業務自動化ツールとは?導入メリット・デメリットや種類、5つのおすすめツールを解説

「業務自動化ツールとは、具体的にどのようなものなのだろうか」
「自社に導入したいが、メリットやデメリット、おすすめのツールを知りたい」

日々の業務に追われる中で、このような疑問や要望をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

業務自動化ツールは、人手不足が深刻化する現代のビジネス環境において、生産性を向上させるための強力な解決策です。

本記事では、業務自動化ツールの基本的な役割から、導入によって得られるメリットと注意すべきデメリットを詳しく解説します。さらに、代表的なツールの種類や、自社に合ったツールを選ぶ際の重要なポイントもご紹介します。

本記事を読めば、業務自動化ツールに関する全体像を理解し、導入に向けた具体的な第一歩を踏み出せるようになります。もし業務自動化ツールの導入に関してお悩みでしたら、「伴走ナビ」へお気軽にご相談ください。

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業務自動化ツールとは？

業務自動化ツールとは、従来は人が手作業で行っていた繰り返しの業務や定型的な作業を、ソフトウェアやシステムに代行させるためのツールです。

例えば、毎日決まった時間にデータを集計したり、請求書を作成したりといったルーティン作業を自動化できます。業務の標準化を進め、品質を一定に保つことにも役立ちます。

近年では、RPA（Robotic Process Automation）と呼ばれる、パソコン上の操作を自動化するソフトウェアロボットの技術や、AI（人工知能）を活用して、より複雑な判断をともなう業務の負担を軽減するツールも登場しています。

業務自動化ツールを導入する際の4つのメリット

業務自動化ツールの導入は、企業に多くの利益をもたらします。ここでは、その中でも特に重要な4つのメリットについて解説します。

• 定型業務の効率化
• 人手不足への対応
• 従業員満足度の向上
• 企業競争力の強化

業務自動化ツール導入の各メリットの詳細を説明します。

定型業務の効率化

業務自動化ツールは、データ入力や帳票処理といった定型業務を効率化します。ツールに作業を任せることで、時間を大幅に短縮し、ヒューマンエラーの発生を抑えられます。

業務自動化で生まれた時間や人的リソースを、より創造的で付加価値の高いコア業務に向けられます。作業の正確性が向上し、業務全体の品質向上にも効果的です。

人手不足への対応

労働人口の減少が社会的な課題となる中で、業務自動化ツールは人手不足への有効な対策です。従来は複数の従業員で行っていた作業をツールが代行し、少ない人数でも高い生産性を維持・向上させられます。

新たな人材の採用や育成にかかる時間とコストを削減する効果も期待できます。限られた人員で事業を成長させていくための強力な武器となるでしょう。

従業員満足度の向上

業務自動化ツールの導入は、従業員の働きがいにもよい影響を与えます。単純作業や繰り返し作業から従業員を解放することで、従業員はコア業務に集中できる環境が整います。

業務自動化ツールの導入は従業員のモチベーション向上に直結し、結果として従業員満足度の向上につながります。従業員がやりがいを感じながら働ける職場環境の整備は、離職率の低下や優秀な人材の定着にも貢献します。

企業競争力の強化

業務の効率化と品質向上は、企業の競争力強化に直結します。ツールによって業務プロセスが高速化されれば、顧客への対応スピードが上がり、顧客満足度の向上にも有効です。また、最新技術を積極的に導入する姿勢は、先進的な企業イメージの構築にもつながります。

コストを削減しつつ、製品やサービスの品質を高めることが可能になるため、厳しい市場競争を勝ち抜くための大きなアドバンテージとして業務自動化は有用です。

業務自動化ツールを導入する際の2つのデメリット

業務自動化ツールは多くのメリットをもたらす一方で、導入時には注意すべき点もあります。ここでは、導入を検討する上で知っておくべき2つのデメリットを解説します。

• 導入時に現場の負担が増加しやすい
• ツールを扱える専門的な人材がいない

業務自動化ツールのデメリットを事前に把握し、対策を講じることが導入成功に重要です。

導入時に現場の負担が増加しやすい

ツールの導入初期には、一時的に現場の負担が増加する可能性があります。どの業務を自動化するかを決め、自社に合ったツールを選定するまでには多くの時間と労力がかかります。

導入後も、現場の従業員が新しいツールの操作に慣れるまでは、かえって業務効率低下のリスクがあります。変化に対する抵抗感を示されることもあるため、導入のメリットを丁寧に説明し、現場の意見を聞きながら進める配慮が欠かせません。

ツールを扱える専門的な人材がいない

業務自動化ツールを導入しても、それを使いこなせる人材が社内にいなければ宝の持ち腐れになってしまいます。従業員間のITリテラシーに差がある場合、ツールが一部の人にしか利用されず、全社的な定着が進まないケースもあります。

ツールを安定して運用・管理するためには、ある程度の専門知識が必要です。導入後にツールの運用を担当していた従業員が退職してしまうと、業務が滞るリスクも考慮しなければなりません。

代表的な業務自動化ツールの5つの種類

業務自動化ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ得意な分野が異なります。ここでは、代表的な5つの種類について、その特徴と主な用途を解説します。

自社の課題に合ったツールを選ぶための参考にしてください。

RPA（ソフトウェアロボットによる業務の自動化）

RPAは、ソフトウェアのロボットが人間の代わりにパソコン上の操作を自動で行うツールです。Webサイトからの情報収集、Excelへのデータ入力、システム間のデータ転記といった、ルールが決まっている定型的な作業を得意とします。

プログラミングの知識がなくても比較的簡単にロボットを作成できるツールも多く、幅広い業種で導入が進んでいる汎用性の高い自動化ツールです。

VBA・マクロ（ExcelやMicrosoft製品の自動化）

VBAやマクロは、主にMicrosoft社のExcelやOffice製品で行う一連の操作を記録し、自動で再現する機能です。毎月の売上データをExcelで集計し、グラフを作成するといった反復作業を自動化するのに適しています。

RPAに比べて大規模な自動化には向きませんが、特定の部署や個人の範囲で業務を効率化したい場合に、低コストで手軽に始められるのがメリットです。

チャットボット（問い合わせ対応の自動化）

チャットボットは、テキストや音声での対話を通じて、問い合わせ対応を自動化するツールです。Webサイトに設置すれば、顧客からのよくある質問に24時間365日対応でき、顧客満足度の向上に貢献します。

社内のヘルプデスクとして活用すれば、従業員からの問い合わせ対応の負担を軽減できます。簡単な質問はチャットボットが一次対応し、複雑な問い合わせのみ担当者につなぐといった運用も可能です。

OCR・AI-OCR（紙資料や画像からのデータ化）

OCRは、紙の書類や画像データに含まれる文字を読み取り、編集可能なテキストデータに変換する技術です。紙で受け取った請求書やアンケートの内容を、手入力の必要なくシステムに登録できます。

近年では、AI技術を組み合わせたAI-OCRが登場し、手書きの文字やフォーマットが定まっていない非定型帳票も高い精度で読み取れるようになりました。ペーパーレス化やDX推進の第一歩として有用です。

DX（デジタルトランスフォーメーション）について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
DX化とは？中小企業がDX化するステップを具体的に解説！

AIエージェント（高度な業務自動化）

AIエージェントは、AI（人工知能）を活用して、より高度で複雑な業務を自動化・支援するツールです。単に決められた作業を繰り返すだけでなく、人間と対話し、文脈を理解してタスクを実行します。

市場データの分析や需要予測、顧客からの問い合わせ内容に応じた最適な回答の生成など、ある程度の分析や意思決定の補助が可能です。今後の発展が期待される分野のツールです。

導入する業務自動化ツールを選ぶ際の4つのポイント

数ある業務自動化ツールの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、ツール選定で失敗しないための4つのポイントを解説します。

• 操作性と導入のしやすさ
• 自社システムとの互換性
• セキュリティと管理体制
• サポート体制の有無

業務自動化ツールを選ぶ際のポイントの総合的な比較検討が大切です。

操作性と導入のしやすさ

ツールを導入しても、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。ITの専門家でなくても、直感的に操作できる分かりやすいインターフェースであるかは非常に重要です。操作を覚えるための学習コストが低いツールほど、現場に定着しやすくなります。

無料トライアル期間などを活用し、本格導入の前に実際に操作感を試して、自社の従業員がスムーズに使えるかどうかを確認しましょう。

自社システムとの互換性

現在社内で使用しているシステムと、導入を検討しているツールがスムーズに連携できるかの確認は不可欠です。特定の会計ソフトや顧客管理システムとデータをやり取りする必要がある場合、そのシステムに対応しているかを見極める必要があります。

将来的に会社の規模が拡大した際にも対応できる拡張性があるかどうかも、長期的な視点で考慮して選ぶことが望ましいです。

セキュリティと管理体制

業務自動化ツールは、企業の重要なデータを取り扱うため、セキュリティ対策が万全であるかは最も重要な選定基準の一つです。外部からのサイバー攻撃や、内部からの情報漏洩を防ぐための機能が十分に備わっているかを確認しましょう。

具体的には、誰がどのデータにアクセスできるかを細かく設定できるアクセス権限管理や、作業の履歴を記録するログ管理機能などがあるかの確認が重要です。

サポート体制の有無

ツール導入後に不明な点が出てきたり、万が一トラブルが発生したりした際に、迅速で丁寧なサポートを受けられるかは非常に重要です。日本語の操作マニュアルやオンラインヘルプが充実しているか、導入や運用に関する研修プログラムが提供されているかを確認しましょう。

電話やメールでの問い合わせ窓口があり、障害発生時にどれくらいのスピードで対応してくれるかも、ツールを安心して使い続けるための重要な判断材料となります。

5つのおすすめ業務自動化ツール

ここでは、数ある業務自動化ツールの中から、特におすすめの5つのツールをピックアップしてご紹介します。

各業務自動化ツールの特徴を比較し、自社の目的や規模に合ったものを見つけてください。

UiPath｜集中管理が得意なツール

引用元：UiPath

UiPathは、世界的に導入されているRPAツールです。直感的な操作画面で開発しやすく、個人のデスクトップ作業から、サーバーで多数のロボットを集中管理する大規模な自動化まで幅広く対応できます。

オンラインの学習リソースが豊富で、初心者でも学びやすい環境が整っているのが特徴です。世界中の多くの企業で導入実績があり、その信頼性の高さから安心して利用できます。

Blue Prism｜大規模導入に強いツール

引用元：Blue Prism

Blue Prismは、特に金融機関や大企業など、高度なセキュリティとガバナンスが求められる環境での大規模導入に強みを持つRPAツールです。サーバー上でロボットを一元管理する仕組みで、高品質な統制機能が特徴的です。

堅牢なセキュリティ機能と詳細なログ管理機能を備えており、企業の内部統制を重視する場合に最適化されています。

Automation Anywhere｜汎用性の高さが特徴のツール

引用元：Automation Anywhere

Automation Anywhereは、クラウドネイティブなRPAプラットフォームです。Webブラウザ上で開発から実行、管理までを行えるため、場所を選ばずに利用できます。

AI技術を組み込んだ機能が特徴で、非構造化データ（請求書や契約書など）の処理といった、より高度な自動化を実現できます。個人の業務から始めて、段階的に全社規模の自動化へと展開していく、といった柔軟な導入が可能です。

WinActor｜国産で利用実績が豊富なツール

引用元：WinActor

WinActorは、NTTグループが開発した純国産のRPAツールです。日本の企業の業務に合わせて設計されており、画面やマニュアル、サポートがすべて日本語で提供されているため、安心して利用できます。

プログラミングの知識が不要で、Windows上のあらゆるアプリケーションの操作を自動化できるのが特徴です。官公庁や金融機関をはじめ、国内での導入実績が非常に豊富です。

マクロマン｜低価格でスモールスタート可能なツール

引用元：マクロマン

マクロマンは、完全無料で利用できるRPAツールです。導入コストがかからないため、「まずはRPAがどのようなものか試してみたい」と考えている中小企業や、特定の部門だけでスモールスタートしたい場合に適しています。

シンプルな操作性が特徴で、短期間で基本的な使い方を習得できます。まずはコストをかけずに一部の業務から自動化を始め、その効果を見ながら本格的な導入を検討したい企業におすすめです。

業務自動化ツールの効果的な導入は専門家の支援がおすすめな理由

業務自動化ツールを導入する際、自社のリソースだけで進めることも可能ですが、より確実かつスムーズに成果を出すためには、専門家による支援の活用がおすすめです。

専門家は、豊富な知識と経験から、自社の課題や目的に最も合ったツールを選定する手助けをしてくれます。また、どの業務を自動化すれば最大の効果が得られるかといったコンサルティングや、導入後の現場への定着を支援する教育・研修の提供も期待できます。

自社だけでは気付きにくい課題やリスクを事前に洗い出し、適切な対策を講じられるため、導入の失敗を未然に防ぐことにつながります。

専門家による伴走支援に興味がある方は、こちらのページもご覧ください。

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業務自動化ツール導入のお悩みは「伴走ナビ」にご相談ください

業務自動化ツールは、定型業務の効率化や人手不足への対応に大きな力を発揮しますが、導入時の現場の負担や、運用できる人材の不足といった課題も存在します。

RPAやチャットボットなど、多種多様なツールの中から自社の環境や目的に合ったものを選ぶことが成功の鍵です。

効果的な導入を実現するためには、専門家の知見を活用し、最適なツール選定や現場への運用定着をスムーズに進めることが近道です。

もし、業務自動化ツールの導入に関してお悩みであれば、ぜひ「伴走ナビ」にご相談ください。貴社の課題に寄り添い、最適な解決策をご提案します。

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