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kintoneの導入に失敗しがちな会社の特徴とは?成功させるためのポイントも解説!

kintoneチームワーク

kintoneは強力な業務改善ツールですが、導入が上手く行かなかった…という例も残念ながらあります。上手く行かなかった事例を調べてみると、導入をしようとしている会社にはある共通点がありました。本記事では、kintone導入を失敗しがちな会社の特徴や、成功させるための3つのポイントについて解説します。

kintone導入を失敗しがちな会社の特徴3選!

kintoneの導入に失敗してしまう会社では、取り組み方や社内の体制に特徴があることが分かってきました。こちらでは、kintone導入を失敗しがちな会社の特徴を3つご紹介します。

指揮命令系統があいまい

kintone導入のプロジェクトは全社的に行った方が効果が高くなります。ですが、導入を推進するリーダーがきちんと立てられていないと上手く進みません。また、リーダーが決まっていても、組織の枠組みのどこに位置するかを明確にしないと決定権が誰にあるかが分からなくなってしまいます。「誰が誰に対して進捗を報告するか」「誰が何に責任を負っているのか」があいまいなまま導入を進めようとすると、計画変更が必要なときや意見が割れたときに収拾がつかなくなってしまうのです。

取り組みの足並みが揃わない

kintone導入の取り組みについて、各部署の担当者がバラバラに始めてしまうというケースがあります。各部署で使い始めてしまうと、それぞれが自部署の現在の業務内容を中心として最適化をしてしまうため、部署間での足並みが揃わなくなってしまいます。

「自部署の仕事だけでも最適化できればいいのでは?」と思うかもしれません。ですが、得られる効果がとても限定的なものになってしまうため、導入のメリットは非常に薄くなってしまうでしょう。

業務の課題点を明確にしない

課題の洗い出しができるかどうかも、導入が上手く行くかどうかを左右します。現状の業務のやり方についてはヒアリングできることが多いのですが、改善が必要なポイントや改善案については意見が出ないことがあります。原因はいくつか考えられますが、「現在の業務のやり方を変えたくない」という消極的な考え方や、「自分以外の誰かがもっと便利にしてくれればいい」という他力本願な考え方のもとでは、上手く導入できないケースが多くなります。

kintone導入を成功させるための3つのポイントとは?

導入を成功させるためにはどのように進めればよいのか、こちらでは3つのポイントについて解説します。

指揮命令系統を明確にする

kintone推進のプロジェクトについて、誰が責任者なのか、各部署との間でどのような連携を行うのかを事前に決めておきましょう。良くあるのは「社内体制図」を作り、進捗の報告や重要事項の決定などをどんなメンバーで行っていくのかを明記することです。

社員全員が前向きに取り組む

トップダウンで全社的に取り組みを進めることで、社員全員がkintone導入を前向きに進められる環境にしましょう。その際には、導入推進を行うリーダーへ全面的に協力することや、業務改善のために自分自身が努力することを社員に促しましょう。

さらっと書きましたが、言うほど簡単ではありません。ユーザー部門はそれぞれに日々の業務を抱えており、反発が出やすいのは仕方がないことです。改善に取り組む社員ひとりひとりにも負担が増えることを理解し、改善に前向きになれる環境を整える必要があります。

前向きに取り組めない社員には丁寧にヒアリングし、取り組めない原因を取り除くなどの対応を行いましょう。

課題点は積極的に改善する

会社の中で業務の課題点を指摘するのは、勇気が要る作業です。「前任者や上長への批判だと受け取られるのではないか」「指摘すると自分が改善する責任を負わなければならないのでは」などと心配になるケースもあります。また、自身が慣れ親しんだ業務手順は「面倒だから変えたくない」というケースもあるでしょう。

ポイントとしては、現状の業務の否定をしすぎないことです。改善後の効果をより強調して課題の改善に積極的になれる空気を作りましょう。また、先ほども解説しましたが、指揮命令系統を明確にしておくことで社員の不安を取り除くように努めましょう。

まとめ

本記事では、kintone導入を失敗しがちな会社の特徴について解説しました。自社に当てはまる部分がある、と感じる方もいるかもしれません。本記事でご紹介した成功させるためのポイントも参考にしながら、kintone導入が実のある取り組みになるよう、社内体制の整備や業務改善に前向きな空気の醸成を行ってみてください。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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