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専門の業務システムとのデータ連携を行う際の注意点とは?ポイントを押さえて連携を行おう

システム連携はデータの集約を意識する

専門業務システムには多くのデータが蓄積されており、そのデータを他のシステムでも利用して業務を行う場合がほとんどです。複数のシステムをデータ連携することにより、全社的に効率的に業務を行えると考えるのは当然ですが、情報の共有のリスクや連携するべきデータを、しっかりと検討・計画することが必要となります。

kintoneも様々なツールと連携ができるのですが、今回は、複数のシステムとのデータ連携を行うメリットと、データ連携の注意点を解説します。

専門の業務システムとのデータ連携を行うメリットとは

データ連携とは、異なるシステム間でのデータ共有や処理が行えるように、社内外のシステムやアプリケーションのデータをつなぐことを指します。専門の業務システムは一般的には販売管理、購買管理、在庫管理、会計、人事給与などのシステムを指しますが、これらに蓄積されたデータを共有し活用することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、専門業務システムとのデータ連携を行うメリットを3点ご紹介します。

入力のコストを削減できる

AシステムのデータをBシステムでも使いたい場合、「手作業でBシステムの方へも入力する」という業務フローにしていると、時間や手間がかかります。人件費がその分増えるのはもちろんですが、人手で行っていると入力ミスなどのヒューマンエラーが起きるのも避けられません。

システムが自動でデータを連携する仕組みを整えておけば、そういった入力にかかるコストや入力ミスを削減することができます。

データを一元管理できる

データ連携が行われていないと、それぞれの部門で使用しているシステムにデータが点在する形になってしまいます。データの重複や新旧データの混在などが起こりやすく、全社的にデータ活用を行うのは難しくなります。

システムの設計としてデータを一元的に管理し、データ連携を自動で行う設定ができれば、全社的にデータの利活用が進みやすくなります。

データ分析を経営判断に活かせる

経営判断は、ある1部門で利用しているシステムのデータだけでは行えません。必ず各部門に蓄積された複数のデータを横断的にまとめ、総合して判断していく必要があります。

データ連携を自動化し分析を行なうことで、全社的な活動の全容を把握し、経営判断に活かしていくことができるようになります。

データ連携の注意点とは

データ連携を行うメリットはたくさんありますが、その一方で、どんなデータでも連携して良いというものではありません。こちらでは、データ連携を考える際の注意点について解説します。

連携してよいデータかどうかを確認する

個人でパソコンを使用する場合、個人情報の入力はセキュリティレベルの高いサイトのみに絞りますし、できるだけ入力回数を減らすようにするものです。それと同じような考え方で、企業で扱うデータにも社外秘扱いにした方が良いものが多く存在します。

例として挙げられるのはセンシティブな人事情報や会計情報などです。こういったデータはシステムで自動的に連携するのは好ましくなく、面倒なようでも数名の担当者による管理を行った方がよいといえます。

データ連携を検討する際は、社内にどのようなシステムがあり、どのようなデータを扱っているか洗い出す作業があります。その際に必ず、各データで守るべきセキュリティレベルについても一覧化することをおすすめします。セキュリティレベルの明確な基準がない場合も、この機会に基準を定めておくと良いでしょう。

連携のタイミングを見極める

データ連携と一口に言っても、リアルタイムにデータを反映してくれるケースもあれば、1日1回夜間にのみ連携されるといったケースもあります。タイミングを見誤ると、「ファイルは連携されていてもシステム上で更新がされておらず、連携前のデータが表示されてしまう」といったことも起こり得ます。

データ連携を検討する際は、連携のタイミングをいつにするかを同時に検討し運用としてルールを明確にしておくことをおすすめします。現在の業務フローで手作業等で入力を行っているタイミングを確認し、それよりも頻度を増やす必要があるかどうか、といった視点で見ると検討がしやすいでしょう。複数のシステムから連携したデータを1画面に表示する場合などは、各システムからの連携タイミングがずれてしまっていても大丈夫か?といった視点も持つことが重要です。

適切な連携手法を選ぶ

連携タイミングの話とも関連しますが、データ連携の手法の選定も重要です。

データ連携にはさまざまなツールがあります。たとえば、ETLツールやEAIツールといったツールは、データ形式の変換なども内部的に行ってくれる多機能なツールです。対して、古くから利用されているHULFT(ハルフト)のように、1ヵ所に格納したファイルを各システムに転送してくれるようなシンプルなツールもあります。

kintoneはAPIを使った連携となり、プラグインで設定できるもの、iPaasといわれる連携・統合用のシステムによる連携、開発による連携など様々な方法があります。

データを連携したいタイミング、現在使用されているシステムで出力できるデータの形式、今後データを何に活用していくかのイメージなどを総合して、連携手法を選んでいく必要があります。こちらについては自社内だけで検討するのは難しい場合も多いので、各ツールの専門家に詳しいアドバイスを求めると安心です。

まとめ

専門業務で利用しているシステムは日常から多くの重要な情報を蓄積しているシステムであり、蓄積されたデータを連携して利活用することで、より精度の高い経営判断を行なうことが可能です。しかし、すべてのデータを連携すればよい訳ではなく、データのセキュリティレベルや連携タイミング、連携手法などを適切に設定する必要があります。特に連携タイミングや連携手法を設定する際には、専門家の手を借りることをおすすめします。

データ連携を実現するツールにはさまざまなものがありますが、kintoneも連携にはよく使用されています。PCやスマホから手軽に入力し、データをそのまま他のシステムに反映したり、使用する担当者ごとに必要なデータの抽出などを行なうことも可能です。効果的な連携のためにはシステム開発が必要になることもありますので、ご興味がある方はぜひ詳しい話を聞いてみてくださいね。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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