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生産性向上の取り組みにツールを活用!身近な所から始められる施策を紹介

kintone生産性向上

「生産性を向上させたい」という言葉を会社の中で使いながらも、イマイチ何を指しているのかが良く分からないな…と感じた経験はないでしょうか?

総務省の発表している「令和4年版情報通信白書」によると、DX(デジタル・トランスフォーメーション)に取り組む目的について、日本企業では「生産性向上」が約75%ともっとも高くなっています。ですが、定義があいまいなまま取り組みを始めてしまっているという企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、生産性向上と業務改善、業務効率化との違いを解説し、すぐにでも始められる生産性向上の施策について解説します。生産性向上のために説得力のある取り組みを始めたいと思っている方は、ぜひヒントにしてみてくださいね。

出典:総務省:「令和4年版情報通信白書」

https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r04/pdf/01honpen.pdf

生産性とは

「生産性」がそもそも指しているものは何なのでしょうか?

公益財団法人 日本生産性本部のホームページには、ヨーロッパ生産性本部が定義した内容として、「投入」(インプット)に対する「産出」(アウトプット)の割合を「生産性」と呼ぶことが書かれています。

つまり機械設備や原材料、人員など生産のために投入した経営資源に対して、製品やサービスがどれくらい生み出せたかを示すわけです。最先端の機械設備があっても上手く活用できず、生産量が増えなかった場合は、残念ながら「生産性」が低いと捉えられることになります。

業務改善・業務効率化・生産性向上の違いとは

よく似た言葉に「業務改善」や「業務効率化」がありますが、違いは何なのでしょうか?

「業務改善」や「業務効率化」は「生産性向上」のための施策のひとつ、といえます。「業務改善」や「業務効率化」はコストを下げる取り組みが中心ですが、「生産性向上」は生産される製品やサービスなどの成果量がトータルで増加することを重視します。先ほどの日本生産性本部の定義でいえば、インプット量を抑えていく取り組みが「業務改善」や「業務効率化」で、アウトプット量を増やす取り組みが「生産性向上」といえます。

企業としては、最初に取り組んでいきやすい「業務改善」「業務効率化」から始めたとしても、最終的にはアウトプットの増加や質の向上につながる「生産性向上」を目指していくべきです。そのためには、コスト削減だけでは施策として足りません。さまざまなツールも活用しながら、付加価値の高い製品やサービスを、できるだけ多く生み出していく事が求められるのです。

出典:公益財団法人 日本生産性本部「生産性の定義」

https://www.jpc-net.jp/movement/productivity.html

生産性向上のための取り組み5選

「生産性向上」の定義を踏まえて、まずは身近な所から始められる施策を考えてみましょう。ここでは取り組みやすい生産性向上のための施策と、その施策で活用できるツールをご紹介します。

業務内容の見える化

まずは、個人単位でどんな業務を行っているかを可視化する所から始めましょう。業務を書き出し、重要度や緊急度に応じて分類します。個人単位で洗い出せたら部署単位、会社単位で確認してみましょう。他のメンバーと重複する作業や無駄な作業を削っていくことで、自然と業務改善につながります。

ツールとしては、Web上で共有できる行動予定表や、パソコンの利用状況、使用ログが取得できるものなどさまざまです。また、それらに入力されたデータを一元的にデータベースに溜めておくことで、さまざまな分析レポートを作成し経営判断に使用することも可能になっていきます。

時間管理の見える化

1週間、1か月などの決まった期間の中で行っている業務について、それぞれにかかっている時間を計測してみましょう。その際には労働時間内で行われたか、労働時間外で行われたかについても併せてチェックします。基本的には長時間の残業は作業効率を落とすため、生産性の低下につながってしまいます。時間管理が見える化されると、個人に負担が多くかかっている場合にはチーム内で分担するなど、業務量の調整も図っていくことができるようになります。

ツールとしては、日報作成やタイムカードと連動した勤怠管理システムや、プロジェクトやタスクの進捗度が分かる管理ツール、個人の作業時間を計測できるツールなどがあります。こちらもITツールを導入しておくことで、さまざまな分析にデータ活用がしやすい分野です。

業務の平準化

同じ業務を行っている担当者間でもやり方が異なる、という例はありがちです。属人化とよく言われますが、その担当者が不在であったり退職したりした場合に業務が滞る状態ですと、生産性は一気に低下します。業務の平準化を図るため、業務フローを整えて手順をマニュアル化したり、ルールを定めておくことが重要になります。

ツールとしては、業務フローを可視化しフローチャートを作成してくれるツールや、マニュアル作成と共有が行えるツールなどがあります。また、チーム内で業務のいままでの経緯や進捗が確認できるツールを利用すれば、属人化を防ぐことにもつながります。

業務の自動化

ほぼすべての業務についていえますが、手作業で行う業務が多ければ多いほど、生産性は落ちてしまいます。ITツールが利用できそうな業務には積極的に導入して自動化していくだけで、人件費の削減はもちろん、従業員の満足度向上などにもつながります

ツールとしてはこちらもさまざまなものがありますが、たとえば紙やエクセルで行っている作業をツールに集約していくと、ペーパーレス化も図れて便利です。最初に取り組みやすくて効果が実感しやすいのは、紙ベースで行っていた申請業務などをツールで自動化する施策です。データもシステム内に蓄積できるため、内部統制の観点でデータを数年保管したい、というニーズも満たすことができます。

個人のスキルアップ

ひとりひとりのスキルアップも重要です。定められた時間内に最大限のパフォーマンスを発揮してもらえるよう、従業員のスキルアップのための態勢を整えていくと、長い目で見て会社全体の生産性を向上させることにつながります。基本的なパソコンスキルを向上させたり、専門知識やスキルを磨いたり、要点を的確に伝えるコミュニケーションスキルを獲得することでも、生産性は向上していきます。

ツールとしてLMSと略される研修管理システムなどを導入したり、リスキリングを促すなどの施策が有効です。また、今まで外注していたような業務を内製化していくことでも、自社社員のスキルアップにつながります。

まとめ

生産性向上の取り組みは、全社的に行わなければならない施策です。まずは取り組みやすい業務の見える化から始めていき、数年単位で根気よく進めていく必要があります。

本記事で扱った取り組み例は、ご紹介したようにITツールを上手に活用すると、かなりの効果が期待できます。実は5つの取り組みすべてに活用できるツールが、kintoneです。業務の可視化、申請業務の自動化、データ活用、外注業務の内製化など、さまざまなニーズを満たしてくれる機能が備わっています。本記事でご紹介した取り組みを始めるのであれば、kintoneの導入もぜひ視野に入れてみてくださいね。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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