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kintoneをうまく活用していくための3つのポイント

kintoneをうまく活用していくための3つのポイント

もっとkintoneを使いこなしたい

kintoneを導入して間もない方と話をしていて、こんなことを言われたことがあります。

kintoneで何をしたらいいかわからないんです。
kintoneで何ができるかわかりません

逆のパターンも言われたことがあります。

kintoneって何でもできると思っていました。

せっかく導入したkintone、使いこなせないともったいないですよね。

もちろんkintoneに限らずサービスやツールは導入がゴールではありません。
kintoneを導入し、しっかりと正しく使えるようになって初めてスタートラインです。

今回はkintoneを活用していくためにまず初めに大切にしてほしいポイントを書いていきたいと思います。

業務の目的と全体の流れを知る

業務改善のスタートで何よりもまずしなければいけないことは、自分の業務を知ることです。
これはkintoneを使用するかどうかは関係なく必ずしておくべきことです。

何のためにその業務が存在するか、そしてなぜその業務を改善しなければならないのか。
それをはっきりと理解し、目標を定めておくことが最重要です。

そのためにそれぞれの業務がどう流れていきどう繋がっているかを可視化するため、業務フローなどの図にして書き出してみます。

業務フロー図

業務フローを可視化することで現状抱える課題が根本的にどこにあるのかまで見えてくることがあります。

「システムを導入することで解決できるのか」それとも「そもそもその業務は必要なのか」といった根本から見直すこともできるかもしれません。

それから一つ一つの業務を棚卸しし、業務を構成する作業やタスクの洗い出しを行います。

業務の棚卸

ここまでできれば自分の業務をしっかり知っているといってもいいでしょう。

使用するツールの選択はそこからでも遅くありません。
この業務に必要なツールは何だろう、そしてこの業務を改善していくために必要なツールは何だろう。
そういう視点でのツール選びが大切です。

どんな業務のどんな部分をどうしたいかを明確にしておくことによってそれに最適なツール選びができますし、導入してからの開発もスムーズに進んでいくのではないかと思います。

「何ができるのか」「何ができないのか」を知る

kintoneを使って業務改善を進めていくと決めたのなら、kintoneの機能や特徴を理解しっかりと理解すること、これが2つ目のポイントです。

まず全体的にどんな機能があるかを知る、そしてそれらの機能を組み合わせればどんな効果的な使い方ができるかを考えられるようになることが機能や特徴を理解するということです。

例えばアプリが増えてくるとアプリが探しにくくなり、目的のアプリにたどり着くまでに時間がかかってくることがあります。
そんな時には例えば業務別や部署別にスペースを作り、その中にアプリを作成します。そうすることでフォルダを使うようにアプリを整理することができます。

スペース例

その他、お気に入り機能やブックマーク機能、ポータルのお知らせ欄にリンクを貼るという方法もあります。

ポータルリンク例

これらの機能を使うことでアプリへの最短距離を工夫することができます。

そして、kintoneの機能を理解するためにおすすめの方法があります。

まず一つ目は認定資格に挑戦してみることです。

アソシエイト試験ではkintoneの機能や設定方法を網羅的に学ぶことができます。
アプリの作成や管理をする方は勉強しておいて損はありません。

kintone認定試験

二つ目はkintoneのヘルプを読むことです。

一言で言うと、「kintoneのヘルプはすごい!」です。
ユーザー用のヘルプと管理者ヘルプに分かれていたり、活用ガイドとしてたくさんのTipsが用意されています。

実はこのヘルプを読むだけでも相当な情報量で、アソシエイト試験の試験勉強にヘルプを読み込むという方もいるぐらいなんです。

困った時にはまずヘルプを確認するというのも有効な手段です。

kintoneヘルプ

こうしてツールの理解と業務への理解が双方深まっていけば、業務フローや業務改善の目的に合わせてツールを選択し、
その機能を使い分けられることができるようになる、つまりkintoneの活用がどんどん深まっていくと思っています。

成功への道しるべを知る

3つ目のポイントは「道しるべ」です。

私は導入から一人でkintoneの開発・管理をしてきました。
わからないことや疑問に思ったことは徹底的に調べて解決してきました。
それでも社内の色々な業務改善を進めて来ることができたし、kintoneを始めたくさんのツールの知識もつけてきました。

だからこれを読んでいただいている皆様も徹底的に自分で勉強してください

・・・とは言いません。

もちろん自身で勉強するのは必須です。
何もせずにスキルや知識が身に着くはずがありません。

ですが大切なことは一人で勉強する必要はない、ということです。

kintoneの魅力の一つに豊富なコミュニティがあります。
職種、業種、立場など色々な壁を越えて知識や経験の共有をすることができます。
コミュニティで得られるものはとても多く、
自分では思いつきもしなかった使い方をしていることを知ることも多いでしょう。

そしてそれよりも大きなことは、自分と同じような悩みや想いをもって業務改善に取り組む仲間がいるということです。
特に社内で一人管理者をしている方にとって、孤独感を感じながら日々仕事をしていた方も多いでしょう。

「社外には仲間がいる」

それを知ることができるだけでも、コミュニティでの仲間との出会いは、kintoneの活用方法を学ぶだけでなくメンタル面の大きな支えになることは間違いありません。

みんながどのようにしてどのような考えでkintoneを活用し、業務改善を行ってきたのかを「聞く」ことが、kintone活用の、成功への道しるべになる。
先人の知恵を借りることも大切なポイントです。

興味のある方はどこかのコミュニティを覗いてみてはいかがでしょうか。
いきなりイベントに参加するのはハードルが高い・・・という方には、

  1. オンライン掲示板に書き込んでみる
  2. オフラインイベントにカメラオフで聞くだけ参加してみる
  3. 慣れてくれば顔を出したり話したりして見る
  4. オンラインイベントに参加してみる

こんなステップがおすすめです。

オンライン掲示板

キンコミ

キンコミ

developer network

dev net

コミュニティ案内板

コミュニティ案内板

ユーザーコミュニティ・勉強会

kintone Café

kintone Café

くるくるkrewポート

くるくるkrewポート

kintone SIGNPOST ランチ会

SIGNPOSTランチ会

わったーかすたまいんちゅ

わったーかすたまいんちゅ

サイボウズ主催イベント

Cybozu Days

Cybozu Days

kintone hive

kintone hive

関西キントーーク

関西キントーーク

kintoneをうまく活用してくために

というわけでkintoneを効果的に活用していくために必要なことを考えてみました。

業務を知り、機能を知り、道しるべを知る

何のための業務なのかを知り、何のためのツールなのかを理解することで、
kintone活用はどんどん深まっていき、
ユーザーとのノウハウを共有し合うことでkintone活用の幅がどんどん広がっていきます。

ただあくまでも真の目的は「業務改善」
kintoneはその中にあるものだということは絶対に忘れてはいけません。

きったん
医薬品の製造・販売をする会社のバックオフィスとして、10年以上業務改善に取り組んできました。 アナログ業務を単に電子化、デジタル化したのではなく、業務フローや社内規定から見直すことで「バックオフィスのDX」を進めてきました。 そんな知識や経験をシェアできればと思っています。
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