kintone(キントーン)を中小企業の効率化に活用するための伴走とはどんなもの？

「システム開発を専門の会社に依頼するとかかる費用が高くなるため、何とかコストを抑えめにしてシステム開発できないか？」と考える中小企業さんはとても増えています。
kintoneの構築サービスを行っている私たちのところにも、そのような相談はとても多くありますが、モノを買うような感覚とシステム開発は全く違うため、最近は「伴走・教育」を求められることも増えたなと感じています。

「伴走」という言葉をよく聞くようになりましたが、そもそも「伴走」って何？どういうサービスをいうのか、kintoneの伴走サービスを行っている私たちの立場からお伝えいたします。

伴走とは一緒に走ること

「伴走」と聞いて一番イメージしやすいのは、マラソンで一緒に走っている姿ではないかと思います。そんな「伴走」という言葉が最近はビジネスの場で良く使われるようになりました。

ビジネスの場で使われる「伴走」がなぜ多く使われるようになったのか、それはビジネス形態の多様化が背景にあると考えています。市場に合わせてビジネスの形がどんどん変化する中で、専門知識を必要とする場面も増えて自分たちでできないことは外部の専門業者に依頼する、しかし単発で終わる話ではなく継続的に必要とすることが多いため、「伴走」という形でのサービスが求められています。

例えば、福祉の支援サービスは、現場で労働として支援する方々とは別に申請や手続きを行う専門士業が必要となり、継続的に伴走しています。建設業では人材不足を解消するために人事コンサルを必要とする会社も増えています。

そしてIT・システムの分野では、自社システムを開発又はパッケージ製品を購入していた時代から、自分たちでカスタマイズできるkintoneのようなシステムが主流となってきました。しかし、これも専門知識を必要とする業務となっていて、伴走支援を入れることで業務を効率的になります。

ポイントは「継続的に一緒に走ること」で、会社の業務には終わりがないため、継続的に関わることが大切で、一瞬だけの関わりで外注として依頼するだけだと効果が得にくいということを認識しておく方が良いです。

kintoneの伴走支援とは

ビジネスやITという大きな枠ではなく「kintone」に絞って伴走支援サービスとはどのようなものなのかを具体的に話していきますが、前提としてはまだまだ会社によって定義が異なっていて、あくまでも私たちが考える伴走支援サービスという内容となります。

kintoneというシステムは「ドラッグアンドドロップで直観的にアプリを作れる」というのが魅力的で、興味を持つ企業さんがとても多くおられます。Excelで自社の帳票やデータの一覧表を作成できるのと同じような感覚で使えるのですが、実はそこの認識にズレがあり行き詰まるということが発生します。

その認識のズレとは、Excelのシートとシステムとなります。

Excelにマクロを組んで専門システムのように構築する人を除いて、一般的に利用する事務作業レベルとはなりますが、「マスタ」の概念があまりありません。「マスタ」とはマスタデータを略したもので、「何かの基礎になるデータ」のことを指します。

例えばExcelで良く「今年度の売上・支払推移表」を作成していたときに、翌年度はシートをコピー又はファイルをコピーして作成します。毎年年度変わりに様々なデータを新しく作り直すのに必死になっている事務作業者さんいますよね。

システムにはこのようなコピー作業はなく、集計時に年度を絞ればデータが作成される仕組みになります。それは売上を入力する際にも売上先や支払先がマスタデータとなっていて、いつ・誰にを選択して金額を入力することで、後で集計できるようなデータが出来上がる仕組みになります。

実際にExcelで様々なデータ管理をしている会社さんは、実はこの「売上・支払表」だけではなく、日常的にもっといろいろなデータを使い分けています。月の支払い予定表、個別の履歴、担当者別の管理など、そういったものを全部kintoneに置き換えていこうとすると、一度にできるものではありません。

Excelとkintoneの違いを理解し、落とし込まれて行って初めてできることがたくさんあるため、継続的に伴走しながらその違いを伝えて、kintoneアプリを作る人、使う人、管理する人、それぞれに理解ができるようになって会社が効率的に変革していきます。

その横で一緒にサポートするのが「伴走支援」となります。

kintone伴走支援で具体的に行うこと

一番お勧めするのは、毎週一回一時間で良いのでミーティングを行うことです。

伴走支援する側としても、その会社さんの業務や人間関係を理解することが必要になります。その理由はkintoneはアプリを作れば良いのではなく「使うこと」が一番大事になります。当たり前の話ですが、どんなに素晴らしいシステムも使わなければ何の意味もありません。

使うためには、使う人たちの協力や理解が必要で、業務に負担をかけないような形を作り、使うための音頭を取ってくれる協力者がいてこそになるため、その会社さんのメンバーのような立ち位置での関わりをしていくためにも、毎週一回はミーティングをしてコミュニケーションをすることが効果的です。

その他に、役割の分担や日常のコミュニケーションをどのようにしていくのかを決めて、取り組むとよりスピード感をもって進めていくことが可能となり、効果も早く出るでしょう。

kintone伴走支援を行う上での問題点

問題点は現時点で「人材不足」です。

システム開発会社やコンサル会社がkintoneのベンダーとして中小企業さんにkintoneをお勧めしたとして、依頼する単価がとても高くなってしまします。そして細かいサポートや寄り添う外注として依頼することが難しくなってしまいます。

ポイントで関わってもらうことは必要でも、日常的なサポートはkintone知識があり小さな企業さんにも寄り添える人材や会社が必要です。リモートでも行える仕事になるので、やる気があればできる仕事にはなるので、今後そのような会社や個人の方が増えていくといいなと心から願っているところです。

ただ、誰にでもできるかというと「相手の立場や気持ちを理解しようとする姿勢」のある人でないと難しいため、逆に依頼する側としてはここをポイントとして相手を選ぶ必要があります。

主役はkintoneを導入して活用したい企業さんとなるのですが、知識がある人が自分の概念を押し付けることをしてしまっては本筋から外れることが出てきてしまいます。前提に「相手の立場や気持ちを理解しようという姿勢」があれうば、本筋から外れることはありません。

kintoneを効率的に活用する伴走のまとめ

AIが発展し、ChatGRTが活用され、企業を取り巻く事情は急速に変化していきます。中小企業も「今までのやり方」を頑なに守っているだけでは気が付くと置いていかれていて、手の打ちようがなくなってしまいます。

これから大きく変化していく時代に対応していくためにも、今ある社内のデータはデジタル化し、どのようにも活用できる状態にしておくことが必要不可欠となっています。

そのためのツールとしてkintoneは使いやすく、お勧めできるものになります。
自分たちだけで活用できるならもちろんそれが一番良いですが、不安があるならぜひ伴走支援サービスを利用し、これからの時代に対応できる企業となってください。