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マイナンバーカードトラブルをヒントにkintoneトラブルを防ぐ対策を解説

マイナンバーカードトラブルから学ぶこと

今(2023年6月現在)、問題になっているマイナンバーカードにまつわるトラブルの数々。

  • マイナンバーカードの名義と登録口座の名義が違う
  • マイナ保険証として別人が紐づけられている
  • マイナカードを使ったら別人の住民票が交付された
  • マイナポイントが他人に付与された 等々

これら一連のトラブルは、いち国民としては様々な意見や感想をもつニュースではありますが、kintoneに関わる人にとって決して他人事ではありません。この問題から学ぶことはとても多いと感じます。せっかくなので私たちが同じ失敗をしないように良い教材にしてみましょう!

(注意)この記事はマイナンバーカード制度について賛成や反対などの立場を主張するものではありません。また、国民サービスという大規模な事業と身近なkintone事案を比較・考察することは適切ではないかもしれませんが、国のトラブルを批判する意図もありません。

【マイナンバーカードトラブル】→【kintoneトラブルを防ぐ対策】を考える

運用を始めてみたらトラブルが同時多発した

【マイナンバーカードトラブル①】
2023年6月現在、住民票、保険証、口座、更に名義誤登録まで、トラブルが連鎖的に同時多発しています。
この状況は原因の特定にも対策にも時間がかかります。既に発表されているとおり正常に登録されているデータも含め総点検が実施されるとのこと。また、運用を任せている各所への再教育、その間のシステムの停止など労力も影響も甚大です。
なによりシステムやマイナンバーカード自体への信頼を着実に失っていく時間でもあります。

kintoneトラブル対策
kintone導入で同時多発トラブルを避けるには、スモールスタートとスモールゴール(目標達成)を徹底することが大切です。
kintoneは最初からやりたいこと全部を盛り込むのではなく、必要な範囲や機能から導入する「スモールスタート」が望ましいです。そして、その考え方は以前よりだいぶ浸透してきているように思います。
ただ、スモールスタートがなんとなくうまくいくと、当初の目標のゴールを待たずにアレもコレもとスタートを切って拡大していき、結局あちこちでトラブルが起きて収集がつかなくなるケースがあります。
それではせっかくのスモールスタートの意味がなくなってしまいます。
kintoneはノーコードツールですのでプログラムエラーでシステムが動かないなんてことはありません。意外とあっさりとスタート自体は成功してしまうのです。kintoneのメリットでもあるところなのですが。

大事なのはその後です。日々、滞りなく運用にのせていく段階に落とし穴があります。当たり前ですが、運用段階に入るとたくさんの人が関わることになります。実際に管理する人、運用する人、一般ユーザー。
テスト段階で予想できなかった使い方による問題や改善点が出てきます。その際の影響を最小限に留めて、最速で解決・改善するためにスモールスタートしているのです。
スモールスタートしたら、PDCAをまわして着実にスモールゴールをしていくという意識を大切にしましょう。

システムに問題はないけど、人為的なミスでトラブル発生

【マイナンバーカードトラブル②】
ニュースで、「今回のトラブルはシステムに原因はなく、すべて人為的なミスによるもの」という説明をみました。
気持ちはわかります。システムを導入、構築するために尽力してきた立場の人たちからすれば、悔しさのにじみ出る切ない叫びなのでしょうね。ただ現実はやはり、ミスを人のせいにする他責思考の言葉としか受け取ってもらえませんし、許されることもありません。人為的なミスも含めて”システム”が悪かったのだと評価されてしまいます、悲しいですが。

kintoneトラブル対策
kintoneでも人為的なミスによるトラブルは非常に起こりやすいです。これを避けるには、
~ やって欲しくないことは、そもそもできないようにする ~
システムを設計・構築するうえでは基本中の基本ですが、kintoneの基本機能だけでは実は意外と難しいので様々な工夫が必要です。

  • プラグインを活用する
  • 基本機能でデータ入力を工夫する(直接入力するフィールドは最小限に留める)
    • ルックアップフィールドの活用、適切な選択入力
    • 入力チェック用フィールドの設置
    • コメント機能、通知機能を有効利用
  • 適切にデータチェックできる運用にする
    • プロセス管理でチェック担当者(部署)をワークフローに入れる
    • 定期的にデータをチェックする運用ルールを策定する
    • kintone以外のツールを利用(例:データを出力してエクセルvbaでチェック)

など、先回りして問題を防ぐ工夫をする必要があります。大変ですが、この作業を徹底することで結果的には問題の対応に追われるという業務を減らすことにもなるのです。
ダメと言われてもやる人、お願いを忘れる人、マニュアルを読まない人、説明を聞かない人、適当な人、、は絶対に絶滅しません。向き合っていきましょう。

運用を任せた部署(人)がきちんと機能しない

【マイナンバーカードトラブル③】
今回、各市町村の役所はマイナカード申請やマイナポイント申請の対応に追われました。結果的にそこでの登録ミスも、一連のトラブルの原因となっています。
新型コロナ関連の給付金や補助金の対応、ワクチン接種の対応、マイナカード申請関連窓口、、いち市民の私から見てもオーバーワーク気味な状況だったのでミスがあっても仕方なかったように思います。
そのうえ、業務自体のデジタル化が遅れているといわれている役所では、マイナンバー制度に対応できる土壌が整っていたとは思えません。
そんな中、一方的に運用を任せ、更にそのフォローが足りなかったことが人為的なミスを生む原因になったのです。

kintoneトラブル対策
kintoneに関しても同じ状況が原因のトラブルは非常によくあることです。
kintoneは人によって大きく印象が違うツールです。ある程度のITリテラシーがある人からすれば、とても簡単で画期的なツールですが、画面を見るだけで拒否反応を起こす人も多いのです。
「kintoneを導入したら間違いなく業務を効率化できる!」
この身勝手な思い込みだけで突き進むと、いくら完璧なアプリを構築しても失敗します。
様々な立場や役割の人がkintoneを運用することを忘れてはいけません。最低でも下記3点は確実に押さえておきたいところです。

  • 運用するにあたって無理のないテスト期間や導入計画
  • 運用を任せる人や組織への根回しと教育
  • Q&Aの充実や問い合わせ対応などのフォロー体制

”ITが苦手”、”新しいことを覚えるなんて無理”、”今までのやり方が一番良い”、”効率化されたら仕事がなくなる”、、などのネガティブな思いを持つ人たちに寄り添いながら、着実にポジティブな協力者に変えていく、、実はこのアナログ対応こそがkintoneで業務効率化を成功させるカギなのです。

情報セキュリティに関するトラブル発生でシステムの信頼が失墜した

【マイナンバーカードトラブル④】
今回の数々のトラブルでは個人情報が取り違えられるという、最悪の結果になりました。
大切な個人情報が危険にさらされるかもしれない、という不安を多くの人たちが持ち、システムや制度自体の信頼を失ってしまいました。
そのせいで下記のとおり、当初の目標とはまったく逆の結果が出ている状況です。

目標:マイナンバー(カード)制度で国民サービスを急いでデジタル化したい ※全国民が対象
→ カードの普及を急ぐ(マイナポイント制度で普及の迅速化)
→ 数々のトラブル発生

  • 原因究明とデータの総点検
  • サービス停止やシステム改修
  • 運用者への再教育
  • メディア対応
  • 様々な専門家がいろいろな見解を述べることで国民の意見も多様化

→ カードの普及率と関連施策がストップ
結果:不安や警戒感が増したことでカード普及が遅れ、更に普及の拡大も難しくなった

kintoneトラブル対策
情報セキュリティの意識と対策を軽んじると、システムへの信頼が地に堕ちることはkintoneも同じです。絶対に避けなければなりません。
kintoneのクラウド基盤自体はサイボウズ社によって堅牢なものになっていますが、設定や運用方法によっては問題は起こります。
データが漏洩したり不正確なものになったりすることによって起きる問題については詳しく説明するまでもないでしょう。

ただ改めて強調したいのは、情報セキュリティの問題は技術的な原因より、意識の低さに起因することがほとんどだということです。だからこそ問題が起きた時に、”信頼”を失うのです。
kintoneの使いやすさや業務効率化ばかりに意識が向きがちですが、やはりいちばん大事なのは、データを扱う責任感です。セキュリティ意識は常に高く、必要であれば丁寧に教育していきましょう。

まとめ

ここまで、一連のマイナンバーカードトラブルと置き換えてkintoneでとるべき対策を書いてきました。
振り返ってみると全てとても基本的なことです。
国を動かすような大きく複雑なシステム導入も、社内など身の回りでkintoneを活用することも、大切なことは同じなのです。基本に忠実に丁寧に取り組むことでトラブルは防げるはずです。
また、そうすることでkintoneの理解者や協力者も増えてゆくと思います。kintoneには味方を増やすことでどんどんと改革の輪が広がり絆が深まるという特徴があると思っています。

いち国民としてはマイナンバーカードの数々のトラブルが早く落ち着くように願うばかりですが、この機会に自分自身のkintoneとの向き合い方を見直してみてはいかがでしょうか?

さがわ
中小/個人事業者の業務効率化・デジタル化のためのIT活用サポートをしています。様々な業種や幅広いニーズに柔軟に対応できるkintoneを得意としていますが、web制作から日々の相談ごとまで、”近くにいてくれて心強い”と感じていただける存在を目指しています。
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