在庫管理システム導入の教科書：Excel管理の限界を抜け出し、ムダ在庫と欠品を減らす実務ステップ

「在庫が合わない」「どこに置いたか分からない」「棚卸しが毎回地獄」――そんな在庫管理のお悩みを抱えたまま、Excelや紙で何とか回している会社は少なくありません。

一方で、在庫管理システム導入という言葉は聞いたことがあっても、

• どんなことができるのか
• 自社の規模でも本当に必要なのか
• 費用や手間がどれくらいかかるのか
• 失敗しない選び方や進め方はあるのか

がイメージできず、検討が止まってしまうケースも多いです。

この記事では、「在庫管理 システム 導入」で検索した方が知りたいポイントを、現場目線でかみ砕いて解説します。単なる機能紹介ではなく、今の在庫の悩みから整理し、導入の要否判断、システムの選び方、導入ステップ、費用感、稟議のコツまでを一通り押さえます。

さらに、kintoneを使って在庫管理システムを「自社仕様で内製」していく方法や、伴走ナビがどのように導入〜運用定着をサポートできるかもご紹介します。読み終えたあとに、社内での相談や、無料相談・資料請求といった次の一歩に自然に進める内容を目指しています。

在庫管理の限界サインとは

在庫管理システム導入を検討する前に、「そもそも何がつらいのか」「今のやり方でどこが限界なのか」を言葉にしておくことがとても大切です。ここをぼんやりしたままシステムを選んでしまうと、「導入したのに楽にならない」「結局Excel併用から抜け出せない」といった状態になりがちです。

この章では、現場でよくある在庫トラブルと、Excelや紙運用の限界、そして在庫管理システム導入で何が変わるのかをイメージできるように整理します。

現場の典型的な在庫トラブル

まずは、在庫管理システム導入を検討している会社で実際によく聞く悩みを整理してみます。どれか一つでも当てはまるなら、在庫管理の仕組みを見直すタイミングが来ているサインかもしれません。

• 在庫表の数字と倉庫の現物が合わない
• どこに置いたか分からず、担当者が倉庫を歩き回って探している
• 棚卸しに丸一日〜数日かかり、その間は他の仕事がほとんど止まってしまう
• 人によって数え方や記録の仕方が違い、後から数字を合わせるのに時間がかかる
• 急な注文や繁忙期になると、欠品やダブル予約が起きてクレームにつながる

こうしたトラブルの多くは、「たまたまその日忙しかったから」ではなく、在庫情報がリアルタイムに一元管理されていないことが原因になっていることがほとんどです。紙の伝票に手書きで記録して、あとでExcelに打ち込むような運用だと、どうしても記入漏れや転記ミスが発生しますし、「誰がいつどのタイミングで更新するか」が曖昧になりがちです。

現場では、「何とか回っているから大丈夫」と感じていても、在庫トラブルの裏側では、担当者が残業で帳尻を合わせていたり、ベテランだけが場所やルールを暗黙知として抱えていたりします。属人的な運用に頼った在庫管理は、担当者が異動・退職した瞬間に破綻しやすいというリスクも見逃せません。

また、在庫トラブルはその場で穴埋めできてしまうことも多いため、「本当の損失」が見えにくいのも怖いところです。例えば、在庫違いで納期が一日遅れたことが、取引先からの信頼低下や、機会損失につながっている場合もあります。小さなヒヤリハットが積み重なっている感覚があるなら、それはシステム導入を考える十分なきっかけになります。

Excel・紙管理が限界になるタイミングとリスク

「Excelでもちゃんとやれば問題ないのでは」と思う方も多いと思います。実際、在庫数が少ないうちは、Excelや紙でも十分回せます。ただし、次のような変化が出始めると、一気に負荷が高まりやすくなります。

• 取り扱う品目数が増えた
• 保管場所が複数拠点になった（本社倉庫＋サテライト倉庫など）
• スタッフが増えて、複数人で在庫を触るようになった
• ネットショップや店舗など、複数チャネルからの受注が増えた
• ロット番号や有効期限など、管理したい情報が増えてきた

こうした状況でもExcelを使い続けると、ファイルがどんどん巨大化し、開くだけで時間がかかったり、誰かが開いていると他の人が更新できないといった問題が出てきます。最悪の場合、どのファイルが最新か分からなくなり、「在庫A」「在庫最新版」「在庫最新版確定」など、同じようなファイルが乱立する状態になってしまいます。

この状態を放置すると、次のようなリスクが現実的になります。

• 在庫過多でキャッシュが寝てしまう（在庫金額が膨らむ）
• 欠品による販売機会の損失や、取引先からの信頼低下
• 棚卸しや在庫調整にかかる残業代や人件費の増加
• 担当者にしか分からない管理方法になり、引き継ぎができない

特に、中小企業では在庫金額が利益に直結します。売れない在庫を抱えていることは、そのまま利益を削っているのと同じです。「何となく在庫が多い気はするけれど、正確な金額は分からない」という状態であれば、そこには改善余地が大きく眠っていると考えてよいでしょう。在庫管理システム導入は、こうしたリスクを抑え、在庫を「見える化」するための強力な手段になります。

システム導入で何が変わるか

では、在庫管理システム導入によって、具体的に何が変わるのでしょうか。ここでは、難しい機能説明ではなく、日々の仕事がどう変わるかという視点でイメージしてみます。

まず大きいのが、在庫情報がリアルタイムで一元管理されるようになることです。入庫・出庫・移動などの情報をその場で登録できれば、「朝の時点の在庫と、夕方の在庫の数字が違う」「どのタイミングで減ったのか分からない」といったモヤモヤが大幅に減ります。バーコードやQRコードを使えば、入力の手間も減らせます。

次に、人による記入ミスや数え間違いが減ることが期待できます。Excelだと、入力ルールが統一しづらく、「全角半角の違い」「型番の打ち間違い」などが起こりやすいですが、システムであれば選択式にしたり、入力制限をかけたりすることで、そもそも間違えにくい画面を作ることができます。

さらに、棚卸しや在庫確認にかかる時間が短縮されることも大きなメリットです。在庫管理システムがあれば、棚卸しの対象リストを自動で出せたり、ハンディ端末やスマートフォンで数を入力して、そのまま在庫差異を集計できたりします。毎回「紙に書いてExcelに打ち直す」という二度手間から卒業できるイメージです。

そして何より、在庫金額や回転率などの数字が見えるようになることで、「どこに手を打てばコスト削減につながるか」が分かりやすくなるのがポイントです。動きの遅い在庫を洗い出したり、繁忙期に向けた適正在庫数を考えたりといった、経営寄りの判断にもつなげやすくなります。「ただシステムを入れる」のではなく、「在庫を利益につながる状態に整えるための仕組み」として考えると、導入のイメージがぐっと持ちやすくなります。

在庫管理システムの種類と選び方

在庫管理システム導入を検討し始めると、次にぶつかるのが「種類が多すぎて違いが分からない」という壁です。クラウド型、パッケージ型、自社構築型など、カタカナの種類が並びますが、大切なのは名称ではなく、自社の業務や体制にフィットするかどうかです。

この章では、代表的なシステムの種類と特徴、それぞれに向いている会社のイメージを整理し、「安いから」「有名だから」だけで選ばないための考え方を紹介します。

3タイプ別の違いと向き不向き

在庫管理システムは、大まかに分けると「クラウド型」「パッケージ型」「自社構築型」の三つに分かれます。それぞれの特徴を、一言でイメージできるように整理してみましょう。

• クラウド型：インターネット経由で利用するサービス。月額課金が多く、初期費用を抑えやすい
• パッケージ型：機能がまとまったソフトウェアを導入するタイプ。機能が豊富だが、カスタマイズに制限がある場合も多い
• 自社構築型：kintoneのようなプラットフォーム上で、自社のやり方に合わせてアプリを作るタイプ

クラウド型は、「まずは早く動かしたい」「ITに詳しい人が社内に少ない」という会社に向いています。インストール作業が不要で、ブラウザや専用アプリからすぐに使い始められるのが特徴です。一方で、画面や項目の変更には限界があり、「現場の運用をシステムに合わせる」場面も出てきます。

パッケージ型は、「在庫管理に特化した機能を一通り揃えたい」というニーズに応えやすいタイプです。ロット管理やロケーション管理、複数倉庫の一元管理など、定番機能がまとまっていることが多く、製造・卸売業などで採用されやすい形です。ただし、基本設計ががっちり決まっている分、大きな仕様変更は難しい場合もあります。

自社構築型は、kintoneのようなクラウドサービスを土台に、自社の業務フローに合わせて在庫管理アプリを「組み立てる」スタイルです。現場のやり方に近い画面や項目を作りやすく、運用しながら少しずつ改良していけるのが魅力です。伴走ナビでもこのスタイルをよくご支援しており、在庫管理だけでなく、受発注や売上管理、問い合わせ管理などと合わせて「業務全体のDX内製化」を進めたい会社に向いています。

価格や知名度だけで選ばない比較ポイント

在庫管理システム導入の情報収集をしていると、「初期費用無料」「月額〇〇円〜」といった分かりやすい数字に目が行きがちです。しかし、導入後に本当に効いてくるのは、「現場にとって使いやすいか」「運用変更に追随できるか」「相談できる相手がいるか」といったポイントです。

比較検討の際には、次のような観点で整理してみると判断しやすくなります。

• 自社の業務フローにどれくらいフィットしそうか（無理なく画面をイメージできるか）
• 画面や項目をどの程度自分たちで変えられるか（運用変更に対応できる柔軟性があるか）
• 在庫管理以外の周辺業務（受注・発注・生産・売上など）とつなぎやすいか
• サポート体制や、運用面の相談に乗ってくれる伴走支援があるか
• 初期費用・月額費用だけでなく、導入作業や社内教育にかかる目に見えないコストを含めて考えられるか

特に中小企業の場合、システムの善し悪しよりも、「現場のメンバーがどれだけ抵抗なく使えるか」「社内にシステム担当がいない前提で運用できるか」が重要になります。画面が分かりやすいか、スマートフォンやタブレットからも使えるか、といった点もチェックしておくと、導入後の定着度合いが変わってきます。

比較の段階では、ベンダー側の説明だけを鵜呑みにするのではなく、自社の業務フローや課題を紙に書き出し、「この流れをこのシステムでどう置き換えるか」を具体的にイメージしてみることが大切です。伴走ナビでは、この「業務フローの見える化」と「ツールの当てはめ」の部分から一緒に整理する無料相談も行っているので、「そもそもどう整理して話せばよいか分からない」という段階でも遠慮なく相談いただけます。

よくある導入失敗パターンと防ぎ方

在庫管理システム導入でありがちな失敗は、「導入までは盛り上がるが、日々の現場運用が続かない」というパターンです。よくあるケースを挙げると、次のようなものがあります。

• 経営層や本部主導でシステムを選び、現場が十分に関わらないまま導入が決まってしまう
• 立ち上げ時に頑張ってデータを登録するが、忙しくなると入力が後回しになり、いつの間にか古い在庫表に逆戻りする
• 機能を盛り込みすぎて画面が複雑になり、現場メンバーが「結局使いこなせない」と感じてしまう
• ベンダー任せで仕様を決めた結果、自社の運用と微妙に合わない部分が積み重なり、「結局Excelで補う」という状態になる

こうした失敗を防ぐには、導入前から「どう使い続けるか」を意識して設計することが重要です。例えば次のような工夫が考えられます。

• 検討段階から、実際に在庫を触る現場メンバーに参加してもらい、「どんな画面なら使いやすいか」を一緒に考える
• 最初から完璧な仕組みを目指さず、「まずはこの棚とこの商品にだけ使ってみる」といったスモールスタートにする
• 運用ルールをシンプルに決め、「誰が・いつ・何を登録するか」を明文化しておく
• 導入後1〜3か月は、週1回などの頻度で振り返りの時間をつくり、画面や項目の微調整をしていく

伴走ナビが大切にしているのも、まさにこの「使い続けられる運用を一緒につくる」という考え方です。kintoneのようなノーコードツールであれば、実際の画面を触りながら少しずつ変更できるため、現場と対話しながら在庫管理システムを育てていくことができます。

在庫管理システム導入の進め方と全体ステップ

ここからは、「実際に在庫管理システム導入を進めるとしたら、どんなステップで動けばよいか」を具体的に見ていきます。難しい専門用語を使わず、現場目線でできる範囲から始められる手順に落とし込むことを意識します。

いきなりシステムの画面を考えるのではなく、まずは今のやり方を書き出すことから始めるのがポイントです。

最初の一歩：現状在庫フローの見える化

在庫管理システム導入というと、「要件定義書」「RFP」といった言葉が浮かび、身構えてしまう方もいるかもしれません。しかし最初の一歩はもっとシンプルで、今やっていることを順番に書き出すだけで十分です。

例えば、次のような観点でざっくりと流れを書き出してみます。

• 仕入れが発生した時、誰がどのタイミングでどこに記録しているか
• 倉庫に商品を置く時、ロケーションや棚番号をどう決めているか
• 出荷指示が来た時、どのような紙やExcelを見てピッキングしているか
• 棚卸しの時、どんな用紙を使って、どうやって集計しているか

最初は手書きのメモで構いません。重要なのは、「誰が」「いつ」「どの情報を見て」「何をしているか」を一連の流れとして可視化することです。これをやるだけでも、「同じ情報を三回書いている」「ここで毎回電話確認が発生している」といったムダやボトルネックが見えてきます。

伴走ナビの現場支援でも、まずはホワイトボードやオンラインホワイトボードを使って、この在庫フローを書き出すところから始めます。ここで見えてきた課題をベースに、あとでシステムの画面や項目を考えていくイメージです。「要件定義」と聞くと構えてしまいますが、やっていることは現場での会話とメモ書きの延長線上だと捉えていただいて大丈夫です。

現場の声を生かした要件定義の考え方

現状の在庫フローを書き出したら、そのメモをもとに「システム上で何ができれば便利か」を言葉にしていきます。これが、いわゆる要件定義ですが、最初から完璧な一覧表を作る必要はありません。大切なのは、現場で実際に手を動かしている人たちの声をきちんと反映することです。

例えば、次のような観点で、シンプルなメモを作ってみます。

• 在庫を検索する時、どんな情報で探しているか（型番、品名、ロケーションなど）
• 入庫・出庫の際に、最低限残しておきたい情報は何か（数量、日時、担当者、取引先など）
• 棚卸しの時に「ここが揃っていると楽になる」と感じている情報は何か
• どの作業を紙ではなくシステム上で完結させたいか

この時、会議室で管理職だけが話し合うのではなく、実際にピッキングや棚卸しをしている現場メンバーにも参加してもらうことが重要です。画面イメージをホワイトボードに手書きしたり、紙で簡単なモックを作ったりしながら、「この位置にボタンがあると押しやすい」「この項目名だと現場ではピンと来ない」といった意見を出してもらうと、使い勝手の良い設計につながります。

また、要件定義の段階で「いつか使うかもしれないから」と欲張って項目を増やし過ぎると、入力の手間が増えてしまい、現場の負担になります。おすすめは、次のような分け方をすることです。

• 必須項目：これがないと在庫管理として成り立たない情報
• 推奨項目：できれば入れてほしいが、最初はなくても回る情報
• 将来検討項目：運用が安定してきたら追加したい情報

最初は必須項目にしぼり、運用が慣れてきたら徐々に推奨項目を増やしていくイメージです。kintoneのようなノーコードツールであれば、運用しながら項目を増減できる柔軟さがあるため、「まずはシンプルに始めて、あとから育てる」という進め方がしやすいのも特徴です。伴走ナビの支援でも、「最初から完璧を目指さない」ことを一緒に意識しながら、要件を一つずつ整理していきます。

テスト導入〜本番切り替えでつまずかないコツ

要件がある程度固まったら、いきなり全社導入に踏み切るのではなく、テスト導入（パイロット運用）から始めることをおすすめします。例えば、次のような小さなスコープで試すイメージです。

• 特定の倉庫だけで試してみる
• 特定の商品カテゴリだけを対象にしてみる
• 特定のチームだけで運用してみる

テスト導入の目的は、「システムに慣れること」と「運用ルールの穴を見つけること」です。この段階で、次のようなポイントを意識して振り返ると、本番切り替えがスムーズになります。

• 入力のタイミングにムリがないか（忙しすぎてその場で入力できない時間帯がないか）
• 誰がどの作業を担当するかが明確か（入庫登録は倉庫担当、出庫登録は営業など）
• 画面のどこで迷いやすいか（ボタンや項目名が分かりづらい部分はないか）
• 従来のExcelや紙との役割分担があいまいなまま残っていないか

ここで出てきた課題をもとに、画面や項目、運用ルールを少しずつ調整していきます。「この作業は朝まとめて登録しよう」「この項目は最初は使わないことにしよう」など、現場メンバーと一緒にルールを決めるプロセス自体が、定着のカギになります。

本番切り替えのタイミングでは、次のような点を事前に決めておくと、混乱を減らせます。

• いつから新システムの在庫数を正式な数字とみなすか（切り替え日）
• 旧Excelや旧システムから、どのタイミングでデータを移行するか
• 棚卸しと合わせて切り替えるのか、別タイミングで行うのか
• 切り替え初日にトラブルが起きた時に、誰が判断し、どう対応するか

伴走ナビでは、このテスト導入〜本番切り替えのフェーズで、現場からの質問に並走して答えたり、その場で画面を微調整したりしながら、運用ルールが現実にフィットするように一緒に整えていきます。単にシステムを納品して終わりではなく、定着まで伴走するスタイルなので、「システムは入ったけれど誰も使っていない」という状態を防ぎやすくなるのが特徴です。

費用感と投資回収・稟議の考え方

在庫管理システム導入を検討している担当者の多くが不安に感じるのが、「費用」と「稟議」です。良さそうだとは思うものの、どれくらいお金がかかり、どのくらいの期間で元が取れるのかを説明できないと、上長や経営層の理解を得るのは難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。

この章では、在庫管理システムの一般的な費用構造と、効果の考え方、そして社内説明で押さえたいポイントを整理していきます。

初期費用・月額・保守の料金イメージ

在庫管理システムの費用は、サービスやベンダーによってさまざまですが、ざっくりと次のような項目に分かれることが多いです。

• 初期費用：環境構築、初期設定、画面やマスタの初期設計などにかかる費用
• 月額費用（ライセンス費用）：ユーザー数や利用機能に応じて毎月発生する費用
• 保守・サポート費用：問い合わせ対応やバージョンアップ、障害対応などの費用

クラウド型サービスの場合は、「初期費用を抑え、その分を月額に乗せる」スタイルが多く、パッケージ型やオンプレミス型の場合は、「初期費用は高めだが、ランニングは比較的低め」という構成になることもあります。自社構築型（kintoneなど）は、プラットフォームの月額利用料と、最初のアプリ構築費用、その後の改善・拡張にかかる費用というイメージです。

ここで大事なのは、単に「高い・安い」で判断するのではなく、自社の在庫規模や業務の複雑さに対して、費用と効果のバランスが取れているかを考えることです。例えば、月額数万円のシステムでも、

• 在庫差異が減って棚卸し時間が毎月数十時間削減できる
• 誤出荷や欠品によるクレーム・再送コストが減る
• 在庫金額が適正化され、数百万円単位で眠っていた在庫が圧縮できる

といった効果が見込めるなら、十分に投資価値があるといえます。

効果を数字で見える化して投資回収を考える

「元が取れるかどうか」を考える時に、いきなり難しい投資回収計算式を使う必要はありません。まずは、次のようなシンプルな視点で「年間どれくらい効果が出そうか」をざっくり試算してみると、社内説明もしやすくなります。

• 棚卸しや在庫調整にかかっている時間と人数（例：年2回、1回あたり10人×8時間など）
• 誤出荷や在庫違いによるクレーム対応や、再出荷にかかる手間とコスト
• 明らかに動きの悪い在庫の金額感（「この棚はほぼ動いていない」と把握している部分）

例えば、次のようなイメージで数字を出してみます。

1. 棚卸し：年2回、1回あたり10人×8時間＝年間160時間
2. 平均時給を仮に2,000円とすると、棚卸しだけで年間32万円相当の工数
3. システム導入で棚卸し時間が30％短縮できれば、約10万円分の削減
4. さらに、誤出荷や在庫違いの案件が月3件→1件に減り、再出荷コストが年間数万円削減
5. 在庫適正化で、滞留在庫を100万円分圧縮できれば、資金繰りの改善効果も期待できる

これらを足し合わせると、年間で数十万円〜数百万円規模の改善余地が見えてくることも珍しくありません。そこに対して、「システムの年間費用がどれくらいか」という観点で比べていくと、投資判断がしやすくなります。

伴走ナビの無料相談では、こうしたざっくり試算も一緒に行いながら、「この規模なら、ここまでの投資で十分」「逆に、この業務量だとここまでは不要」といった線引きを一緒に考えることも多いです。やみくもに高機能なシステムを入れるのではなく、費用対効果を冷静に整理することが、失敗しない導入の第一歩と言えます。

稟議・社内説明で押さえる数字とリスク・運用

最後に、在庫管理システム導入の稟議や社内説明を通す際に、どんなポイントを押さえておくと良いかを整理します。感覚的な「便利そうだから」ではなく、次の三つの切り口で話を組み立てると、説得力が増します。

• 数字：現在の業務コストや在庫金額、システム導入で改善が見込める数字
• リスク：現状のまま放置した場合のリスク（属人化、ミス、機会損失など）
• 運用：導入後にどう運用していくかのイメージ（担当者、ルール、定着支援）

具体的には、次のような資料構成がイメージしやすいです。

1. 現状の課題：在庫差異、棚卸し負荷、誤出荷などの事実を整理
2. 導入目的：何を改善したいのかを一文で明確化（例：「在庫差異の削減と棚卸し工数の30％削減」など）
3. 導入範囲とスケジュール：どの倉庫・部門から始め、いつ本番化するか
4. 費用と効果の試算：前述のざっくり試算を表やグラフで示す
5. 運用体制：導入後の担当者、現場メンバーの役割、サポート体制（伴走ナビなど）の紹介

ここで、「システムを入れて終わり」ではなく、伴走ナビのような外部パートナーと一緒に、要件整理〜導入〜定着までを進めることで、社内の負担を抑えつつDX内製化を進めていくというストーリーを描けると、経営層にも伝わりやすくなります。単なるコストではなく、在庫管理を軸に業務全体の見える化・標準化を進める投資として位置付けられると、稟議も通りやすくなるはずです。

まとめ：導入成功のチェックポイントと明日からの一歩

ここまで、「在庫管理 システム 導入」で検索する方が気になっているであろうポイントを、現場目線で整理してきました。最後に、内容を振り返りつつ、明日から実践できるチェックポイントとアクションをまとめます。

まず、在庫管理システム導入を検討する際に押さえておきたいポイントは次の通りです。

• 在庫が合わない、棚卸しに時間がかかる、属人化しているといった「限界のサイン」が出ていないかを確認する
• クラウド型、パッケージ型、自社構築型（kintoneなど）の違いと、自社の業務や体制に合うタイプを見極める
• 導入前に現状の在庫フローを書き出し、現場の声を取り入れた要件定義を行う
• テスト導入→本番切り替え→運用ルールづくりまでの流れを、スモールスタートで進める
• 費用だけでなく、在庫削減や残業削減などの「効果」を数字でざっくり試算し、稟議に生かす

そして、伴走ナビとkintoneを活用することで実現しやすくなる価値は、次のように整理できます。

• 既存のExcel台帳を生かしながら、現場に合った在庫管理アプリを段階的に構築できる
• 在庫管理にとどまらず、受発注・売上・社内申請など、業務全体のDX内製化へと広げていける
• 事例豊富な支援実績をもとに、要件整理から導入・定着までを並走し、「入れたけれど使われない」を防げる

最後に、明日からできる小さな一歩として、次の三つを提案します。

1. 紙やExcelで、今の在庫の流れを書き出してみる（仕入れ→保管→出荷→棚卸し）
2. 特に困っている場面や、ヒヤリとした在庫トラブルを三つだけ箇条書きにする
3. そのメモを持って、伴走ナビの無料相談や資料請求を利用し、専門家と一緒に整理してみる

在庫管理システム導入は、「ある日いきなり完璧な仕組みが降ってくる」ものではありません。小さな一歩を積み重ねながら、自社に合った仕組みを育てていくプロセスです。もし今、在庫管理のことで少しでもモヤモヤしているなら、それは改善のチャンスでもあります。

「うちの規模でも相談していいのかな」「まだ具体的な導入時期は決まっていないけれど…」という段階でも大丈夫です。まずは状況整理から、一緒に始めてみませんか。伴走ナビの無料相談や資料請求を、次の一歩としてぜひ活用してみてください。