kintoneを導入する際に押さえておくべき３つのポイント！

「kintoneでできることとを全部理解してから導入を決めたい」と思い、調べてみてもkintoneは色々なことができる分、自社で具体的にどうやったらよいのかわからないという声が多くあります。

その理由は「自社の業務をシステムに当てはめる形で考えたことがない」会社さんがほとんどだからです。

「自社の業務をシステムに当てはめる」ってどうゆうこと？

例えば、在庫管理をシステム化するとして業務手順を確認したところ、今までは注文した商品が倉庫に届いて、棚に置いたときに「在庫が増えた」と認識していたとします。

この「在庫が増えた」のは①発注した瞬間②物が届いて棚に置いたときのどちらですか？と質問したら、答える人の認識によって①②に分かれます。

システムを導入するときには「在庫が増えるタイミング」を社内で統一、ルールとして決める必要があります。この「在庫が増えるタイミング」を決めて具体的にシステムの構築に組み入れていく作業を「kintoneを導入しようかな」と検討しているときにイメージできる人の方が少なく、又kintoneでどこまで何をすればよいのか方法がわからないため「具体的にどうらればよいのかわからない」という状態になります。

kintone導入を検討するときの３つのポイント

kintone導入を検討する際に、経験をしていないことを想像しながら、何ができるかわからない状態で「できるかできないか」を悩むよりもまずは触ってみることも大切です。そのときに押さえておきたい３つのポイントを紹介します。

①kintoneを導入しようと思った目的と現状を具体的に書き出す

「担当者ごとに抱えている案件の状態を見える化したい」「請求するべき契約の管理を一元化したい」「現場ごとの予実管理がしたい」など、いろいろ出てくることでしょう。このときに、今の状態も書き出す必要があります。

「担当者ごとに抱えている状態の見える化」を例にすると、

・案件をまとめて見える化したいと思っているのは誰（どの立場の人）ですか？

・その人は現状ではどのような形で管理していますか？

・見える化したい項目と、利用目的は具体的にどのような内容ですか？

・案件に必要となる顧客名や商品名はどのように管理されていますか？

このように現状がどのような形で情報が流れていて、まとまらずに問題となっている理由も考える必要があります。

まとまらない理由が「営業が個々で管理していて、全員が共有できる場所に保管しているわけではないため」というような内容で、kintoneを導入して入力してくれれば見える化できると思ったというパターンの場合、入力する場所の問題以上に「営業が今の業務負担を増やさずに入力できるか？」が一番の問題となり、kintoneでできること以上に、社内で営業部への協力体制を整えることの方が大事となります。

そして、もし「営業部の協力を最初から整えるのは難しい」と判断される場合は、次の手段「営業部の報告を事務が代行入力する」といった方法も検討できます。

ここまで考えて初めて「kintoneで作った場合の入力画面ばどのような感じになるのだろう？」という具体的な内容で検索し、調べてみるという行動を起こしていくことになります。つまり、解決したいと思う問題の原因をしっかりと自社内で検討してみてからシステム上可能かどうかを聞かないとkintoneでできることを聞くだけでは、使えるかどうかの判断はできません。

要望の数字を見える化するなど実現するシステムはできても、運用ができなければそれは「使えない」ことになります。

②導入した場合に誰が入力しますか？

前項でお話した例でも、営業の方が入力できるか問題を出させてもらいました。どんなシステムでもデータが入力されないと何も始まりません。すごく当たり前なのに、意外とそこを考えずにシステム作っちゃう会社さん多いです。
作ってから「現場が入力してくれないので、使えていません」という話は本当によくある話です。

「入力する人に聞いて作ればよいのか？」

という発想から、入力担当者がアプリ作成のミーティングに参加されることも多いですが、入力担当者がアプリ全体構築を確認できるマネージメントの目線も可能な人か、それとも現場で入力作業を行う立場のみの人か、その立場というのがポイントになります。

入力者は会社がkintone導入をする目的を正確に理解し、協力できる人なら良いですが、現状の作業をそのままアプリ化する目線のみで、アプリ作成の要望を伝えることが多く、そのまま作ってしまうと、本来の目的とはずれていくことがあるからです。

本来の目的からずれるというのは、先ほどの例でいうと「案件の見える化」が目的ですが現場は自分が理解できればよいという目線で案件管理をしています。そのため、例えば「進捗」を本来は「見込・契約・失注」の３つでよいところを「アポ取り中・見込み・返答待ち・契約手続き中・契約・再アプローチ・失注」のように自分がメモをしている内容で伝えてきます。

これでは運用するときにも、進捗の変更を忘れたりして結局は案件状況がわからないことになってしまい、本来の目的が達成できなくなってしまいます。入力者に意見を聞くのは大事、でもその意見を取捨選択して、会社としてどうするかを検討する必要があるんです。

誰が入力するのか、どのタイミングで入力しているのかという情報はしっかりとヒアリングし、取りまとめる担当者が把握したうえで、どこまで何を入力させるのかを決めないといけません。

③料金を調べる

やりたいことを全部盛り込んで作成すると莫大なお金がかかると思っておいてください。やりたいことを最初に全部盛り込んで作成するのは「スクラッチ開発」と言われる「システムやソフトウェアをゼロからオーダーメイドで開発する方式」とほぼ変わりません。

kintoneでもできますが、最初からオーダーメイドで作った方が結果的には使いやすいものができることになりやすいため、結果的にkintoneでなくてもよいのでは？という話になります。

何をやりたいと思ってkintone導入を検討しているのかをヒアリングしている中で、「○○を△△にすることはできますか？」と聞かれて「できるかできないかでいえばできます」と答えるシーンは多くあります。この曖昧な回答に対して「できる」と認識したくなりますが、料金まで聞いてから実現可能かどうかを考えるべきです。

スクラッチ開発であれば、要件が固まってからの見積りを行うため、よほどの仕様変更がない限りは変わることはありません。その代わり金額は安くても1,000万円以上にはなります。

kintoneは利用料が1,500円／１ID月なので、金額面で導入のハードルが低くとりあえずやってみよう、と思われる会社さんも多いですが、要望が多く、難しい内容になれば比例して金額は上がってきます。kintoneはID利用料だけを見ると安価で導入しやすく見えますが、運用の仕方次第で当初に「できる」といったことがどのくらいの金額をかければできるようになるのか、使ってみてもらわないとわかりません。

予算を多くとらずに、できるだけ安く始めたいという方は「標準機能でできますか？」と聞くと「できる」「できない」がハッキリと回答をもらえて「できるかできないかでいえばできます」というような曖昧は回答はなくなります。

そして、金額面で安くするということは、その分使い方で工夫する必要があります。よく「クリックしたら○○のデータが出来上がるようにしたい」と簡単にできるイメージを持って相談される方がいますが、クリックでポンとできるというのは、裏側でシステムが処理をするわけで、その処理を構築するためには相当な知識と労力がかかります。

つまり、操作が簡単になる分、構築設定や使用するプラグインに費用がかかると思っていてください。

まとめ

以上の３点を社内でしっかりと検討したあとに、どのシステムを使おうかという選定段階でkintoneを候補にいれて検討すると、他のシステムとの比較もしやすく、kintoneに決めたときも「思っていたのと違う」というようなことにはなりにくいです。

kintoneでできることがわからないから、まずできるかできないか聞いてみようという安易な考えだと、本当に知りたかったことが聞けたのか聞けていないのかわからないことになりがちです。

導入後に失敗しないためにも、ぜひ事前に考えるべきことを検討してみてください！