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DX化により企業が目指すべきゴールとは?システム導入をする目的を決める!

業務改善の必要性

「DXしなければいけない」と会社の方針が決まったから何かをしないといけないけど、何をどうしていこうかとDX化するための話し合いから始まる企業さんも多くあるようです。ちなみにDXとは「進化したデジタル技術を活用し、ビジネスだけでなく人々の生活をより良い状態へ変革する」といった概念になるのですが、生産性の向上を目的とするという言い方の方が日常的に使われているように思います。

「DXしないといけないから、何をするかを考える」のではなく、生産性の向上など会社としてより良い状態に変えていくためにはデジタル技術を活用するという順番でどこから手をつけていくのかを考え、少しずつ変えていくのが正しい考え方です。

企業のDX化は「会社としてより良い状態」を目指すことになるのですが、それは具体的にどのような状態になろうとしていますか?

会社として「より良い状態」とは

生産性の向上は企業にとっては必要なことですが、その企業で働く人たちが働きやすい環境づくりといった間接的な改革も大切です。大手企業は労働組合があり、働く環境に対する意見を企業側と話し合う場がありますが、中小企業ではなかなか労働条件や環境に対して経営者との意見交換は難しいのかもしれません。

実はそのようなコミュニケーションも「より良い状態」を作るためのひとつです。

kintone構築・伴走サポートを受ける際にはそれぞれの企業さんの業務をヒアリングし、理解する必要があり、経営者、事務担当者、現場作業者などそれぞれの立場の意見を聞かせてもらいます。そのときに感じるのは、どの立場の方も「今よりも良くしたい」と思って前向きに取り組んでいても、見えるのは自分の目の前の課題に関しての解決であって、会社全体としての目標ではないことがほとんどです。

会社全体の目標といっても「○○年後には」などある一定の期間を区切ることにはなりますが、会社をひとつのチームとして共有の目標を置くことは「今」と「未来」の比較で「より良い状態」を意識できるようになります。より良い状態とは、会社として少し先の目標を決めることで見えてくるんです。

そして決めた目標に対して、具体的に計画する中でどの部署から始めていくのかの手順を定め、そして達成するための手段に「デジタル技術」を用いることが結果的にDX化となります。

デジタル技術であるシステム活用

システムを活用してより良い状態にするためにどうすれば良いか?
具体的にどのようなシステムを導入すれば良いのか?

当然ながら、その企業が目指すべきゴール(目標)によって適切なシステムは違うのでまずは何をしたいのかを考えるところからにはなりますが、システムは導入しただけではなく、活用しないと意味がありません。例として売上を上げたい会社がシステムを入れるとしたときの流れを簡単にご紹介します。

①現状把握

売上の差

従業員が10人と同じ条件の同じ職種の2つの企業で、A社は月の売上が5,000万円、B社は500万円だとします。同じ職種ならB社ももっと売上を上げることができるはずなのに、なぜ売上が上がらないのか?と考えるときに、まずやらなければいけないのが現状把握です。

「なぜ売り上げが低いのか?」の原因を探し、改善する必要があるのですが、明確な理由がわからない場合には順番を追って原因を探していきます。そのような場合でもシステムを利用することが有効的になります。

まず見込客からの受注率を出してみよBう。と決めたとして、①見込み客②契約者、というわかりやすい振り分けはすることはできますが、なぜ受注にならないか?をわかりやすく数値化しようとしたときに、見込みとして登録をスタートとして、プロセスを何かに残し、分析していく必要があります。

ここで、システムに入力しようということになりました

②システム導入

営業ステータスの管理とランク

営業活動ではよく、見込みからC→B→Aなどの見込ランクをつけて状態を把握することがあります。しかし実は明確なルールがなく営業マンの感覚でランク付けをされていることが多く、分析をするにはあてにならないことがあります。さらに営業会議直前に報告するためにランク付けをするなど本来の見込状況把握と実態がかけ離れていくことも多く発生します。

実はこの「見込客から受注率を出してみよう」の前に現状の仕事の流れをデータとしてみることができる状態をつくらなければ、どこから改善するかの判断ができません。

この流れをデータとしてみるために、システムを利用することができます。

システムに入力するためにはルールが必要になり、このルールを決めるという作業が「感覚」「報告のため」などの曖昧さを少しずつ減らすことになります。

「提案書を作成し提出したらCランク」「見積書を送付し返答期限を決めたらBランク」「決定権者の承認待ちはAランク」など決めたのち、システムで活動報告の入力時にその選択を選んだら自動的にランクが入るようにする、などを設定することにより、日々の活動報告を入力することでランク分けすることが可能になります。

そうやって何かの基準を設けることにより、見えてくるものがあり、改善を行うことができます

③運用を定着させる

導入後の変革

実はシステムを導入しても、運用が進まないことが多くあります。
今までやっていなかったことをする、というのは意外と抵抗があるもので、「活動報告を入力すれば」と思っていたのに「活動報告が入力できていない」となると、システムは結局何の役にも立ちません。

営業部門に導入したから、営業部門以外は関係ないなどと言わずに、会社全体の取り組みとしてまずは営業部門からだったということを何度も認識を合わせて協力していく必要があります。

④入力されたデータを数値化して分析する

運用として定着され、日々の活動入力によって「何をしている状態」が一番多いのかがわかります。それがわかって初めて「なぜ?」と考えるポイントが明確になり、まずはその改善をしてみようと施策を考え実行してみる。その施策がうまくいけば、次のポイントを洗い出しまた施策を検討する。この繰り返しが結果として大きな改善となり、売上アップにつながっていきます。

間をすっとばして、売上を上げたチームにご褒美を!と人参ぶら下げれば頑張るだろう、と考え通用した時代はあったかもしれませんが、いつまでもそんなアバウトな施策ではしっかりとシステム化して取り組んでいる企業にどんどん差をつけられるばかりだということを認識してください。

システムを導入する目的のまとめ

例としては少し極端な話に感じたかもしれませんが、身近にとても多くある話です。

進捗を管理したいから入力できるようにkintoneアプリを作ったとしても、
・入力をしてくれないから把握ができない
・どうすれば入力できるようになるか
という問題にぶつかり「入力をタスク管理する」「入力していない人をピックアップできるようにする」など余計な仕事が増えていたりして、そもそも目的は何でしたっけ?となってしまうこともあります。

システムを導入する目的は企業として経営内容を良くし、売上、粗利を上げて働く方々にも気持ちよく仕事ができる環境を提供するなどであり、システム導入はそのための手段のひとつであるということ、これを見失っては意味がありません。

AIなどITの進化が目まぐるしい時代に、根拠もなく「うちは大丈夫」と思っている経営者の方々もおられるかもしれません。でも今始めなければ気が付くと取り返しがつかないレベルで競合他社と差がつくと思っておいた方が良いです。社内コミュニケーションをとりながら真剣に取り組んでいる中小企業さんがどんどん増えています。

「DX化で生産性向上」と何となく思っているのではなく、自社としてどうして行こうか、どうなりたいのか、真剣に考えてシステム導入を進めてください!

たけたに
kintoneを軸とした中小企業のDX化サポートをしています。 導入する企業さまと一緒に構築をし、伴走して運用に落とし込むお手伝い、さらに担当者の教育を行っています。 kintoneだけではなく周辺業務の専門システムを連携する業務設計を運用担当者と一緒に考え、仕事をただ義務と責任で行うのではなく、自分の能力を最大限に活かし楽しむ場となることを願いつつサポートしています。
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