経理業務を効率化する方法を徹底解説｜非効率の原因や注意点もあわせて紹介
「経理業務のムダを減らして生産性を上げたい」
「ツール導入や自動化を検討しているが、どこから始めればいいかわからない」
本記事を読んでいる人の中には、このような悩みをもっている方もいるでしょう。
経理業務は会社のお金を管理する重要な仕事ですが、紙の多さや手作業、承認の遅れなどによって非効率になりがちです。
本記事では、経理業務がなぜ非効率になりやすいのか、その理由から具体的な効率化の方法、導入によるメリット、そして進める上での注意点までを詳しく解説します。
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目次
【効率化の前に】経理業務が非効率になりやすい3つの理由
経理業務の効率化を進める前に、まずなぜ非効率な状態が生まれやすいのか、その原因を理解しておく必要があります。主な理由として、以下の3点が挙げられます。
- 紙の書類や手作業が多いため
- 社内承認フローや情報共有の遅れがあるため
- 属人化により業務がブラックボックス化しているため
これらの原因が複雑に絡み合い、経理部門の生産性を低下させているケースは少なくありません。一つずつ詳しく見ていきましょう。
紙の書類や手作業が多いため
経理業務では、今もなお多くの紙の書類が使われています。例えば、経費精算のための領収書や、取引先から送られてくる請求書などです。これらの紙の書類をシステムに入力したり、内容を確認したりする作業には、多くの手間がかかります。
また、手作業によるデータの転記や、書類をファイルに綴じて保管する作業、必要な書類を探し出す作業にも時間が割かれます。紙の書類と電子データの混在による、両方を確認する「突合」という作業も、承認プロセスが遅れる原因です。
近年では、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が求められ、デジタル化へ移行しない限り、紙の処理に関する負担はむしろ増加傾向にあります。
社内承認フローや情報共有の遅れがあるため
経理の作業は、他部署との連携が不可欠ですが、各部署からの売上や仕入に関する情報の伝達が遅れると、経理処理全体が停滞します。特に、紙の稟議書や申請書を使った承認フローが残っている場合、承認者が不在のときには作業が完全に止まってしまうのです。
また、システムが整っていないために、一度電子データで受け取った情報をわざわざ紙に印刷して承認印をもらう、といった二重の作業フローが発生している場合もあります。部署間や拠点間でデータがシステム連携されていないと、同じ情報を二重に入力したり、転記ミスが発生したりするなど、非効率な状態を招いてしまいます。
属人化により業務がブラックボックス化しているため
属人化とは、特定の担当者しか業務内容や手順を把握していない状態を指します。経理業務は専門性が高いため、この属人化が起こりやすい職場の一つです。
業務の手順がマニュアル化されておらず、担当者が不在だったり退職したりすると、作業が止まってしまいます。
また、担当者が使いやすいように独自にカスタマイズされたExcelファイルや、個人で作成したフォーマットを使っていると、他の人には処理内容が理解できません。属人化は、業務がブラックボックス化、つまり外部から見えない状態になるため、ミスや不正の発見が遅れるリスクも高めます。
近年の経理人材の不足や、「ひとり経理」といった体制が、属人化に拍車をかけています。
経理業務を効率化する5つの方法
経理業務の非効率な点を解消し、生産性を高めるためには、具体的な取り組みが必要です。
- 現状の業務フローを「見える化」する
- ペーパーレス化・キャッシュレス化を進める
- 会計ソフト・クラウドツールを活用する
- RPA・AIを使って定型業務を自動化する
- アウトソーシングを活用する
ここでは、効率化を進めるための主な5つの方法を紹介します。
経理業務を効率化する方法をより詳しく知りたい方は、以下の記事もご確認ください。
経理業務の効率化で残業ゼロへ！中小企業でもすぐ始められる具体策と事例 – 伴走ナビ – DX人材の育成を実現するメディア
現状の業務フローを「見える化」する
現在行っている経理業務をすべて洗い出し、「誰が」「何を」「どの順番で」「どれくらいの時間を使って」行っているかを明らかにしましょう。
業務一覧表やフローチャートを作成すると、課題や問題点がチーム全体で共有しやすくなります。
業務の流れが見えると、どこに時間がかかっているのか、どこで作業が停滞しているのか、いわゆる「ボトルネック」が特定できます。ボトルネックを確認し、「ECRS（イクルス）」という改善の原則（排除・結合・再配置・簡素化）に沿って、無駄な作業を特定しましょう。
ペーパーレス化・キャッシュレス化を進める
請求書や領収書といった書類は、電子帳簿保存法の要件を満たす形で電子データとして受け取り、保存するように切り替えましょう。
稟議や承認のプロセスもシステム上で完結するようにオンライン化すれば、紙を回覧したり押印したりする作業は不要です。
また、経費精算で使われる小口現金を廃止し、法人向けのクレジットカードや電子決済サービスへ移行するキャッシュレス化も進めます。ペーパーレス化やキャッシュレス化は、紙の保管スペースや郵送にかかる費用を削減できるだけでなく、電子データで管理するため検索や共有が容易になり、作業スピードの向上につながります。
会計ソフト・クラウドツールを活用する
クラウド型の会計ソフトを導入すると、日々の仕訳入力や帳簿作成の多くを自動化できます。銀行口座やクレジットカードの明細とデータを連携させれば、手入力する作業を大幅に削減可能です。
最近では、AI-OCRという機能を使って、紙の証憑、例えば領収書や請求書をスキャンするだけで自動で読み取り、データ化するツールもあります。クラウドツールは、法改正への対応やシステムのバージョンアップが自動で行われるため、常に最新の状態で利用できる点がメリットです。
また、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるため、リモートワークにも対応しやすくなります。
RPA・AIを使って定型業務を自動化する
RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上で行う定型的な事務作業を自動化する技術です。経理業務には、RPAで自動化できる作業が多くあります。
例えば、請求書処理や入金消込、経費精算のチェックなど、毎月決まった手順で行う作業です。データをシステムからダウンロードして別のシステムに転記したり、集計したりする作業も、RPAやAIを活用して自動化できます。
手書きの書類も、AI-OCRという技術で読み取り、システムに自動で連携させられます。定期的なレポート作成やチェック作業も自動化が可能です。これまで単純作業に取られていた時間を、分析や判断といった、より付加価値の高い業務に充てられるようになります。
アウトソーシングを活用する
社内のリソースだけで対応するのが難しい場合、業務の一部を外部に委託するアウトソーシングもおすすめです。記帳代行や給与計算、請求書の発行といった定型業務は、専門の業者に任せられます。
アウトソーシングは、経理担当者の人手不足を補うと同時に、人件費の削減にもつながります。
委託先としては、税理士事務所やBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）企業、派遣会社などさまざまです。専門家による正確な処理が期待できるため、業務の品質を保ち、法令への対応も担保できます。
社内の担当者は、外部委託によって生まれた時間を使い、経営分析や戦略立案といった、会社の成長に直結するコア業務に集中できるでしょう。
経理業務の効率化で得られる5つのメリット
経理業務の効率化に取り組むと、単に作業が楽になるだけではなく、会社全体に多くの良い影響をもたらします。
- 作業時間の短縮と残業削減
- ヒューマンエラーの防止と品質向上
- コスト削減と業務の平準化
- 経営判断のスピードアップ
- 従業員満足度と働き方改善
ここでは、効率化によって得られる主な5つのメリットを解説します。
作業時間の短縮と残業削減
経理業務を自動化したり、ペーパーレス化したりすると、手作業やデータの転記にかかる時間が大幅に短縮されます。特に、月末や期末に集中しがちな月次・年次決算の作業を早期化できます。
紙の書類を回覧したり、承認のために押印したりする作業がなくなるため、担当者の稼働時間も削減可能です。
これまで繁忙期に残業や人海戦術で乗り切っていた業務も、システム化によって平準化が可能です。承認フローが整備されると、上司の承認を待つといった無駄な待機時間も解消され、業務がスムーズに進みます。
ヒューマンエラーの防止と品質向上
経理業務では、数字の「1」の入力ミスが大きな問題に発展する可能性があります。手入力や手作業での転記作業をシステムによって自動化すると、ヒューマンエラーを根本から減らせます。
システムによる自動チェック機能や、承認の履歴が記録に残る仕組みは、トラブルの防止や内部統制の強化にも効果的です。
また、全社で共通の入力フォーマットを使うようにすると、入力漏れや確認漏れを抑止できます。複数のシステム間でデータが自動で連携されるようになれば、データの不整合がなくなり、経理情報の正確性と品質も向上するでしょう。
コスト削減と業務の平準化
業務効率化は、さまざまなコストの削減につながります。ペーパーレス化を進めれば、紙代、印刷代、インク代、書類の郵送費といった物理的なコスト削減が可能です。
また、作業時間が短縮されることで、人件費や残業代の抑制にもつながります。アウトソーシングを活用する場合は、外注費のバランスを見極めましょう。
さらに、業務の属人化が解消されると、担当者ごとのスキルや経験の差による業務スピードの違いを吸収できます。定型業務が自動化されることで、忙しい時期とそうでない時期の業務量の差、いわゆる繁閑差を小さくし、業務を平準化できるでしょう。
経営判断のスピードアップ
経理業務が効率化されると、経営層の意思決定にも良い影響を与えます。特にクラウド会計システムを導入すると、会社の財務情報をリアルタイムで確認できます。
売上や経費のデータが即座にシステムに反映されるため、経営者は「今、会社がどのような状況か」を正確に把握し、迅速な意思決定が可能です。
従来は、月次決算が終わるまで待たなければわからなかった情報が、いつでも手に入るようになります。財務分析や経営レポートの作成にかかる時間も短縮されるため、正確なデータに基づいた経営報告を、よりスピーディーに行えるでしょう。
従業員満足度と働き方改善
経理業務の効率化は、現場で働く従業員の満足度向上にもつながります。
残業が削減され、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方を実現可能です。データの入力や転記といった単純作業が減少するため、日々の業務で感じるストレスが軽減されます。
また、単純作業から解放されることで、専門知識を深めたり新しいスキルを身につけたりする機会や時間に投資することも可能です。働きやすい環境が整うと、従業員の仕事に対するモチベーション維持につながり、結果として会社への定着率向上も期待できます。
業務効率化を進める際の4つの注意点
経理業務の効率化はメリットが大きい一方で、進め方を間違えると期待した結果が得られなかったり、新たな問題が発生したりする可能性があります。
- セキュリティ・コンプライアンス対策を行う
- 費用対効果を見極める
- 従業員教育とマニュアル整備を行う
- 定期的な見直しと改善サイクルを定着させる
導入を成功させるために、4つの注意点を押さえておきましょう。
セキュリティ・コンプライアンス対策を行う
業務をデジタル化し、クラウドツールを利用する際、セキュリティ対策は非常に重要です。重要な財務データを電子化するため、不正アクセスを防ぐためのアクセス制限や、データの暗号化といった対策を強化する必要があります。
システム間でデータを連携させる際は、情報が漏洩するリスクがないかを管理しなければなりません。
また、法律や制度への対応も必須です。電子帳簿保存法やインボイス制度の要件に準拠したデータの保存体制を構築する必要があります。定期的な監査や、万が一の事態に備えたデータのバックアップ運用も計画的に実施しましょう。
費用対効果を見極める
新しいシステムやツールを導入するには、コストがかかります。システム導入時にかかる初期費用や、毎月（または毎年）の運用コストと、それによってどれだけ業務時間が削減され、コストが圧縮できるのかを比較し、投資判断を行いましょう。
導入してすぐに元が取れるとは限りません。短期的な費用だけを見るのではなく、中長期的にどれだけの利益が生まれるか、いわゆるROI（投資対効果）で評価する視点が大切です。
導入後も、定期的に効果測定を行い、無駄なシステム投資になっていないかを確認しましょう。
従業員教育とマニュアル整備を行う
新しいシステムや業務フローを導入した際、従業員がそれを使いこなせなければ意味がありません。導入時には、操作方法に関する教育や、なぜ新しい方法に変えるのかという目的を共有し、理解を促す場が不可欠です。
また、業務が属人化するのを防ぐために、誰でも作業がわかるような標準マニュアルを整備しましょう。
一度教育して終わりにするのではなく、定期的な研修やフォローアップの機会を設け、従業員全体の習熟度を維持していく取り組みが求められます。
定期的な見直しと改善サイクルを定着させる
業務効率化は、システムを導入して終わりではありません。一度作った仕組みが、永遠に最適とは限らないからです。
導入後に効果を測定し、問題点があれば改善するというPDCAサイクル（計画・実行・評価・改善）を回し、継続的に改善していく姿勢が重要です。
法律の改正や、事業内容の変化に応じて、システムや業務フローを更新していく必要も出てきます。実際にシステムを使う現場の従業員からの声を積極的に集め、より使いやすい形に柔軟にフローを再設計するなど、常に最適化を意識しましょう。
経理業務の効率化にkintoneをおすすめする理由
経理業務の効率化を進める際、多くのツールが候補に挙がりますが、中でも「kintone（キントーン）」の活用をおすすめします。kintoneは、経理部門単体だけでなく、その周辺業務も含めて一元管理できるプラットフォームです。
例えば、販売管理、請求管理、受発注といった営業部門と連携が必要な業務もkintone上で管理できます。これにより、部門間でデータが分断されるのを防ぎ、作業の重複や転記ミスをなくし、業務のスピードを大幅に向上できるでしょう。
また、kintoneは会計システム、人事システム、在庫管理、給与システムなど、すでに社内で使っている多様なシステムと連携できます。クラウド型のシステムであるため、場所やデバイスを問わずに利用でき、営業担当者とバックオフィス部門の情報共有も可能です。
freeeやPCAクラウドといった主要な会計システムとも連携できるため、承認されたデータを自動で取り込み、リアルタイムで経営状況を把握する仕組みを構築でき、経営の迅速な意思決定につながるでしょう。
経理業務の効率化にお悩みなら「伴走ナビ」へご相談ください！
経理業務の効率化は、紙や手作業の多さ、承認フローの遅れ、属人化といった非効率の解消に大きく役立ちます。
業務の見える化やペーパーレス化、クラウド会計、RPAの導入、アウトソーシングなどにより、作業時間の短縮、ヒューマンエラー防止、コスト削減を実現できます。また、リアルタイムな経営判断や働き方改善にもつながる点がメリットです。
経理業務のムダを減らし生産性を上げたい、効率化の進め方がわからない方は「伴走ナビ」にご相談ください。自社に最適な改善策の選定をサポートします。
