に合ったアプリの導入が効果的です。日々のタスク整理や情報共有がスムーズになれば、チーム全体の動きも格段によくなるでしょう。

以下に紹介する5つのジャンルは、あらゆる業種で活用できる代表的なアプリです。

• 作業の抜け漏れを防ぐタスク管理
• 時間を可視化するスケジュール管理
• チーム内の連携を促進するコミュニケーションツール
• 情報を記録・整理できるデジタルノート
• ファイルの共有・保管ができるクラウド型ストレージ

まずは、業務効率化に直結する基本的なツールを把握しましょう。

ToDo（タスク）管理アプリ

やるべき業務を明確に整理し、計画的に進めるための基本ツールです。やることリストを視覚化し、優先順位や締切の設定により、日々の作業の抜けや遅延を防ぎます。

個人利用はもちろん、チームで共有すれば、誰が何を担当しているか一目で把握可能です。最近では、ガントチャートやカンバン方式に対応したものも多く、プロジェクト進行に役立つ機能が充実しています。通知機能やチェックリストなどの活用により、業務進捗をスムーズに管理できるでしょう。

スケジュール管理アプリ

日々の予定を一括で把握し、効率的に時間を使うための必須ツールです。会議や納期などの重要な予定をカレンダー形式で可視化し、日・週・月ごとに整理して確認できます。

また、通知機能やリマインダーにより、予定の抜けや忘れを防止します。共有機能を使えばチーム全体の予定が分かり、日程調整や会議設定もスムーズです。

最近ではスマホ・PC間で自動同期するアプリも多く、リモートワークの運用にも役立つでしょう。

チャットアプリ

業務に必要な情報共有や相談をリアルタイムで行える便利なツールです。メールに比べてレスポンスが早く、業務の進行を止めずにすばやく意思疎通が図れます。

プロジェクトごとのチャンネルや、部門別のトークルームを作成できるため、会話の内容を整理しやすい点も魅力です。

ファイル共有やタスク連携、スタンプによる反応など、ビジネス向けに設計された機能も豊富にそろっています。社内外を問わずスムーズなコミュニケーションを実現する手段として、導入する企業も増えています。

メモ帳・ノートアプリ

アイデアや議事録、作業メモなどを整理・蓄積するのに最適なツールです。紙に書く場合と異なり、検索やタグ付け、分類が容易で必要な情報をすぐに引き出せます。

テキストだけでなく画像やリンク、チェックリストなども保存できるため、使い方の幅も広がります。

クラウド型アプリを選べば、スマートフォンやPCからいつでもアクセスし、チームメンバーと情報共有も可能です。情報や思考の整理にも役立つため、業務効率化に有効です。

オンラインストレージアプリ

ファイルをクラウド上に保管・共有するサービスで、リモートワークや共同作業に欠かせません。端末に依存せずにアクセスできるため、外出先でもファイルの閲覧や編集が可能です。

バージョン管理や共同編集機能を備えたサービスも増えており、複数人で同時に作業する際に重宝します。

さらに、自動バックアップ機能やアクセス権限の管理など、セキュリティ面の対策も進んでいます。業務効率を高めるだけでなく、情報の保全にも有効な手段といえるでしょう。

業務効率化におすすめのアプリ｜オールインワン編

日々の業務を複数のツールで管理すると、かえって効率が落ちてしまうこともあります。そこで注目されているのが、業務を一括で管理できるオールインワン型の業務効率化アプリです。

ここでは、代表的なアプリを4つあげました。

• 柔軟なデータベース構築でさまざまなアプリ構築が可能なプラットフォーム
• ワークフローや文書管理が強みのクラウド型サービス
• 社内の申請・報告を効率化するアプリケーション
• ノーコードで開発・カスタマイズが可能な業務ツール

ひとつずつ見ていきましょう。

kintone（キントーン）

kintoneは、自社の業務フローに合わせてアプリを自由に作成・管理できるクラウド型の業務改善プラットフォームです。専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップでアプリが構築可能で、現場主導で進められます。

業種別・部門別に使えるテンプレートも豊富に用意されており、導入直後から実務に活用できる点も魅力です。複数のシステムを統合し、情報の一元管理やチーム間の連携強化を実現するツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。

なお、kintoneの導入に際し、不安がある方はサイボウズ公式パートナーであるペパコミの伴走支援サービスがおすすめです。

参考：一気通貫・伴走支援サービス

SmartDB（スマートデービー）

SmartDBは、大企業向けに開発された業務デジタル化プラットフォームです。現場部門が主導して業務アプリをノーコードで作成でき、申請・稟議・契約管理などの非定型業務も柔軟に構築可能。

全社レベルの情報管理に強く、複雑な業務フローにも対応します。IT部門に依存せず、業務部門が自律的に改善を進められる点が特長です。

AppSuite（アップスイート）

AppSuiteは、紙やExcelで行われている社内業務を、手間をかけずにWebアプリ化できるツールです。プログラミングの知識がなくても、業務フローに応じたアプリを直感的な操作で作成可能です。

申請・報告・台帳管理といった定型業務を効率化し、情報の分散や転記ミスを防ぎながら、現場業務の標準化を実現。desknet’s NEOとの連携により、グループウェアと一体化させられます。

CELF（セルフ）

CELFは、現場の業務課題に応じた業務アプリを、Excel感覚の操作で作成できる業務改善プラットフォームです。経理・総務・人事などバックオフィス部門を中心に活用されており、RPAや外部連携機能も備えているのが特徴です。

業務アプリの開発だけでなく、繰り返し作業の自動化やデータベースの一元管理まで対応し、現場主導のデジタル化を加速させます。操作性と拡張性の両立を重視したい企業に適しています。

業務効率化におすすめのアプリ｜タスク管理編

日々の業務が複雑化する中で、タスクの見える化はチーム運営において欠かせません。

ここでは、おもなアプリを3つを紹介します。

• 開発やプロジェクト管理に適した国産ツール
• シンプルな設計で個人利用にも向いている軽量アプリ
• ボード形式で直感的に操作できる視覚型のツール

これらの活用により、チーム間の連携もスムーズになるでしょう。

Backlog（バックログ）

Backlogは、タスク管理とプロジェクト進行を一体化できる国産のクラウドサービスです。エンジニアチームや制作現場で多く活用されており、ガントチャートやバーンダウンチャートなど、進捗を可視化する機能が充実しています。

Wikiやファイル共有機能も備えており、情報の集約や履歴管理にも対応。チームのコミュニケーションと作業効率を同時に高められる機能が魅力です。

Google ToDo（グーグル トゥドゥー）

Google ToDo は、Google アカウントと連携してシンプルなタスク管理が行える無料ツールです。Gmail や Google カレンダーとの統合により、メールから直接タスクを作成したり、予定と連動してタスクを確認したりできます。

複雑な機能はなく直感的な操作性が特徴で、個人利用からチームの軽度な共有まで対応可能。Google Workspace ユーザーであれば導入の手間もなく、すぐに始められます。

Trello（トレロ）

Trelloは、ボード・リスト・カードという3層構造でタスクを視覚的に管理するツールです。付箋を動かすような感覚で操作し、業務の進捗や優先度をチーム全員が直感的に把握できます。

プロジェクトの規模に関係なく使える柔軟性があり、外部ツールとの連携機能も豊富。テンプレートが多彩に用意されており、はじめてでもすぐに使える点が評価されています。

業務効率化におすすめのアプリ｜スケジュール管理編

手帳やメモだけでは予定の見落としや重複が起きやすく、チーム内での共有は困難です。そこで役立つのが、クラウド上で予定を可視化・共有できるスケジュール管理アプリです。

ここでは、以下2つの製品を紹介します。

• Googleサービスと連携しやすく、仕事とプライベートを統合できるカレンダー
• グループ単位での予定共有に強く、家庭や職場で活用されるスケジュールアプリ

それぞれ見ていきましょう。

Google カレンダー

Google カレンダーは、Googleアカウントを持っていれば無料で使えるスケジュール管理アプリです。Webやスマートフォンからいつでもアクセスし、予定の作成・変更・共有が簡単に行えます。

複数のカレンダーを用途ごとに使い分けられ、プライベートと仕事の予定を分離して管理できます。通知機能やゲスト招待など、ビジネス用途にも対応した機能が充実しています。

TimeTree（タイムツリー）

TimeTreeは、予定の共有と相談が1つのアプリで完結するカレンダー型コミュニケーションツールです。家族や友人、職場の同僚とカレンダーを複数作成し、それぞれのグループに応じた使い分けが可能。

予定へのコメント機能や写真共有により、情報交換も自然に行えます。さらに「公開カレンダー」を使えば、イベント情報を発信するオフィシャルサイトとしても活用できる点も特徴の1つです。操作は直感的で、アカウント登録だけですぐに使い始められます。

業務効率化におすすめのアプリ｜チャットアプリ編

業務連絡をメールだけでやり取りしていると、確認の遅れや情報の行き違いが起きやすくなります。とくに複数人で動くプロジェクトやリモートワークでは、即時性のあるチャットツールの活用が欠かせません。

ここでは、おもなビジネスチャットアプリを3つあげました。

• IT企業を中心に広く普及している柔軟性の高いツール
• 日本企業の利用環境に合わせたシンプルなチャットサービス
• Office製品との親和性が高く、業務全体を支える統合型アプリ

それぞれ見ていきましょう。

Slack（スラック）

Slackは、チャンネルベースで会話を整理できるクラウド型のビジネスチャットツールです。部門やプロジェクトごとに会話の場を分けられるため、情報の混在を防ぎながらやり取りが可能です。

ファイル共有や音声・ビデオ通話、外部アプリとの連携もスムーズで、日々の業務がこのツール1つで完結します。エンジニアやスタートアップに限らず、国内の大企業でも導入が進んでいます。

Chatwork（チャットワーク）

Chatworkは、日本のビジネス文化に最適化された国産チャットツールです。タスク管理やファイル共有、ビデオ通話など業務に必要な機能が1つの画面に集約されており、ITリテラシーに関係なく誰でも使いやすい設計です。

シンプルなUIとわかりやすい操作性から、中小企業を中心に幅広く導入が進んでいます。社外の取引先とも安全にやり取りできる点も大きな強みです。

Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）

Microsoft Teamsは、チャット・会議・ファイル共有などを一体化したコラボレーションツールです。WordやExcelなどのOffice製品と密接に連携し、文書作成や共同編集をシームレスに行うことが可能です。

チーム内のやり取りをチャンネル単位で整理できるほか、ビデオ会議やウェビナーの機能も備えています。さまざまな働き方に対応しながら、組織全体の生産性を高められます。

業務効率化におすすめのアプリ｜メモ帳・ノートアプリ編

アイデアの記録や会議の議事録、情報の整理など、ビジネスにおいて「書き留める」作業は日常的に発生します。

ここでは、以下2つのノートアプリを紹介します。

• 複数デバイスで情報を一元管理できる多機能メモツール
• タスクやデータベース機能も備えたオールインワンの情報管理アプリ

それぞれ見ていきましょう。

Evernote（エバーノート）

Evernoteは、メモ・画像・PDF・ウェブページなど、さまざまな情報を一元管理できるクラウド型ノートアプリです。ノートブックやタグによる整理、全文検索、リマインダー機能を活用することで、日常業務の情報管理を効率化します。

Web・モバイル・デスクトップすべてに対応しており、どこからでもアクセス可能です。アイデアのストックから会議の記録まで、ビジネス全般に役立つ設計です。

Notion（ノーション）

Notionは、メモ・タスク管理・データベース・Wikiなどを1つにまとめられるオールインワンの情報整理アプリです。ブロック型の編集方式により、文章・表・画像などを自由に配置できるため、用途に応じて柔軟に構成を変えられます。

個人の思考整理からチームのナレッジ共有まで対応しており、カスタマイズ性の高さが特長です。ビジネスや学習、ライフログなど多彩な使い方が広がっています。

業務効率化におすすめのアプリ｜オンラインストレージ編

ファイルの保管・共有・バックアップは、あらゆる業務の基本です。従来のローカル保存では、紛失やアクセス制限などのリスクが伴いました。しかし、クラウドストレージを導入すれば、いつでもどこでも安全にファイルへアクセスできます。

ここでは、代表的なサービスを3つ紹介します。

• シンプルな操作性と共有のしやすさが魅力のクラウドストレージ
• Googleサービスと連携できるビジネス向けドライブツール
• セキュリティやガバナンス機能に特化した企業向けクラウドサービス

それぞれ見ていきましょう。

Dropbox（ドロップボックス）

Dropboxは、世界中で広く利用されているクラウド型のファイル保存・共有サービスです。ドラッグ＆ドロップで直感的に操作でき、ファイルをフォルダごとに整理可能です。

また、共有リンクの発行や、バージョン履歴の保存など業務で必要とされる基本機能が標準で備わっています。さらに、チーム管理やアクセス制御、コメント機能など共同作業に便利な仕組みも整っています。

Google Drive（グーグルドライブ）

Google Driveは、Google Workspaceに組み込まれたオンラインストレージサービスです。ファイルの保存・共有・共同編集を一元管理可能です。

ドキュメントやスプレッドシートなど、Googleの各種ツールと自動的に連携するため、流れを止めずに業務を進められます。フォルダごとのアクセス権限管理や検索機能も強化されており、ビジネスのあらゆる場面で活用されています。

Box（ボックス）

Boxは企業向けに特化したクラウドコンテンツ管理サービスで、ファイルの保存や共有はもちろん、アクセス権やセキュリティ管理も柔軟に設定可能です。Microsoft 365やGoogle Workspace、Slackなど外部ツールと連携でき、既存のワークフローに自然に組み込めます。

文書の共同編集や電子署名など、あらゆる業務シーンをクラウド上で完結させたい企業に選ばれています。

業務効率化のアプリを選ぶ際の注意点

便利そうなアプリでも、自社の業務に合わなければ効果は限定的です。

ここでは、長期的に運用するための3つのポイントを解説します。

• 自社の業務内容とマッチしているかを見極める
• セキュリティや情報漏洩のリスクを事前に把握する
• トラブル時のヘルプが充実しているかを確認する

慎重に検討を進めましょう。

実務に合うか検討する

業務効率化アプリを選ぶ際は、現場の業務フローに合っていることがもっとも重要です。便利な機能が多くても、日々の作業に活用できなければ意味がありません。

たとえば、外出が多い職種ならモバイル対応の有無も大きな判断材料です。導入前にはトライアル期間を活用し、実際の業務で使いやすいかどうかを検証しましょう。

セキュリティの問題がないか確認する

クラウドサービスの利用は、情報漏洩リスクへの対策が不可欠です。アプリによっては通信の暗号化や2段階認証、アクセス権限の細かな管理機能が搭載されているものもあります。

とくに、顧客情報や社内資料を扱う部署では、導入前にセキュリティポリシーとの整合性を確認しましょう。信頼できる運営企業かどうかもチェックしておきたいポイントです。

サポート体制をチェックする

初期設定やトラブル対応で困ったときに頼れるサポートがあると、導入後の運用がスムーズです。マニュアルが充実しているか、チャットや電話での問い合わせが可能かどうかも確認しておきましょう。

とくに、ITリテラシーに不安がある場合、質問対応の速さや丁寧さが安心材料となります。

まとめ：業務効率化のアプリにはkintoneがおすすめ！注意点に気を付けて選びましょう

業務効率化のためには業務内容に合ったアプリの導入が欠かせません。しかし、闇雲に選定するとかえって非効率になることもあるため注意が必要です。

そこで、数あるアプリの中でも、さまざまな機能を搭載しているオールインワン型のkintoneがおすすめです。豊富なテンプレートが用意されており、柔軟にカスタマイズできるため、自社の業務フローに合った運用が実現します。ノーコードで誰でも扱いやすく、部署間の情報共有や進捗管理をスムーズに行える点も高く評価されています。

業務のムダをなくし、生産性を上げたいと考えている方は、kintoneの導入をぜひご検討ください。なお、kintoneの導入に不安がある方は、伴走支援サービスに強みのあるペパコミまでお気軽にお問い合わせください。

参考：一気通貫・伴走支援サービス