kintone導入前には準備が必要！事前に整理をするべき社内情報とは？

「kintoneを導入するぞ！」と意気込んでこの記事を読んでいる方に、おたずねします。導入前に必要な準備について、どれくらい進んでいますか？

「え、準備なんて必要なの？」という方に向けて、本記事では事前に整理しておくべき社内情報の例をご紹介します。この内容を知っておくだけで、業務改善による効果が得やすくなりますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

データクレンジングでマスタを整備する

データクレンジングというのは、情報を綺麗な形に整えておくことです。

長年多くの人間が携わっているシステムには、さまざまなデータが混在しています。社内の人間が入力したもの、関係会社の担当者が入力したもの、Web経由でユーザーが入力したものなど入力経路もさまざまなため、入力ミスや誤変換、不要な情報入力などの不備が必ずあります。また、常にデータの見直しがされていない場合は、新旧の情報が混在してどれが最新版か分からない、などということもあります。

kintoneによって業務効率化を図る前に、まずはそういったデータのクレンジングを行っていきましょう。具体的なポイントを３つ解説します。

名称の表記統一を行う

法人正式名称と略称の混在、法人格の表記のゆれ（株式会社と（株）など）、法人格と名称の間のスペースの有無などで、システム上は異なるデータとして扱われている場合があります。個人の場合は姓名の分割の有無、姓名間のスペース入力のほか、住所や電話番号の半角数字と全角数字の混在、データ欠如、電話番号や郵便番号の古い情報が未更新であるといった場合があります。

まずは顧客マスタでどのような表記を行うかルールを統一しましょう。住所データはJIS5桁の住所コードなどを新たに付け加えると、より管理がしやすい場合もあります。

混在する新旧データはできるだけ一本化する

顧客マスタと同様に、商品マスタの場合も表記の統一が必要です。よくあるのが、旧タイプの商品のデータがそのまま残っており、新タイプの商品のデータと混在しているケースです。統合してよいデータについては一本化すると管理がしやすくなります。ただし、旧タイプが廃番になっていない商品であれば、管理上データを残しておくべき場合もあります。品番を分ける等で対応しているケースもありますが、いずれにしてもできるだけ整理をしておくことが必要です。

名寄せを行う

「名寄せ」という単語はあまり聞き慣れない方もいるかもしれません。複数のデータベースに同じ人物や企業が登録されている場合に、ひとつにまとめる作業のことです。データの件数によってはツールを使用した方が効率的な場合も多いため、こちらはkintone導入前に必須の作業というほどではないかもしれません。ただ、長年運用しているデータには備考や注意書きなどの担当者独自ルールで入力された内容が含まれていることが多く、ツールを一括で使用してもうまくまとめられないケースも多々あります。目視と手作業か、ツールの力を借りるか、いずれにしても何らかの形で統合する作業は必要になるといえます。

営業・経理業務のフローを整理する

営業部門と経理部門とで業務フローがくっきり分かれており、違うツールを使用しているというケースはよくあります。業務改善の効果が出やすいこの２部門については、現状どのような流れで業務が行われているかをよくヒアリングしておきましょう。こちらでは見落としがちな業務整理のポイントについて取り上げます。

営業管理～請求業務

会計システム上では、売上金額に対してその内訳まで管理していないというケースがあります。そういった場合は、営業管理を行うシステム側で管理している明細と、会計データが上手く紐づけられていないといった場合が考えられます。

今後システムを統合していく上で、複数のシステムのデータを比較し、どのデータとどのデータが紐づくかを考慮する必要があります。

業管理～入金消込業務

同じく営業部門と経理部門とにまたがる業務についてですが、入金消込についてもヒアリングが重要になります。入金消込とは、経理の帳簿上「売掛金」として記録されていた金額データを、入金が行われるたびに消去していく作業です。売掛管理を販売管理システムと会計システムのどちらでどのように行っているか、消込自体にExcelなどのツールを使っているか、などを確認しておきましょう。中には売掛金データが請求書データと上手く紐づいていないというようなケースもありますので、業務を手作業で補完している箇所がないかどうか、など自社の管理方法をよく洗い出すようにしてください。

まとめ

本記事では、kintone導入前に事前に整理をしておくべき社内情報の例をご紹介しました。kintoneを導入して効果を実感するためには、事前にデータ整理や業務フローの確認をしておく必要があります。本記事でご紹介した内容はまだまだほんの一部分ではありますが、参考にしてみてください。