kintone(キントーン)で業務改善できることは？活用事例とともに解説

普段の仕事で「こうなったら便利なのに…」と思いつつも、これまでの慣れてしまった作業をあえて変更し、また一から覚えるのはなかなか手を出しづらいですよね。
ですが、業務において効率の向上、無駄の削減は、仕事の質とスピードに大きく差が出てきます。

• 情報がバラバラになりがち
• 進捗が把握できない、手間がかかる
• 今のシステムが使いにくい
• 会社でしかシステムが利用できず不便

本記事では、上記のような業務における悩みを解決するため、業務改善のサービスである「kintone(キントーン)」を紹介しつつ、どのように業務改善できるかを説明していきます。
また、kintone(キントーン)でできることや、できないこと、活用の事例も共に紹介していきます。

この記事でわかること
●kintoneにできること
●kintoneにできないこと
●実際の活用事例

こんな人におすすめです
●業務の生産性に不安を抱えている人
●機能を増やして効率を上が帯人
●スマホでも業務作業をしたい人

一体何ができるの？kintoneにできること/できないことの基本知識

実際にkintoneを使うにしても、あなたの業務改善に繋がらなければ意味がありません。
ここでは、kintoneにできること・できないことの紹介をしていきます。
何ができて、何ができないのかを把握した上で、あなたの業務にどのように活かせるか確認してみてください。

情報の一元化が可能

開きたいExcelのファイルが見つからなかったり、チームでの情報が共有されていなかったりなど、業務上で起こる問題は多々あります。
これらの問題はkintoneで解決することが出来ます。kintoneにはこれまで活用していたExcelも登録可能で、クラウド上での管理が可能です。
クラウド上で管理することによって、情報の共有もスムーズになり、チームとしての質が向上します。

このようにkintoneの活用で、「担当者がいないとファイルがどこにあるかわからない」などといった属人化を防ぐことが可能です。また、ポータル機能やグラフ機能などを活用することで、パッと見で情報を可視化させることもできます。
一元化だけでも大きく変わりますが、さらに可視化させることで情報の把握が容易になるのは大きなメリットといえます。

データやコミュニケーションの見える化が可能

担当の者が不在で、必要な情報がどこにあるかがわからないという情報の属人化。これは、会社にとってもリスクがあり、企業の解消するべき問題でもあります。
そこでkintoneを活用することで、特定の個人しか把握していないという状況を解消できます。
kintoneでは、データを一画面に集約し、共有できます。これにより、情報を属人化せずに管理・共有することが可能です。また、レポート機能を活用することにより、案件の進捗状況や、残タスクなどもリアルタイムで確認可能になります。
見える化されることによって、情報の分散や属人化も減り、kintoneさえ開けば把握できるといった状況を作り上げられます。

社内外含めた関係者での活用が可能

kintoneは業務向上だけでなく、社内はもちろんですが社外の人とのコミュニケーションの場として活用できます。ゲストスペースを活用することで、メールや電話の代わりになります。ワークフロー機能やログ管理機能によって、いつ誰が見ても、仕事の進捗を把握できます。
また、利用者からは「簡単にカスタマイズできる」という声も多いです。エンジニアでもなくても、直ぐにカスタマイズすることができ、メンバー全員が使用感が良いといえるシステムに作り上げることも可能です。
豊富に用意されたカスタマイズ機能を利用することで、さらに業務効率の向上にも繋がります。

場所や時間を選ばず使用が可能

本来であれば、会社の情報は会社のパソコンで見ることがほとんどで、その都度会社に戻って確認しなければならないのは面倒に感じますよね。
そのような不満も、kintoneならスマホで確認することが出来るので、外出先で業務の進捗が気になった場合にもリアルタイムでの対応が可能です。
便利な反面、不正なアクセスがないか不安に思えるかもしれませんが、不正アクセス・ログインのセキュリティ面も整っているため安心です。

また4言語に対応しているので、海外拠点のメンバーや同じ職場で働く海外の方にも良いサービスとなっております。
日報なども、わざわざ会社のパソコンでせずに記入することができるなど、場所や時間を選ばずに使用が出来るのは大きなメリットといえます。

kintoneにできないこと

kintoneの特徴は業務効率の向上、データ管理、情報共有の最適化にあります。なので、多くの要素のある計算やデータ処理、複雑なレポート作成には向いていません。
プラグインを使用すれば、できないことも多少はできるようにはなりますが、そこまでするのであれば、その業務に合ったシステムを利用するのが妥当です。
これらの内容は、直接的にサポートされていないため、どうしてもという場合には、やはりプラグインの使用が必要です。ですが、用意されている機能だけでも十分にパフォーマンスを発揮できます。

kintoneの活用事例：業務改善に活用できる具体例を紹介

ここまでkintoneについて、できること・できないことを紹介しました。

ここからは、実際にkintoneがどのように業務に活用されているのか、事例や具体例をもとに紹介していきます。少しでもkintoneの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

日報業務

日々の業務内容を上司やチームに報告する日報業務。
手書きで提出したり、Excelに入力して提出など、やり方は様々ですが、ほとんどの場合が帰社後に行わなければならず手間や負担に感じる業務です。
また、管理者側からしても、提出の確認・管理からそれぞれへのフォローにもタイムラグが生じやすく、うまく活用しきれていないと悩んでいる組織も多いかと思います。
このような日報業務の課題も、kintoneを導入することで解消が可能です。

さきほども紹介したように、kintoneではスマートフォンなどモバイルアプリなど外出先でも入力が可能なため、帰社後に作業をしなければならないということはありません。
また、入力された内容は自動で集計してくれるため、管理者もこれまでよりリアルタイムに近い状況で内容を確認でき、効果的なフォローが可能です。

その他にも、部門ごとに日報のフォーマットを変更できるカスタマイズ性や、情報の一元管理により担当変更が生じた場合もスムーズに移行できるといったメリットもあります。
重要とは分かりつつもそのわずらわしさから軽視しがちだった日報業務も、kintoneを導入することで、単なる報告や記録ではなく、重要な情報源として有効に活用できるように改善ができますよ。

勤怠管理

勤怠管理は、紙媒体で提出され、集計し、基幹システムへの入力という流れが多いかと思います。作業自体は単純で難しくはありませんが、どうしても時間と労力がかかってしまう業務の代表例といえるでしょう。
そんな勤怠管理業務も、kinnoneではアプリに個人が都度入力できるようになります。さらにそれらを自動で集計してくれるので、手作業による入力が不要となり、大幅に作業不可を削減できます。

kintoneは基幹システムとの連携もできるので、既存の勤怠管理システムがある場合でも導入可能なので安心です。それ以外にも、休暇の申請もアプリで可能になったり、個人の残業時間も見える化することで把握が楽になるなど、活用の幅は広いといえます。

案件の進捗管理

取引先との連絡、管理にメールやExcelを使用することは少なくありません。
この時に、どこになりがあるのか、どのくらい進捗しているのかなど、情報を把握できずに、属人化してしまうのが大きな課題の一つです。また、社外への共有には改めて資料を作成する必要があり、手間に感じることも多いかと思います。

kintoneでは、社外取引を含めた案件の一元管理が可能です。
ゲストスペースと呼ばれる機能で、社外のメンバーと情報を共有できるスペースを作ることで、進捗状況を確認したいときに簡単に把握できるようになります。
これにより、納期の管理や共有化が容易になり、トラブルを未然に防ぐことも可能です。

そのほか導入したある企業では、案件における各部署や関連会社の進捗をすぐに把握できるようカスタマイズし、プロジェクトにおける進捗管理に一役買っている例もあります。

kintoneにできることを活用して業務の効率化を図ろう

• kintoneのできること、できないこと
• 活用事例と具体例

本記事では、kintoneについて上記２つの内容で紹介しました。
今まで紙媒体でやっていたものが、kintoneを利用することで、作成や管理が効率的になります。また、情報が整理・共有化されることで活用も容易となるのも大きなメリットです。

課題や不満に感じる業務があるのであれば、kintoneを利用することで、個人はもちろん、会社全体のパフォーマンスを向上させることも可能です。
実際に情報共有やプロセス管理、コミュニケーションなど含めても、kintone内で完結している企業もあり、業務改善を実現しています。
kintoneが実際にどんな業務に役立つのか実はよくわからなかったという方は、本記事をぜひ参考にしてみてください。