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kintoneで請求書発行・管理する方法|インボイスにも対応

kintoneで請求書発行・管理する方法|インボイスにも対応

2023年10月から実施されるインボイス制度。これによって請求書の電子化など、企業の対応に変化が求められています。

これまでアナログでの対応が主流であったため、急な電子化での作成・管理などに悩んでいる方も少なくないでしょう。

とはいえ、今後対応が必須となる作業のため、少しでも作業不可を減らしていく必要があります。

そこで本記事では、インボイス制度にも対応した請求書の発行・管理をkintoneで解決できる方法を紹介していきます。

本記事を読むことで、10月からのインボイス制度に対応した請求書の発行・管理への悩みを解決できるでしょう。

この記事でわかること

  • インボイス制度について
  • kintoneでの請求書を発行、管理する方法
  • 請求書の発行、管理向けプラグイン3選

こんな人におすすめの記事です

  • 請求書作成に手間をかけたくない方
  • 請求書を簡単に作成、または自動化したい方

インボイス制度とは?

インボイス制度とは?

インボイス制度へのkintoneの活用方法の前に、そもそもインボイス制度とはどのような制度か理解する必要があります。

改めてインボイス制度について理解するために、まずは制度の内容について整理しながらおさらいをしていきましょう。

インボイス制度の概要

インボイス制度とは通称であり、正確には「適格請求書等保存方法」という制度です。

従来の請求書に登録番号、適用税率又は消費税額等が追記されたものが「適格請求書(インボイス)」となり、これを発行・保存する必要があります。

このインボイスを正しく発行・保存しなかった場合には、これまで取引の中で発生していた消費税を控除する「仕入税額控除」が適用されなくなるため、対応が急務となっています。

また、売り手側と買い手側のインボイス制度は簡単には以下の通りです。

<売り手側>
売り手は買い手からインボイスを求められたら交付する必要があります。また、交付したインボイスの写しを保存する必要もあります。

<買い手側>
買い手は仕入税額控除の適用を受けるために、売り手から交付されたインボイスを保存する必要があります。

参考:インボイス制度の概要|国税庁

インボイス(適格請求書)に必要な項目

インボイス(適格請求書)の要件として、以下の6つを満たす必要があります。

  1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
  2. 取引年月日
  3. 取引内容(系税率の対象品目である旨)
  4. 税率ごとに区分して合計した対価の額(税抜き又は税込み)及び適用税率
  5. 税率ごとに区分した消費税額等
  6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

今後は上記に則った請求書の発行が必要不可欠であり、そのための情報管理が重要になってきます。

ちなみにkintoneでは、請求情報の管理、請求書の発行も可能です。

そのため、買い手でも売り手でも活用することができ、インボイス対応に向いているシステムといえます。

インボイス発行事業者の登録申請について

インボイス制度では、売上先から「登録番号」を聞かれるようになります。なぜなら、それがなければ売上側で「支払消費税」が認められなくなるからです。

つまり、売上側の会社が消費税分を損してしまうことになります。

もちろん、企業としては可能な限り損失を抑えなければならないため、取引先としてインボイスに必要な登録申請をしていない相手は契約を切るという判断にいたる可能性が高いと考えてもいいでしょう。

そこで必要となるインボイス発行事業者の登録申請ですが、10月1日からの制度開始に間に合わせるには、9月30日までに登録申請をする必要があります。

意外と時間はありませんが、思っているよりも難しくないので、簡単に登録申請の流れを説明しますね。

<登録申請の流れ>

1.登録申請書の作成

まずは、国税庁の適格請求書発行事業者の登録申請書をダウンロードし、以下の項目を記入します。

  • 住所(法人の場合は登記情報、本店の場合は事務所の所在地)
  • 納税地
  • 氏名又は名称(登記情報をもとに)
  • 代表者名(法人の場合のみ)
  • 法人番号
  • 事業所区分(課税事業者又は免税事業者)
  • 登録要件の確認

2.国税庁へ提出

先ほど記入した登録申請書を国税庁へ提出します。郵送の場合は、管轄地域の「インボイス登録センター」へ送ります。

これでインボイス制度の登録申請は完了です。審査が通ったら、取引先に登録番号や受領、交付方法の連絡を忘れないように行いましょう。

kintoneでの請求書を発行・管理するには?

ここまでインボイス制度の概要についておさらいし、理解がさらに深まったかと思います。

特にkintoneが関わる部分としては、制度に適合した請求書の発行・管理です。

請求書に関してですが、kintoneではアプリを作成することで発行が可能です。

また、登録したデータはアプリ内に残るため、管理も簡単に行うことができます。

さらに案件管理のアプリと紐づけるなどで、必要情報を得ることが容易になります。

ただし、標準機能では指定のフォーマットに合わせた帳票の作成ができない点に注意が必要です。

請求書の多くは会社ごとにフォーマットが異なるため、それに合わせて作成する必要も。

その場合には、kintoneに入力した情報を再度Excelに入力し直して請求書を作成することになり、かなりの手間となってしまいます。

ただし、その場合にはプラグインを活用することで解決が可能となるので、おすすめのプラグインを紹介していきます。

おすすめプラグイン3選

先述のとおり標準機能のみでkintoneで請求書を作成するには限界があるため、プラグインの活用がおすすめです。

そこで、インボイスに対応したオススメのプラグインを3つ紹介していきます。

① プリントクリエーター|トヨクモ

プリントクリエーターは、いつも使っている見積書や請求書などをPDFファイルでアップロードすることで、kintone上の登録情報を、どの項目をどこに表示するか設定することが可能です。

そのため、各フォーマットに合わせた対応が簡単に可能となります。また、請求書に表示する内容の設定が終わった後は、画面上の「出力」を押すことでPDFファイルを表示させることが出来ます。

プリントクリエーターの料金内容は下記の通りです。

<月額コース>

  • ライトコース:6,000円
  • スタンダードコース:9,000円
  • プレミアムコース:14,000円

本サービスはkintoneに登録されている情報を活用し、マウスのみで簡単に帳票が作成できるのが人気の理由になっています。

参考:プリントクリエーター|トヨクモ

② レポトンU Pro|ソウルウェア

ソウルウェアのレポトン U Proはクラウド連携型の帳票出力プラグインで、誰でも簡単・シンプル操作が特徴のプラグインです。

見積書や請求書などの帳票を、PDF・Excelファイルでアップロードできます。

PDFだけでなく、Excelも使える点は大きなメリットで、見積書だけではなくExcelで作成したグラフや図が含まれているアンケート結果などにも活用出来ます。

操作はドラック&クリックでkintone上に登録されている情報を記載する配置を指定し、調整したら「請求書作成」で出力が可能になります。

月額は15,000円ですが、多彩な出力形式やシンプル操作が可能になっており、無料トライアルも実施しているので、とりあえず試してみるにはピッタリなサービスです。

参考:レポトンU Pro|ソウルウェア

③ ドキュトーン|オプロ

オプロのドキュトーンはWord、Excel、PowerPointに対応した帳票出力アプリです。kintoneで唯一Word・PowerPoint出力に対応しています。

officeアドインを使い、kintoneと連携することにより、kintoneアプリからワンクリックでWord、Excel、PowerPoint形式の帳票をダウンロードすることができます。

一方で、「設定を覚えるまでは少し難しい」と感じる人もいるレベル感なので、不安にな場合には事前に操作について確認するとよいでしょう。

また、請求書や見積書の他にも多くの帳票を作成でき出力枚数も無制限です。月額980円/IDという低コストながら、充実した機能も魅力のサービスです。

参考:ドキュトーン|オプ

まとめ|インボイス制度開始に向け請求書もkintoneを活用した発行・管理がおすすめ

  • インボイス制度について
  • kintoneでの請求書を発行、管理方法
  • おすすめのプラグイン3選

本記事では、上記の内容に沿ってインボイスに対応できるkintoneの活用法を紹介していきました。

制度開始までまだまだ時間があると思っていたインボイス制度も、間もなくの開始が迫ってきています。

仕入税額控除という企業にとって影響が大きい部分に係わる制度であるため、対応を先延ばしにするデメリットが大きく膨らむ可能性は高くなります。

制度開始後に不利益を被らない為にも、本記事を参考にkintoneを活用したインボイス制度への対応を検討してみてくださいね。

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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