業務自動化とは？進める際の手順や知っておくべき注意点を詳しく解説

「人手不足で業務が回らず残業が常態化している」
「業務自動化を検討しているが何から始めればよいかわからない」

本記事を読んでいる担当者様の中には、上記のお悩みを抱えている方もいるでしょう。

働き方改革やDXが叫ばれる中、企業にとって「業務自動化」は避けて通れないテーマとなっています。しかし、具体的にどのようなツールを使えばよいのか、どう進めれば失敗しないのかが分からず、足踏みしてしまうケースも少なくありません。

本記事では、業務自動化の基礎知識から導入のメリット、失敗しないための進め方や注意点を詳しく解説します。

なお、業務自動化でお悩みなら「伴走ナビ」へご相談ください。貴社の課題に合わせた最適なプランをご提案いたします。

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業務自動化が求められている背景

少子高齢化にともなう労働人口の減少により、多くの企業が深刻な人手不足に直面しています。人材の確保がむずかしくなる中で事業を継続・成長させるためには、限られた人員で成果を出せる体制づくりが急務です。

また、働き方改革の推進により、長時間労働の是正や残業時間の削減が強く求められています。企業は「労働時間の短縮」と「生産性の向上」の、一見相反する課題の両立を迫られている状態です。

さらに、変化の激しい市場で企業が競争力を維持するためには、DXの推進が必要不可欠です。単なるアナログ業務の代替にとどまらず、業務プロセスそのものを変革する手段として、業務自動化への期待はますます高まっています。

業務自動化に向いている業務・向かない業務

業務自動化を成功させるには、システムに任せるべき業務を見極めることが第一歩です。

一般的に、手順が明確に決まっている定型業務や毎日のルーチンワーク、大量のデータを処理する作業などは自動化に向いています。ルールが固定されていれば、ロボットやシステムは人間よりも遥かに高速かつ正確に処理できます。

一方で、状況に応じて都度人の判断が必要な業務や、頻繁にルール変更が生じる業務は自動化には向きません。イレギュラーな対応が発生するたびにシステムの設定変更やエラー対応に追われ、かえって手間が増えてしまう可能性があります。

自動化の対象を選定する際は、今の業務を細分化し、プロセスのどの部分なら自動化できるかを冷静に見極めることが重要です。

業務自動化で得られる5つのメリット

業務自動化で得られる5つのメリットを紹介します。

• 作業時間の短縮と生産性向上
• ヒューマンエラーの削減と品質向上
• コスト削減と人材リソースの最適化
• 属人化の解消と業務の標準化
• 従業員満足度の向上と働き方改革の推進

業務自動化に取り組むことで、企業は多くのメリットを享受できます。単なる効率化にとどまらず、組織全体の質を高める効果が期待できます。

作業時間の短縮と生産性向上

従来手作業で行っていたデータ入力や集計などの定型業務を自動化すると、作業時間を短縮できます。

システムは人間よりも遥かに高速に処理を行えるため、数時間かかっていた作業が数分で完了するケースも珍しくありません。作業時間が短縮すれば、空いた時間を顧客対応や新商品開発など、企業の売上や利益に直結するコア業務に充てられるようになります。

また、少ない人数でも大量の業務を遂行できるようになり、人手不足の解消と組織全体の生産性向上が同時に実現するでしょう。

ヒューマンエラーの削減と品質向上

人間が作業を行う以上、疲労や不注意による入力ミス、記入漏れなどのヒューマンエラーは避けられません。しかし、システムやロボットに任せれば、決められたルール通りに正確に処理を繰り返します。

計算間違いや転記ミスが発生しないため、データの精度が保たれ、業務品質が安定します。ダブルチェックの手間も減り、ミスの修正にかかる時間も削減可能です。

正確で迅速な業務遂行は、取引先や顧客からの信頼度向上にもつながる重要な要素です。

コスト削減と人材リソースの最適化

業務にかかる人員数や作業時間を減らすことで、人件費を削減できます。特に、残業代の削減や、単純作業のために雇用していた派遣社員やアルバイトの採用コスト削減に効果的です。

自動化ツールの導入には初期費用がかかりますが、長期的に見れば人件費削減効果が導入コストを上回るケースが多くあります。

浮いたコストや人材を、より付加価値の高い業務へ再配置すると、経営資源の最適化が図れます。

属人化の解消と業務の標準化

特定の担当者しかやり方が分からない「属人化」した業務は、担当者が休んだり退職したりすると業務が止まってしまうリスクがあります。

自動化を進める過程では、業務フローを整理し、ルールを明確にしなければなりません。業務プロセスが可視化されると、自然と標準化が進みます。

誰でも同じ手順で業務を行えるようになるため、担当者の変更や引き継ぎがスムーズになります。部署間の連携もしやすくなり、組織として安定した運営が可能になるでしょう。

従業員満足度の向上と働き方改革の推進

毎日続く単調な入力作業や、膨大なデータのチェック作業は、従業員にとってストレスとなりがちです。自動化によって負担から解放されることで、精神的な余裕が生まれます。

残業時間が削減されれば、ワークライフバランスが改善し、プライベートの時間も確保しやすくなります。

また、創造的でやりがいのある業務に集中できる環境が整うことで、仕事へのモチベーション向上が期待できるでしょう。従業員満足度（ES）が高まれば、離職率の低下にもつながります。

業務自動化の3つの注意点

業務自動化の3つの注意点を解説します。

• 業務プロセスの見直しが必要になる
• 従業員教育とマニュアル整備が欠かせない
• セキュリティリスクへの対策が求められる

メリットの多い業務自動化ですが、進め方を間違えると失敗するリスクもあります。導入前に課題を把握し、対策を講じておくことが大切です。

業務プロセスの見直しが必要になる

現状の業務をそのまま自動化しようとすると、無駄な作業までシステム化してしまい、効果が薄れることがあります。自動化ツールの導入前に、「業務の棚卸し」と「プロセスの見直し（BPR）」を行う必要があります。

不要な工程は廃止し、フローをシンプルに整えてから自動化するのが鉄則です。マニュアルと実態の乖離を解消し、あるべき姿に業務を整理することが前提となります。

従業員教育とマニュアル整備が欠かせない

優れたツールを導入しても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。新しいシステムやツールを導入する際は、担当者向けの教育や研修を実施し、ITリテラシーを高める必要があります。

また、操作方法やトラブル時の対応手順をまとめたマニュアルを整備し、誰でも運用できるようにしておくことも重要です。担当者が異動や退職をしても業務が滞らないよう、知識の共有（ナレッジマネジメント）を行いましょう。

セキュリティリスクへの対策が求められる

業務をデジタル化し、システム連携を進めると、不正アクセスや情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。

特にクラウドサービスを利用する場合や、社外からアクセスする場合は、強固なセキュリティ対策が必要不可欠です。具体的には、アクセス権限を適切に設定し、誰がいつ操作したかのログ管理を行う対策が必要です。

セキュリティ機能が充実した信頼できるツールを選定し、社内の運用ルールを徹底すると、リスクを最小限に抑えられます。

業務自動化の進め方【7STEP】

業務自動化で失敗しないための7つのステップを紹介します。

1. 業務の棚卸しと現状分析を行う
2. 自動化対象業務の選定と優先順位付けを行う
3. ツール・システムを選定する
4. スモールスタートで試験導入する
5. 効果測定と改善を行う
6. 自動化の対象業務を拡大する
7. 運用ルールの整備と定着化を図る

業務自動化を成功させるためには、いきなりツールを導入するのではなく、段階を踏んで計画的に進めることが重要です。各ステップのポイントを押さえ、着実にプロジェクトを進めてください。

1.業務の棚卸しと現状分析を行う

まずは、社内のすべての業務プロセスを洗い出し、現状を可視化することから始めます。「誰が・何を・どのように」行っているのか、どの工程にどれだけの時間がかかっているのかを詳細に把握しましょう。

現状を可視化する際は、マニュアル上の手順と、現場で行われている実際の作業内容にズレがないかを確認するのも重要です。

属人化していて内容が見えにくい業務や、明らかに非効率で改善が必要な業務をリストアップし、課題を明確にすると、自動化による効果を最大化する土台が整います。

2.自動化対象業務の選定と優先順位付けを行う

洗い出した業務の中から、手順が決まっている定型業務や、繰り返し発生するルーチンワークなど、自動化に適した業務を選定します。

選定にあたっては、「作業時間の削減効果が大きいか」「発生頻度が高いか」「ミスが発生した場合のリスクが高いか」などの基準で優先順位をつけましょう。

最初から難易度の高い業務に挑むのではなく、効果が出やすく現場の負担軽減を実感しやすい業務から着手するのが成功のポイントです。

3.ツール・システムを選定する

自動化したい業務の特性や規模に合わせて、最適なツールを選びます。定型業務ならRPA、アプリ開発ならノーコードツールと、目的に応じた選定が必要です。

ツールの導入費用（初期費用・月額費用）だけでなく、導入後の運用や保守にかかる人的コストも含めたトータルコストで費用対効果（ROI）を検討しましょう。

また、現場の担当者が無理なく使える操作性であるか、トラブル時のサポート体制は充実しているか、セキュリティ機能は十分かなども、長く使い続けるための重要な選定基準となります。

4.スモールスタートで試験導入する

ツールが決まっても、いきなり全社一斉に導入するのはリスクが高いため、まずは特定の部署や業務に範囲を絞って試験運用を行います。

実際に現場でツールを使ってみることで、業務への適合性や、既存業務フローへの影響を具体的に確認できます。

「想定よりも操作が難しい」「エラーが頻発する」などの問題点を早期に発見し、本格導入前に改善することで、大規模展開時のトラブルや混乱を未然に防ぎ、リスクを最小化できるでしょう。

5.効果測定と改善を行う

試験導入後は効果測定を行い、導入成果を客観的に評価します。作業時間が具体的に何時間短縮されたか、入力ミスが何件減ったかなど、定量的な数値（KPI）で測定するのが大切です。

導入前のデータと導入後の結果を比較分析し、もし目標に届いていない場合は、原因を特定して改善策を講じます。

一度導入して終わりにするのではなく、定期的なモニタリングと改善を繰り返すことで、自動化の効果を継続的に最大化させましょう。

6.自動化の対象業務を拡大する

試験導入で得た成果やノウハウを活かして、徐々に他の業務や部署へと自動化の範囲を広げていきます。

「この業務を自動化したらこれだけ楽になった」と成功事例を社内で共有すると、他の部署でも意欲が高まり、全社的な取り組みへと発展しやすくなります。

一気に広げるのではなく、段階的に拡大していくことで、現場の混乱を避けつつ、無理なく組織全体に自動化の文化を浸透させられるでしょう。

7.運用ルールの整備と定着化を図る

自動化ツールを長期的に安定して運用するために、運用ルールやガバナンスを策定します。トラブル発生時の対応フローや、ツールの管理責任者、定期的なメンテナンス計画などを明確に定めておきましょう。

また、担当者が変わっても運用が継続できるよう、教育研修の実施や、操作手順書・対応マニュアルの整備も欠かせません。

定期的な見直しを実施し、業務内容の変化に合わせてルールを更新していくことで、形骸化を防ぎ、安定した運用を維持できます。

業務自動化ツールの活用例3選

業務自動化ツールの活用例を3つ紹介します。

• RPAによる定型業務の自動化
• ノーコード・ローコードツールによる自動化と内製化
• API連携・システム連携による自動化

業務自動化を実現するためには、目的に合ったツール選びが欠かせません。それぞれの特徴と活用シーンを見ていきましょう。

RPAによる定型業務の自動化

RPA（Robotic Process Automation）は、パソコン上の定型業務を自動処理するソフトウェアロボットです。

請求書発行や伝票入力、Webサイトからのデータ収集など、ルールが決まった繰り返し作業の自動化に適しています。プログラミング知識がなくても設定できるツールが多く、現場レベルでも導入しやすいのが特徴です。

人間が数時間かけていた作業をロボットが代行し、効率化を実現します。

ノーコード・ローコードツールによる自動化と内製化

ノーコード・ローコードツールは、プログラミングをほとんど行わずに業務アプリやシステムを開発できるツールです。

ITエンジニアでなくても、ドラッグ＆ドロップの操作で自社に必要なアプリを作成できます。外注コストを削減できるだけでなく、現場主導で開発を進められるため、業務の変化に素早く対応できるのがメリットです。

ノーコード・ローコードツールはIT人材不足の課題を解消し、DX推進の有効な手段として多くの企業で導入が進んでいます。

なお、ノーコード・ローコードツールの特徴をより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：ノーコードとは？特徴やメリット、ローコードとの違いを紹介！

API連携・システム連携による自動化

API（Application Programming Interface）連携を活用すると、異なるシステムやクラウドサービス間でデータを自動連携させられます。

例えば、Webフォームに入力された顧客情報を自動でCRM（顧客管理システム）に登録したり、チャットツールに通知を送ったりできます。手作業での転記作業がなくなり、リアルタイムで情報共有が可能になるため、最新情報に基づいた業務遂行が実現可能です。

既存システムの機能を組み合わせて自動化を実現するため、ゼロから開発するよりもコストを削減できる点も魅力です。

なお、自動化ツールの種類やおすすめツールを詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：業務自動化ツールとは?導入メリット・デメリットや種類、5つのおすすめツールを解説

業務自動化にお悩みなら「伴走ナビ」へご相談ください！

業務自動化は、単なる作業時間の短縮だけでなく、ヒューマンエラーの削減やコストの最適化、さらには従業員満足度の向上など、企業にとって計り知れない価値をもたらします。

しかし、RPAやノーコードツール、API連携など多くの選択肢の中から、自社に最適な手段を選ぶのは容易ではありません。また、業務の棚卸しやスモールスタートでの導入など正しい手順を踏まなければ、期待した効果を得られないこともあります。

もし、社内だけでの推進に不安を感じたり、どの業務から自動化すべきか迷ったりしている場合は、ぜひ「伴走ナビ」にご相談ください。

貴社の現状課題を丁寧にヒアリングし、最適なツール選定から導入、定着までをトータルで伴走支援いたします。

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