kintoneでできることは何？実用例や利用に向いている業界を解説！

業務効率化を目指しているが、どのツールを選べば良いか迷っていませんか？
この記事では、kintoneでできることを詳しく解説します。具体的には、以下のとおりです。

• kintoneの基本機能と利用に適した業界
• 中小企業やスタートアップにおけるkintoneのメリット
• 予算に限りがある企業にとってのkintoneの価値
• kintoneを利用して業務効率化を実現する方法

この記事を読むことで、業務効率化のための具体的なアプローチが見えてきます。ぜひ、kintoneを活用して、業務の効率化と成長を実現しましょう！

kintoneとは？

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型業務アプリ開発プラットフォームです。専門的なプログラミング知識がない方でも、直感的に操作し、短時間で業務アプリを作成できます。

ExcelやCSVファイルを活用してアプリ化が可能で、日報管理、顧客管理、プロジェクト管理など多様な業務プロセスの効率化を実現します。アプリ間でのデータ共有、連携、自由度の高いカスタマイズ機能も備えており、業務改善を目指す企業にとって重要なツールとして活用できます。

kintoneを使うメリット

kintoneのメリットを理解することは、自社の業務における潜在能力を拡大する重要な鍵となります。kintoneを活用することで企業規模に関わらず革新的なIT化を実現できるので、ぜひkintoneでできること、メリットデメリットを理解してください。

ノーコードでアプリ開発ができる

kintoneは、ノーコードツールを用いて業務アプリの開発を可能にします。プログラミング知識がない方でも、ドラッグ＆ドロップで直感的にアプリを作成できます。さらにExcelやCSVファイルを読み込んでアプリ化が可能で、顧客案件管理、日報、プロジェクト管理など様々な業務をシステム化できます。

表計算ソフトより使いやすく、専門システムよりも柔軟なこのアプローチは、自社でのシステム開発よりも速く、コストも低く抑えられます。しかし、複雑な業務プロセスや特殊な要件がある場合は、ノーコードの限界を理解し、適切なツールの選定が必要です。

スマートフォン対応なので外出先でも手軽に利用可能

kintoneはスマートフォンやタブレットに対応しており、外出先でのアクセスが容易です。社外から報告書の作成や日報の入力、書類のアップロードが可能になることは業務効率化に直結し、社員の労働時間の短縮にもつながります。

具体的には営業社員が外出先で発注書を直接確認できるため、内勤社員への依頼が減り、業務プロセスがスムーズに進みます。帰社してから書類作成、申請、承認を行っていた時間は不要となります。
他にも請求書発行の遅延やミスの削減も期待できます。ただし、外出先での利用には安定したインターネット接続が必要で、公共のWi-Fiなど不安定な環境ではセキュリティに注意が必要です。これらを踏まえ、kintoneを活用すれば、外出先でも効率的に業務を進めることができます。

アプリ開発を外注する際も比較的安価

kintoneアプリの外注開発は、今までのシステム開発と比べてコストが低い傾向にあります。外注の費用は１アプリあたり約5万円から30万円程度で、月額定額制のプランを提供する業者も存在します。プロによる開発は使いやすさを保証し、最短1日～2日で完成するため、迅速な開発が魅力です。

しかし、外注時には自社の業務内容や要望を正確に伝えることが重要です。ひとつのアプリを作るだけで業務をkintone化できるかどうかは業務内容を伝えて上で整理し、しっかりと運用のイメージを持って開発を行うといった手順を踏むことが必要で、Excel資料を渡しただけなど簡易的に開発を進めてしまうと運用に合っておらず使えないものになることがあります。また、外注による開発では自社での修正やカスタマイズが難しい場合があるため、この点も検討が必要です。

一つのツールで複数アプリを利用できるので管理が簡単

kintoneを使えば、顧客管理、案件管理、日報、スケジュール管理など、多様な業務用アプリを一つのプラットフォームで統合的に管理できます。これにより、データの一元管理が実現し、情報の検索や更新が容易になります。アプリ間のデータ連携もスムーズで、業務の効率が向上します。

しかし、複数のアプリを一つのツールで管理する際は、アクセス権限の設定やデータの整理が重要です。全体の構築設計を行った上で作成をし、情報の整合性を保ちながら効率的に業務を運用します。

追加でカスタマイズしやすい

kintoneでは、プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるため、追加のカスタマイズが容易です。ITに詳しくない社員でも、業務に合わせたアプリの作成や改善が可能で、100種類以上のサンプルアプリを基に自社のニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。

社内での修正や改善ができるため、外注に比べて追加費用がかからず、迅速に業務に最適化したアプリへのブラッシュアップが可能です。ただし、カスタマイズする際は、業務プロセスや社内のニーズを正確に理解し、過度なカスタマイズによる複雑化を避けることが重要です。適切なカスタマイズにより、業務効率化とユーザビリティの向上が期待できます。

kintoneでできること【実用例アリ】

kintoneを使用すると、以下の業務を簡単に管理できます。

• 顧客情報管理　　　　　　　　：顧客の詳細を一元的に管理し、関係を強化。
• 案件管理　　　　　　　　　　：各案件の進捗を追跡し、成果を向上させます。
• 社内のファイル管理　　　　　：文書や資料をクラウドで安全に保管。
• 日報管理　　　　　　　　　　：業務報告を簡単に作成し、共有します。
• 営業・セールス部門の商談管理：商談の進捗を効率的に管理。
• 総務・人事部門の勤怠管理　　： 従業員の勤怠を正確に把握。
• 休暇申請　　　　　　　　　　：休暇の申請と承認プロセスをスムーズに行います。
• 安否確認　　　　　　　　　　：緊急時の従業員の安全を迅速に確認。
• 交通費申請　　　　　　　　　：交通費の申請と承認を簡素化します。
• 出張申請　　　　　　　　　　：出張の計画と承認を効率的に管理。
• 議事録管理　　　　　　　　　：会議の内容を整理し、アクセスしやすく保管します。
• ワークフロー（社内申請管理）：社内申請を一元的に管理。
• ToDo管理　　　　　　　　　   ：タスクの割り当てと進捗を一覧で表示。
• 在庫管理　　　　　　　　　　：在庫の量と動きをリアルタイムで把握します。

これらの業務は、kintoneのテンプレートをカスタマイズして、自社のニーズに合わせて効率的に運用できます。以下の3つに焦点を当てて深堀り解説します。

見積もり作成の自動化

kintoneを用いた見積もり作成の自動化により、営業活動が効率化しました。以前は手作業で時間がかかり、確度の低い問い合わせにも多くのリソースを割いていました。しかし、kintone導入後、WEBからの問い合わせに対して自動で見積書を作成できるようになり、見積もり作業が自動化されました。この変化により、kintoneへの自動登録が可能になり、案件進捗管理がスムーズに進むようになりました。

問い合わせ内容の蓄積により、どの機能のニーズが高いかが明確になり、見積書の即時発行により、訪問客の問い合わせハードルも低下しました。自動見積システムの導入により、問い合わせ側は気軽に見積もりを知ることができ、提供側は確度の高い問い合わせに集中できるようになりました。また、市場のニーズ分析も容易になり、営業活動の効率が大幅に向上しました。

プロジェクト管理用のガントチャート作成

kintoneでのプロジェクト管理において、ガントチャートの作成が効率化をもたらしました。導入前は、プロジェクトの各工程を手動で登録し、管理が大変でした。新しいプロジェクトごとに全工程を登録する必要があり、現場での入力作業が遅れることもありました。

しかし、kintoneにTISプラグインを組み合わせたことで、ガントチャートの入力作業が簡単になりました。プロジェクトごとに詳細を管理し、ガントチャートで進捗状況を一目で確認できるようになりました。これにより、管理者や担当者は現在のフェーズを容易に把握し、プロジェクトの進行がスムーズになりました。

新規プロジェクトの登録も簡素化され、工程の登録が容易になったことで、現場の負担が軽減されました。プロジェクト管理の効率が向上し、担当者のタスク漏れ防止、管理者の案件進行状況の可視化、案件過多の未然防止などのメリットが実感されています。

日報作成・管理アプリ

kintoneの日報作成・管理アプリは、建設業界の日報管理を効率化しました。導入前は、現場での日報作成が手間がかかり、事務所に戻ってから報告書を作成する必要がありました。また、写真撮影を忘れた場合、再度現場に戻る必要があるなど、労力が無駄になることも多かったです。

しかし、kintone導入後は、現場でスマホを使って直接日報を作成し、元請けへの報告書も同時に作成できるようになりました。これにより、事務所へ戻る必要がなくなり、進捗管理と報告業務が大幅に効率化されました。日報データは自動的にkintone上に蓄積されます。

このシステムの導入により、現場での作業効率が向上し、報告書作成の時間短縮と正確性が向上しました。撮影漏れの防止や工程進捗の管理が容易になり、請負元の書式に合わせた報告書作成も簡単になりました。これにより、現場作業員の負担軽減と業務全体の効率化が実現しました。

kintoneでできないこと・デメリット

kintoneは多くの業務を効率化するものの、全てに対応できるわけではありません。特に複雑な要件や特殊な業務プロセスには限界があり、これらの点を理解し、適切なツール選定が必要です。以下より具体例を解説します。

大量のデータ管理には適していない

kintoneは多機能な業務管理プラットフォームですが、大量のデータ管理には向いていません。利用者数に応じて割り当てられるディスク容量は限られており、例えば8ユーザーでの利用では40GBが上限です。これはkintoneとcybozu.comの他サービス全体での容量です。大量データのやり取りや管理が必要な業種では、追加の添付ファイル保存プラグインやディスク増設オプションが必要になることもあります。そのため、大容量データを扱う際はkintoneの利用に注意が必要です。

拡張機能を利用するとコストがかかる

kintoneは様々な標準機能を提供しますが、特定の拡張機能や外部連携サービスの利用には追加コストがかかることがあります。帳票出力や自動データ取得など、標準機能では対応できない機能を利用する際には、有料の拡張機能が必要になることがあります。このため、kintone導入時には、必要な機能が標準で提供されているか、追加コストが発生するかを事前に確認することが大切です。

外部のシステムとの連携は簡単に出来ない

kintoneは多機能な業務管理ツールですが、外部システムとの連携には制限があります。APIを利用した外部サービスとの連携は可能ですが、個々のアプリケーションを一つずつ連携させる必要があり、この作業は手間がかかります。多くのアプリを運用する際、システム全体の把握が不十分だと連携漏れのリスクが生じます。

そのため、システム全体の設計図を作成し、トライアル期間でのチェックが必要です。また、外部システムとの連携はkintoneの自由度を制限し、連携ごとに動作チェックが求められるため、システム担当者の負担が増加する可能性があります。

kintoneの利用に向いている業界は？

kintoneは柔軟性と拡張性に富んでおり、多様な業界での利用が可能です。特に、日々の業務プロセスが複雑で情報共有や効率化が求められる業界に適しています。ただし、全ての業界に一律に適しているわけではなく、業務の特性や必要な機能によって適合度が異なります。

結論：どの業界でもkintone導入はおすすめ

kintoneの汎用性とカスタマイズの容易さは、あらゆる業界に適しています。業務プロセスの効率化やデータ管理の一元化を目指す企業にとって、kintoneは理想的な選択肢です。導入することで業務の自動化やデータの可視化が可能になり、組織全体の生産性が向上します。ただし、導入時には自社の業務内容や必要な機能を考慮し、kintoneのメリットを最大限に活用することが肝心です。

向いている企業の特徴は？

kintoneは、自社の業務に合わせたアプリ開発を望む企業、中小企業やスタートアップ、コストを抑えつつ業務効率化を目指す企業に最適です。これらの企業は、kintoneの柔軟なカスタマイズ性と低コスト運用の利点を最大限に活用できます。

自社でアプリ開発したい

自社でアプリを開発する主な理由は、業務の特性に完全に合わせたカスタマイズが可能であることです。kintoneを利用すると、ドラッグ＆ドロップ操作で直感的にアプリを構築し、企業独自のニーズに合わせた細かいカスタマイズが可能になります。

自社開発により、業務の変化や成長に合わせてアプリを柔軟に更新・改善することが大きな利点です。市場の変化や内部プロセスの改善に応じて迅速にアプリをアップデートでき、業務の効率化と組織の機敏性向上が実現します。

中小企業やスタートアップ

中小企業やスタートアップには、kintoneが特に適しています。これらの企業では、一人が多くの業務を担うことが多く、効率的な業務遂行と情報共有が重要です。kintoneの柔軟なカスタマイズ性は、多様な業務ニーズに対応し、低コストでの運用が可能です。これにより、予算が限られた中小企業やスタートアップでも、業務効率化と成長を実現できます。

予算に限りがある

予算が限られている企業、特に中小企業やスタートアップには、kintoneが理想的です。低コストで運用できる点が、予算制約を抱える企業にとって大きなメリットです。月額7,500円（5ユーザー、スタンダードコース）または月額3,900円（同、ライトコース）から利用可能で、コストを抑えつつ業務効率の改善やデータの一元管理を実現できます。

限られた予算内で最大限の効果を得られるため、予算に制約のある企業にkintoneの導入を特におすすめします。

kintoneを利用して業務効率化！

kintoneの導入により、業務効率化が可能です。

日報、案件管理、問い合わせ管理など、多様な業務アプリを簡単に作成できる点が大きな魅力です。プログラミングの知識がなくても導入可能な手軽さが、多くの企業に支持されています。カスタマイズ性が高く、200種類以上の拡張機能で様々なニーズに応えます。ぜひ、活用してみてください。

伴走ナビではkintoneアプリの作成を請け負っています。ぜひ一度ご相談ください！