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kintoneとExcelの違いって?使い分けのポイントも併せて解説!

kintoneとExcel

kintoneとExcelは似ていると言われることが多いツールです。「Excelをメインで使っている業務はkintoneに置き換えることができるよね?」と思う方も多いかもしれません。ですが、それぞれに得意不得意があるので、上手に使い分けていくのが大事です。

今回の記事では、kintoneとExcelが似ているといわれる理由や使い分けのポイント、上手に使い分けている事例についてご紹介します。

kintoneとExcelの違いとは

kintoneでデータの一覧を見てみると、見た目はExcelに非常に似ているといえます。kintoneでは会社名、部署名、住所、担当者名などの項目を一行ごとに入力することができ、一覧化して見られます。Excelの行と列と同じように使用すれば「使い勝手はまったく同じではないの?」と思ってしまう方も少なくありません。

Excelで管理をしている書類やデータについては、kintoneに「置き換える」という言い方も十分に可能です。

それでは、どのような点が異なるのでしょうか。kintoneとExcelの違いに目を向けてご紹介します。

利用可能人数

kintoneのメリットの一つでもありますがkintoneでは複数人で利用が可能です。社外でも社内にいてもアプリを開けばすぐに自分の知りたい情報を閲覧することが可能であり、他の人が使用中だからといって見られないことがありません。

複数人同時に開くことが可能なため、データを閲覧することで情報の共有を簡単に行うことができるのです。リアルタイムに更新も反映されるので、常にアプリ内には最新の情報を閲覧できるのが魅力と言えるでしょう。

一方、Excelは個人で利用する想定のツールです。同じファイルを1人が更新している間は他の人は更新ができません。また、ファイル単位でコピーし、各担当者が個別に更新したりすることで、どれが最新バージョンかの管理がしづらくなります。

コスト

出典:kintone公式HP

kintoneの利用料金はスタンダードコースかライトコースかによって変わります。5ユーザーから契約でき、スタンダードコースであれば1ユーザーあたり月額1,500円、ライトコースであれば1ユーザーあたり月額780円です。

kintoneは複数のアプリを一つのツール内で利用出来るため、非常にコストパフォーマンスに優れているシステムだと言えます。顧客管理・案件管理・スケジュール管理・経費申請についても、それぞれ専用のシステムを導入せずにkintoneひとつで作業が可能です。現在は100種類以上のサンプルアプリが用意されているため、多くのユーザーが満足できる仕様で業務効率化が図れます。

Excelの費用面に関しては、初期にライセンス代を支払うことによって半永久的に利用できますが、kintoneのような多機能性を現状は持ち合わせていません。使用する目的に応じて必要な機能を算出し、どちらを利用するか判断しましょう。

アクセス環境

kintoneの場合はスマートフォンやタブレット端末からでも簡単にアクセスできるため、営業などの外出中でも編集が可能です。また、モバイルやタブレット端末でも見やすい一覧画面の作成ができるので、外出時でもストレスなく利用できます。

Excelは基本的にパソコンでの利用が推奨されているツールです。もし外出時にExcelをスマートフォンで使用するとなった場合は、画面が小さくて見にくいので編集が困難です。そのため外出先でパソコンを開かなくてはいけない可能性も考えられます。

データの保存場所

kintoneとexcelではデータの保存先がそれぞれ異なります

kintoneのデータは全てサーバー上に保存されるため、Excelに比べてデータ量が多くなっても重くなりにくいです。またデータ自体は一元管理されており、さまざまな条件で呼び出してくるイメージになりますので、紐づいているデータを新たに呼び出すなどの操作も簡単に行えます。

一方、Excelはデータが各ファイルごとに保存されます。情報が分散しがちであると言われるのはここが理由です。社内のどこかに必要な情報があると分かっている場合でも、Excelで管理しているとどのパソコンに保管されているかが分からないということが起きます。また、マクロなどを利用しない限りはデータも紐づけされていないため、関連データを検索するのにも時間がかかります。

関数の利用のしやすさ

kintoneには標準機能として四則演算や合計、条件式、日付の形式などを操作する関数が用意されています。また、グラフや表などの集計機能も標準機能として搭載されています。しかし、利用できる関数は数が非常に限られています。

関数においてはExcelの方が多くの関数が標準搭載されていて便利です。関数が初心者の方に向けた分かりやすい解説もあるため、関数を使うときはExcelを利用する方が多いです。

Excelは利用したことがある人が多いので、一から操作方法を説明しなくても良い点も雇用する企業にとっては効率化できるポイントです。

また不明点はインターネットで検索するとたくさんの情報が出てくるので、操作に困っても自力で解決できる可能性が高いのです。kintoneにもExcelと同様にQ&Aがあるので不明な点は自主的に解決できるはずですが、Excelと比べると情報量が劣っていて操作にも慣れていない人が多いので、知識のある人のサポートが必要な可能性もあります。

コミュニケーション

kintoneとExcelにはそれぞれコメント機能が搭載されています。

kintoneではレコードごとにコメントの作成ができ、個人やグループ全体へのメンション機能が備え付けられているので宛先を指定してのやりとりが可能です。また「いいね」機能もありコメントに対してのレスポンスが楽にできます。

Excelの場合はコメントができるだけでリンク機能やいいね機能は搭載されていません。コミュニケーションの点においては、kintoneのほうが優れていると言えるでしょう。

通知知能

kintoneではデータの更新があった際には、あらかじめ指定したユーザーにメールやプッシュ通知を自動で送信することが可能です。毎回ファイルを開かずとも常に最新の情報を入手できるので、プッシュ通知は作業効率の向上につながる機能と言えます。

Excelでも更新があった時にメール通知を行うことは可能ですが、設定の難易度が高く利用している人が少ないのが現状です。

置換機能

kintoneには置換機能がありません。手作業で無理やり置換することはできますが、Excelの方が簡単に置換することができます。

kintoneで置換をするとなると、一括置換をする際にはCSVを用いてkintoneのデータ出力を行い、置換したい文字列をCSV上で編集し再度取り込み直すという手間が発生します。

Excelであれば置換機能があり、置換方法も簡単です。また、選択した範囲内のセルに対して一括で置換することもできます。

アクセス権

kintoneでは、ユーザーや部署・役職単位で細かくアクセスの権限を設定できます。閲覧禁止の権限のみならず、編集に権限をつけたり誤削除の防止機能もあったりするので安心してデータを管理することができます。

データの閲覧禁止に関してはデータ全てではなく、一部分だけに閲覧権限をつけたいといった細かい権限設定も行えるので便利です。

Excelでもアクセス権限を設定することができますが、kintoneはアプリ・レコード・フィールド単位でアクセス権を細かく設定できる他、システムの編集権限や承認フローの権限など用途に合わせた設定ができるという点でExcelよりも優れていると言えるでしょう。

kintoneとExcelを使い分けるポイント

kintoneとExcelの違いや、得意な点、不得意な点を見てきましたが、どちらか片方に統合しないといけないのでしょうか?

先ほどもご紹介したように、関数機能、色付けを含む表作成の自由度など、Excelにも優れている点は多くあります。kintoneではその代わりに、グラフ作成機能やプラグインによる工夫を行ってビジュアル的に分かりやすい表現が行えます。それぞれのソフトに合った方法を選択すれば、最終的には目的とするデータが得られるはずです。

もっとも大事なのは、業務フローを回していく中で、分析・活用できるデータを上手く蓄積できる仕組みを作ることです。ですので、無理やりどちらかに統合しなければならないということはありません。

上手に使い分けている事例としては、

  • kintoneでグラフ作成、csvなどの形式で必要なデータだけを出力
  • Excelでkintoneから出力されたデータを読み込み、帳票出力などに利用

といったケースがあります。

kintoneとExcelのそれぞれが優れている点を生かしながら、併用していくことも検討してみると良いでしょう。

まとめ

kintoneとExcelは似ている点が多いツールですが、同時に利用できる人数やデータの保存場所、関数機能の充実度などによって違いがあります。どちらか一方に統合しなければならないというものではなく、それぞれの特性を理解して、場面に応じて使い分けるのも良いでしょう。kintoneのユーザーコミュニティであるキンコミには、kintoneとExcelの使い分けの基準などで盛り上がっているトピックもあります。今回の話が気になった方は、こういったコミュニティも活用しながら使い分けのヒントを探してみてくださいね。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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