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kintoneは使えない?導入失敗の理由と有効な使い方を伝授

kintoneは使えない?導入失敗の理由と有効な使い方を伝授

業務改善に有効なクラウドサービスとして「kintone」は多く利用されています。

しかし「kintoneは使えない」という声も少なくありません。業務改善の向上のつもりが、逆に効率が低下しては、時間もコストも無駄になってしまいます。

失敗しないためにも、業務改善システムを導入するだけではなく、機能や特徴を把握することが不可欠になります。

そこで、この記事ではkintoneの導入失敗の理由と有効な使い方について解説していきます。本記事を読むことで、導入の失敗理由を明確にし、導入に再挑戦するという選択ができるようになります。

この記事でわかること

  • kintoneの特徴と向いている業務
  • kintoneの苦手な事
  • kintoneの導入秘訣と成功事例

こんな人におすすめの記事です

  • kintoneを導入したけどスムーズに使えていない方
  • 使えているけど更に活用し効率の向上を考えている方

目次

kintoneが使えないと言われてしまう理由6選

kintoneが使えないと言われてしまう理由6選

kintoneが使えないと言われる理由は以下の6つになります。

  1. kintoneの使い方や運用が社内に浸透していない、準備不足
  2. 現場の意見を反映できていない
  3. アプリが増えすぎて管理できていない
  4. 標準機能でできることが限定的
  5. 大量のデータを管理している
  6. サポート体制が不満、相談しにくい

この上記6つの使えないと言われる理由を、1つずつ解説していきますね。

理由①|kintoneの使い方や運用が社内に浸透していない、準備不足

これはkintoneに限った話ではありませんが、業務改善システムを導入しても、社内に浸透していなければ「使えない」という声が出てきます。一部が使えるのではなく、社内全体が使いこなし、活用することでメリットが生まれます

ただシステムを導入するだけではなく、業務にどのように活用させるかを明確にすることが不可欠です。そのため、なんのためにkintoneを導入するのか、それによってどのようなメリットが会社や部署にもたらすのか、といった事前の共有を行うと良いでしょう。

社内にkintone導入の意図や活用する準備が整っていれば、スムーズにシステムが浸透し、業務改善へと繋げることができます。

理由②|現場の意見を反映できていない

kintoneは、現場の業務プロセスに密着した運用を求められることが多くあります。そのため、現場の声や意見が反映されない状態が続くと「使い勝手が悪い」といった声があがってきます。

アプリをより良いモノにするためには、現場の声や意見を聞き、具体的な業務改善の提案を受け入れ、kintoneの機能を活かすことが重要です。また、現場からのニーズの汲み上げやフィードバックを行うサイクルが確立できれば、単なる業務改善だけでなく、会社全体としてのレベルアップにも繋がるでしょう。

理由③|アプリが増えすぎて管理できていない

kintoneは自社の業務に合わせたアプリを簡単に作成することが可能です。

しかしアプリが簡単に作れるのは良いのですが、逆に作りすぎてしまうケースも多々あります。アプリを作成することで業務改善されるはずが、数が増えすぎるとどのアプリを使うのかわからなくなってしまいます。

そのため、導入初期では1つのアプリに1つの機能しかないケースがありますが、慣れていくなかで徐々に1つのアプリで多くの機能を搭載できるようにするとよいでしょう。最終的にはアプリをむやみやたらに作らずに、知識を深めながら、最低限のアプリ数で最大限活用できるよう意識してみてください。

理由④|標準機能でできることが限定的

kintoneに搭載されている標準機能は、ある程度の業務には対応することができます。ただし、より細かい仕様にしたい場合には限界があるため、使えないと感じるケースがあります。

そのような場合には、プラグインを利用するといった方法があるのですが、一方でコストが掛かってしまう点がネックといえるでしょう。またプラグインを増やしすぎると、競合エラーなどによりシステムが停止する恐れがあります。

これらのことから、kintoneの導入を検討している方は、kintoneの標準機能を把握することや、kintoneが自社の業務改善にどのように役に立つかなど、事前にしっかりと確認することがおすすめです。

理由⑤|大量のデータを管理している

kintoenは1ユーザーあたり5GBと容量がかなり少ないです。そのため、容量がすぐにいっぱいになるケースも多く、不満の要因となっています。また、kintoneではデータの追加・変更がリアルタイムで更新されるため、データが増えるほど更新や検索に時間が掛かる場合があります。

容量を追加するのもコストが掛かるため、不必要なファイルは削除するといった手間が掛かるので、データ料の観点から自社の業務に合っているかを確認する必要があるでしょう。

理由⑥|サポート体制が不満、相談しにくい

kintoneのサポート体制に不満を感じている人は少なくありません。kintoneの使い方に困った時、気軽に利用できるマニュアルやチャットサポートがないため、サポート体制はあまり良くないと感じるケースがあります。業務改善システムなどを触ったことがある方はまだしも、システムに不慣れな初心者にはデメリットになるでしょう。

一応、サイボウズでは公式サイトにて資料や動画を提供しているので、そこから学ぶことはできます。ただし、必ずしも今知りたい内容にダイレクトに答えてくれる回答があるとは限らないため、この点は注意しておくべきです。

kintoneとは?主な4つの機能を解説

kintoneの主な機能は以下の4つになります。

  1. 業務アプリを作成する・追加する
  2. データ管理・収計機能
  3. コミュニケーションの場として活用
  4. 拡張機能

これらの機能がどのように業務に役立つかを1つずつ解説していきますね。

1. 業務アプリを作成する・追加する

kintoneの最大の特徴は、業務に必要なアプリケーションを簡単に作成・追加することができる点です。アプリは、リッチテキストや日付、チェックボックス、計算など合計28個のパーツが組み合わさって構成されています。

一例ではありますが、具体的に挙げると以下のようなアプリが作成可能です。

  • 顧客リスト
  • タイムカード
  • 日報

このように、組み合わせ次第で、自社に合った業務にピッタリとハマるアプリになります。また、足りないと思った機能を追加することで、より業務の効率化を図ることも可能です。

2. データの管理・集計機能

従来であれば、データの管理は紙媒体になりますが、kintoneの場合はデータ化することで一元化が可能です。つまり、ExcelやPowerPoint、紙媒体で管理していた情報をkintone1つで管理できるようになります。いつ、誰が、どのデータを更新したのかなども把握することができるため、変更のミスの削減にもなります。

また、蓄積されたデータは集計したり、一覧で閲覧することもできるため、見たい情報を探す手間が削減可能です。さらに、グラフ化することもできるため、蓄積したデータを分析して業務改善に役立てることもできますよ。

3. コミュニケーションの場として活用

kintoneでは、社内はもちろん社外の人とのコミュニケーションも可能です。資料やグラフなども共有することができ、案件の進捗や残タスクなども把握することができます。

一部しか社外との進捗を知らないという属人化は、担当がいないと対応することができず、会社側にとってもリスクになってしまいます。コメント機能を活用することにより、リアルタイムに近いコミュニケーションができるため、報告の遅れや伝達ミスを減らすなど、社内外共にメリットがあります。

4. 拡張機能

JavaScriptやCSSファイルの読み込みや、外部サービスとのAPI連携ができます。拡張機能を利用するのに、プログラミングの知識は必要ないため、簡単にアプリを使いやすくすることができます。

プログラミングなどを活用することで「この項目が選択されたら、こっちの項目が自動入力される」といった効率化に繋げることができます。また、指定の項目が入力されていないと、保存する時にエラーが出たりなど、入力ミスを防ぐことができるので、拡張機能は積極的に使った方が良いでしょう。

JavaScript開発では細かい改修が可能になりますが、kintoneは毎月アップデートを行っているため、ふとした瞬間にJavaScriptが機能しなくなったりなど、リスクがあります。また開発には外注の作業や、社内であっても退職のリスクがあるため、あまりオススメすることはできません。

API連携では基幹システムと連携することができますが、JavaScriptと同じで外注の作業が必要になりますし、業務効率や費用対効果を考慮する必要があります。

これらのことから、基本的には標準機能および簡単に導入できるプログラミングの拡張機能で運用するのがおすすめです。

kintoneは何がすごい?kintoneの特徴と向いている業務

kintoneは何がすごい?kintoneの特徴と向いている業務

kintoneの特徴と向いている業務は、以下の8つになります。

  1. 業務や業種問わずに使える
  2. ITに詳しくなくても感覚で使える
  3. カスタマイズ性がとても高い
  4. 簡単に自社専用のアプリが開発できる
  5. データの蓄積や活用がしやすい
  6. 便利な機能が随時拡充される
  7. 円滑なコミュニケーションが可能
  8. 高いセキュリティレベル

kintone導入を検討している方は、上記の内容から自社に活用できることがあるのか、参考にしてみてくださいね。

業務や業種を問わず使える

自社に合った業務システムはなかなか見つかりにくく、だからと言って複数のシステムを導入するとなるとコストも掛かってしまいます。このような悩みはkintoneに不要です。

なぜなら、kintoneには部署や業種別に用意されたアプリが100個以上あり、さらに必要と感じた項目を追加させることで、自社独自のニーズを反映させたアプリ作成が可能だからです。このことから、kintoneは業務や業種を問わずに使うことが可能なツールと言えます。

ITに詳しくなくても感覚で使える

kintoneでは、プログラミングの知識がなくても、設定画面から誰でも簡単に機能を拡張させることが可能なノーコードツールになっています。本来であれば、システム開発は外注することが多いですが、kintoneではその手間が不要になります。

一部、開発者向けのサービスもありますが、それ以外のサービスでも十分に活用させることができます。開発時間の手間やサービスの料金など、kintoneで運用することで様々な面でのコストを削減できるでしょう。

カスタマイズ性がとても高い

kintoneは初心者でも、不満を感じたら直ぐにカスタマイズでき、アプリの使い勝手を良くできます。アプリには、日付やチェックボックス、計算など合計28個の項目があります。添付ファイルが必要と感じれば、設定から追加することができます。

またプラグインという拡張機能を使うことで、業務を更に効率化させることができます。このプラグインは無料と有料のものがあり、全部で350種類ほどあります。無料のプラグインから試してみて、必要と感じたら有料を利用してみても良いかもしれません。

ただし、無料だからといって追加しすぎるとプラグイン同士が競合してしまいエラーが出てしまう点は注意が必要です。これらのことから、様々な項目を組み合わせることで、自社の業務にピッタリとハマったアプリがつくれるので、慣れてきたら色々カスタマイズしてみてください。

簡単に自社専用のアプリが開発できる

さきほど説明したカスタマイズ性が高いという内容を活用することで、簡単に自社専用のアプリを開発させることができます。基本的には、無料で自社に合った業務に合わせてカスタマイズを行いますが、有料のサービスもあります。

APIやWebhookを利用することで、kintoneと外部サービスの連携が可能になります。データ連携することで、さらに利用の幅が広がり、自社の業務に特化した専用アプリの開発をすることができます

データの蓄積や活用がしやすい

kintoneはデータを一元化させることができるため、データの蓄積や活用がとてもしやすくなっています。kintoneでは文字情報からファイルの添付まで、統一したフォーマットでデータを管理できます。ただし1ユーザーに対するデータ容量が5GBと少ないので、その点には注意が必要です。

また、アプリに溜めこんだデータは、条件で絞り込んで一覧で見たり、集計してデータ化させることも可能になっています。その大量のデータをグラフ化することもできるため、DXへの活用に有効なツールと言えるでしょう。

kintoneはDX推進に有効なため、現時点でDXを考えている方は、業務改善の他にもメリットを得られるシステムになっています。

便利な機能が随時拡充される

kintoneでは、プラグインなどの便利な機能が日々拡充されていきます。

少し機能に不満があった場合、拡充されたプラグインを利用すると、今まで使っていたプラグインよりも使い勝手が良くなることもあります。ユーザー目線で作られているので、随時拡充されるのは嬉しいポイントですね。

円滑なコミュニケーションが可能

部署が違うと、なかなか合う機会がなく、コミュニケーションが減ることがあります。kintoneでは、アプリ内にコメント欄や、メンション機能、個人チャットがあるため、外出中の人ともコミュニケーションが取れるシステムになっています。

他にも、コミュニケーションスペースに加入させるメンバーを選んだり、公開範囲を指定することもできます。また、社外の人とのコミュニケーションを取るゲストスペースもあり、社外秘情報を守ることもできます。

電話や会話では記録を残すことは難しいですが、kintoneを使うことで内容を記録し、対応漏れや聞いていないなどという問題も回避することができるようになっています。

高いセキュリティレベル

クラウドサービスであるkintoneは、サイボウズ株式会社が提供するcybozu.comを基盤としています。不正アクセスや不正ログインはもちろん、データの消失や災害時などの対策もしてあります

また、2要素認証もあり、携帯からログインすることも可能です。他にも、アクセス権なども付けられるため、アプリやデータを細かく設定・管理できます。

kintoneが苦手なことは?

kintoneが苦手なことは以下の3つになります。

  • 膨大なデータを扱う業務
  • Excelのような複雑な関数式の使用
  • 標準機能以上の作業

苦手なことを把握し、kintoneが自社に向いているのか向いていないのか、参考にしてみてくださいね。

膨大なデータを扱う業務

kintoneは大量のデータ管理には向いていません。kintoneのアプリには「1 日に実行できる API リクエスト数」が10,000と基本的には定められており、大量のデータを扱う場合にはこのリクエスト数を越えてしまうため、不向きとなります。

また、kintoneの1ユーザーあたりのディスク容量は5GBであるため、足りなくなったら購入したり、不必要なファイルは削除したりなどの手間が掛かります。添付ファイルも1GBまでと制限があるので、やはり大量のデータを扱う業務には向いていないと言えるでしょう。

Excelのような複雑な関数式の使用

kitoneに標準で搭載されている機能では、一般的な管理や分析は可能ですが、Excelほどの膨大な関数を取り扱う場合、kintoneは向いていません

連携サービスで「データコレクト(トヨクモ株式会社)」というものがあり、活用することでデータの収集や計算、加工の効率化を助けてくれます。コストはかかってしまいますが、連携サービスなどを活用することで、絶対に使えないということではありません。

自社が膨大な関数を取り扱っているのか、複雑な関数式を使用しているのか、あまりわからないケースもあります。なので、kintone導入を考えている方は、無料トライアルで自社に向いているシステムなのかを試してみる必要があります

標準機能以上の作業

kintone以外にも言えることですが、システムは標準機能以上の作業はできません

例えば、kintoneで勤怠管理をしたい場合、kintone単体であれば無料アプリしか使うことはできません。そのため、フレックス制度や夜勤など、複数の勤務形態がある場合だと無料アプリだけでは力不足になります。このように標準機能には対応できる範囲に限度があることは理解しておくべきでしょう。

もしkintoneで標準機能以上の作業を行いたい場合には、外部連携サービスの導入で解決することができます。今回例に挙げた勤怠管理の場合では、連携サービスである「キンコン」を使うことで、幅広く対応することができます。

このように、標準機能以上の作業に関しては、外部サービスやプラグインの導入が不可欠になってきます。

導入の成功秘訣と失敗しないポイント

導入の成功秘訣と失敗しないポイントは以下の7つになります。

  1. システム運用の担当者を決める
  2. 現状の課題をはっきりさせる
  3. 業務フローを整理する
  4. 初めから完璧を目指さない
  5. 実際に使ってみて適宜カスタマイズしていく
  6. 欲しい機能が備わったパッケージを活用する
  7. kintone支援事業者(伴走パートナー)の活用を検討する

導入を検討する方は、導入後どのように対応していけばいいのかを参考にしてみてくださいね。

システム運用の担当者を決める

全社的な導入と活用を見据えるのであれば、システム運用の担当者を決めるのが妥当です。

kintoneの導入自体は比較的簡単ですが、カスタマイズの内容によってはプログラミングの知識やスキルが必要になります。そのため担当者を選任しておけば、アプリに対しての不満があれば「この人に伝える」と社内での意思疎通が図れるので、円滑な運用やアプリ改善が可能です。

また、担当者を決めずに運用を続けていくと、誰かが勝手にカスタマイズして、システムが機能しなくなると業務が止まってしまう可能性もあります。この場合には、アクセス権を活用することで、カスタマイズできる人の制限が可能なため、管理する上でもやはり担当者を決めるのが妥当でしょう。システム担当者はもちろん誰でもできますが、可能であればCSSなどを扱える人が適任といえます。

現状の課題をはっきりさせる

kintoneを導入したからといって全ての業務が改善できるわけではありません

どのシステムを導入するにあたっても言えることですが、現状の課題を明確にしてから解決に適したシステム導入を行う必要があります。例えば「現場の進捗がわからない」や「二重入力が大変」など、業務における課題は多くあります。

kintone導入前に、自社の業務改善したい課題をまとめておけば、kintoneが向いているのか向いていないのかがわかり、業務システム導入失敗のリスクを避けることができます。そのため、現状の課題をはっきりさせることは非常に重要と言えるでしょう。

業務フローを整理する

自社の抱える課題が明確になったら、業務フローの整理が必要になります。業務フローを整えることで、実際の業務において必要なアプリと不要なアプリを仕分けることができます。そのため、無駄なアプリの削減や集約化がすすみ、よりkintoneの活用が促進されることが期待できるでしょう。

業務フローの整理については、利用する部署やメンバーと会話したり、使用状況のフィードバックを行う定例会を実施したりと、定期的に確認を行うことが重要です。定期的に見直すことで、より課題解決に直結する高品質なアプリを作成できるでしょう。

初めから完璧を目指さない

kintoneを導入し「完璧に仕上げよう」と思っても、次の日から業務改善できるわけではありません。使っていく中で、この業務管理にkintoneは適さないなど不満や改善点は出てきます。

これらのことから、初めから完璧を目指すのではなく、実装してみてフィードバックし、改善することで、自社に合ったアプリを作成できるのです。なので、短期的な完成を目指すのではなく、中期的な目線で導入を検討してみてくださいね。

実際に使ってみて適宜カスタマイズしていく

とりあえずアプリを作成したら、現場で使ってみるのが大事です。管理者目線で必要な場合でも、現場目線では不必要なツールの場合があります

管理する側の都合だけでアプリを運用していると、現場の仕様に合わず、使い勝手の悪いアプリになってしまいます。現場の声と管理者の意見を組み合わせることで、使い勝手が良いアプリ作成ができ、効率化に繋げることができます。

欲しい機能が備わったパッケージを活用する

1からアプリを作成しようとすると外注に頼む必要があり、コストが大幅にかかってしまいます。その場合には、kintoneの業種業務アプリパッケージを利用するとよいでしょう。アプリパッケージには、1から作り込みが不要な手軽さと、使っているうちに欲しいアプリや機能が追加できる柔軟性があります。

kintoneを導入し、すぐに活用していきたい場合には、とても嬉しいサービスですよね。営業向けのSFAや、販売管理向け、契約管理向けなど、様々な業種に対応したパッケージが存在します。

ただし、中には追加や編集を行うと機能しなくなるモノもあるので、事前に確認してから利用することが大事です。kintoneの業種業務アプリをベースに、自社に合った最適なアプリ作成をしてみてください。

kintone支援事業者(伴走パートナー)の活用を検討する

kintoneの支援事業者(伴走パートナー)とは「kintoneを熟知した業務改善のプロが自社課題に合わせて、導入時の構築や運用について継続的なサポートをする」サービスの事です。

この伴走サービスのメリットとしては、継続的な支援と内製化が可能になるといった2つになります。一般的なシステム会社にシステムを作成してもらうと、フィードバックがなく、改善点が出るたびに、依頼をかけるのでコストが大幅に掛かります。ですが、kintoneの伴走パートナーの場合はシステム完成後も継続的なサポートを行い、改善点が見つかれば修正し、さらに良いシステムにするお手伝いができます。

また、伴走パートナーがいることにより、kintoneの不明点がすぐに解消されるため、社内への浸透も早くなります。社内に浸透すると内製化につながり、内製化の実現はコスト削減やノウハウの蓄積にもなります。そのため、将来の課題にも自社内で対応できるようになるのです。

さらに、kintoneはDX化に有効なシステムになっており、内製化の実現はDX化の推進にも繋がると言えるでしょう。中長期的な目線でのメリットを理解した上で、ぜひ伴走パートナーの活用を検討してみてくださいね!

kintone導入の成功事例3選

kintone導入の成功事例は以下の3つになります。

  1. CRMとしての活用|全国展開の飲食店
  2. 日報としての活用|桑原商事
  3. 在庫・備品管理としての活用|神戸製鋼所

kintone導入して、どのように成功したのか参考にしてみてくださいね。

① CRMとしての活用|全国展開の飲食店

CRMとは「顧客管理」のことで、これを活用して成功した全国に飲食店を展開したK社について紹介します。kintone導入前は、代表メールに届いたメールを各部署で確認していたものの、それを誰が確認し、対応するか不確定でした。そのため、対応漏れなどのトラブルが発生することもあったそうです。

kintoneを導入後、メールワイズを活用することで、担当部署を振り分け、誰が対応すのかを明確にしました。結果的に、受信メールの約90%を1営業日以内に対応するといった業務改善に成功しています。

参考:kintone(キントーン)のCRM(顧客管理)としての機能とは?SFAとの違いも解説 | ペパコミ株式会社 (pepacomi.com)

② 日報としての活用|桑原商事

桑原商事は、従来使っていた日報のプラットフォーム「Notes」がパソコンのOSが入れ替わるタイミングでバージョンアップする必要がありました。

ですが、そのバージョンアップには数百万のコストが必要になり、カスタマイズできず、会社に浸透していなかったため新しいシステムの導入を決意したそうです。kintoneを見つけ、1カ月の無料トライアルをしたところ、30分程度で従来の日報のシステムが作成できたそうです。

OS入れ替え含めても100万円以下だったため、kintoneを導入し、過去の日報は移行せずに、新しいもののみkintoneで運用する対応をしました。また、全社員の半数以上を占める営業のプラットフォームにkintoneを採用することで、コストを4分の1にすることも実現させています。

参考:桑原商事 – kintone(キントーン)導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム (cybozu.co.jp)

③ 在庫・備品管理としての活用|神戸製鋼所

素材系や機械系、電力事業など幅広い事業を展開している神戸製鋼所。kintone導入前は、製造現場への指示書作成の元となる材料管理台帳を手書きにて管理しており、転記ミスや指示遅れなどのミスが発生していました。

全てを紙媒体で管理していたため、在庫一覧表の作成など、作業者の負担も多い状態でした。そこで、できるだけ使いやすい仕組みで、構築費用を抑えられるクラウドサービスが必要になり、結果kintoneが向いていると判断されました。

kintone導入後、製造現場から戻ってきた材料に貼付されたQRコードを読み取ることで、種類や番号、サイズがヒットしたレコードを表示する仕組みができています。また、入庫日や数量、置き場の情報なども在庫管理台帳の役割もあります。

参考:神戸製鋼所 – kintone(キントーン)導入実績30,000社 – 導入事例 | サイボウズの業務改善プラットフォーム (cybozu.co.jp)

まとめ|kintoneは使えないという思い込みを払拭しよう!

  • kintoneが使えないと言われる理由
  • kintoneの主な機能
  • 向いている業務
  • kintoneの苦手な事
  • 導入の成功秘訣と失敗しないポイント
  • 成功事例

本記事では、上記の流れでkintoneの導入失敗理由と有効な使い方を紹介していきました。

実際にkintoneへの理解を深めることで向き不向きを知ることができるので、一部の「kintoneは使えない」という声を受け止めないようにしてください

また、自社に合っているかわからない場合は、サイボウズに聞いてみるのがオススメです。

導入前の1ヶ月の無料トライアルや、導入後の伴走サービスもあるので、業務改善の為にkintoneを検討している方は、実際に利用してみてくださいね

また、伴走ナビでも併走サービスの相談を受けているので、気軽にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら
伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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