kintone(キントーン)の使い方をシステム担当者に任せる会社が失敗する理由

「kintoneはシステムなのに、システム担当者に任せて何が悪い！」

という声が聞こえそうなタイトルをつけてしまいました。システム担当者に任せてはいけないのではなく、任せている会社がなぜ失敗するのか、どこに落とし穴があるのかをお伝えします。

kintoneとExcelの違い

kintoneとExcelの違いは何かという話をするときに「機能面」で比較をするだけではなく「会社にとっての役割」で考える必要があります。

機能面で言うと、申請書や請求書などの帳票類はkintoneの方が使いやすく、関数をつかった計算やグラフ表示はExcelの方が使いやすいというように大まかなジャンルはあります。このような機能面はシステム担当者が要望や用途を理解すれば難なく作成し、使える形として運用に回せるでしょう。

しかしkintoneと比較するポイントが「会社にとっての役割」となると、システム担当者だけで判断ができないことがたくさん出てきます。

帳票出力

Excelから帳票を出力する場合、すでに「誰がどのパソコンから出力する」という流れの認識ができます。スマホからExcelで出力はできないと最初から分かっているので、新しく帳票が増えるといってもExcelでひな形を作成し、入力制御や内容によってはマクロなどで生成できるように作ればシステム担当としては問題ありません。

kintoneの場合は、例えば「スマホからPDF出力をして、お客様へメール送信できるようにしたい」というように「誰がどこから出力する」という前提から決めていく必要があります。
そうなると、出力する帳票の入力内容が出来上がるまでの業務フローや、お客様へ渡す前の承認フローなど、システム担当者だけでは解決できない問題が出てきます。

会社にとって、何を簡素化したいのか、なぜこの帳票をkintoneから出力しようということになったのかの役割を明確にする必要があります。

グラフ表示

会議に使用するグラフを作成するために、数個に分かれているExcelファイルから、必要な数字をまとめてきて生成し、その画像をパワポに張ったり紙に印刷するという仕事があります。
この場合、システム担当者は、日常的に使われているそれぞれの部門や担当別のファイルを、いかに効率的にまとめあげて、分析に必要な数字を作成し、わかりやすく表示するためのグラフにするかというように機能を駆使して進めるかと思います。

これがkintoneになると、最終的に会議で使用するグラフを作成するためには、日常的にそれぞれの部門や担当別で使用するアプリをどのようにすれば良いのか、といった逆算の思考でアプリを構築します。単純に逆算するだけではなく、入力する際に誰がどのタイミングで作業をするのか、内容の確認はどのように行うのかといった業務の流れを加味する必要があり、システム担当のみで構築することは、結果入力できないといった悲しい結末を迎える原因になります。

kintoneだけでは何もできない

kintoneの標準機能だけでは何もできないという意味ではなく、システム担当者がkintoneを理解すれば何でもできるようになるのではなく、会社内部のそれぞれの立場の人間が関わらなければ何もできないよ、という意味です。

システム担当者は機能面のできること、できないことの把握は可能であり、少し難しい要望があったとしても「どうすれば実現できるのか」を考えて実現させるところに腕の見せ所があります。

しかしkintoneは機能面だけではなく「会社としてどうしたいのか」といった大きな枠から落とし込んでこないと正解を出すことができません。先の例にしても「スマホからPDF出力」を実現するためにもいくつかの検討要素があります。有料のプラグインを利用することになるために予算面であったり、帳票出力として他の部署でもどのように利用したいかによって選定するプラグインが変わります。

会社として今後全体を変えていきたいのか、部分的にひとつの業務の問題のみの解決をしたいのか、そのための予算はどのくらいなのか、など全体としての方針が必要になります。

次に、業務に携わる人たちの意見を聞かなければいけません。今まで社内の事務さんが帳票を作成していたとして、今後は現場で作成できるとなったときに、その帳票はどのような流れで別部門との共有がされるのかを考えたり、また現場ですぐに出力できるということは管理がしづらくなるため、確認はどのように行われるようにするのか、責任の所在を明確にしておかなければならないなどの問題もあります。

つまり、kintoenがあれば良いのではなく、会社の方針に責任を持てる管理者や立場や部門が違う人たちに運用として定着するための行動を促すリーダーなど、システム担当者以外の協力体制がないと何もできません。

欠かせないのはコミュニケーション

kintone担当者が孤独になるといった傾向は多くの会社で起きていて、他の部門の方々は「めんどくさいことを始めた」くらいに思っていることが結構あります。

人はそもそも変化を嫌う生き物で、今までと違うことをやらなければいけないのが苦痛な人は多いのです。システム担当者はもっと会社の効率が良くなり、問題となっている手間のかかる作業を簡素化することが仕事だったりするので、変化ではなく業務の遂行なのですが、他の部門の人からすると「変化」になってしまい、毛嫌いされることもあります。

そしてkintoneは「改修できる」のが特徴であり、この「改修できる」は言い方を変えれば「最初は完成度が低い」となります。システム担当以外の人で、特にシステム的なことが苦手な人ほど「システムってクリック一つで自動的に何でもできる」と思っている傾向があり、kintoneのように「最初の完成度が低く、運用しながら改修して完成させる」ことが理解できません。

そうなるとシステム担当者がひとりで抱えていては、何も進まずに終わるということになります。
つまり「失敗に終わる」のです。

会社として目指す目的を共有し、このような段階だから協力していこうといった音頭を取り、そして日々のコミュニケーションによりみんなで目的に向かって進む意識を持つことが大切です。

kintoneを使い方を知って成果を出すためのまとめ

私が考えるkintoneの一番大きなメリットは「社内情報のデータ化」です。
IT業界はものすごいスピードで進化しているため、近い将来には人がやらずともAIが考えロボットが作業するような時代になります。人間は人でしかできない部分を効率よく行うことで、人手不足となるこれからの時代でも利益を上げる会社で働き続けることができます。
そのためにも、社内にある情報はデジタル化しておくことが必要で、デジタルだからこそAIやPRAを利用することが可能になります。

実際にkintoneを導入する企業さんで「顧客マスタ」の作成だけですごく時間がかかることはよくあります。複数のExcelに分かれて情報を管理していることも多く、見てわかれば良いといった基準のみで作成されたものはデータとしては使えないものになっています。

kintoneを入れればいいんでしょ、といってシステム担当者に任せるというのは大きな間違いで、会社としての目的を明確にし、それぞれの業務担当者も自分たちの働く環境だということを理解し、システム担当者には機能面での知識を発揮してもらうといった役割を認識することが、結果kintoneを導入して成功する会社となります。

私たちkintoneのプロはそういった業務整理も含めて伴走し、結果を出している会社をたくさん見ています。特別なことではなく、自分たちの会社で働く環境は自分たちで良くしていくといった考えをしていればおのずと進む話です。どうかシステム担当者に丸投げして失敗する会社にならないでください！