kintoneで名刺管理のすすめ｜最新連携サービス情報を解説
営業としてクライアントなどとの面談を重ねるうちに、数多く手に取る名刺。
紙である名刺本体を上手く管理するのは大変であり、いざという時に必要な情報がなかなか見つからないなど手間を感じる場面も多いですよね。
また、名刺の情報は担当者に留まってしまうことが多く、属人化しやすい点も悩みの1つかと思います。
本記事では、このように煩雑になりがちな名刺管理を、「kintone」を活用して効率化させる方法を紹介していきます。
また、最新の連携サービスも紹介していますので、名刺情報の一元管理をしながら有効に活用できる手助けになるでしょう。
この記事でわかること
- kintoneでの名刺管理について
- kintoneでの名刺管理方法
- 連携できる名刺サービス
こんな人にオススメの記事です
- 名刺の取扱量が多く管理に困っている営業担当者
- 名刺情報をまとめ、共有、活用を考えている方
目次
kintoneでの名刺管理ができるの？
まず結論として、kintoneでの名刺管理はもちろん可能です。
ただ、わざわざシステムを利用してまで、管理する必要があるのかと思う人もいるかもしれませんが、実際にkintoneを導入している企業の多くが、システムを利用することで業務効率化したり、名刺情報を企業として有効活用しています。
そこで、具体的に導入した企業が得たメリットを３つほど以下にまとめてみました。
- スマホで撮影した写真から名刺情報を取り込むことが可能になり、入力時間の手間やミスをなくすことができた。
- 外部の名刺管理ソフトとの連携で、データの紐づけ、管理が簡単にできた。
- 営業スタッフ1人で管理していた情報を会社で共有し、資産にすることができた。
このように、従来の紙での名刺管理と比べ、kintoneを利用することで手間の削減を可能にし、情報の一元管理および活用が実現可能となるのです。
特にDX推進が注目される現代においては、属人化して埋もれがちであった情報を有効に活用できる点は大きなメリットといえるでしょう。
名刺管理を楽にしたいという方はもちろん、DXを推進していきたい企業や担当者は、是非kintoneを検討してみてください。
kintoneで名刺管理を行う方法
では実際にkintoneで名刺を管理する方法ですが、
- アプリを自作する
- 連携サービスやプラグインを活用する
の上記２つです。
内容だけ見ると少し難しい印象がありますが、実際にはそこまでハードルは高くないので、さっそく説明していきましょう。
① アプリを自作する
そもそもkintoneでは自社の業務に適した内容のアプリを自作することが出来ます。また、「kintoneアプリストア」に豊富なアプリがあるため、それらから選んだアプリを追加して、カスタマイズしていくことも可能です。
アプリを作成する際の基本的な流れは以下のようになります。
- アプリに必要な項目を検討する
- アプリの作成
- 動作確認
- 運用
実際に名刺管理アプリを作成する場合に重要なのが、必要な項目（入力情報）の選定です。例えば、担当者の名前や会社名、メールアドレスなどが挙げられるでしょう。
もしくは、元々あるデータを取り込んでアプリを作ることも可能です。データ取り込み方法としては、名刺管理ソフトのデータをCSV又は、手入力したExcel表をkintoneに取り込むことが出来ます。
必要項目が決定してしまえば、あとは他のアプリ作成同様の手順で作成し、実際に運用していく流れとなります。
一から作成する場合は少し手間に感じるかもしれませんが、それでも直感的に操作しながらアプリを作成できるのがkintoneの強みなので、そこまでハードルは高くはありません。
また、実際に運用しながら使いやすいようにカスタマイズすることも可能なので、とりあえず試してみたいという人は是非チャレンジしてみることをおすすめします！
② 連携サービスやプラグインを活用する
アプリを自作する以外の方法として、連携サービスやプラグインの活用があります。これらはもともと名刺管理のために作られたものなので使い勝手もよく、作成の手間がないというメリットがあります。
例えば「Ai名刺解析プラグイン」というプラグインは、スマホで撮影した画像から、名刺情報を自動で読み込み、登録することが可能です。
さらに、このプラグインは名刺以外にもFAXや帳簿、資料などにも活用することができ、幅広い分野で手間を省くことができます。
連携サービスである「Sansan with kintone」もスキャナやスマホで名刺情報を取り込むことが可能です。
また、すでにSansanを使用していた場合は、これまでに蓄積されていたデータもkintoneと連携可能なので、1からのアプリ作成やデータ入力も必要ありません。
上記のようにプラグインや連携サービスを活用すると、営業担当は名刺情報を取り込むだけで、kintone上で社内に情報を自動で共有できるようになります。
また、以下で紹介するようにkintoneと連携できるサービスも増えてきているため、使い勝手やコストを比較して導入を検討するとよいでしょう。
kintoneと連携できる名刺サービス
ここまででkintoneで名刺管理を行う方法とメリットは理解いただけたと思います。
それでは、ここでは具体的にkintoneと連携が可能である、
- Sansan
- Eight Team
- NEXTaMeishi
上記の3つの名刺サービスについて、3社の比較や特徴などを交えて紹介していきます。
連携できるサービス３社を比較
| 社名 | Sansan |
|---|---|
| 料金 | kintone連携：年額50,000円 ※Sansan利用料も別途発生 （要問い合わせ） |
| 特徴 | AI×人による高度な入力精度 名刺管理市場シェアNo.1 |
| 社名 | Eight Team |
|---|---|
| 料金 | 月額18,000円 ＋kintone連携：月額6,000円 |
| 特徴 | シンプル且つ低コスト 小規模の運用に適している |
| 社名 | NEXTaMeishi |
|---|---|
| 料金 | 1ユーザー月額660円 ※5ユーザー以上の契約 ＋kintone連携：月額16,500円～ |
| 特徴 | 優れた品質と高いコスパ |
今回紹介する連携サービス3社を簡単に比較しました。それぞれ料金や特徴が違うので、以下にkintone連携について詳細を紹介していきます。
① Sansanとkintoneとの連携
Sansanは、名刺管理市場のシェアNo.1であるデータ蓄積サービスです。名刺情報の管理は勿論ですが、メールの署名や商談メモなどの情報も管理が出来ます。
また、100万件を超える企業情報が標準搭載されており、それらの情報と併せて営業活動のDXを可能にするサービスです。
kintoneとの連携は先ほど紹介したように「Sansan with kintone」というプラグインを活用することで、Sansanに登録されている名刺情報がkintoneでも活用可能になります。
また、主な特徴は以下の通りです。
＜Sansan with kintoneの特徴＞
- Sansanのデータを検索し、kintoneに一括または1件ずつ取り込み可能
- 一度紐づけたkintoneのデータを、Sansanの最新の情報で一括更新
- 様々なkintoneアプリ構成に適応
一番の特徴は、Sansanのデータを簡単にkintoneに反映できる点です。そのため、運用の開始もスムーズに可能となるのがメリットと言えます。
また、Sansanとkintoneの二重管理を防げる仕組みになっており、重複したデータ入力は一切不要です。管理としてはSansanのデータを最新に保つだけで、kintoneのデータ更新が楽なのはうれしいポイントですね。
導入に関して、Sansanとkintoneの両サービスの利用が前提で、そのうえでSansan with kintoneを契約することで利用可能となります。
Sansan with kintoneの利用料金は年額50,000円ですが、14日間の無料トライアルがあるのでまずは使用感を試してみるとよいでしょう。
導入可能なアプリ構成に関しては、公式サイトにて案内しているので事前に確認してみてくださいね。
参考：Sansan with kintone プラグイン | 名刺データをkintoneに簡単連携
② Eight Teamとkintoneとの連携
Eight Teamは、名刺をスマホで撮影するだけでチーム内に共有できる手軽さが特徴の名刺管理サービスです。
また、名刺情報にタグを付けて関連情報からの紐づけや、登録情報をCSVにダウンロードしてリスト化も簡単にできるのが特徴です。
kintoneとの連携でできることは以下の通りです。
＜Eight Teamの特徴＞
- Eight Teamに登録した最新の名刺情報をkintoneに登録・情報更新できる
- スマホで撮影した名刺情報をボタン一つでkintoneに反映可能
- 連携が簡単
Eight Teamでも登録情報は簡単にkintoneに反映することが可能です。
新しく名刺情報を登録しても、Eight Teamの管理画面から同期ボタンをクリックするだけでkintoneに反映できるので、非常に使い勝手もいいといえます。
また、連携が簡単にできるのは大きなメリットです。導入の手順は簡単に説明すると以下の3ステップです
＜導入手順＞
- Eight Teamでの初期設定（連携するkintone側の情報を入力）
- Eight Teamとkintoneの項目をマッピング（e-mailや会社名など）
- 同期ボタンをクリックしkintoneへ反映
このように連携もかなり簡単なので、特に手軽に始めたいというニーズにはぴったりのサービスと言えます。
参考：kintone連携機能 – 【公式】Eight Team 中小企業向け名刺管理サービス
③ NEXTaMeishiとkintoneとの連携
NEXTaMeishiは、1ユーザーわずか660円から導入可能な低コストにも関わらず、多様な機能と優れた品質が特徴の高コストパフォーマンスなサービスです。
同一人物の情報を自動で最新のものに更新する「自動名寄せ」機能や、商談時に便利なメモやタグ付け機能も搭載しています。
最低ユーザー数が5ユーザーとはいえ、3,300円/月で利用できるのは中小企業にとってはとてもありがたい価格設定であり、加えてトライアル時には推奨スキャナーのRICOH ScanSnapを無料で貸し出してくれるため、実際に大量の名刺を取り込みしたときの動きなども確認することができます。
以下には改めて特徴をまとめてみます。
＜NEXTaMeishiの特徴＞
- 1ユーザー660円という低価格
- kintone連携にも追加費用不要
- 多機能であり、学習する名刺管理システム
実際に連携する際には、NEXTaMeishiが指定する2つのアプリをkintoneで作成する必要があります。詳細に関しては、公式サイトに解説されているので事前に確認しておきましょう。
NEXTaMeishiとの連携は機能性とコストパフォーマンスを求める場合に向いているといえます。
参考：NEXTa Meishi ネクスタ・メイシ – 月々660円ではじめる法人企業向け名刺管理
その他のkintoneと連携可能なサービス
先に紹介したサービスの他にも、
- ホットプロファイル
- アルテマブルー
- bizcompass
などのサービスもkintoneと連携が可能です。気になる方は、各社のサイトにて詳細を確認してみてくださいね。
まとめ｜kintoneでの名刺も一元管理化しよう！
- kintoneで名刺管理ができるのか
- kintoneでの名刺管理を行う方法（アプリ自作、連携サービス）
- 連携できるサービス詳細
本記事では上記に沿った内容で、kintoneの名刺管理について紹介していきました。
名刺をアナログな管理方法ではなく、電子化させることで、必要な時に簡単に見つけることが可能になります。
また、それだけではなく、入力の手間を削減したり、情報活用を容易にしたりと、事業への活用の幅が広がります。
デジタル情報の有効活用が必要となるDX推進にも大いに活用できるため、本記事を参考にkintoneでの名刺管理を導入検討してみてはいかがでしょうか？
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