社内システムのデータを集約！kintoneはこんな設計だと上手くいく

業務改善のためのソフトやツールは、世の中にたくさんありますよね。

kintoneを選んだ方にもそうでない方にも知っておいていただきたいのは、「業務改善のためには、使うツールとは別にシステム設計も考えるべき」だということです。

システム設計というと「プロが考えるものだよね…」と思われがちなのですが、専門用語を除いて考えてみようというのが今回の記事です。業務改善を行う方には、ぜひ知っておいていただきたい内容です。気軽に読めるボリュームですので、最後まで楽しんで読んでみてくださいね。

業務改善ツールというもの

「使うだけで自社の業務を改善してくれるツールってないかな？」と誰もが思いますが、現実にはそうはいきません。

業務改善の目的は、業務の見える化や自動化、データ活用による売上向上、人的ミスの削減、業務時間削減などにある場合が多いですよね。たしかに業務改善ツールを使うと、部分的には効果が出ます。ですがシステム全体がうまく設計されていないと、業務改善ツールを使う前後で結局手作業をする羽目になって、他の部署の作業が実は増えていたというようなことが起こり得ます。トータルで見て「本当に改善したかな？」と思ってしまうような状態です。

業務改善ツールというものは、ただ使うだけで業務を改善してくれる訳ではありません。

前準備として、ツールを中心としたシステム設計を行っておくことで、初めて真の力を発揮してくれるものなのです。

ツールを中心としたシステム設計とはどういうものなのかを、kintoneを使った場合を例に考えてみましょう。

kintoneはこんな設計だと上手くいく

kintoneを中心にシステムの設計や運用を考える場合、どんな点に気をつけるべきかを考えてみます。ここでは３点を見ていきましょう。

社内データを一元管理する

社内のデータはさまざまな部署のさまざまな場所に点在しています。中にはＡ部署とＢ部署とでデータが重複していたり、内容の整合性が取れないケースもあります。社内データは重複データを削除したり統合したりして綺麗に整え、kintoneに集約して一元管理させると上手く活用できるようになります。

具体的には顧客データ・売上データ・入金データという大きな軸を中心にして、その軸に関連する担当者・作業・商品内容などの情報をkintoneに集めるようにアプリを作ります。このデータ集約が行えて初めて、会社の収益構造が把握でき、課題を明らかにすることができます。ツール導入の効果として経営改善や売上向上までを見込むのであれば、まず最初にクリアしたい段階です。

手入力をできるだけさせない

手入力を担当者にさせる箇所が多ければ多いほど、kintoneで活用しようとしていたデータに不備が出やすくなります。アプリを作成する担当者としては作業が増えてしまいますが、マスタデータを使ってデータを紐づけるように設計しましょう。

手入力をさせるような設計にすると、空白や全角半角、略称などが混じりやすくなります。データ上、同じ会社が別会社扱いになったり、商品種別データが取得できない状態になるとデータ活用はしづらくなります。

「入力が早い」「やりやすい」という理由で手入力を選ぶケースは意外と多いですが、できるだけ設計上はなくすように心がけてください。

運用には努力も必要と考える

ツール導入をするというと、「自動化されて楽になる」「手間がなくなる」と考えられがちなのですが、まったく無くすわけにはいきません。特にバラバラのデータや業務フローを整えていくまでは、以前の業務手順と並行する形でkintoneを使っていくことになります。全社的な業務改善には一定の期間が必要となりますが、その間は運用を行う担当者の努力が必要になると考えてください。

まとめ

kintoneは強力な業務改善ツールです。ですが、kintoneを中心としたシステム設計が行われていないと、効果を最大限に引き出すことが難しいといえます。

この記事ではkintoneを活用する上で、考慮すべきシステム設計のポイントを３つご紹介しました。ぜひ参考にしてみてくださいね。