テレワークの勤怠管理とは？課題から解決法まで解説
テレワークの普及は、私たちの働き方を大きく変革しましたが、同時に新たな課題も浮かび上がっています。特に、勤怠管理の正確性と効率性の確保は多くの企業にとって頭を悩ませる問題ではないでしょうか？
対策として信頼できる勤怠管理システムの導入は、これらの課題を解決する鍵となります。
本記事では、テレワーク環境における勤怠管理の重要性、課題、および効果的な管理方法を詳しく解説し、実際に企業が取り組んでいる事例を紹介します。また、勤怠管理システムの選び方やおすすめのシステムもご紹介することで、読者の皆様がテレワークをより効率的に、かつ円滑に運用できるようサポートします。
本記事を通じて適切な勤怠管理を学び、従業員のワークライフバランスの改善と生産性向上の実現をめざしましょう！
この記事でわかること
- テレワーク環境における効率的な勤怠管理の方法とその重要性。
- 機能性、使いやすさ、コストを考慮した勤怠管理アプリの選び方。
こんな人におすすめの記事です
- テレワーク環境での勤怠管理に課題を感じている人事部門の管理者や経営者。
- 効率的で使いやすい勤怠管理ツールを探している中小企業のIT担当者。
目次
テレワークにおける勤怠管理の基本
テレワークにおける勤怠管理は、従業員がオフィスにいない状況で労働時間を正確に把握し、生産性を維持するためにも重要な課題です。
そこでここでは、基本知識として以下の2つを解説します。
- テレワークの勤務形態
- テレワークにおける勤怠管理の課題
テレワークの勤務形態
テレワークの勤務形態には大きく分けると、
- 完全な在宅勤務
- モバイルワーク
- サテライトオフィス等での勤務
などがあります。
完全な在宅勤務は介護や病気などの場合にも活用できる方法です。モバイルワークは、自宅に限らずカフェや移動先などで仕事をすることを指します。サテライトオフィスやコワーキングスペースでの勤務もモバイルワークと言えますが、より実際のオフィスに近い環境で仕事をするため、働き方としては通常勤務とほぼ変わりないと言えます。
これらは業務の特性や従業員のニーズに応じて選択されるのが一般的です。
テレワークにおける勤怠管理の課題
テレワークにおける勤怠管理の主な課題には、労働時間の適正な記録、時間外労働の管理、従業員の健康とワークライフバランスの維持が挙げられます。
そのため、従業員との明確なコミュニケーション、適切なツールの選定、そして柔軟な対応が鍵となります。この基本を押さえることで、テレワークの課題を解決し、生産性と従業員の満足度向上が実現可能となるのです。
テレワークにおける勤怠管理の具体的方法
テレワークにおける勤怠管理は効率的かつ正確に行うことが重要です。テレワークにはさまざまな勤務形態がありますが、どの形態においても勤怠管理を適切に行うことで生産性の向上につながります。
そこでここではテレワークにおける具体的な勤怠管理の方法について解説します。
① 報告による管理：メールやチャット
1つ目は従業員がメールやチャットを通じて、勤務時間や業務状況を報告する方法です。
リアルタイムでのコミュニケーションが可能であり、管理者はこれらの報告をもとに勤怠を把握します。ただし、報告の正確性に依存するため、ルールの徹底が必要です。
② 自己申告による管理：電子ファイルの出勤簿
2つ目は従業員が自らの勤務時間を電子ファイルの出勤簿に記入し、それを提出する方法です。簡単な操作で勤怠を管理できますが、自己申告による誤記録のリスクがあるため、定期的な確認が重要となります。
③ 勤怠管理システムによる管理：ウェブ上での打刻
3つ目はクラウド型の勤怠管理システムを利用し、従業員がウェブ上で勤務時間の打刻を行う方法です。リアルタイムでの勤怠把握が可能であるのに加えて、データの自動集計や労働時間の分析も行えます。効率的な勤怠管理が可能なので、多くの企業で採用されています。
システム導入というハードルはあるものの、正確性や管理のしやすさからも勤務管理システムの活用がおすすめです。
テレワークに便利な勤怠管理システムの選び方
適切な勤怠管理システムを選ぶことで、テレワークの課題を解決し、生産性向上にもつながります。そこでシステム選びのポイントとして、以下について解説します。
- 必要な機能
- コストパフォーマンス
- サポート体制
必要な機能と選び方
テレワークに適した勤怠管理システムを選ぶ際には必要な機能を整理することが重要です。「リアルタイムでの勤怠記録」「自動集計機能」「在宅勤務に対応した機能」など、システムによって対応している範囲が異なるので、何を優先するかを明確にしておくとよいでしょう。
また、実際に利用する従業員を考慮し、操作が簡単で直感的なシステムを選ぶのがおすすめです。せっかくシステム導入したにも関わらず無駄になってしまう、ということにもなりかねないので注意しましょう。
コストパフォーマンスの検討
長期的な目線で考えた際、コストも重要なポイントです。コストはシステムの導入費用だけでなく、ランニングコストも含めた全体的なコストパフォーマンスで検討するとよいでしょう。
中でもクラウド型のシステムは初期費用が抑えられる場合が多く、運用の柔軟性も高いため、テレワークにおすすめですよ。
サポート体制の確認
導入後のサポート体制も大切な選定ポイントです。万が一のトラブルに迅速に対応できるサポート体制が整っていると安心して利用できるため、忘れずに確認しておきましょう。
このように、テレワークにおける勤怠管理システムの選び方を押えることで業務の効率化と生産性向上に大きく貢献することができます。これらのポイントを踏まえておすすめできる勤怠管理システムを紹介していきますね。
おすすめの勤怠管理システム
これまで解説してきたポイントを踏まえて、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。
人気の勤怠管理システムを紹介
テレワークに最適な人気の勤怠管理システムを簡単に紹介します。
- 奉行Edge 勤怠管理クラウド｜株式会社オービックビジネスコンサルタント
- 勤次郎Smart｜株式会社大塚商会
- キンコン｜株式会社ソウルウェア
- ジョブカン勤怠管理｜株式会社Donuts
- kintone｜サイボウズ株式会社
奉行Edge 勤怠管理クラウド
株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する奉行Edge 勤怠管理クラウドは機能性の豊富さが特徴の勤怠管理システムです。通常の勤務管理から、法令遵守や健康管理にも対応した機能があるのが特徴です。
参考：奉行Edge 勤怠管理クラウド
勤次郎Smart
大塚商会が提供する勤次郎Smartは初期費用0円・ 月額200円から利用可能な勤怠管理システムです。低コストなので導入がしやすく、将来的には同社が提唱する別グレードのシステムにステップアップが可能であり、また同社の給与システムとも連携できるのが特徴。
参考：勤次郎Smart
キンコン
株式会社ソウルウェアが提供するキンコンは、交通系ICカードをタッチするだけで勤怠管理と交通費精算が可能と謳う勤怠管理システムです。SlackやChatworkといったサービスとも連携可能で、220円/ユーザーからはじめられる手軽さも特徴です。
参考：キンコン
ジョブカン勤怠管理
株式会社Donutsが提供するジョブカン勤怠管理はアプリでモバイル対応も簡単なのが特徴のシステムです。出勤管理の機能だけに絞ることができ、シンプルな使い方が希望の場合に向いているでしょう。
参考：ジョブカン勤怠管理
kintone
サイボウズが提供するクラウド型の業務アプリケーションプラットフォーム「kintone」。業務の効率化を図るための様々なアプリケーションを簡単に作成できるノーコードツールであり、勤怠管理のアプリケーションも作成可能です。
参考：kintone
上記のようにシステムごとに特徴があります。そのため、これまで解説してきた選び方のポイントを踏まえて、自社に適したシステム導入するためにいくつかのサービスを比較するのがおすすめです。
テレワークの勤怠管理ならkintoneがおすすめ！
今回紹介したシステムの中でも、サイボウズ社の「kintone」が特におすすめです！
勤怠管理に特化したシステムではありませんが、だからこそkintoneをおすすめできる理由を解説していきます。
テレワークでkintoneを活用するメリット
すでに触れていますが「kintone」は業務の効率化を図るための様々なアプリケーションを簡単に作成できるノーコードツールです。
そのため、勤怠管理システムはもちろん、追加料金なしにその他の業務改善のアプリケーションが作成可能なのです。例えば、営業職で必要とされる「日報」や「案件の進捗管理」もアプリ化でき、kintoneを使うことで勤怠管理から業務報告まで全てを網羅できます。
またkintoneで作ったアプリは、アプリ同士の連携や自社に合わせたカスタマイズが可能です。さらに、kintoneは他の勤怠管理システムを含めたクラウドシステムと連携した使い方もできます。
このように、kintoneはテレワークを総合的にカバーできる点が最大のメリットになります。
kintoneを活用した勤怠管理の事例紹介
では具体的なkintoneでの勤怠管理を紹介します。
kintoneにはテンプレートとして「タイムカード」と「在宅勤務事前申請」の2つのアプリが用意されています。
「タイムカード」アプリでは、出勤時刻と退勤時刻を入力から勤務時間の自動計算、上長への申請・承認もスムーズに可能です。
「在宅勤務事前申請」アプリでは、出退勤時間だけでなく、申請理由や業務内容まで入力可能になっています。作成した資料などの成果物もこのアプリ上で管理できます。
その他、おすすめシステムでも紹介した「キンコン」はkintoneとの連携が可能です。キンコンで取得したデータをkintoneに取り込むことで一元管理が簡単にできます。
株式会社XEN GROUPでは「キンコン×kintone」を導入し、年間1.6万枚のペーパーレス、人件費は約170万円の削減に成功しています。中小企業の方には特に参考になる事例なので下記の記事をチェックしてみてください。
参考：キンコン導入事例（株式会社XEN GROUP）
テレワークにおける勤怠管理の注意点
テレワーク勤怠管理を成功させるには、いくつかの重要な注意点があります。特に、ルールの徹底と周知、過重労働の防止は、テレワークにおいて特に重要となります。これらの注意点について具体的なポイントを解説します。
ルールの徹底と周知
テレワークにおける勤怠管理の基本は、ルールの徹底と周知です。勤務時間や休憩時間、報告方法など、明確なルールを設定し、従業員に周知することが重要です。
また、これらのルールを定期的に確認し、必要に応じてブラッシュアップすることで、テレワークの効果を維持することができます。
過重労働の防止
テレワークにおけるもう一つの重要な注意点は、過重労働の防止です。自宅での勤務では、労働時間の管理が難しくなることがあります。
そのため、勤怠管理システムを活用して労働時間を正確に把握し、残業時間の上限を設定することが重要です。また、休憩時間の確保や定期的な健康チェックなど、従業員の健康を守るための対策も必要です。
テレワークにおける勤怠管理は、従業員の生産性と健康を守るために欠かせないため、これらの注意点をよく理解しておきましょう。
まとめ：テレワークに役立つ勤怠管理システムを導入して課題を解決しよう
本記事では、テレワークの普及に伴う勤怠管理の重要性について解説してきました。その中でも、クラウド型の勤怠管理システムの活用が、勤怠管理や生産性の向上にとって効果的であるといえます。
特にkintoneは勤怠管理だけでなく、業務全般の効率化や情報共有にもできるため、テレワーク業務を総合的に効率化するツールとして非常に有効といえるでしょう。
今回の記事を参考に、効果的なツールを活用してテレワークでも生産性の高い仕事環境を実現できるように取り組んでみてはいかがでしょうか？
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