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kintoneアプリとは?機能や活用方法を例とともに紹介!

kintoneアプリとは?機能や活用方法を例とともに紹介!

社内の業務効率化のためにkintoneの導入を検討しているものの、実際のところkintoneがどのように貢献できるのか分からず悩んでいる方も意外と多いかと思います。

また、kintoneの「アプリ」の存在について、どのように活用していくモノなのか、基本的な内容から知りたいと感じている担当者も多いのではないでしょうか?

そこで、本記事ではkintoneアプリについての基礎的な知識から具体的なアプリを例に紹介しながら、アプリ活用のメリットについて解説していきます。

この記事でわかること

  • kintoneアプリの基本的な機能
  • kintoneアプリの活用例

こんな人におすすめです

  • 業務効率のために内製化できるシステム導入を検討中の経営者やIT担当者
  • kintoneアプリについての知識を深めたい人
  • ITスキルを活かして組織に価値を提供したいと考えているビジネスパーソン

kintoneアプリとは?

kintoneにおける「アプリ」とは、目的とする業務に合わせた「業務システム」のことです。
また、このアプリは業務に合わせた形で作成し、業務の数だけ追加することができます。

たとえば勤怠管理、顧客管理、各種申請業務など、業務に応じた形でいろいろなアプリを作成できます。

kintoneはクラウドサービスであるため、アプリはインターネットにつながる環境ならパソコンでもスマートフォンでもタブレットでも使用が可能です。

kintoneアプリにできることは?

kintoneアプリにできることは?

kintoneにおけるアプリとはそれぞれの業務に合わせた業務システムですが、実際にアプリではどのようなことができるのでしょうか?
基本的な機能や便利な機能について解説していきます。

kintoneアプリができること|便利な基本的機能を解説

アプリは大きく分けて、「データベース機能」「コミュニケーション機能」の2つが備わっています。

データベース機能

データベース機能は、データを蓄積・一覧・検索する機能を指します。
まず、アプリに登録されたデータは、統一されたフォーマットで蓄積されていきますので管理がしやすいメリットがあります。

もちろん蓄積可能なデータは文字情報に関わらず、ファイルによる添付も可能です。
蓄積されたデータは、一覧で確認することが可能です。

データを呼び出す際に、条件を絞った状態で表示したり、集計してグラフ化して表示したりと、確認方法にも活用の幅があります。

また、特定の条件で検索することも可能です。検索できるデータも文字情報だけでなく、添付したファイルの中身まで確認することができます。
データベース機能により、一元管理が容易になるのが大きなメリットといえるでしょう。

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能では、アプリに溜めた一つ一つのデータに対して、指示やアドバイス、コメントを書き込むことができます。
コメントは時系列に沿って保存されるため、コメントを確認することで経緯を把握することも可能です。

また、通知機能も備えているので、紙やExcel、メールでのやり取りよりもリアルタイムでの対応ができるため、業務の進捗スピードにも貢献します。

kintoneアプリを使うには|3つの作成方法を解説

kintoneアプリを使うためには業務にあったアプリを作る必要があります。
アプリの基本的な作成方法は下記の3通りです。

  • サンプルアプリの活用
  • ExcelやCSVから取り込んだデータの活用
  • ドロップ&ドラックで1から作成

最も簡単なのはkintoneのアプリストアから目的の作業に適したアプリを検索して導入する方法です。

アプリを検索する際には、部署や業種に関連したものから探すこともできるので、そもそも何に活用したいか定まっていない場合にも便利です。

また、サンプルアプリは無料のものも多数ラインナップがあり、導入後もサンプルアプリの設定から自社に最適な形に柔軟にカスタマイズも可能であるため、kintoneに慣れるまでは大いに活用できる方法です。

ExcelやCSVから取り込んだ作成は、例えば現在使用している顧客リストなどフォーマットが固まっているものも活用出来ます。

kintoneへの移行に伴い、書式を変更する必要がないため、違和感なくアプリを使い始められるでしょう。

もちろん1からオリジナルのアプリも作成可能です。ドラッグ&ドロップで好みの形にアプリを作成できるのがkintoneの特徴ですので、慣れるためにもどんどん試してみるとよいでしょう。

上記のようにアプリを作っていきますが、アプリ同士の連携やプラグインの活用などでより高度(複雑)な作業ができるようにカスタマイズが可能です。

最終的には実際の業務の効率化やデータ収集が最大限こなせる形にアプリを作り上げていくことが理想的なので、オリジナルのアプリ作成に取り組んでみて下さい。

具体的なkintoneアプリの活用例

具体的なkintoneアプリの活用例

ここまでkintoneアプリの基本的な内容について解説してきましたが、具体的にどのようなアプリがあるのか、アプリストアから入手可能なものを例に解説します。

日報アプリ

ノートへの手書きやExcelへの入力を行っている「日報業務」を行うためのアプリです。
アプリで行うメリットは以下の通り。

・コミュニケーションを活性化:
コメント機能で、リアルタイムで日報へのフィードバックやディスカッションが可能。

・キーワード検索で情報を活用:
必要なときに、欲しい情報を検索可能。振り返りや業務の引き継ぎに活用できる。

・外出先からでも登録および閲覧ができる:
インターネットに接続できる環境下なら外出先からでも登録や閲覧が可能。

手書きやExcelでは記録するだけになってしまいがちですが、アプリを活用することでデータとしての蓄積や振り返りやメンバー間のコミュニケーションにも活用できます。

外出先からの使用が可能なのも業務効率の改善につながりますよ。

顧客リストアプリ

会社名、担当者名、連絡先などお客様の情報を登録するアプリです。
アプリで行うメリットは以下の通り。

・目的の顧客情報にすぐたどりつける:
キーワード検索、複数条件での絞り込みが可能で、必要な情報を容易に確認可能。

・CSV形式でのデータ入出力が可能:
現在使用しているデータをそのままアプリに移行が可能。また、他システムへデータを読み込ませることもできる。

・マスターデータとして他のアプリに活用可能:
案件管理などのアプリを使用した際、顧客情報をマスタ―データとして利用可能。

紙では即座に情報を引き出せない顧客情報も、キーワード検索や地域等の条件での絞り込みで簡単に検索が可能になるのは大きいメリットです。

また、既存リストもExcelであればCSV入力で活用できるので、導入もしやすいといえます。

ワークフロー(社内申請)パック

会社でよく使う申請フォーム3種類(交通費申請、出張申請、物品購入申請)をまとめたパックです。
メリットは以下の通り。

・決裁スピードの向上:
アプリは外出先からも使用可能なので、申請者・承認者のいずれが社内に不在であっても決済可能

・申請経路を自由に設計可能:
申請経路は、申請内容に沿って自由に設計可能。組織変更等により経路を変更する場合も容易に変更可能。

・承認すべき申請の処理忘れ防止:
承認者に設定されている場合、通知が来て処理漏れを防止可能。普段使用しているEメールへの通知設定も可能。

担当者不在などで滞るケースも多い申請業務はアプリでの運用で、時間・場所を問わずに対応可能となる点は、コロナ禍で変化した働き方などにも対応できます。

このように業務に関連するアプリをパックとして提案しているものもあります。

その他アプリ

紹介した3つのアプリの他にも、在庫管理やアンケート、勤怠チェックのためのタイムカードなど多岐に渡ります。
部署や業種に関連するアプリがまとめて掲載されているので、参考にチェックしてみるとよいでしょう。

参照:kintone公式サイト(すぐに使えるサンプルアプリ)

まとめ|目的の業務に適したアプリを作成し、業務の改善・効率化を実現しよう

  • kintoneアプリの基礎知識
  • kintoneアプリのつくり方
  • kintoneアプリの活用例

本記事では、kintoneアプリについてこのような内容で解説してきました。

アプリにより、現在行っている業務の効率化はもちろん、データとしての蓄積が容易になる点もアプリを使用するメリットとなります。

本記事を参考に多岐に渡る業務にアプリを活用し、最終的には業務に最適な形へ自社でカスタマイズしながら、業務の効率化を推進していこう。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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