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kintoneでスケジュール管理!アプリの表示方法や拡張機能を紹介

スケジュール管理

ノンプログラミングで業務アプリを作成できるkintoneを使うことで、スケジュール管理が簡単になります。kintoneは近年、多くの企業や自治体が導入をしており、良い評判を得ています。

この記事では、kintoneでスケジュール管理を行う方法について解説します。おすすめの拡張機能や具体的な事例も掲載しておりますのでぜひご覧ください。

【結論】kintoneでのスケジュール管理は便利!

kintoneを利用してスケジュール管理アプリを作成・利用することで、効率的な管理を行えます。管理上の無駄を省き、業務ミスを減らす効果が期待できます。

手帳や通常の情報管理サービスですと、必要な情報を見つけるまでに時間がかかる他、必要な情報を見逃してしまうリスクがあります。kintoneではそういったリスクを減らし、非常にわかりやすくまとめられる機能を実装できることから、一目でスケジュール確認が可能です。

kintoneでスケジュール管理をするメリット

kintoneでスケジュール管理を行うことで、業務効率化を図れます。今までは一つのExcelシートでたくさんの予定を管理していたり、複数人が同時にアクセスできないためにスケジュール更新のための待ち時間が発生したケースがあったかもしれません。ですが、kintoneを導入することでそういった手間を削減できます。

この章ではkintoneでスケジュール管理を行うメリットについて解説します。

スマホでも確認できる

kintoneアプリはパソコンからだけでなく、スマホでも確認することが可能です。出先でスケジュールを確認したいシーンなどで、わざわざパソコンを開かずともスマートにスケジュールを確認できます。

一方で気になるのはセキュリティ面ですが、その点においてもkintoneは安心です。kintoneアプリには全ての端末がアクセスできるわけではなく、認証された端末のみとなります。接続元となる端末を認証する「セキュアアクセス」を使うことで、限られた端末のみアクセスが可能となります。kintoneは利便性とセキュリティ面の安全を両立できる仕組みを導入しています。

クラウド利用でデータの管理が楽

kintoneはクラウド利用により、データの管理を楽にすることが出来ます。クラウドを利用することで、大容量ファイルであってもkitone上で管理が可能です。各々のスケジュールや情報の共有がスムーズに行えるようになり、業務上のやり取りを時短することが期待できるでしょう。

データを自社で管理する手間が省けることが大きなメリットの一つではないでしょうか。自社でデータを管理する場合、データサーバーの保全やセキュリティ対策まで、あらゆることを管理する必要が出てきます。その点、kintoneは運営企業が全てを安心・安全な仕組みで管理してくれるため、データ管理の煩わしさから脱することができます。

拡張機能が豊富でカスタマイズしやすい

kintoneは拡張機能が豊富にあり、業務管理アプリを業務内容に沿うように作成しやすいのが魅力です。拡張機能は全200種類以上あり、公式サイトにて「サービスを探す」から拡張可能なサービス一覧を見ることが出来ます。

上手く使いこなすことで会社に特化した業務管理アプリを作成することが出来るでしょう。これほどの拡張機能があるのもkitoneならではの強みですね。

変更権限など自由に設定できる

kintoneは変更権限等が自由に設定できます。「kintoneシステム管理画面」を開く事でアクセス権限を設定することができ、閲覧権限の付与を行うことが出来ます。他にもアプリ・レコード・フィールドと細かくアクセス権限を設定できる上に、これを「ユーザー毎」に行うことができ、機密情報であっても管理がスムーズに行えるのが魅力です。

上手く活用をすることでわざわざ担当者を集めて会議をしなくても、kintone内でやり取りを完結させることが出来る為時間を短縮する効果が期待できます。

kintoneでスケジュール管理する時におすすめの拡張機能

kintoneは公式サイトに記載されていないプラグインも含めると500種類を超える拡張機能やサービスが用意されています。非常に多くの拡張機能が選べて外部システムとの連携実績も多数あるので、どれを導入するべきか迷っているという方もいるでしょう。

ここからはこのサイトおすすめの拡張機能を2点ご紹介させていただきたいと思います。参考にしていただければ幸いです。

拡張機能「カレンダーPlus」で簡単にスケジュール管理

まずご紹介したいkintoneの拡張機能は「カレンダーPlus」です。カレンダーPlusはkintoneに「カレンダー」を表示させる拡張機能です。利用にあたっては「kintoneスタンダードコースの契約」が必要ですが、kintoneに登録したスケジュールを反映させることができ非常に便利です。

カレンダープラス

ここからは「カレンダーPlus」の機能について紹介していきます。是非参考にして下さいね。

色分け表示で直感的にスケジュール把握

カレンダーPlusでは予定ごとに「色分け表示」にすることができ、直感的にスケジュールを把握・管理することが可能です。それぞれの色が非常に見やすく、一目でスケジュールがわかる非常におすすめな拡張機能です。色とその色に設定したスケジュールを覚えてしまえば、これ以上ない程便利なスケジュール管理カレンダーにする事が出来ます。単純な機能ではありますが、機能以上に便利と言える拡張機能です。

試用ライセンスで期間制限なく使える

カレンダーPlusには「試用ライセンス」という無料のプランがあります。有料版限定の機能もあり、一部機能に制限がかかっていますが、試用期間も無制限なのでまずは導入してみると良いでしょう。試用ライセンス版は、サポート・アップデート通知が無いなどの機能制限がありますが、試用してみる価値は十分にあります。試用してみて、それ以上の機能が必要なければそのまま試用ライセンス版で、有料版の機能も必要となれば有料版を導入する等臨機応変に活用しましょう。

リソース別のスケジュール管理も可能(Pro版のみ)

カレンダーPlusには先ほどお話しした通り有料版(Pro版)があります。このPro版の機能としておすすめなのが「リソース別のスケジュール管理」機能で、要素別でスケジュールを管理できます。試用ライセンス版でも便利だった機能がより使いやすくなり、時短に繋げることが可能です。特に普段から様々な予定を管理しなければいけない方におすすめできます。

サイボウズ公式の拡張機能「Garoon」はよりリッチな機能満載

2つ目のおすすめ拡張機能として、サイボウズ公式が出している「Garoon」をご紹介いたします。Garoonは「案件の見える化」を行える拡張機能で、案件の進捗や打合せ準備・必要なもの等を一括で管理・確認する事が出来ます。Garoonとkintoneを連携させてスケジュール管理を行うことで、様々なアプリを使いまとめていた案件情報がkintoneで管理できるようになります。

では、具体的にどのような機能があるのか、ご紹介します。

予定に関するやりとりをスケジュール上で完結

Garoonでは予定ごとに「コメント欄」が設けられています。コメント欄内で社員間のやり取りが完結できます。電話や別のコミュニケーションツールを利用したり、直接話す時間を削減できる点が魅力的です。

また自分だけでなく、他の人が挿入した予定も表示する事ができ、予定の確認を本人に行う必要が無くなります。スケジュールを共有することで、ダブルブッキングなどを未然に防ぐことができます。社員間の連携を強化するツールとしておすすめです。

伴走ナビではこのようなプラグインの導入のお手伝いも承っております。ぜひご相談ください!

Web会議連携・議事録管理もできる

Garoonでは「Web会議連携」や「議事録管理」などもできます。Web会議と議事録を紐づけることが可能であるため、議事録の紛失を防ぐことが出来る点もメリットです。議事録を作成したのはいいものの、それをうまく活用できていないとお悩みの企業様もいらっしゃるのではないでしょうか?

kintoneでスケジュール管理を行うことで、このような手間を省くことができます。業務改革を進めるうえで必要な機能がkintoneで実装できます。

kintoneとの連携が取りやすい

Garoonはkintoneの運営元である「サイボウズ」が配信している拡張機能です。同じ運営元なのでkintoneとの連携が他の拡張機能に比べて取りやすいというメリットがあります。またトラブルが発生しても公式から解決法が提示されている可能性が高く、安心して使うことが可能です。

実績として「クラウド版Garoonユーザーの約55%がキントーンも導⼊している」というデータもあり、Garoon・kintone両方を使ってのスケジュール管理は好評です。kintoneでのスケジュール管理をもっと便利に利用したいという場合は是非Garoonの導入を検討してみて下さいね。

kintoneでスケジュール管理を行っている事例

最後に「kintoneでスケジュール管理を行っている事例」についてご紹介させていただきたいと思います。この記事では2件の事例をご紹介していきますので、導入を検討している方は是非参考にしてみて下さいね。

オープンなスケジュール管理で風土改革に至った事例

最初に「オープンなスケジュール管理で風土改革に至った事例」をご紹介していきます。

高田工業所では、未だにスケジュールの管理を「紙」や「手帳」で行っていました。情報共有はメールでも行っていましたが、大量のメールのやりとりで、本当に必要な情報がどこにあるのかを探すのにかなりの労力と時間がかかってしまう問題を抱えていました。

この状態をどうにかするべく試行錯誤し、探し当てたのがこのkintoneでした。導入後は、紙や手帳に書いていてわかりづらかったスケジュール情報の整理がスムーズになり、また一括で確認出来る為情報探しの無駄な時間の削減に成功しました。個人で管理していたような重要な情報もkintone内で見える化することができ、チームの営業活動に最大限生かすことが可能に。

また、kintoneでのスケジュール共有により、社内の「風土改革」「働き方改革」にも繋がり、スケジュールが空いていれば許可なく予定をいれていいというルールを導入することでクローズドな環境だった現場をフレキシブルにすることが出来ました。

kintoneは業務管理サービスですが、ただ業務管理を楽にするだけの機能ではなく会社の働き方や風土改革のきっかけにもなります。企業にとってkintoneの導入は非常にメリットであるといえるでしょう。

介護現場の自立支援に適応した事例

次に「介護現場の自立支援に適応した事例」についてご紹介していきます。

ティー・ケイ・オー ひだまりの郷南前川では入居者の自立支援を行っており、そのソリューションとしてkintoneを導入しました。元々はアナログで現場業務を管理していましたが、「自立支援をこれまで以上に重視する」という国からの伝達により、改革に乗り出します。

まずはよく使われているExcelを利用しましたが望む機能を用意できず、また他のサービスにも望む機能がありませんでした。となれば「作る」しかない、と考えた際に見つけたのがkintoneでした。限られたリソースの中で開発を行い、かつ職員も使いやすい仕組みを構築することが課題でしたが、kintoneで実現ができました。

最初はプログラミングが出来なかった担当者ですが「拡張機能」の存在で難しい機能であっても導入することが叶ったのです。その結果「90分かけていた業務が30分で完了」するようになり、また「カルテ」「連絡アプリ」等業務の時短が出来るアプリを作って非常に効率的に業務を進めることが可能となりました。

この事例のようにkintoneは「介護現場」においても非常に重宝されているサービスです。細かい業務が多い介護職ですが、拡張機能を使う事でその業務を管理しわかりやすくすることが出来ます。

また、この事例で必要な機能は世に存在しておらず、kintoneが無ければこの短期間で作ることが出来なかったと語っています。思わぬところでkintoneが有効利用されていることがよくわかる事例ですね。

kintoneでスケジュール管理しよう! 300

この記事では、kintoneでスケジュール管理を行うメリットやおすすめのプラグインなど、具体的な情報をお届けしました。

kintoneは拡張機能が豊富にあることがメリットであり、それらを上手く使えば簡単にアプリケーションを実装することができます。業務管理やスケジュール管理をする上で非常に便利な「kintone」を是非導入してみて下さいね。

伴走ナビではアプリケーション作成の依頼を承っております。お困りの際には一度お声がけください!

伴走ナビ管理人
サイボウズパートナーのペパコミ株式会社で年間100社以上のkintone構築と伴走サポートの案件に携わり、kintoneだけでなくプラグイン設定も数多く経験。システム機能だけではなく、社内業務コンサルとしての目線で中小企業のDX化を推進しています。
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