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kintoneのデータベース機能について解説!Excelとの違いは?

kintoneのデータベース機能

Excelでの業務管理に限界を感じていませんか?
kintoneはデータベースに特化した製品で、クラウド型の業務改善プラットフォームです。初心者でもスムーズに使えるように万全なサポート体制はもちろんのこと、マウスひとつで業務内容に合わせた必要なデータベースをサクサクと作れます。

今回の記事ではkintoneのデータベース機能の特徴やExcelとの違いについて解説していきます。
業者管理の見直しや、業務効率化を考えている担当者はぜひ参考にしてみてください。
尚、kintoneではデータベースのことをアプリと呼びます。

kintoneとExcelのデータベース機能の違い

kintoneとExcelの主なデータベース機能の違いや強みについて表にまとめました。

kintone Excel
開発元 サイボウズ Microsoft
データの蓄積方法 クラウド型 スプレッドシートソフトウェア
データベース機能の違い アプリ(データベース)を作成し、データを溜めていく ワークシート上に表を作成
強み ・チームや組織で情報共有・コミュニケーション・データ連携 ・個人のタスク管理・表計算や分析
対応端末 ・スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応 ・パソコンのみ

kintoneとExcelではまずデータの蓄積方法が異なります。
kintoneはアプリを作成し、アプリにデータを溜めていくのに対して、Excelはワークシート上に表を作成し、データを溜めていきます。

また、kintoneはデータ連携ができるため、関連情報をまとめて確認する作業に向いたプラットフォームです。クラウド型なので、場所を選ばず多くの人と共有できるという強みもあります。
一方でExcelの強みは、関数を使った表計算やグラフなどを用いた分析力です。

Excelは数学・三角関数のほか、統計関数など486種類の関数や、縦棒や折れ線など60種類のグラフを使用できます。分析作業やデータの管理を個で行うのに適した表計算ソフトです。

Excelの問題点

計算式やグラフ作成、分析などExcelが持つ強みはたくさんありますが、一方で業務効率を下げてしまう問題点も目立ちます。

個々にファイルを作ってしまうとどれが最新のものか分からなくなったり、全員に伝わらなかったりと伝達ミスが起きてしまうリスクがあります。
また必要な情報や関連する情報も別々にファイルを作ってしまうと、まとめるのに必要以上の労力やコストがかかることにも繋がります。

kintoneのデータベース機能の特徴

kintoneはExcelの苦手分野をカバーできるさまざまな機能を持っています。ここからはkintoneが持つデータベース機能の特徴について詳しく解説していきます。

ノンプログラミングで誰でも簡単に作成可能

kintoneでデータベースを作るのに難しいプログラミングは必要ありません。通常業務に使うシステムを構築するには、専門的なプログラミング能力が求められます。

しかし、kintoneならあらかじめ用意されたサンプルアプリから適したものを選び、連携したいファイルを読み込むだけでアプリが完成します。
難しいプログラミング言語の習得も不要です。
さらに、28個あるアプリのパーツから必要な項目を追加していくだけで、個々に合った最適なアプリへ修正することができます。
kintoneはアプリ作成の作業をマウスのみで操作できるため、高度のITスキルがなくても簡単に作成可能です。

Excelファイルも簡単にWebデータベース化

kintoneはExcelファイルも読み込んでWebデータベース化できます。こちらもマウスひとつで簡単に操作可能です。

  1. kintone アプリストアのページへ進み、アプリ欄にある「+」をクリック
  2. 「Excelを読み込んで作成」を選択し、「作成を開始する」をクリック
  3. チェック項目を確認し、チェックして「アップロードへ進む」をクリック
  4. 「参照」をクリックして読み込みたいExcelファイルを選択
  5. プレビュー表示の先頭行に項目名(会社名や部署名など)が表示されているか確認!
  6. 画面の「③アプリの作成を開始する」の画面でフィールドタイプを確認。
    ※項目を読み込む必要がないならフィールドタイプを「この列を無視する」を選択し、それ以外は変更しなくて良い
  7. 画面右下にある「作成」をクリック
  8. アプリ作成完了!

kintoneのトップページのアプリ欄に「アプリが追加されました」と表示されるので、アプリ欄のポータルに表示されたアプリ名をクリックして確認しましょう。
散らばったExcelファイルはkitoneでアプリ化し、アプリ間のデータ連携をすれば情報をまとめて一気に閲覧することも可能です。
※アプリ間のデータ連携の記事ここに差し込む

豊富なデータベーステンプレートで簡単活用

kintoneでは案件管理や顧客管理など、業務でよく使うデータベーステンプレート(アプリ)が100種類以上と豊富です。部門や業種ごとに分類されていて、クリックするだけですぐに使用開始できます。

テンプレートそのまま使っても良し。自分仕様にカスタマイズしても良し。
「時間をかけずに効率的に使いやすく」が形になったビジネスパーソンのためのデータベースツールです。必要なテンプレートが揃っているので、すぐに業務に活かすことが可能です。

サンプルアプリ一覧はこちら

kintoneの便利なデータベース機能

データを蓄積・一覧・検索できるデータベース機能が備わっています。kintoneに集約することで、必要なときに必要な情報を必要なメンバーで共有できるのもkintoneの強みです。

蓄積機能

kintone内のアプリは文字情報もファイル情報も統一したフォーマットで蓄積できます。

データを活用するにはまず情報を集めていかないといけません。
kintoneは異なった様式で保存された情報やデータも蓄積できるので、分析や管理に役立てることに繋がります。

一覧表示機能

アプリに溜めたデータは一覧表示できます。
Excelなど異なるフォーマットで保管された情報も、アプリで必要な情報をひとまとめにするとデータ分析もしやすくなります。

「顧客管理+売上管理」「在庫管理+発注+売上管理」といったように、まとめて管理や分析したいときに活躍します。また、拡張機能(※有料)を利用すれば、kintoneの活用の幅をさらに広げられます。

拡張機能におすすめのプラグインはこちら

検索機能

kintoneの強みは検索機能にもあります。
kintoneのアプリに蓄積したデータは検索して探し出すことが可能です。その際、通常Excelなどのフォーマットで保管されたデータは文字のみ検索に引っかかり探し出すことができます。
ところがkintoneは文字だけでなく、ファイルの中身まで検索できます。添付したファイルまで検索で引っ張り出すことができるのです。

ひとつのデータごとで限られたコミュニケーションが可能

kintoneではアプリごとに閲覧権限を付与できるので、プロジェクトや顧客ごとに必要なメンバーのみで情報共有できます。
必要なファイルを添付して共有するだけでなく、コメント機能もあるため伝達もれのリスクもありません。スマホやタブレット端末にも対応しているので、社内から出先の人へのサポートもできるなど業務フォローにも役立てられます。

kintoneは部署ごとや業務、プロジェクトごとにアプリを作り、必要なメンバーのみでコミュニケーションする際のツールとしても有効です。

【まとめ】kintoneのデータベース機能でExcelの不便を解決!

kintoneのデータベースは、ITスキルがない人でもマウスひとつで直感的にサクサクと操作が可能です。

さまざまな様式のファイルやデータも簡単にアプリ化し、必要な情報をひとまとめできる機能を持つので、確認作業をスムーズに進められます。
ファイルの中身までの検索機能や限定メンバーでのコミュニケーションなど、Excelにはなかったデータベース機能を包括的にカバーしているのもkintoneの特徴です。

伴走ナビではkintoneを業務にしっかりと活かせるように、kintoneの悩みを解決するための情報を配信しています。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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