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kintoneで顧客管理はできる!アプリの作り方から事例、注意点を解説!

顧客管理

kintoneを用いた顧客管理アプリの作成は、ビジネスの効率化と顧客満足度の向上に直結します。

この記事では、アプリの作成方法、実際に成功した事例、そして注意すべきポイントまで、詳しく解説しています。kintoneの柔軟性と拡張性を最大限に活用し、あなたのビジネスに最適な顧客管理システムを構築するための実践的なヒントを提供します。

この記事を読むことで、kintoneを使った顧客管理の具体的な方法を理解し、自社の顧客管理プロセスを効率化し、顧客満足度を高めるための一歩を踏み出せます。

kintoneで顧客管理アプリは作成できる!

kintoneを使用して顧客管理アプリを作成することは、その柔軟性と機能性により顧客管理プロセスの改善に効果的です。kintoneのデータベース機能を活用することで、顧客情報や取引履歴などの管理が容易になります。

また、プロセス管理機能を用いることで、チーム内の作業フローを効率化し、コミュニケーション機能を通じてチーム間の情報共有がスムーズに行えます。

具体的には、業務単位にアプリを分けることで、必要な情報を必要な人に必要なタイミングで提供できるようになり、業務の効率化とミスの削減が可能です。ルックアップや関連レコード一覧などの機能を利用することで、分散したアプリ間の情報を統合し、一貫性のあるデータ管理を実現できます。

kintoneで顧客管理アプリを作成する方法 100

kintoneを使用して効率的な顧客管理アプリを作成する際には、「目的の明確化」、「必要機能の洗い出し」、そして「拡張性の確保」が重要な要素です。さらに、公式のサンプルアプリ「顧客リスト」の活用も有効な参考になります。

この章では、kintoneで顧客管理アプリを作成する方法について詳しく解説します。

作成する目的を決める

kintoneで顧客管理アプリを作成する際、まず「作成する目的を決める」ことが重要です。なぜなら、アプリの設計と機能を方向付けるために不可欠だからです。

例えば、顧客情報の一元管理、販売データの追跡、商談履歴の記録など、管理したい情報によってアプリの設計が異なります。そのため、kintoneの強みを活かし、必要な情報を必要な人に必要なタイミングで届けられるようにアプリを設計することが重要です。このアプローチにより、顧客情報をマスターとして一元管理し、案件管理や活動履歴といった関連情報を効率的に管理することが可能になります。

また、目的を明確にすることで、業務の効率化と情報の正確性を高められます。理由は、明確な目的があることで、アプリの機能やデータ構造を適切に設計でき、結果として業務プロセスの最適化とデータの整合性を保つことが可能になるからです。

どのような機能が必要かを考える

kintoneで顧客管理アプリを作成する際、必要な機能の選定は、料理を作る際の材料選びに似ています。料理に必要な材料を選ぶように、アプリに必要な機能を選ぶことが重要です。

例えば、顧客情報の管理には、名刺情報や企業情報を保存する「データベース機能」が材料のように必要です。商談履歴や購買履歴の追跡には、進行状況を管理する「プロセス管理機能」が、レシピの手順を追うのに役立ちます。

また、チーム内でのスムーズな情報共有のためには、コミュニケーションを促進する「kintoneのコミュニケーション機能」が、料理の味を引き立てるスパイスのように効果的です。

このように、業務の特性に合わせて機能を選ぶことで、効率的かつ効果的な顧客管理アプリを構築できます。料理で最適な材料を選ぶように、アプリの目的に合わせて最適な機能を選定することが、kintoneで顧客管理アプリ作成を成功させるコツです。

拡張性が高いように実装する

kintoneで顧客管理アプリを作成する際、ビジネスの成長や市場の変化に対応するため、拡張性を考慮した実装が必要です。初期段階では基本的な顧客情報を扱いますが、将来的にはより詳細なデータや追加機能が求められることがあります。そのため、kintoneではフィールドの追加や変更が容易な設計が重要です。また、ルックアップや関連レコード一覧を利用し、他のアプリとの連携を容易にすることで、アプリの拡張性を高められます。

このように、柔軟な設計を心がけることで、長期的に効果的な顧客管理アプリを構築できます。

公式のサンプルアプリ「顧客リスト」を活用しよう!

kintoneで顧客管理アプリを作成する際、公式のサンプルアプリ「顧客リスト」の活用もひとつの方法です。なぜなら、このアプリは会社名、担当者名、連絡先などの顧客情報を簡単に登録し、管理するため の項目があらかじめ用意されているからです。キーワード検索や地域での絞り込み機能を使えば、必要な情報に迅速にアクセスできます。

また、CSV形式でのデータ入出力が可能なため、既存データの移行や他システムとの連携が容易です。さらに、マスターデータとして「案件管理」や「問合せ管理」などの他アプリとの連携も可能です。したがって、公式のサンプルアプリ「顧客リスト」を基に、顧客管理の基本機能を実装することで、迅速に活用できるものを作成することができるでしょう。

しかし、注意しなければならないのは既存の顧客データが整理されていない場合は、先にCSV又はExcelでkintoneに取り込むことができるように整理を行う必要があります。アプリはできていてもデータがバラバラだと取り込みができません。まずは既存データの確認をしておきましょう。

顧客管理の際に、一緒に使いたい機能が「名刺管理」です。こちらに関しては以下の記事が参考になりますのでご覧ください!

kintoneで顧客管理アプリを作るメリット 100

kintoneを使用して作成する顧客管理アプリは、一元的な情報管理を実現し、スマートフォンからも手軽に顧客データを閲覧できる利便性を提供します。加えて、更新履歴の保持機能が情報の変更点を明確に追跡することを可能にし、必要に応じて管理情報の追加や変更にも柔軟に対応できます。

ここでは、kintoneを利用して顧客管理アプリを構築する主な4つのメリットを詳しく紹介します。

顧客情報を一元管理できる

kintoneを用いることで、企業は顧客情報を一元的に管理できます。なぜなら、kintoneは顧客の名前、連絡先、購買履歴などの重要な情報を一つのデータベースで統一的に管理し、情報の散失を防ぐからです。このシステムにより、情報の見落としが防がれ、迅速かつ効率的な顧客対応が可能になります。

例えば、営業チームが顧客の最新情報をリアルタイムで共有する必要がある場合、迅速な対応やパーソナライズされたサービス提供が容易になります。また、全ての情報が一箇所に集約されているため、必要なデータへのアクセスが容易となり、チーム全体の作業効率が向上します。

したがって、kintoneを使用することで、顧客管理の質が向上し、ビジネスの成長をサポートする強力なツールとなるといえます。

スマホでも確認できる

kintoneを使用すると、スマホでいつでも顧客情報にアクセス可能です。そのため、営業担当者は外出先で顧客の購買履歴や連絡先を即座に確認し、迅速な提案や問い合わせ対応が行えます。

また、チーム内での情報共有も容易になり、顧客に関する最新の情報を常に手元に保てます。これにより、顧客満足度の向上に貢献し、ビジネスチャンスを逃さない効率的な顧客管理が実現できるでしょう。

更新の履歴を残せる

kintoneを利用すると、顧客情報の更新履歴が詳細に記録されます。これにより、どの担当者がいつどのような変更を行ったかが明確になり、情報の正確性と信頼性が向上するでしょう。

例えば、顧客の連絡先や契約内容の変更履歴を追跡し、誤りや重複を防ぎながら正確なデータを維持できます。

したがって、kintoneを利用すると、過去の対応履歴から顧客に合わせたサービスを提供でき、チーム内の情報共有の効率化により、一貫した顧客対応が可能といえます。

管理したい情報が増えた時に柔軟に対応できる

kintoneの使用により、管理する情報量が増加しても柔軟に対応できます。このシステムはカスタマイズが簡単で、新しい顧客データや追加の業務フローが必要になった際にも、アプリの調整が容易に行えます。

例えば、新しい顧客データの追加や業務フローの拡張が必要な場合でも、アプリのカスタマイズをスムーズに行うことで、成長するビジネスのニーズに迅速に適応可能です。

このような特性が、ビジネスの成長に合わせた効率的な顧客管理を可能にします。

kintoneで顧客管理をする時の注意点

kintoneを活用した顧客管理システム導入には、注意点が3つあります。

  • 大量データの処理には適していない
  • 追加機能は自社で実装する必要がある
  • 過去のシステムからデータを移行しなければならない

これらの注意点を踏まえることで、kintoneの機能を最大限に活用し、ビジネスの成長をサポートする強力なツールとして機能させることが可能です。

大量のデータ処理には適していない

kintoneは中小企業向けのクラウドベースのプラットフォームで、その設計は特に中規模以下のデータ量と分析ニーズに適しています。しかし、大規模な企業が膨大なデータ量や複雑なデータ分析を行う場合、kintoneでは処理能力に限界があることを理解することが重要です。

例えば、数百万件の顧客データを扱う際には、システムの遅延や処理の遅れが発生する可能性があります。そのため、大規模なデータ処理が必要な場合は、kintoneの使用方法や設定を適切に調整してください。

追加機能は自社で実装する必要あり

kintoneの標準機能やサンプルアプリでは、企業固有の業務要件や特定のニーズに完全に対応することが難しい場合があります。そのため、特定のデータ分析手法や独自のレポート形式が必要な状況ではプラグインの利用やJavascriptによる開発が求められることがあります。

これらのカスタマイズは業務効率を向上させる可能性がある一方で、専門的な技術知識と追加の開発コストが必要になることを理解することが重要です。

過去のシステムからデータを移行しなければならない

kintoneを使用して顧客データを新システムに移行する際、データの整合性と完全性を保つことが極めて重要です。顧客の連絡先や購買履歴などの情報が不完全または不正確に移行されると、顧客サービスの質が低下し、ビジネス機会の損失に繋がる恐れがあります。また、データ移行中のセキュリティ確保も不可欠です。

不適切なデータ管理は顧客情報の漏洩やプライバシー侵害のリスクを増大させるため、厳格なセキュリティ対策とデータ保護が求められます。

これらのセキュリティ状態を考慮し、kintoneでの顧客管理システムへの移行は慎重かつ計画的に行う必要があります。

kintoneで顧客管理を行っている事例

kintoneを活用した顧客管理により、対応履歴の可視化とデータの一元管理を実現し、高品質なサービスを提供する企業の事例を詳細にご紹介します。

対応履歴の見える化で高品質のおもてなしを実現した事例

「SEN KYOTO株式会社」は、和婚プランニングと着物レンタルの分野で活躍しており、顧客管理システムとしてkintoneを採用しました。この導入により、顧客の対応履歴を一目で把握できるようになり、サービス品質の向上に大きく貢献しています。従来は複数のシステムを駆使して顧客情報を管理していましたが、それが原因で情報が断片化し、顧客を待たせることがしばしばありました。

しかし、kintoneを導入したことで、全ての情報が一元管理され、スタッフはどこにいても顧客の状況を即座に把握できるように変わり、顧客満足度の向上に直結しました。さらに、業務効率の改善により、特定の条件で顧客を絞り込み、必要なフォローを迅速に行えるようになりました。

SEN KYOTOの事例は、顧客情報の「見える化」がいかにサービスの質を高め、顧客満足度を向上させるかを示しています。kintoneの導入により、顧客情報の管理が容易になり、スタッフはより効率的に、かつ顧客一人ひとりに合わせた対応ができるようになりました。

データの一元管理で抜け漏れのない顧客管理を実現した事例

「小田急不動産株式会社」は、kintoneを採用し、顧客管理、案件管理、CRM、売上管理、契約管理、物件管理などの業務を一元管理することで、業務の効率化を実現しました。

その事例とは、小田急不動産が長年にわたって使用していたCRM基盤が属人化し、情報連携の不備や二重管理の問題が生じていました。そこで、kintoneを新たなCRM基盤として採用し、情報の一元管理が可能に。これにより、顧客情報、物件情報、案件情報を一元的に管理し、業務の効率化と情報精度の向上を実現しました。また、30を超えるアプリを運用し、二重入力の撲滅と情報精度の向上を実現しています。

このことから、データの一元管理が業務効率化と情報の正確性向上にどのように貢献するかがわかります。さらに、kintoneの導入により、小田急不動産は顧客管理の抜け漏れを防ぎ、より効率的で正確な業務運営を実現しました。これは、他の企業にとっても参考になる事例であり、データ管理の重要性と効率的なシステム導入の必要性を示しています。

自社でアプリを作るのが難しい場合には外注もおすすめ!

自社でアプリ開発が難しい場合、外注を検討することは有効な選択肢です。kintoneアプリの自社開発は、プログラミング知識がなくてもドラッグ&ドロップで可能ですが、時間やリソースの制約、開発の専門知識不足などが障壁となることがあります。

外注することで、これらの問題を解決し、プロの技術力により高品質なアプリを短期間で実現できます。例えば、外注では最短1日〜2日でアプリが完成し、社内の実業務を圧迫せずに開発を完了することが可能です。

伴走ナビではkintoneアプリの制作を行っています。お困りの際は一度ご相談ください!

kintoneで顧客管理をして効率化!

この記事では、kintoneを用いた顧客管理について解説してきました。

kintoneを利用することで、顧客情報の一元管理、アプリケーションのモバイル対応、履歴追跡などを実現できます。kintoneでの顧客管理を通じてビジネスの効率化を目指してみてはいかがですか?

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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