kintoneは何でもできる？実際に使っている企業の活用のフローを紹介します

kintone(キントーン)では何ができるのか？と検索をしている人が多いのですが、ここは先にいうと「何をしたいのか」がないと説明を見てもわからないと思います。

「kintoneで何ができるの？」という質問に対しては、定食屋さんに行って「何がありますか？」と聞いたときに「焼きものも、煮物も、揚げ物もあります」と答えられているような感覚でしか回答できません。「焼き魚ありますか？」と聞かれれば「鯖か鮭ならありますよ」と明確な回答できるのと同じで、「案件管理をしたいのですができますか？」と聞かれれば「○○のような形であればできます」と具体的な内容での回答ができます。

「何ができるか？」ではなく「何をしたいのか？」を先に考えてくださいね。

とはいえ、実は社内の業務というのは簡単にシステム化できるほど単純ではないことがほとんどです。やりたいことは漠然とあるけども、何から始めてどのようにして理想の形に持っていくのかがわからない悩みは当たり前なので、少しずつ進めながら考えていくしかありません。

そのための参考として、他社はどのようなことをしているのか気になる人も多いでしょう。活用事例としてどのような形でkintoneを利用しているのかを簡単にご紹介します。

顧客管理

顧客リストは「住所録ならあります」や「Excelで1年ごとの売上表には記載してあります」というような管理が一般的に多いパターンです。kintoneを利用するときには顧客リスト、つまり売上を上げるためのリストはどこかに構築することが大事となります。

ただ大きく２種類に分かれていて ①繰り返しお金をいただくお客様と②1回だけのお客様です。

①か②によって管理の仕方が違っていて、①の場合は「顧客管理」としてA顧客からどんな売上があったのか、過去の取引履歴を見れるようにしたい、と考えますが、②の場合は顧客はリストとして管理できればよくて、次に新規アプローチのためのDM発送リストであったりという使い方となります。

②は管理したい内容によって大きく変わるため、①の例で記載しますね。

案件管理

どんな会社にも「売上」となるものがあります。この「売上のもと＝案件」と考えてください。案件という言い方をするのが当たり前ではないのですが、社内業務をシステム化しようとすると、すべての業務は結局は売上を作るために行われているものになるため、軸として認識するためにも「案件」という概念は持っておいた方が良いです。

この案件は業種・業態によって様々で、例えば不動産賃貸業の会社などは「管理している物件」を軸に案件を管理するのか「顧客」を軸に管理するのかなど難しいですよね。これは「自社管理物件が多い会社」「他社物件の仲介をメインにしている会社」でも変わってきます。

このように、業種が同じだから管理も同じということではないため、kintoneのようにその会社の形に合わせて作ることができるのが大きなメリットとなるのですが、必要なことは「物件」＋「顧客」で売上が上がるということは契約管理を軸にすると良いかもしれないなど、軸が何かを考えるということです。

作業報告書

建設業では作業報告書を現場で作成したいという要望をよく聞きます。現場作業をしてから会社に戻って報告書を作成するという手間が省けると現場作業員の方が楽になることと、現場が終わっていることを確認しないと請求ができないという事務さんの手間も省くことが可能となるためです。

作業報告書も細かな業種によっていろいろ形が違うことと、写真が多くなるとkintoneのストレージ容量も問題があり、実は「完璧な作業報告書が簡単にできます」とは言えませんが、作業を終了した、という内容の報告くらいなら簡単に行うことができます。

省く手間が理想的な形までは、段階を踏む必要がありますが、まずは少しでも簡素化すること、スマホからの報告に慣れることから始めるとすればハードルは低くスタートできます。

まとめ

簡単な業務フローとアプリの構成を紹介してきました。画像はデモとして作成したアプリとなりますが、実際にこの形で運用している会社さんはたくさんあります。

コツとしては、ひとつのアプリに情報を詰め込みすぎないことです。ひとつのアプリに情報を詰め込むということは、入力する際にみんなで同じアプリを開くため、それぞれの視点で入力しやすいという作り方ができなくなってしまいます。
関連レコード表示を上手に使えば他のアプリの情報もひとつのアプリで見ることができるため、それぞれが入力しやすい作り方を優先し、まとめたいアプリに関連レコードで表示することを基本にすることで、「ひとつで見たいこと」「入力しやすいこと」の両方を満たすことができます。

kintoneは使い方次第で活用方法はいくらでもあるので、まずは何をしたいのかを考えること、そして一気に変えるのではなく、徐々に段階を踏んでシステム化を進めていくこと、この２つを忘れないようにして、kintoneを使いこなしてください！