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DX化とは?中小企業がDX化するステップを具体的に解説!

企業のDX化ステップ

DX(デジタルトランスメーション)という言葉は2004年ごろから使われるようになりましたが、新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、ここ数年で急激に企業の中で広まりました。社内に「DX推進課」が新設された企業も多くあるのではないでしょうか。

しかし、具体的にどうすることが「DX化」なのか、どうやって進めるのが良いのか、についてはまだまだ情報・経験不足であることを感じています。

この記事では、DX化を進めるための具体的なステップについてと、システムを導入して活用するのは人材なので、デジタル人材の育成についても触れていきます。
最後まで読んでいただくことで、今日から取り組めるDX化のヒントを掴んでいただけることでしょう。

DX化とは

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは

トランスフォーメーションとは英語で「変化・変形・変容」を表し、DXの概念としては「デジタル技術によって組織を変革すること」といえます。デジタル技術というと少し難しくとらえる人もいるかもしれませんが、現代において紙に手書きする以外ほとんどデジタルとなっており、情報をデジタル化して利用するシステムなども含めデジタル技術と呼んでいます。

企業のDX化とは、ExcelやWordなどにより管理されていたバラバラになっている情報を、システムを利用することでデジタルデータにし、組織や業務を変革していくことになりますが、デジタルデータをシステムに集めて活用するためのデジタル技術の選定が難しい部分です。

DXの前にやるべきこととしてDX三段階のデジタイゼーション・デジタライセーションがあります。

DX三段階

DX化をするためには先に社内にある情報をデジタル化する必要があり、そのためには日常の業務を行いながらデジタルデータとして集約できるシステムを利用しなければなりません。

このシステムの選定がDX化をする上でもポイントのひとつになります。

DX化を推進する背景

DX化を推進されている背景として、経済産業省のDXレポートの中で2018年時点で2025年にはDX化されていないと経済損失が大きくなる可能性が訴えられており、2022年7月時点のレポートでは更に具体的なアクションを示しています。

2018年に予想した進捗ほどではないが、自己診断で取り組む企業は増えていると分析をした上で産業全体の変革が必要で目指すは「デジタル産業」としてDXを推進していく姿勢があると記載されています。

参考(経済産業省):産業界のデジタルトランスフォーメーション(DXレポート)

時代の流れの中で、今からアナログに戻り紙の伝票を書きましょう、事務所に出社しなければいけない体制を作りましょう、という状態には戻らないと誰もがわかっています。

DX化は誰かに言われたから行うのではなく、取り組まないと企業として成長することができないと感じている人は多いのが実情です。「DX」の定義を厳密に理解しなくても、企業の中で効率化し成長する手段を検討した結果、DX化していくものではないでしょうか。

DX化とIT化の違い

DX化とは、情報をデジタル化した先に変革・変容していくことになり、IT化はDX化をするために情報をデジタル化する手段のこととなります。

そのほかにデジタル化との違いも聞かれることがありますが、デジタル化とは「IT化(手段)によって情報がデジタルなった状態」のことになります。

IT化によって情報がデジタル化され、そこから新しいサービスが生まれたり、業務が変革され生産性向上が実現していくことをDX化するわけですね。

余談になりますが、仕事として企業のIT化をサポートしている私個人的な意見としては、そこまで厳密に言葉を使い分けている人はほとんどいなくて、正直言って何となく伝われば良いのではないかと思っています。そして定義づけをする人によっては言葉の意味を深堀しないと解釈の相違により、意味を取り違えることも多く発生しているように感じています。

DX化の目的とメリット

企業規模によるDX化のメリットの違い

DX化をすることによるメリットとして「企業競争力」「業務効率化による生産性の向上」などがあげられますが、すべてはデータがデジタル化され集約することにより分析できることになります。

分析した結果、同業他社よりも情報を的確に捉えたことで、顧客満足度へつなげることができた、業務負荷が大きいことが判明し改善できた、など具体的な施策・行動へとつながるのです。

しかし、これは企業規模によってすべて同じではなく、その理由は「どこをDX化するか」によるからです。

例えば大手企業は売上となる業務はすでにデジタル化されており、常に分析が行われニーズをとらえる動きをしています。その反面、部門ごとに情報が分断され、社内では人力で情報収集が行われていることも多く存在しています。情報の集約よりも一元化の方がメリットが大きくなるでしょう。

中小企業では日常業務をギリギリの人数で回していることも多くあり、情報を集約して分析する意識を持つことも困難な状況にある会社も少なくありません。DX化を目指す際には日常業務に支障がでないようにすることが大事です。その上で情報を集約し分析できる仕組みを作ることができればメリットは大きくなります。

DX化の目的はひとつではありません。自社に必要なこと、実現したいことを意識してメリットを最大限に活かすための仕組みを構築することが大切です。

業務効率化による生産性の向上

IT化によってデジタル化が進んだときの業務効率化による生産性の向上は色々な場面で実現できます。

例として、情報の検索性が格段に向上することがあげられます。2018年にコクヨ株式会社が発表した書類を探す行為に要する時間の調査を行った結果、1日平均20分で一年で80時間にもなるとのことでした。日数にすると10日間で、決して少ない時間ではありません。それだけでも業務効率は上がります。

情報の共有化による業務効率化の効果も高く、紙での報告書や見積書を作成していたり、ローカルのパソコンにデータが入っていて本人が不在の場合は確認できないといった状態の場合、情報を確認するまでに要する時間が多くなることは容易に想像できます。しかし、社内でリアルタイムに共有できる形でIT化することにより、必要なときにすぐに情報を確認することが可能となります。

他にも、外部に提出する報告書作成のための情報をとりまとめる際に、社内で行った業務情報を集めることに時間がかかる、営業の契約までの確度が感覚的すぎて見込みが当てにならない、というようなことは良くあるかと思います。このような細かな業務をIT化によってデジタルデータにすることで、収集の手間、分析の手間などが一気になくなり業務効率があがった結果、生産性が向上していきます。

業務効率化をとても大きなプロジェクトにする企業もありますが、実は目の前の日常業務を変えることが大きく生産性向上につながるということを意識してみると行動が早くなるかもしれません。

DX化による人材不足の解消

デジタル人材を「IoT」「AI」「生体認証」「クラウド」「5G」「ビッグデータ」といった技術を扱える人と言われている一面があります。当然これらを使いこなせる人はデジタル人材ですが、特に中小企業に必要とされているデジタル人材は違う認識として考えた方がよいでしょう。

少し前の時代はもしかしたら「システム構築ができる人がいないとIT化ができない」と考えられていたのかもしれませんが、今はノーコードシステムが主流になってきています。ノーコードシステムとはプログラムコードをかかなくてもドラッグアンドドロップで構築ができるシステムです。

私たちはkintone(サイボウズ株式会社提供)を使って企業のIT化をサポートしていますが、他にもノーコードシステムはあって、システムエンジニアがいなくても企業のIT化をすることができます。

そして、中小企業でシステム開発会社でない場合には「IoT」「AI」「生体認証」「クラウド」「5G」「ビッグデータ」を組み込まれているシステムを利用することはあっても、扱える人材を必ずしも置く必要はありません。現在従事している社員がシステムを利用するための知識を身につけることでデジタル人材となります。ExcelやWordを使うために学ぶことと同じように一定の知識を学ぶ必要はあります。ただ、今まで紙に記入していたものをパソコンを使って入力したいからという感覚でデジタル人材の育成が可能となっています。

難しい知識を持つ人材を探そうとするのではなく、今現在働いている社員の教育によってDX化のための人材不足は解消できます。

DX化を進めるための人材

DX人材とは

DXに向けて必要な人材としての呼び方は「IT人材」「デジタル人材」「DX人材」などありますが、特別に定められているものではなく、経済産業省や中小企業庁などがデジタル化社会になるにあたり論議上で表現してきたものになっています。

それぞれこんな感じの人といった漠然とした表現が多い中で、2023年8月にサイボウズ株式会社が「DX人材育成ガイドライン―ノーコード活用の先進事例―」をエン・ジャパン株式会社と共同で執筆し、無料公開しました。ITの専門知識がなくてもDX推進の実現を可能にする、ノーコードツールを活用したDX人材育成手法、DX推進事例などが記載されていて、具体的な人物像がイメージできるものとなっています。

参照:サイボウズ株式会社ニュースリリース

ここで記載されていることとして、DX化を目指すにあたり発展段階で求められる人物像が変化するという内容があります。

「開始期」「試行錯誤期」「発展拡大期」と進むにつれ求められる人物像が変化していきます。IT化サポートの現場でも、新規システムを導入する際に業務を整理し、社内に伝える役割をする人と、使い慣れてきた段階でさらに業務を拡張するために尽力する人は別の人であることが多く、この「DX人材育成ガイドライン―ノーコード活用の先進事例―」がリアルな現場に参考になるものとなっていることがわかります。

参照:サイボウズ株式会社「DX人材育成ガイドライン」

DX人材とは「デジタルスキル」×「組織変革スキル」を必要とし、経産省・IPA「デジタルスキル標準」では、DX推進を担う役割として「ビジネスアーキテクト」を定義しており、その役割として「新規事業開発」「既存事業の⾼度化」「社内業務のデジタル化」の3つが設定されています。

特に「社内業務のデジタル化」は、既存事業の⾼度化や新規事業開発の⼟台を担う、いわばDX戦略の共通基盤となる役割とし、「ビジネスアーキテクト」とはDXの取組みにおいて、ビジネスや業務の変⾰を通じて実現したいこと(=⽬的)を設定したうえで、関係者をコーディネートし関係者間の協働関係の構築をリードしながら、⽬的実現に向けたプロセスの⼀貫した推進を通じて、⽬的を実現する⼈材としています。

実際には「デジタルスキル×組織変革スキル」を兼ね備えた人材は希少であるため、非IT職人材を育成することが現実的かつ効果的です。

DX人材の育成

参照:サイボウズ株式会社「DX人材育成ガイドライン」

DX人材の育成は業務を行いながら、ノーコードツールに触れていくことで実現することが可能です。IT化のためにシステムを利用するためには業務の整理が必要となりますが、業務を把握することと整理することは別の事柄になり、なかなか業務整理が進まない現実は多くあります。

しかし、ノーコードツールに触れながら業務をシステムに置き換えてみることで気づくことも多く、そして業務整理が進みます。その作業を行うのは元々は非IT職人材であることがほとんどです。

DX化と人材育成は同時にできる

参照:サイボウズ株式会社「DX人材育成ガイドライン」

成人における学びの70%は直接の経験、20%は他社の観察やアドバイス、10%は本や研修から得てると記載されていますが、私もITサポートの現場で担当者を育成している中で、まさに経験からの成長が一番大きく、そして早いのを実感しています。

DX人材、デジタル人材を獲得してからシステムを導入しIT化を行うのではなく、IT化を進めることを決めてシステムを導入し、使いながら人材を育成することが一番効率的です。

このときに注意しなければいけないことは、システムを導入したら簡単に効率化するわけではないことを理解してください。図にもありますが仮説検証(試行)→経験→振り返り(省察)→一般化(概念化)を繰り返すことで落とし込みができて成長していきます。その習慣を社内に浸透することで次の人材が育成される仕組みを作れます。

社内にその風土を作ることがDX人材育成の近道であり、確実です。

DX化のステップ

社内の業務を理解する

何をしている会社ですか?と聞けば「○○を販売しています」など回答することは容易なため、自社の業務を理解と言われても意味がわからない人もいるかもしれません。

実はほとんどの人が、自身がその業務に配属されていない限りは同じ会社の隣の部署がどのような業務を行っているか理解できていません。例えば「受発注業務」に関して、いつ、誰が、どのような形で注文を受けて、いつ、誰が、どのタイミングで発注作業を行うのか、というように業務フローを説明できるかどうかという話です。

「○○の業務が煩雑でミスが出るからシステムを導入してIT化したい」といった話はよくありますが、システム導入の決定権者がシステム導入によって行う業務を把握していないことも多くあります。

DX化は社内全体をデジタル化することを目標にすることがほとんどですが、そのためには社内の業務を理解し、その上で順番を付けて段階を踏みながらDX化に向けて進むことが成功のカギになります。

すべてを資料に落とし込むほどの労力は必要ありませんが、全体を把握する気持ちで担当者を選定し、中長期的な期間を念頭において目標を定めることから始めていきましょう。

何からデジタル化をするか決める

社内の業務の全体を把握できたら、次は何から始めるかを決めます。

多くの会社は何かのシステムを利用しています。販売管理システム、在庫管理システム、積算システム、他にも20年ほど前に自社システムを作り運用していることもあるでしょう。最近はサーバーセキュリティの問題や、ローカルパソコンでしか利用できないなどの理由により、クラウドシステムに乗り換えるにあたりDX化を一緒に進めたいという話もよくあります。

DX化を進めるにあたり、難しいポイントのひとつが「システム選定」で、会社の規模、予算、目的によって何が良いかは千差万別となるため、一概に「これがいい」と言えることはないでしょう。

信頼できるITコンサルタントやIT支援事業者がいる場合は、ぜひ相談してみることをお勧めします。

全部の業務をひとつのシステムにすることはかなり困難で、複数のクラウドシステムを連携させたり、組み合わせて構築する方が柔軟性を保つことができるので、DXとして変革・新規開拓をしていにあたり、対応できるものになります。

まずは、既存のシステムを入れ替えて効率化するのか、それとも今はアナログで作業している部分をIT化して業務負担を軽減させるのか、一気に全部は不可能なので、どこから始めるかを決めていきます。

理屈よりも慣れること

最初、使い慣れていないシステムを利用すると利用者全員が喜ぶことはありません。今までのやり方の方が慣れている分早くできる、手間が増えた、なぜこれを入力する必要があるのか、など現場の不満は必ず出るものです。

後で検索性を高めるために、選択肢にチェックするといったとてもシンプルなことですら、手間が増えたと言われるくらいです。しかしこのようなことは慣れるものです。

よく勘違いをしていることに「システムを導入する」=「業務が簡単になる」があります。洗濯機が二層式から全自動になったときのように、最新のものを使えば簡単になるといった勘違いをしているんです。もちろん大変になるわけではありません。ただ、慣れるまでは大変に感じることはあります。

そして、全く同じ事柄をシステムに置き換えるのではなく、より効率的になるための仕組みづくりをするために変化が加わります。その変化を「めんどくさい」と感じる人も多いようです。

先にいった「選択肢にチェックをつける」というようなことです。

これは理屈で考えるのではなく、慣れるのが一番です。慣れてしまえば平気になり、そして便利なことに関しては元の作業に戻りたくなくなります。検索性が良くなった状態から、悪い状態に戻りたい人は誰もいないはずです。

デジタル化する業務を拡張する

システムを利用することに慣れてきたら、次は拡張します。

最初に始める業務を決めました。そしてみなさんが慣れて使えるようになったら、デジタル化する業務を決めて拡張するのですが、その業務は業務整理をした段階で計画していたことでも良いですし、最初の業務の進捗を見ながら変更することもあります。

例えば、売上となる案件の管理をシステム利用して慣れてきたときに、案件には様々な業務が紐づいています。営業活動をする報告書、案件を進めるための進捗、完了から請求までの管理、行う従業員の勤務体制など会社の業務は役割分担をしながらも結局はつながっています。

ここで、経営者目線で見たい情報と、現場目線で把握したい情報が違うこともよくあります。

このようなときに大事なことは、会社としてのどうするかを皆で理解することです。システム導入担当者が勝手にやっているような雰囲気や、経営者の命令が現場の意見を無視したものであったりすると、つながっている会社の業務をデジタル的にもつなげることが難しくなります。

会社によって、管理職が決める場合、現場別に意見を出し合う場合、決定権者の独断と偏見など様々なのですが、決めたことを開示し方向性を伝えることがとても大切です。

デジタル化する業務を拡張する上で、それまでは関わらなかった人も関わることになります。全体の理解と認識があれば、非IT職人材だった人が少しずつデジタル人材へと成長していきます。

拡張するのはシステムで行う業務だけではなく、人材も同じだと思って進めていく必要があります。

分析して効率化する

主な業務をデジタル化したら、数字を分析して効率化するための具体的な施策を行いたいですね。

様々な業務があるのですが、すべての情報を集約する必要はありませんが、分析したい事柄に使う情報は集約させる仕組みが必要です。

例えば、見込み案件が契約に至るまでの営業活動を効率化したいときには次の項目が必要になります。
見込みとして登録した日から契約までの日数
契約による売上
事業内容によっては原価も加えて必要になるかもしれません。

長期間をかけた契約の粗利と、短期間で契約となった場合の粗利の比較・分析によって、短期間で多くの粗利を得るには一定の法則が見えてくるかもしれません。その法則を利用することができれば、営業の仕事は効率化し、会社の利益はアップする見込みを立てることができます。

早く効率化したい気持ちはあるかもしれませんが、現場で業務を行う人たちのペースも配慮していくことを忘れてしまうと必要なデータがそろわないことが起きてしまいます。そこは焦らずにしっかりと必要としているデータが集約される仕組みを定着させることが大事です。

まとめ:DX化を具体的に進める方法

DXをテーマとした展示会には、ものすごくたくさんのシステム会社が出展しています。私たちはシステムを持たない伴走パートナーとして、企業のITサポートを掲げて出展した際に、来場者の方々に「何を探して来場されたのか?」を質問したところ「情報収集に来た」と回答された方がとても多くありました。

実際に、たくさんのシステムを同時に網羅して理解することは困難で、よほどの目的を持った選定でなければ何を選ぶべきか判断するのは難しいと感じます。そしてDX化を前提にしたときに、社内全体をデジタル化していくことを考える必要があるため、整理ができていない状態でシステムを選定することはさらにハードルが高くなります。

もちろん、多くの情報を収集することは大切なので来場された方の目的は達成されているかと思いますが、まずやるべきは自社の目的と業務の整理からです。何が足りていて何が足りないのか、足りないものを補い成果を出すために必要なものは何なのか。ここまで言語化できて初めて適しているシステムの選定ができます。

多くの企業さんの伴走を行ってきた経験から、ITサポートに関しては外部の相談者がいる方がスムーズに進むと感じています。そしてそのサポートは中長期的に寄り添い、細やかに情報共有できることが必要で、共に歩む気持ちで行うことが一番成果につながります。

私たちは伴走ナビというメディアを通して「デジタルスキル」×「組織変革スキル」を合わせ持つような人材を育成し、多くの企業様がDX化を実現することを目指していきます。

たけたに
kintoneを軸とした中小企業のDX化サポートをしています。 導入する企業さまと一緒に構築をし、伴走して運用に落とし込むお手伝い、さらに担当者の教育を行っています。 kintoneだけではなく周辺業務の専門システムを連携する業務設計を運用担当者と一緒に考え、仕事をただ義務と責任で行うのではなく、自分の能力を最大限に活かし楽しむ場となることを願いつつサポートしています。
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