システム連携をするときに考えるべき３つのポイント！

企業にとってのシステムの立ち位置が大きく変わっている時代です。資金力のある企業は自社業務用のシステムを自社用のサーバーを立てて構築し、そこまで資金に体力がない会社はパッケージ製品として例えば「販売管理システム」「在庫管理システム」といったような出来上がっているものを利用してきました。

それが今は「クラウドシステム」が主流となっています。ネットのインフラが整ったことにより、基本的には日本中どこからでもインターネットにアクセスができるため、クラウドシステムを利用することで今までは会社のパソコンからした使えなかった業務システムが、インターネットに接続さえできればどこからでも業務を行うことができるようになりました。

メールやチャットによる資料の送受信だけではなく、見積・請求書発行、社内申請書類などの作成から承認フローを外出先からでも実行でき、そのデータを次の業務へそのまま利用することで、二重入力や転記の手間がなくなるといった業務全体の効率化を実現できるシステムが月々の利用料で実現可能になりました。

しかし、企業の業務フローは同じ業種であっても個社ごとに違います。そのため、ひとつのシステムを利用すれば解決することは少なく、複数のシステムを利用することが必要なケースがほとんどです。その際に出てくるのが「システム連携」です。

【例】従業員管理
①勤怠管理システムにより出退勤を入力
②勤怠情報を元に人事労務システムで給与・有給などを管理
③日報・報告書の入力により、営業進捗、製造管理を行い、能力評価につなげる

この例だけでも①打刻の簡易性、②労働基準法・税法に基づいた管理、③業務に影響が少なく正確に入力できる仕組み、などそれぞれの重要となるポイントが違うためひとつのシステムでまかなうことは簡単ではありません。

①勤怠管理システム→②人事労務システム→③業務管理システムが必要な情報だけを連携できたなら便利だなと考えるのは自然です。これを実現するためには「システム連携」をする必要がでてきます。

とはいえ「システム連携すればよい」と簡単に片付く話でもなく、運用次第では実現できることもあれば、システム自体が他のシステムと連携できない仕様になっていることもあるので、あくまでも「システム連携」って何？を簡単にイメージしてもらうための例という前提ではあります。

簡単ではない「システム連携」ですが、最近は仕組みとしては簡単に連携できるものも増えていて、それがクラウドシステムの便利なところのひとつでもあるのですが、簡単に連携するにも注意するべきことがあるので「ポイントを３つ」記載いたします。

システム連携の目的

システムそれぞれには多くの情報が入っている状態になります。先の例でも「従業員リスト」というのはすべてに必要となる情報です。それを何となく「便利だから」だけで連携してしまうと、どのシステムの情報が「正」なのかわかならくなったり、どこのシステムで何を見るのか混乱します。

そのため「何をしたくて連携するのか」をしっかりと考えて連携を行わないと、単に「便利だから」では混乱を招き、逆に手間が増えるということになります。

連携しなくても、「AシステムからBシステムへ連携するべき項目のみを転記」の方が早くて正確なことも多々あります。本当に連携する必要があるのか、それば目的によるのでそこを曖昧はしないでください。

システム連携の方法

システムにもよりますが、連携には様々な方法があります。
連携用のコネクタをシステム内に準備しているシステムもあれば、システムとシステムを連携するためのシステムもあります。さらには自社の要望を独自で開発して連携するというやり方もあります。

よく「連携できますか？」と質問があるのですが、「できるかできないかで言えばできます」と回答されたことはありませんか？システムの仕組み上で言えば今は連携できないシステムの方が少ないのではないかというレベルで連携は当たり前になってきています。

しかし「どうやって連携するのか」によって、利便性や費用感は変わります。

費用に問題がないのであれば、システム開発会社さんに相談するのが一番確実に連携できますが、要件をしっかり固めてから相談することが大事になります。
連携用のコネクタがあるシステムだと、自分たちでも簡単に連携はできますが連携できる項目が決まっていることの方が多いので、その点に注意が必要です。

連携の方法はたくさんありすぎで簡単な説明しかできませんが、連携したいと思ったときにはどのような連携方法となるのかをしっかりと確認しましょう。

システム連携の具体的な運用イメージ

この運用イメージを明確に持たずに連携を進めようとして、運用でつまづくケースは意外と多くあります。連携しておけばいいんじゃないなど、安易な考えで連携することは「混乱」の原因となります。

見込み客の管理から受注までをSFAシステムで管理し、受注以降の契約管理を業務システムに連携して行う、というパターンはありがちですが、このときに「顧客情報」はSFAシステムにも業務システムにも入っている状態です。その後に契約になったお客様が契約中に引っ越しをしたので、業務システムで住所変更を行いました。その情報はSFAシステムに連携されますか？といった状況があるとします。

判断する軸はいくつかあります
①一度契約になったお客様をSFAシステムで利用することがないので、住所変更の情報は連携の必要がない。
②契約になったお客様もSFAシステムで利用することがあるが、その場合のタイミングは決まっている
③お客様情報は契約があるなしに関係なくSFAシステムで利用する

①～③のどの場合かによって連携の仕組みを検討する必要があります。

運用のイメージというのは、このような「判断する軸」となりそれを元に連携の仕組みを決定していくことになるため、運用イメージをしっかりと持つことが大切です。

システム連携のまとめ

システム連携は社内の業務をスムーズに効率化するためにも必要なことになります。
難しいことではなく、気が付いたら連携されてたというレベルで連携されていく半面、業務の混乱に気づかないということも出てきます。

コツは「気が付いたら改善すること」です。
導入時に慎重に考えすぎたところで、結局は想定外なことの方が多く、実際の現場での使用感、運用の混乱などをヒアリングしながら常に改善していく姿勢が何よりも大事となります。
考えることは必要ですが、考えすぎるのはやめた方が良いです。常に改善していく気持ちを持って、その自由度の高いシステムを選択しておくことが、一番の近道になります。

労働人口が減っていく時代です。便利なものはしっかりと活用していきましょう！