業務フロー見直し方法を徹底解説！効率化と生産性アップを実現するステップと事例

「毎日の業務にムダが多い気がする」「同じ作業を何度もしている」「社員によってやり方がバラバラ」――そんな悩みを抱えていませんか？
実は、多くの企業が 業務フローを見直すことで効率化・コスト削減・ミス削減 に成功しています。ところが、正しい方法を知らずに「何から手をつけていいかわからない」と立ち止まってしまうケースも少なくありません。

この記事では、業務フロー見直しの具体的な方法・ステップ・活用できるツール・成功事例 をわかりやすく解説します。最後まで読むことで、自社でもすぐに取り組める実践的なノウハウを手に入れられるでしょう。

業務フローを見直す方法を知る前に理解しておきたい「見直しの必要性と目的」

業務フロー見直しを始める前に、「なぜ見直す必要があるのか？」を明確にすることが大切です。目的を理解していないと、途中で「ただの手間」に感じてしまい、改善が形だけで終わってしまいます。ここでは、見直しの必要性と目的を整理します。

• 業務フローを見直すことで得られる効果
• 現場でよくあるムダの例
• 見直しを怠るとどうなるか

現場でよくある業務フローのムダとその典型例

業務の中には「やらなくてもいいこと」「誰も気づかない非効率」が隠れています。例えば、次のようなケースです。

• 同じ情報をエクセルや紙に二重入力している
• 承認フローが複雑すぎて、書類が止まってしまう
• 属人化していて、特定の人しか作業できない
• 顧客からの問い合わせ対応がメール・電話・チャットでバラバラ

これらは社員にとって当たり前になっているため、気づかれにくいのが厄介な点です。だからこそ「一歩引いて業務フローを見直す」ことが必要なのです。

業務フロー改善が会社の成長につながる理由

効率化は単に「楽になる」だけではありません。

• 作業スピードが上がることで顧客対応が早くなり、満足度が上がる
• コストが削減でき、新しい投資や人材育成にお金を回せる
• 属人化を防ぐことで、退職や休職があっても業務が止まらない

つまり、業務フロー改善は 売上アップ・人材活用・競争力強化 に直結します。

業務フロー見直しを後回しにすることのリスク

「今は忙しいから後で…」と先延ばしにすると、次のようなリスクが生まれます。

• 無駄な作業に時間を奪われ続ける
• 優秀な人材が「非効率な環境」に嫌気がさして離職する
• 顧客から「対応が遅い」と不満を持たれる

こうした悪循環に陥る前に、早めに業務フローの見直しを行うことが重要です。

業務フロー見直しの具体的な手順をステップごとに解説

では実際に、どのような流れで業務フローを見直していけばよいのでしょうか。ここでは、代表的な5つのステップを紹介します。

• 【ステップ1】現状フローを可視化する
• 【ステップ2】課題を洗い出す
• 【ステップ3】改善策を考える
• 【ステップ4】実行する
• 【ステップ5】定着させる

【ステップ1】現状フローを可視化して「見える化」する方法

最初のステップは、今の業務フローを「見える化」することです。紙やエクセル、フローチャートツールを使って、「誰が」「どの順番で」「何をしているのか」を書き出しましょう。ここで大事なのは 細かすぎるくらい具体的に 書くことです。
例：受注 → 営業担当がエクセルに入力 → メールで総務に送付 → 総務が再入力 → 発注書作成 → 承認印待ち → …

こうすることで、「あれ？同じ情報を2回入力してない？」「承認の待ち時間が長いな」といったムダが浮き彫りになります。

【ステップ2】課題を洗い出すときのチェックポイント

フローを書き出したら、次は問題点を探します。チェックするポイントは以下のとおりです。

• 二重入力や転記はないか
• 1人に負担が集中していないか
• 承認フローに無駄な待ち時間がないか
• 顧客対応が分散して混乱していないか

現場社員の声をヒアリングすることも効果的です。「毎回ここで困っている」「もっと簡単にできないか」といった声が改善のヒントになります。

【ステップ3】改善策を考える際の発想法（ツール導入・ルール変更・役割分担）

課題が見えたら、解決策を考えます。ここで重要なのは「ツール導入だけに頼らない」ことです。

• システム導入：二重入力をなくすためにkintoneを活用
• ルール変更：承認フローを簡略化
• 役割分担：属人化を防ぐためにチームで共有

改善策は「すぐ実行できる小さな改善」と「中長期的な大きな改善」に分けて考えるとスムーズです。

【ステップ4】改善策の実行と社員を巻き込む工夫

改善案を出しても、現場が動かなければ意味がありません。社員を巻き込むためには、次の工夫が有効です。

• まずは小さな改善から始め、効果を実感してもらう
• 成果を見える化して共有する
• 改善提案を出した社員を評価する

「やらされている」ではなく「自分たちの働きやすさにつながる」と思ってもらうことが定着への第一歩です。

【ステップ5】改善内容を定着させるフォロー体制

最後に、改善が一時的なものにならないようにフォロー体制を整えましょう。定期的にミーティングを開いて振り返りを行い、「また元に戻っていないか」を確認することが大切です。必要に応じてフローを再度見直し、継続的に改善していきます。

業務フロー見直しに役立つツールや仕組みの活用方法

業務フロー改善は「仕組みづくり」が重要です。手作業やエクセルだけでは限界があります。ここでは代表的な方法を紹介します。

• エクセルを使ったシンプルな方法
• kintoneなどクラウドツールの活用
• 外部支援の取り入れ方

エクセルを使ったシンプルな業務フロー整理の方法

コストをかけずに始めるなら、エクセルを使った業務フロー表がおすすめです。縦軸に「担当者」、横軸に「作業ステップ」を並べて、誰が何をするのかを見える化します。小規模な改善には十分役立ちますが、入力の手間や共有のしづらさから、中長期的には限界があります。

kintoneを活用した柔軟な業務フロー改善の事例

サイボウズの「kintone」は、中小企業にも人気の業務改善ツールです。データ入力の二重作業を防げるだけでなく、承認フローの自動化や進捗の見える化も可能です。たとえば、受注から請求までを一元管理することで、入力の手間が半減し、ミスも大幅に減った企業があります。

業務改善コンサルや外部支援を取り入れる場合のポイント

自社だけで進めるのが難しい場合は、外部の専門家を頼るのも有効です。第三者の視点で課題を整理してもらえるため、「思い込みの改善」から脱却できます。ただし、丸投げではなく「社員が自走できる形」で支援してもらうのがポイントです。

業務フロー見直しの成功事例と失敗しやすい落とし穴

「理論はわかったけど、実際に成功している会社はあるの？」と気になる方も多いでしょう。ここでは具体的な事例と、失敗パターンを紹介します。

成功事例①：業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性を上げた事例

ある製造業の会社では、ベテラン社員しか対応できない業務が多く、退職が近づく中で危機感が高まっていました。業務フローを見直し、マニュアルを整備、さらにkintoneで情報を共有する仕組みを導入した結果、チーム全体で業務を分担できるようになり、生産性が大幅に向上しました。

成功事例②：kintoneを導入しデータの二重入力を解消した事例

小売業の企業では、受注情報をエクセルと紙の両方で管理していたため、入力作業が二重になっていました。kintoneを導入し、一元管理する仕組みに変えたところ、月30時間以上の作業時間を削減。社員からも「入力が楽になった」と好評でした。

よくある失敗例とその回避方法

一方で、失敗してしまう会社もあります。よくあるのは以下のパターンです。

• 改善を「経営層だけ」で決めてしまい、現場がついてこない
• ツールを入れただけで使いこなせず放置される
• 大きすぎる改善を一気に進めて混乱する

回避するためには、現場を巻き込み、小さく始めて徐々に広げることが大切です。

業務フロー見直しを定着させるために意識すべきポイント

改善は「やって終わり」ではなく、継続することが肝心です。定着させるには次のポイントが重要です。

• 定期的な見直しサイクル
• 社員の協力を得る工夫
• DX推進との連動

PDCAサイクルを活用した業務フロー改善の継続方法

改善したフローは、必ずPDCA（計画→実行→確認→改善）を回しましょう。たとえば、3か月ごとに振り返りを行い、課題が出たらすぐに修正する。これを続けることで、業務フローは常に最適化されていきます。

社員の協力を得るためのコミュニケーションの工夫

業務フロー見直しは「社員の協力なしには成功しない」と言っても過言ではありません。改善案を共有するときには、単なる指示ではなく「なぜこの改善が必要なのか」を丁寧に説明しましょう。また、成果を可視化して「改善してよかった」と実感してもらうことが重要です。

業務改善とDX化を同時に進めるメリット

今の時代、業務改善とDX（デジタル変革）は切り離せません。kintoneなどのクラウドツールを活用すれば、改善を加速させることができます。さらに、外部コンサルではなく「内製化」することで、継続的に改善できる体制が整います。伴走ナビでは、この内製化を支援しているのが大きな強みです。

まとめ

業務フロー見直しは、単なる効率化ではなく 会社の成長戦略 そのものです。

• ムダをなくす
• 属人化を防ぐ
• 顧客満足度を上げる
  これらすべてにつながります。

ポイントは「小さく始めて、継続すること」。そして、ツールや仕組みをうまく使いながら、社員を巻き込んで進めることです。

もし「どこから始めればいいかわからない」と感じたら、事例豊富な 伴走ナビ に相談してみてください。kintone活用やDX内製化の支援で、あなたの会社の業務改善を二人三脚でサポートします。