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kintoneのコメント外部共有を安全に行う方法について解説!メリットやその他の機能とは?

kintone外部共有

「仕事を効率的に進めるために顧客や委託業者と情報共有したい」
「kintoneのデータ共有は便利だけど安全性が気になる」

外部とのやりとりは、情報の安全性と利便性のバランスが難しいと考えている方が多いのではないでしょうか?

今回は、kintoneのコメント外部共有をする際のおすすめ方法について解説します。業務を円滑に、そして安全に進めたいと考えている方はぜひ読んでみてください。

kintoneで外部の人とコメント共有はできる?

kintoneはセキュリティの観点から、コメント機能の外部共有は基本的にできません。kintoneにログインできるユーザー以外が閲覧や編集をするには、以下の流れで可能です。

  1. ログインできるユーザーがkintoneのデータをファイルに書き出して、出力ファイルをダウンロードしExcelなどで共有
  2. 共有されたファイルを閲覧・編集
  3. 編集内容をkintone内の元データに上書きしたい場合は、ログイン可能なユーザーがCSV又はExcelファイルをkintoneに読み込む

ただこのやり方では、本来kintoneが持つコメント機能の利用はできません。

kintoneユーザーならアカウント共通化でログインや追加料金なしで利用できる

kintoneをゲスト利用するには追加料金がかかります。しかしゲスト側がkintoneユーザーの場合、「アカウント共通化」機能を利用すれば追加料金がかかりません。
ログインの必要もなく、参加中のゲストスペースで自分宛の未読メッセージ通知を受信することができます。

尚、一度アカウントの共通化をすると解除できないので注意してください。

【有料】kintoneコメント外部共有の主な手段

kintoneでコメントを外部共有するには以下の2つの手段があります。

  1. データ外部共有サービスを利用
  2. ゲストユーザー機能を利用

こちらの機能は、どちらも基本料金に追加して利用する有料サービスです。ゲストユーザー機能はスタンダードコースでもライトコースでも利用できますが、データ外部共有サービスを利用するにはスタンダードコースの契約が必須です。

相手がkintoneユーザーでない場合や継続的な利用ではない場合、外部共有サービスやゲストユーザー機能の活用でコメント外部共有が可能になります。

kintone向けデータ外部共有サービスでコメント共有が可能

外部共有サービスを利用すればコメント共有以外にも、目的に応じてさまざまな機能を利用することができます。
また外部共有サービスによって料金や特徴などが異なるので、状況や目的に合わせて最適なサービスを選べます。

関係性に合わせて選べる「じぶんシリーズ」

じぶんシリーズ(株式会社ソニックガーデン)」は、kintoneが持つ高い業務効率能力をさらに高めるための連携サービスです。目的に合わせた3つのサービスを提供しています。
3つのうちコメント外部共有に特化したサービスは「じぶんページ」と「じぶんレコード」です。

どちらもkintoneのコメント機能と連携出来て、外部の人とやり取りが可能です。またkintoneのアカウントを持たない顧客とのやり取りに使用できます。
2つの違いは以下の通りです。

じぶんページ じぶんレコード
特徴 ・ユーザーごとに必要なアプリを連携して共有・閲覧のみや編集許可など細かく設定・コーディングでオリジナルトップ画面作成 ・レコードごとに異なるURLを発行・kintoneと連携したWebフォーム内にレコードURLを設置・情報の公開期限を設定

じぶんページは情報共有する相手がログインして使用するサービスです。顧客やスタッフ、会員など継続的に付き合いのある人とのコミュニケーションに向いています。

一方でじぶんレコードを利用する際には、相手方にログインしてもらう必要はありません。
特定のkintoneレコードへアクセスできるURLを発行し、相手へ知らせるだけでkintoneユーザー以外でも情報共有可能です。セキュリティ面が心配な場合はパスワードを設定することもできます。

使った分だけ支払う「Chobiit for kintone」

Chobiit(株式会社ノベルワークス)とは利用分に応じて料金が変わる従量課金制で、月によって使う頻度が異なる人におすすめのkintone外部共有サービスです。

外部からkintoneの情報を削除、登録、編集、閲覧ができます。共有方法は、ログイン認証と外部公開の2つがあり、目的に応じて使い分けることで業務を効率的に進められます。
いくつかの自治体でも給付金オンライン申請や住民安否確認などに活用していたりと、実績も豊富です。

またChobiitは、kintoneと同じくシンプルな作りで使いやすく、スマートフォンやタブレット端末でもスムーズな操作が可能です。登録レコードに編集やコメントがあった場合はメールで通知されるように設定することもできます。
尚、コメント機能やメール通知など一部機能はログイン認証でのみ使用可能です。

外部共有サービスと連携できるkintoneのコースとは?

「じぶんシリーズ」や「Chobiit」のような外部共有サービスを使えば、コメント外部共有以外にもさまざまな機能を利用できるようになります。

外部共有サービスを利用するにはkintoneのスタンダードコースの契約が必要です。

kintoneに対応している拡張機能は200種類以上!スタンダードコース1,500円にプラスαすることで事業に合わせた効率化を目指せます。

ゲストユーザー機能活用でコメント外部共有をコストダウン

kintoneのゲストユーザー機能はkintoneのゲストスペースに顧客や委託業者など社外の人を招待してkintoneを利用できる機能です。

kintoneゲストユーザーの費用と機能

kintoneゲストユーザーの月額利用料は通常契約より安く、さらに初回ログインから30日間は無料で使えます。

利用料(月額) スタンダードコース ライトコース
通常契約 1,500円 780円
ゲストユーザー 1,200円 580円

※1ユーザーあたりの税抜価格

kintoneのゲストユーザー機能はコメントを外部共有して業務を円滑に進めるのはもちろんのこと、必要な情報だけを共有できるのでセキュリティ面でも安心です。

ゲストユーザーと使うゲストスペースでもアプリの活用でファイル共有やタスク管理はできるため、関係者全員で必要な情報や進捗状況の把握が可能です。
また、コメント履歴は後から入ってきた人も見られるので、担当交代の際にもスムーズな引継ぎができます。
ただ、ゲストユーザーには使える機能やサービスに制限があります。

〈ゲストユーザーが利用できない機能〉

  • ゲストスペースの基本設定
  • 参加メンバーの追加や削除
  • 自分以外が作成したスレッドの削除や本文の編集

参加しているスペースでの検索やコメント投稿は可能です。
機能をすべて使えないのは不便さもあるかもしれません。しかし、業務を遂行していくためのコミュニケーションスペースとしての活用なら、ゲストユーザー機能は十分ではないでしょうか?

kintoneゲストユーザーの購入方法

ゲストユーザーの購入方法は以下の3つです。

  1. サイボウズドットコム ストアで購入
  2. cyboze.com共通管理で購入
  3. 販売店(パートナー)で購入

いずれの場合も、ゲストユーザーのコースや契約区分(月額・年額)はkintone本体の契約と合わせないといけません。
(kintoneの契約がスタンダードコースなら、ゲストユーザーもスタンダードコース)

kintoneでコメント外部共有するメリット

kintoneでコメント外部共有することのメリットは主に以下の3つです。

  • 進捗状況の把握
  • 情報の属人化や連絡もれを防止
  • 引継ぎの手間を簡略化

顧客や取引先そして委託業者といったように、事業には多くの人が関わります。担当者が変わることもあり、その度に引継ぎや情報共有をするのは非効率です。
kintoneで外部の人ともコメント共有できるようにしておけば、コメント履歴の確認や進捗、プロジェクトの概要把握ができて業務をスムーズに遂行していけます。

セキュリティ面もしっかりしているkintoneなら、招待した人以外の外部の人に情報が漏れるリスクも低く安心です。

【まとめ】kintoneのコメント共有の魅力

kintoneの強みは業務効率とセキュリティです。必要な情報を限られたメンバーで共有し、業務効率の最大化を目指せるプラットフォームです。

規模の小さい企業から誰もが知る大企業まで約2万7500社が導入しています。コメント外部共有したい相手がすでにkintoneユーザーであれば、アカウント共通化を行えば追加料金なしでコメント外部共有が可能です。
しかしまだ導入していない企業も多いのが現状です。そこで未導入の企業や採用スタッフとのやり取りにおすすめなのが、今回紹介した「kintone外部共有サービス」や「ゲストユーザー機能」です。

業務効率化を意識している企業の担当者はぜひ「kintone外部共有サービス」や「ゲストユーザー機能」を検討してみてはいかがでしょうか?

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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