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【業務改善】kintoneの導入事例11選|業種別・タスク別に活用例を紹介!

活用事例

現代のビジネス環境では、データの効率的な管理と共有が不可欠です。サイボウズの「kintone」は、この要求に応えるための革新的なクラウドベースサービスです。Excelのような直感的な操作性を備えつつ、リアルタイムのデータ共有、細かなアクセス権の設定、専用チャット機能など、ビジネスに必要な多様な機能を提供します。

この記事では、kintoneの基本機能から料金体系、さまざまな業種での活用事例まで、その魅力と可能性を詳しく解説します。kintoneを導入することで、ビジネスの生産性を高め、よりスムーズなワークフローを実現する方法をご紹介します。

kintoneとは?

このサービスは、専門知識がないユーザーにも支持されており、導入担当者の93%が非IT部門に属しています。業務に精通した人がシステムを構築することで、業務に最適な形でフィットするでしょう。

kintone(キントーン)は、申し込み後すぐに業務アプリの作成を開始でき、事業の速度や状況の変化に柔軟に対応します。1ユーザー月額1500円(税別)から利用でき、チームで導入することで、必要な業務ごとにアプリを追加することが可能です。

kintoneの活用事例を業種別に分かりやすく紹介!

kintoneの多様な活用事例を業種別に分かりやすく紹介します。卸売業から自治体まで、各業界での効率化と業務改善の実例を通じて、kintoneの可能性を探ります。実際の事例をもとに、どのように業務プロセスが変化し、成果が生まれるのかを詳しく見ていきましょう。

【卸売業】タスクの進捗管理が簡単に

卸売業におけるタスクの進捗管理は、適切なツールの導入により大幅に簡素化することが可能です。なぜなら、これらのツールが多様な業務を一元化し整理することで管理を容易にし、在庫管理を効率化するからです。

例えば「株式会社スプリングス」のケースでは、kintone進捗管理ツールを採用することで、業務の明確性を高め、スタッフ間のコミュニケーションを促進しました。また、このツールの導入により、スタッフはリアルタイムでタスクの状況を確認し、迅速に対応することが可能になりました。パートタイムスタッフが多い環境では、誰がどのタスクを担当しているかを一目で把握できることが重要です。

そして、このようなツールは業務の優先順位付けやリソースの配分を容易にし、結果として業務の遅延を減少させ、全体の生産性を向上させる効果があります。このように、進捗管理ツールの導入は、卸売業における業務の効率化とスタッフの生産性向上に大きく貢献します。

【製造業】8,000人が利用する業務基盤システムを刷新

製造業における業務基盤システムの刷新は、デジタルトランスフォーメーション(DX)を実現し、企業の競争力を維持するために極めて重要です。この刷新を通じて、企業はデータ駆動型の意思決定を行い、市場の変化に迅速に対応できます。

日本の大手産業ガスメーカー「大陽日酸株式会社」は、8,000人が利用する業務基盤システムを刷新する大規模なプロジェクトを実施しました。彼らはクラウドベースのkintoneシステムを導入し、データの一元管理とリアルタイム共有を実現することで、部門間のコミュニケーションを劇的に向上させ、迅速で効果的な意思決定を可能にしました。さらに、カスタマイズ可能なアプリケーションの開発によって、特定の業務プロセスが効率化され、生産性の大幅な向上を達成。

このような業務基盤システムの刷新は、製造業におけるデジタル化の推進と持続可能な成長を実現するための鍵となります。デジタル化によって、企業は柔軟かつ効率的な運営を実現し、絶えず変化する市場環境においても競争力を保てるでしょう。

【製造業】データの一元管理で業務改善

製造業におけるデータの一元管理は、業務効率化と情報の正確性向上に大きく貢献します。一元管理システムを導入することで、製品の仕様、受注数、納期などの重要な情報が一箇所に集約され、迅速かつ正確な情報アクセスが可能です。これにより、業務の遅延を防ぎ、効率的な意思決定を実現します。また、情報の一元化は、重複や古い情報の混在を防ぎ、誤った業務判断のリスクを軽減します。

「京セラ」では、情報共有ツール「kintone」を導入し、在庫管理やワークフローなどの業務をデジタル化して効率化しました。特に在庫移動アプリは年間780時間の工数削減を実現。また、DX人材育成に注力し、現場主導のアプリ開発が業務効率化と従業員のスキルアップ、組織のデジタル化推進に貢献しています。

このように、データの一元管理は、製造業の業務改善において重要な役割を果たし、企業の競争力強化に不可欠な要素となっています。したがって、データ管理の最適化は、製造業の発展において中心的な役割を果たすでしょう。

【情報通信業】「紙文化」から「IT」に!

情報通信業界では、「紙文化」から「IT」への移行が、効率化と現代化の必要性に基づいて進められています。特に、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークの導入やオンライン会議が急速に普及し、これが紙ベースの業務や押印文化の見直しを促しました。その結果、デジタル化を前提とした新しい業務スタイルの確立が進んでいます。

この流れの中で「株式会社デーリー東北新聞社」は、青森県八戸市に本社を置き、紙文化が根強い環境の中でIT化を推進。その一環として非効率な紙ベースの業務を減らすためにkintoneツールを導入し、申請業務の効率化を実現しています。これによって、経理への伝票処理や写真管理など、多岐にわたる業務改善が達成され、社内での理解と共感を得ながらITツールの浸透に成功しています。

こういった取り組みは、情報通信業界におけるデジタル化の進展を示す一つの例となっており、業界全体におけるデジタル化の重要性を象徴しているといえるでしょう。

【医療・福祉】動物の検査結果を低コストで管理

動物医療機関における検査結果の管理には、kintoneのクラウドベースのシステムが非常に有効です。このシステムは、どこからでもアクセス可能な高い柔軟性を提供し、物理的なサーバーの維持やアップデートにかかるコストを大幅に削減できます。

「株式会社MycoLabo」の事例を見ると、kintoneを導入したことで、複雑な検査工程を効率的に管理し、問い合わせ情報の自動登録や案件進捗の可視化を実現しました。これにより、迅速な対応が可能になり、動物医療機関は時間とコストを節約し、より良い動物ケアに集中できるようになりました。

さらに、kintoneでは患者情報や検査結果を一元管理し、必要なデータを迅速に検索・参照することが可能です。データのリアルタイム集計とグラフ化により、検査結果の傾向分析や報告書作成の効率も大幅に向上します。kintoneの導入は動物医療機関にとって、効率的な運用とコスト削減の両方を実現する強力な手段といえるでしょう。

【金融】保険証券の管理がラクに!

kintoneの導入により、金融業界での保険証券管理の効率化が進展しています。データ管理をデジタル化し一元化することで、情報の検索や更新が迅速になり、従来の手作業や複数システムへの依存が大幅に削減され、時間と労力の節約が実現しています。

具体的な事例として「株式会社リロ・フィナンシャル・ソリューションズ」では、kintone導入前は主にエクセルでの管理が行われていましたが、導入後は保険契約の管理が簡素化され、営業プロセスの効率化が進みました。これにより、週一の集計業務が大幅に減少し、営業担当者が日々の更新を通じて情報をタイムリーに共有できるようになり、営業機会の損失を防ぐことが可能になりました。

kintoneを活用することで、保険証券の管理が効率的かつ効果的に行えるようになり、業務のスピードアップと品質の向上が期待できます。これは、競争が激しい金融業界において、業務効率化と顧客サービスの向上に大きく貢献する重要な要素といえます。

【教育】IT未経験者でも使いやすい学習システムの構築

「大原学園」では、IT未経験者でも使いやすい学習システムの構築にkintoneを活用しています。このシステムは、特に社会人向けのデジタル人材育成講座で使用され、講義アンケート、就職活動報告、ポータル、職員や受講者・講師間の情報共有などに利用されています。

kintoneの採用理由としては、その直感的な操作性が挙げられます。初心者でも理解しやすいインターフェースを持ち、ドラッグ&ドロップで簡単にアプリを作成できるため、ITに不慣れな受講者にも親しみやすいです。また、市販の教材が利用可能で、外部講師の中にもkintone経験者がいたことも、選定の決め手となりました。

このシステムの導入により、受講者はわずか1週間でアプリケーションの基本を学べ、実際の仕事現場を想定した実用的なアプリ作成の経験を積めます。また、kintoneを通じた情報の集約により、複数クラスの管理や情報共有が容易になり、運営側の負担も大幅に軽減されました。これにより、受講者と講師、職員間のコミュニケーションがスムーズに行われ、教育効果の向上に寄与しています。

【NPO法人】イベント申し込み管理に活用

NPO法人しんぐるまざあず・ふぉーらむでは、kintoneをイベント申し込み管理に活用しています。このシステム導入により、イベントの参加者募集と管理が大幅に効率化されました。特に、クリスマス会などのイベントでは、応募が多数集まり、抽選が必要になるほどの反響を得ています。

また、メール配信の問題に対応するため、仮の申込フォームを用いて本申し込みフォームへのリンクを送る方法を採用し、確実に当選通知を届ける工夫を実施。さらに、子どもの名前やアレルギー情報、写真撮影の可否など、細かい情報もフォームで確認できるようになり、イベント運営の質が向上しました。これらの取り組みにより、NPO法人しんぐるまざあず・ふぉーらむは、イベント申し込みの管理を効率的かつ丁寧に行えます。

【自治体】申請業務のオンライン化

山形県酒田市では、デジタル変革戦略室(DX室)の設置とkintoneの導入により、約250件の手続きをオンライン化しました。これにより、市民の利便性が高まり、同時に行政の業務負担が軽減され、より効率的な運営が可能になっています。

具体的には、コロナ禍での国の特別定額給付金のオンライン申請体験がきっかけで、市でもオンライン化を進める意識が高まりました。また、行政職員向けのkintoneコミュニティを活用し、庁内外に向けたサポートを手厚く行うことで、社内定着を図ることが可能に。結果、酒田市の取り組みは、デジタル技術を活用して市民サービスを向上させ、行政の効率化を実現しました。

このようなオンライン化の推進は、市民の利便性を高めると同時に、行政の業務負担を軽減し、より効率的な運営を可能にしています。

【自治体】行政文章のやりとりを効率化

宮城県庁は、市町村との行政文書のやり取りを効率化する目的でkintoneを導入しました。従来のメール通信では、容量制限や拡張子の制約などの問題があり、情報共有が十分に行われていない状況でした。

kintoneを採用することで、これらの問題は解決され、情報共有の基盤が整備されています。特に「書庫アプリ」、「担当者名簿アプリ」、「調査取りまとめアプリ」などの活用により、情報の取りまとめが容易になり、市町村間の情報共有がスムーズに進展しています。

この変化は、業務の効率化と職員のマインドの変革をもたらし、市町村との効率的な情報共有を実現しています。この事例は、自治体のデジタル化における重要なステップであり、他の自治体にとっても有益な参考事例といえるでしょう。

【自治体】職員の「モバイルワーク」を推進

堺市役所では、kintoneを活用して「モバイルワーク」の環境を整備し、自治体職員の業務効率化を推進。具体的には、約100名の職員が100以上のアプリを使用し、業務のデジタル化を進めており、健康福祉総務課では監査報告書の作成をデジタル化し、建築課では現場調査記録や工事指摘事項のアプリを利用しています。これにより、情報共有がスムーズになり、ペーパーレス化が進んでいます。

また、kintoneの導入により、庁外での業務が可能になり、職員の可処分時間が増え、業務の効率化が実現可能に。この事例から、kintoneの活用が自治体の業務改革において重要な役割を果たしていることがわかります。

職員のモバイルワークを支援することで、業務の効率化と情報共有のスムーズ化を実現し、ペーパーレス化にも貢献しています。また、各部署のニーズに合わせたアプリ開発が可能であるため、柔軟な業務改善が行える点も大きなメリットです。

まとめ|kintoneを活用して業務改善しよう

この記事では、卸売業から自治体まで、様々な業種におけるkintoneの活用事例を11選紹介しました。

卸売業から自治体まで多様な業種において、タスク管理の効率化、データの一元管理、業務プロセスのデジタル化をkintoneで実現できます。製造業の業務基盤更新から医療・福祉のデータ管理、教育分野の学習システム構築に至るまで、各業種固有の課題に対する効果的な解決策を提供しています。これらの事例を参考にすることで、自社や組織の業務改善にkintoneを活用するヒントが得られ、業務効率化・生産性の向上・スムーズなワークフローの実現が期待できます。

伴走ナビではkintone構築のお手伝いを行っています!詳しくは以下のサイトをご覧ください!

この記事を参考に、ビジネスにkintoneを取り入れ、業務改善への一歩を踏み出しましょう。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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