kintoneでできること＆できないことを解説！主要機能と限界
「業務が煩雑で手間がかかる！もっと効率的に仕事を進めたい。」
世の中便利なツールはたくさんありますが、どんな機能があり、具体的に何ができるかよくわからないためになかなか導入に踏み切れないですよね。
kintoneも業務改善ツールとして有名ですが、できることと、できないことがあります。
ここでは、kintoneのできること、できないことの詳細を紹介します。
ぜひ、kintoneは業務全般の効率向上に大いに役立つので、参考にしてみてください。
目次
kintoneとは？
kintoneとは、ビジネスシーンで活用できるクラウド型の業務システ厶です。その主な目的は、業務効率を向上や、社内の情報を集約させることです。具体的には、企業の業務やデータを一元管理し、情報共有や業務改善を図ることができます。
また、kintoneには様々な機能もあります。例えば、データベース機能やワークフロー機能などです。また、カスタマイズ機能を用いて、様々な機能を利用して自社のニーズに合わせたシステムを構築できるでしょう。
しかし、kintoneにもできないことがあります。アプリ間をまたいだ複雑な計算や統計処理、大量データの処理、複雑なレポート作成、機械学習や人工知能の実行などが該当します。それでも、kintoneは多くの企業、特に中小規模の企業で重宝されています。
kintoneの特徴
引用元：サイボウズ株式会社
kintoneの特徴は、手軽さと柔軟性にあります。そのため、IT専門家以外でも簡単に使いこなせるでしょう。例えば、ドラッグ＆ドロップや直感的な操作で、データベースやアプリケーションを作成できます。
また、kintoneはクラウドサービスであるため、必要なデータや機能を迅速に利用できるのも魅力です。これにより、企業はITインフラの構築や保守にかかるコストを大幅に削減できます。セキュリティ面でも優れており、二段階認証、セキュアアクセス（追加オプション）などの利用で更に、漏洩リスクを低減できます。
ノーコードツールの分類に入り、プログラムコードが書けなくてもドラッグ＆ドロップで自社に合わせてアプリを作成できるものは増えてきていますが、kintoneの柔軟性はかなり高くなっています。
特に、入力するための項目を並べるときに、他の多くのノーコードツールは上から縦に項目を並べるだけなのですが、kintoneはラベルやスペースといった入力するためではなく、見た目をデザインできるパーツもあり、入力者がわかりやすいようなガイドラインをつけることも可能です。
そのような入力する画面の柔軟性もkintoneの特徴のひとつです。
kintoneの基本的な機能の説明
お知らせ掲示板
お知らせ掲示板は、ユーザーに共有したい情報を集約できるエリアです。グラフを表示したり、リンク集を作ったりして、ダッシュボードとして活用できます。
kintoneにログインした最初のポータル画面にあるお知らせ掲示板は、kintoneの全ユーザーのトップページとして表示されますが、次に説明する「スペース」にもお知らせ欄を設置することができるので、全員が見るということを意識して活用するのが良いでしょう。
活用事例としては「本日の一言」を朝礼形式に全社員が毎日順番に記載している会社もあります。
kintoneはコミュニケーションの大事さを意識して作られている部分も大きいので、業務連絡だけではなく、ちょっとした社内のコミュニケーションの場として「お知らせ掲示板」はうってつけかもしれません。
お知らせ掲示板を編集できるのは、kintoneシステム管理者またはcybozu.com共通管理者のみです。
スペース
「スペース」とは、Excelのフォルダのようにアプリを集約したり、チームで必要なコミュニケーションを行う「場」になります。部署ごとやプロジェクトごとにスペースを作成して、参加メンバーや公開範囲を設定するような使い方ができます。
スペースの設定では、参加メンバーだけに公開したり、先ほどのお知らせ掲示板を利用する、しないを選択できたり、表示する項目を選べたりと、利用目的に合わせてカスタマイズできます。
スペースには「スレッド」という、チャットのような手軽さでスペースに参加しているメンバー同士でコミュニケーションや情報共有を行えるものがあり、スレッドを話題ごとに分けて、各スレッドの話題に合った情報を投稿していくことで、スペース内でのコミュニケーションを整理できます。
スペース内のアプリは、スペースの参加者しかアクセスができません。参加者に設定していないユーザーや組織の人がkintoneにログインしてもスペースの存在すら見えないのて、利用するアプリが部署ごとに分かれている場合などは積極的にスペースを利用することで、kintoneがすっきりとして利用しやすい印象になります。
アプリ
「kintoneは自由に簡単にアプリを作れます」と様々な記事にも書かれてありますが、そもそもアプリって？という方もいるでしょう。
kintoneは業務に必要な情報を入力して、活用することができる業務システムですが、すべては「アプリ」に情報入力をすることになります。そしてこの情報入力をするときに、業務に応じて使いやすく、入力しやすい形でアプリを作成することが、kintoneを活用するコツでもあります。
アプリを作成するときにはいくつかの方法があります。
・はじめから作成
・Excelやcsvを読み込んで作成
・テンプレートアプリを利用して作成
・他のアプリの再利用
kintoneには標準機能で利用できる「アプリストア」があり、様々なテンプレートが用意されています。
最初にkintoneって何ができるんだろう？kintoneの入力できるフィールドはどんなものがあるのだろう？といった疑問に対しては、アプリストアからテンプレートを利用してアプリを作成し、どのように作っているのかを分解しながら見てみると良いかもしれません。
しかし、実際に利用するアプリとなると「はじめから作成」をした方が結果的には手間がかからないことが多いです。それほどに同業種であっても業務は個社ごとに違います。
ただ、逆の発想でアプリテンプレートに業務を合わせて改善するという考え方もありです。その場合はkintoneを使い始める時点で、使う人みんなにその意識を合わせておくことが大事です。
いずれにしても、アプリを作らないとkintoneの利用は開始されないので、まずはアプリを作成するところからがスタートになります。
通知機能
kintoneには、アプリ、スペース、ピープルなどの更新を通知する機能があります。
アプリのレコードが更新されたとき、日付の期日がきたらリマインドする、などアプリ内の情報をキーにして通知をしたり、又は新規にレコードが作成されたときなど、対応が必要と思われるときに通知をしたり、何かに気づきたいときの通知を設定することが可能です。
通知機能はkintone内の通知だけではなく、ユーザー情報にあるメールアドレス宛に通知をすることも可能です。メールに通知がある場合は、本文に通知されたレコードのURLリンクがあるため、クリックするだけで該当の情報にたどり着けるため、とても便利です。
しかし、メール通知はシステム管理者が「通知機能を利用する」に設定していないと利用することができません。通知は個人設定とシステム管理者の設定と2層に管理できるようになっています。
通知機能を利用する際の注意点としては、むやみに通知をしないことです。
最初、使い始めるときに「期限の1か月前、２週間前、３日前、当日に通知」など、漏れを防ぎたいためにしつこく通知設定などを入れると、通知だらけになり、結果何も見ないといったことが多発します。
漏れを防ごうとして、逆に漏れを生み出してしまいます。そのため、通知は必ず見るというルールを徹底したければ、最小限の通知にすることをおススメします。
kintoneの使い方
kintoneの便利なところは、複数のアプリに入力している情報を一元管理できる点にもあります。
例えば、建設業でひとつの現場単位の収支表をExcelで作成していたとします。このときに、〇月の全体の支払一覧表というのは、全く別のExcelシートになりますが、kintoneを使うと現場単位で作成されている収支の支払いと、支払一覧表の支払いを紐づけて管理することができます。
このように、しっかりと設計してアプリを作成することでとても便利な使い方ができるのですが、最初からこのように作るには少しシステムの知識が必要になります。そのため、まずは少しずつ使えるように手順を踏むことが良いでしょう。
最初は取引先マスタアプリを作る
どんな会社にも取引先のリストがあります。取引先の種類は「売上先」「仕入れ先」「協力会社」などあるかと思いますが、これらをリスト管理している会社もあれば、特に作成していない会社もあります。kintoneを使うときには最初に必ず取引先をリスト化し、アプリとして作成します。
マスタとなるアプリの作成は必要な項目を置くだけでできるので、フィールドの特徴や、並べ方、検索の仕方などの基本を覚えるのにとても役に立ちます。
その上、今までExcel管理をしていてリスト化しようとすると、表記ゆれをしていることが発覚するケースもとても多くあります。同じ会社なのにアルファベット表記とカタカナ表記、株式会社と（株）のように、読めばわかるけどデータとしては別データとして認識するようなものがあるので、これらを整えるだけでもなかなかの時間を要します。
アプリ自体は項目を並べるだけでも、データを入れてみるとそこで気づくことも多いでしょう。
だからこそ、ぜひ最初に取り組んでください。
ルックアップフィールドを使ってアプリを作る
ルックアップとは、他のアプリに登録されている情報を参照してデータを取得（コピー）することができる機能です。kintoneを使いこなすときに、このルックアップ機能を利用して情報を紐づけることで、より効率的にデータ活用を実現できます。
ルックアップフィールドを配置すると、他のアプリにあるレコードの情報を参照してデータを取得（コピー）できます。同じ内容のデータを繰り返し入力せずに済むことで、入力ミスを防ぎ、入力時間を短縮できます。
たとえば、案件管理アプリにルックアップフィールドを配置して、参照先として顧客管理アプリを指定します。これにより、案件管理アプリでレコードを登録するときに、顧客管理アプリのデータを取り込むことができるようになります。
kintoneはcsvやExcelファイルを読み込んで、データを入力できますが、ルックアップフィールドにデータを読み込みを行う際には、元のデータに「重複禁止」が設定されていないと読み込むことができません。機能面の使い方としてアプリに配置することだけではなく、ファイルを読み込んで利用する際の注意点なども最初の段階で知っておくことが大事です。
検索機能を確認する
データをkintoneに集めることで、顧客の状況や案件の進捗、過去の履歴などを見つけ出すのもとても早くなり、仕事の効率が良くなります。
しかし、肝心の検索方法がわからないと探しているデータにたどり着くことが手間だと感じてしまうこともあるでしょう。そのために、検索方法は初期の段階で知っておくべきだと考えます。
kintoneの標準機能で、アプリを開いた一覧画面から検索する主な方法としては①絞り込み機能②テキスト検索の２つがあります。他にも「一覧画面の設定」や「グラフ機能」を利用して、目的のデータにたどり着く方法はありますが、使い方次第で最適解を検討する方が良いでしょう。
他に拡張機能として検索しやすくするようなプラグインもたくさんあるので、実際の運用ではそのような拡張機能を使うことがオススメです。
kintoneでできること
kintoneが持つ機能としては、業務効率の向上やデータ管理の最適化です。具体的な機能としては、「データベース機能」「ワークフロー機能」「カスタマイズ機能」「モバイル対応機能」「API連携機能」などが挙げられます。
これらの機能を活用することで、企業は業務プロセスの効率化や情報共有しやすくなるでしょう。また、使い方を工夫することで様々な業界や規模の企業に対応できます。
これらはkintoneでできることの一部です。それでは、詳しく見ていきましょう。
データベース機能
データベース機能は、kintoneの中核を成す機能の一つで、データの保存や管理が容易になります。具体的には、情報を入力するためのアプリをドラッグ＆ドロップ操作でフィールドを追加して作成したり、入力された情報をグラフビューでデータをわかりやすく視覚化することができます。
また、データ検索やフィルタリング機能も備えており、必要な情報を素早く見つけ出すこともできます。さらに、csv・Excelによるインポート・エクスポート機能を利用した外部のデータ連携も容易です。
顧客リスト、売上、仕入れ、活動記録など様々なデータをkintoneに集約することで、経営分析として活用できるものになります。グラフ機能を活用して可視化することで、社内の情報共有もスムーズに行えることでしょう。
ワークフロー機能
ワークフロー機能は、kintoneが提供する重要な機能の一つで、業務プロセスの効率化や進捗管理を行うことができます。
理由は、ワークフローの機能は簡単に設定することができて、外出先・出張先からも承認や回覧などの業務フローを速やかに行うことができるからです。具体例として、経費精算などの申請書類の承認フローやタスクの進捗管理などに使えます。
ワークフロー機能を活用することで、社内の情報共有がスムーズになり、業務の進捗状況をリアルタイムで確認できます。うまく使いこなせば、タスクの見える化や効率的な業務管理、ミスの防止や業務品質の向上が実現できるでしょう。
カスタマイズ機能
kintoneのカスタマイズ機能は、企業が独自のニーズに合わせてアプリケーションを自由に変更できる点が魅力です。
これは、プログラミングスキルがなくても簡単なカスタマイズが可能であり、JavaScriptやCSSを使えばより高度なカスタマイズ（独自開発）ができるためです。
具体例として、フォームのレイアウト変更や、特定の条件で表示する項目の制御が挙げられます。
なお、kintoneではプラグインを利用して、機能を追加・拡張することもできます。
例えば、地図表示プラグインを使って住所データから地図情報を取得したり、スキャンプラグインを利用してバーコードやQRコードの読み取りもできます。
モバイル対応機能
kintoneのモバイル対応機能は、スマートフォンやタブレットでもストレスなく利用できます。その理由は、専用のモバイルアプリがあり、いつでもどこでも使えるからです。
たとえば、外出先で営業情報を入力したり、在庫状況を確認することができます。
このモバイル対応機能により、従業員は場所を問わず業務を効率的に遂行できるでしょう。
また、リアルタイムで情報の共有が可能となるため、他のメンバーとの連携もスムーズに行えたり、フレックスタイムなどの柔軟な働き方の推進にも役立ちます。
API連携機能
kintoneのAPI連携機能は、外部システムとの連携ができます。それは、REST APIが提供されており、他のサービスやアプリケーションとデータのやり取りが簡単に行えるからです。
例えば、営業支援ツールやマーケティングツール、会計ソフトなどと連携して、効率的な業務運営を実現できます。API連携機能により、企業はシステム間の情報共有をスムーズに行えます。うまく活用すれば、手作業でデータを入力・転記する必要が減り、ヒューマンエラーのリスクが減ります。
また、業務プロセスの効率化や自動化、企業独自のカスタムアプリケーションとの連携が可能となり、従業員の負担も軽減されるでしょう。
kintoneでできないこと
kintoneは多機能な業務システムですが、できないこともあります。主に、複雑な計算や統計処理、大量データの処理、複雑なレポート作成、機械学習や人工知能の実行が挙げられます。
これらは、kintoneの基本機能では対応しきれないため、プラグインを利用する必要があります。
複雑な計算や統計処理
kintoneでは、複雑な計算や統計処理ができない場合もあります。その理由は、kintoneがビジネスアプリケーションの作成に特化しているため、高度な数学処理をサポートしていないからです。
具体例として、回帰分析や高次元データの処理などは、kintoneだけでは対応できません。
ただし、プラグインを利用すれば、多少複雑な計算も行えます。専門的な分析や特殊な業務に特化した内容であれば、その業務に特化した専門のシステムの利用が良いでしょう。
例えば、医療関係のレセプト計算などが挙げられます。
大量データの処理
kintoneでは、大量データの処理には限界があります。その理由は、kintoneがクラウドベースのサービスであるため、サーバーの性能や容量に依存しているからです。
具体的には、数百万件以上のデータを一度に処理することが困難となります。
大量データを扱いたい場合、専門的なデータベースシステムやビッグデータ解析ツールの利用が適切でしょう。
ただし、kintoneのAPI連携機能を活用し、外部のデータベースや解析ツールと連携して、大量データの処理も可能です。
複雑なレポートの作成
kintoneでは、複雑なレポートの作成に苦労することがあります。その理由は、kintoneのデータを見やすくする機能があまり強くないため、高度なグラフやチャートの作成が難しいからです。
具体的には、多次元のデータを表現する3Dグラフや、複雑な統計データを扱うレポートの作成には不向きということです。
複雑なレポートを作成する場合、専門的なレポーティングツールやBI（ビジネスインテリジェンス）ツールを利用することが適切でしょう。
ただし、kintoneのAPI連携機能を活用し、外部のレポーティングツールと連携することで、複雑なレポートも作成できるようになります。
機械学習や人工知能の実行
kintoneでは、機械学習や人工知能の実行が直接的にはサポートされていません。
その理由は、kintoneが主にビジネスアプリケーションの開発やデータ管理に特化しているため、機械学習や人工知能の高度な処理を行う機能が提供されていないからです。
ただし、kintoneのAPI連携機能を利用することで、外部の機械学習や人工知能のシステムと連携できます。これにより、kintoneで管理されたデータを活用して、機械学習や人工知能を実行することができるでしょう。
kintoneの拡張機能
ここまでkintoneの標準機能でできること、できないことをお伝えしてきましたが、kintoneの特徴としては様々な拡張機能があることもあげられます。
kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているツールになりますが、拡張機能は色々な会社が提供しているものになり、kintoneの中にオプションのようにして付け加えて利用できるものや、連携をしてシステムとしては別のシステムへ移行して利用するものなどがあります。
例えば、先の例にありました「検索機能」はATTAZoo＋(ＪＢアドバンスト・テクノロジー株式会社提供）の簡易検索を使うと、好きな項目を選択して検索窓を設定することができます。
これはほんの一例で、kintoneを利用するときには「何ができるか」といった機能面はあくまでも入り口の基礎知識としての習得であって、業務効率化を行うための使い方は「○○がしたい」とやりたいことが先にあって、それを「どのようにすれば実現できるか」といったように逆算して考える方が、知識が広がっていきます。
プラグインは無料・有料のものがあり、すでに数えきれないくらい多くのものがあります。
kintoneの２つのプランのうち、プラグインを利用するためにはスタンダードプランの契約が必要になります。
kintoneの価格については、別記事にも詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。
拡張機能を利用する際の注意点
拡張機能となるプラグインを提供している会社は様々で、それぞれの会社が他社のプラグインをすべて把握しているわけではありません。そのため、注意しなければいけないのは「プラグイン同士の干渉」になります。
同じアプリに別の会社のプラグインが２つ、３つと設定することはできるのですが、それぞれのプラグインの動きが他のプラグインに影響されることがあります。たとえば、Aプラグインだけなら問題なく動いていたところ、Bプラグインの設定も入れたらAプラグインが動かなくなった、というようなことです。
このようなことがあるとわかっていれば、アプリに設定する際にテストを行い、干渉するとわかれば使わなければ良いだけなので、大きな問題にはなりませんが、もし知らずに使ってしまい、過去のデータに支障が出るなどのトラブルになることもあります。
拡張機能を利用する際は、いきなり本番環境に設定するのではなく、しっかりと動作確認を行うことが必要と言えるでしょう。
システム連携を行う際に気をつけること
kintoneを拡張して使うために、他のシステムと連携する場合もあります。
たとえば、名刺管理システムと連携して、名刺管理システムに取り込んだ顧客情報をkintone取り込んだり、営業管理システムと連携をして見込み客に対する営業進捗や契約状況をkintoneで把握するなど、様々なシステムとの連携により、kintoneの苦手なところを補い、それぞれのシステムの良さを活かしながら利用できます。
しかし「連携できる」という言葉は間違いではありませんが、想像している連携かどうかは確認をする必要があります。名刺情報は同じ会社で複数人の名刺がある場合はどのような管理になるのか、営業管理システムで進捗のステータスが変わった場合に、kintoneにもステータスが同期するのか、など利用しようとすると細かく疑問点や確認事項が出てくるはずです。
安易に「連携できる」という文言のみで連携を決めるのではなく、どのような項目がどんなタイミングで連携されるのか、という動きを確認してから検討するのが良いでしょう。
kintoneできることのまとめ
kintoneは、ひとつの業務に特化したシステムではなく、アプリを最初から簡単に作ることができることもあり「何でもできる」という言い方もできます。その反面、使い方がわからずに試用期間に1カ月触るだけで終わってしまうケースもあり、結果「わかりにくい」とも言われることもあり、とても残念に感じます。
できることを理解し、順を追って使い方を深めることで、柔軟性を持って改修を行い、また拡張ができる便利さを感じることでしょう。ただ、サラッと触って「わからない」と言ってしまうのではなく、使いこなすためにはどうすれば良いかをもう一歩踏み込んでみることをオススメします。
また、「データベース機能」「ワークフロー機能」「カスタマイズ機能」「モバイル対応機能」「API連携機能」など、ビジネスアプリケーションの開発やデータ管理に特化したクラウドサービスでもあり、これにより、企業の業務効率化や情報共有が容易になります。
一方で、kintoneでは複雑な計算や統計処理、大量データの処理、複雑なレポートの作成、機械学習や人工知能の実行などが直接的にはサポートされていません。これらの機能が必要な場合は、必要に応じてプラグインを活用することが望ましいです。
この記事を参考に、kintoneを活用して業務効率化や情報共有を進めてみてください。3ヶ月程度で業務効率化が一気に進み、煩雑な業務もスムーズに実行できるようになっているでしょう。
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